Приходный ордер М-4 - первичный документ, подтверждающий оприходование ТМЦ на склад. Разберемся, когда применяют форму М-4 и рассмотрим пример заполнения приходного ордера М4. Здесь вы сможете скачать бланк в excel.

Читайте в статье:

Приходный ордер по форме М 4 выписывают в момент оприходования ТМЦ, поступающих от контрагента или из переработки. Но при этом количество и качество материалов должно быть идентично информации, приведенной в товаросопроводительных документах.

Как правило, приходный ордер М4 оформляют на каждую поставку. Но также есть случаи, можно выписать один ордер на получение нескольких наименований ТМЦ. Такими случаями является поступление:

• ТМЦ от одного поставщика по одной накладной;
• однородных материалов от одного поставщика по разным накладным в течение одного дня.

Приходный ордер М 4 составляют в одном экземпляре работники склада. Свои подписи на документе ставят кладовщик и лицо, доставившее ТМЦ на склад (в частности, экспедитор или водитель).

После заполнения форму М4 передают в бухгалтерию вместе с другими товаросопроводительными документами.

Как заполнить приходный ордер по форме М-4

Госкомстат утвердил данную форму 30 октября 1997 года постановлением № 71а. В настоящее время она носит рекомендательный характер. Компания вправе разработать и утвердить собственный бланк приходного ордера. При этом его применение должно быть отражено в учетной политике.

Приходный ордер М4

Документ состоит из шапки, двух таблиц с графами с внешней стороны и таблицы на оборотной стороне с итоговыми показателями.

В шапке укажите номер документа согласно внутреннему документообороту, название фирмы, принявшей товар и ее организационно-правовую форму, код ОКПО и структурное подразделение, выписавшее ордер.

В первой таблице укажите дату поступления ТМЦ, код вида операции, название склада, название и код поставщика; страховую компанию, если страхуете груз, корреспондирующие счета для бухгалтерского и аналитического учета, а также номера сопроводительного и платежного документов.

В графах, где информация отсутствует и не обязательна к заполнению ставьте прочерки.

Цитата: Вместо приходного ордера можно оформлять штамп. Это сократит документооборот в компании. Читайте об этом ниже.

Порядок заполнения граф второй таблице приведем ниже.

Таблица 1. Заполнение граф приходного ордера М-4

Оборотная сторона показывает итог: общие количество ТМЦ, стоимость вместе и без НДС, сумму НДС.

Образец заполнения приходного ордера М4

Для формы М 4 “Приходный ордер” образец заполнения выглядит следующим образом. Вы можете его скачать.

Образец заполнения приходного ордера

Штамп вместо приходного ордера

Приходный ордер М4 можно не оформлять. Замените его для целей сокращения документооборота штампом. Ставят его прямо на документах поставщика.

Штамп должен содержать все необходимые реквизиты. Его использование закрепите в учетной политике по бухучету.

Образец штампа, который заменяет форму М-4

Вложенные файлы

• Бланк приходного оредера М4.xls
• Образец заполнения приходного оредера М4.xls

Среди документов первичной отчетности, которые удостоверяют получение товаров и сырья на склад организации, приходный ордер является основным. Форма документа М-4 установлена Госкомстатом, поэтому документация ведется только по утвержденному бланку, который представлен ниже.

Образец 2019 года

В текущем году форма документа нисколько не поменялась по сравнению с предыдущим годом. Ордер по форме М-4 составляется, как показано на рисунке:

1. Пишется номер документа (по центру).
2. Затем – полное название организации, а также структурного подразделения.
3. В правом углу прописывается соответствующий код по ОКПО.
4. В первой таблице заполняются все графы – дата прихода, код, номер склада, сведения о поставщике и страховой компании, корреспондирующий счет, а также номера сопроводительного и платежного документов.
5. В основной таблице указываются все данные о пришедшем товаре – название, сколько штук, сумма с НДС и без, итоговая сумма.
6. Все пустые строки прочеркиваются.

Подробная расшифровка всех граф представлена в таблице.

Если ведется приемка драгоценных металлов и/или изделий из них, в таблице заполняется и графа 11, в которой указывается номер технического паспорта на каждую единицу товара.

Бланк и пример заполненного приходного ордера представлены ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Бухгалтер не обязан распечатывать приходный ордер. Достаточно просто составить его в программе 1С. Без бумажной формы документа можно обойтись, если приемку и оприходование оформить на счете или накладной поставщика товара. Ставится штамп, заполняются его реквизиты, которые и считаются аналогом приходника.

Назначение

Оформляется в подтверждение всех операций, связанных с поступлением товаров от поставщика, а также материалов, использующихся впоследствии для производства продукции. В бухгалтерском учете определяется, что именно приходный ордер представляет основной документ, который отражает факт приемки товара для последующего складского учета.

При этом оформляют приходник во всех случаях, когда получают:

• собственно товар;
• сырье для производственных процессов;
• полуфабрикаты для дальнейшей реализации и/или использования в производстве, а также приготовления пищи.

Наряду с этим назначением приходник играет большую роль в случае постановки товаров на учет для хранения на складе. Именно на основании данных в этом документе составляется карточка учета хранения материалов (в законодательстве утверждена форма М-17).

При этом если приобретаются товары или сырье, технические материалы, которые в дальнейшем будут использоваться в производственных целях, то приходный ордер является единственным документом первичной отчетности, который подтверждает факт поступления.

Сроки оформления

Бывают случаи поставки товаров в течение дня большим объемом. Законодательство допускает составить один приходный документ, а все товары вписывать в него по мере поступления вплоть до окончания рабочего дня. Однако это должны быть однородные товары (например, сырье или полуфабрикаты определенной группы).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ордер оформляется только в день прихода товара или сырья. Соответственно, он должен быть составлен по факту получения до окончания рабочего времени.

Таким образом, ордер в обязательном порядке составляется только в случае дальнейшего использования товаров и сырья для производства новых изделий . А если фирма занимается их реализацией, то достаточно просто воспользоваться накладными на товар и проставить штамп организации.

Кто может подписать документ

Заверение ордера подписью уполномоченного лица – обязательное требование. Причем ставится подпись материально ответственного сотрудника, который имеет право принимать товар. Если такое лицо отсутствует, полномочия передаются другому сотруднику. В случае длительного отсутствия (командировка, отпуск и т.п.) может составляться доверенность на совершение подобных действий.

Документ считается окончательно принятым после того, как поставлена подпись. Соответственно, после этого нельзя вносить в него никаких исправлений. А на момент подписания все пустые графы должны быть перечеркнуты. Даже небольшие поправки приведут к тому, что ордер станет недействительным, поэтому придется составлять новый.

После этого операция отражается в документах бухгалтерского учета, а сам документ отправляется в архив и предоставляется только по требованию проверяющих лиц.

По общему правилу все хозяйственные операции в организации должны оформляться первичными документами.

При поступлении в организацию материалов от поставщиков в бухгалтерском документообороте применяется типовая межотраслевая форма приходный ордер М-4.

Порядок документального оформления формы М-4

Согласно методическим указаниям по ведению бухгалтерского учета материально-производственных запасов для поступления материалов, поступающих в организацию от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер М-4. Форма М-4 является унифицированной формой первичной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а.

Приходный ордер М-4 составляет материально ответственное лицо в момент поступления товарно-материальных ценностей на склад организации, а также полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия. Документ оформляется в одном экземпляре и содержит фактическое количество поступивших ценностей. Если в товарной накладной на поступление товарно-материальных ценностей содержится несколько наименований продукции, разрешается оформление одного приходного ордера М-4. При поступлении на склад однородных грузов от одного поставщика в течение суток допускается составление формы М-4 в целом за день.

Форма приходного ордера М-4 заполняется вручную или с помощью автоматизированной программы складского учета, например 1С.

Бланк приходного ордера М-4

Пошаговая инструкция по заполнению приходного ордера М-4

1. Приходный ордер на поступление товарно-материальных ценностей имеет свой порядковый номер и дату составления.
2. «Организация» — заполняется наименование предприятия с указанием юридического адреса и контактного номера телефона.
3. «Структурное подразделение» — отдел предприятия, получивший товарно-материальные ценности.
4. В табличной части отражаются:

• Дата поступления ТМЦ;
• Код вида операции;
• Наименование склада;
• Наименование и код поставщика из классификатора кодов поставщиков (если данный справочник в организации не ведется, то в графе «Код» ставится прочерк);
• Страховая компания при условии страхования груза (если ТМЦ не были застрахованы, ставится прочерк);
• Корреспондирующие счета для бухгалтерского и аналитического учета;
• Номера сопроводительного и платежного документов.

5. Графа 1 содержит наименование, сорт, размер, марку материальных ценностей.

6. Графа 2- номенклатурный номер товарно-материальных ценностей.

7. Графы 3, 4 «Единица измерения» являются отражением единиц измерения ТМЦ.

8. В графах 5, 6 «Количество» отражается количество ТМЦ в соответствии с товарно-сопроводительными документами и фактическим наличием при поступлении.

9. Графа 7 «Цена» — стоимость одной единицы ТМЦ без учета налога на добавленную стоимость (НДС).

10. Графа 8 — сумма без учета НДС для всех ТМЦ данной строки.

11. Графа 9 — сумма НДС товарно-материальных ценностей для всего количества по строке.

12. Графа 10 — общая сумма, включающая, в том числе, НДС для всего количества ТМЦ по строке.

13. Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при наличии в ТМЦ содержания камней и драгоценных материалов. К таким материалам прилагается специальный паспорт;

14. Графа 12 - порядковый номер по складской картотеке из карточек учета материалов.

В конце таблицы приходного ордера М-4 подбиваются итоговые суммы, в пустых графах ставятся прочерки. Оформляется приходный ордер М-4 подписями лица, принявшего товарно-материальные ценности на склад, и лица, которое поставило данные материалы. Оформленный по всем правилам документ передается в бухгалтерию предприятия.

Н.В. Цыбина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Сокращаем документооборот на складе

Бывает, что ежедневно на склад приходит множество мелких поставок от разных поставщиков. Каждый поступивший объект МПЗ нужно оприходоват ьпп. 6 , 7 Методический указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее - Указания № 119н) . Но безусловно, хочется уменьшить количество складской документации. Посмотрим, как это сделать.

Приходуем МПЗ на основании ТОРГ-12 поставщика

Сразу скажем, что оформлять на каждую поставку приходный ордер М-4 не обязательно. Ведь он всего лишь внутренний документ складского учета. Его наличие - это только элемент принятого в организации порядка документооборота.

И его отсутствие никак не повлияет на налоговый учет (для целей налога на прибыль, НДС, налога при УСНО), конечно, если МПЗ будут приняты к учету на основании каких-либо других документов. В частности, в качестве такого приходного документа может выступать сама товарная накладная по форме № ТОРГ-12, по которой поступили МПЗпп. 47, 49 Указаний № 119н .

В накладной ТОРГ-12, полученной от поставщика, в строке «Груз получил грузополучатель» кладовщик должен поставить свою должность, фамилию и подпис ьУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132 .

ВЫВОД

Если все материалы по товарной накладной поступают на один склад, то приходный ордер можно не составлять. Но если МПЗ, поступившие по одной накладной, передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, то вам придется оформить дополнительные приходные документы.

Вместо приходного ордера - штамп

Есть и такой вариант оприходования товара на скла дабз. 4 п. 49 Указаний № 119н . Он используется, если МПЗ поступили по счету, акту, товарному чеку. То есть по документам поставщика, в которых отсутствует место для отметки вашего кладовщика о принятых на склад материалах.

Оттиск штампа должен содержать те же реквизиты, что приходный орде рабз. 4 п. 49 Указаний № 119н ; п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) . А значит, вы должны будете заранее заказать штамп с указанием необходимых реквизитов.

Он может иметь следующий вид.

Добавим также, что в штамп нет необходимости добавлять данные о количестве приходуемых материалов и их стоимости. Штамп ставится на приходном документе (накладной, счете, товарном чеке) только в том случае, если в них нет исправлени йабз. 2 п. 49 Указаний № 119н . А значит, общая стоимость и количество приходуемых МПЗ будут соответствовать данным приходного документа.

ВЫВОД

Использовать штамп вместо приходного ордера удобно, когда материалы приходуются на один склад одним материально-ответственным лицом.

Заполняем унифицированный ордер М-4

Как мы уже сказали, в ситуации, когда поступившие по одному приходному документу материалы необходимо распределить на разные склады или разным материально-ответственным лицам, появляется необходимость в использовании приходного ордера М-4.

В приходном ордере расписываются два материально-ответственных лица:

• от принимающей стороны - кладовщик организации. Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что принял на себя материальную ответственность за поступившие на склад на определенную дату МПЗ;
• от передающей стороны - сотрудник, доставивший товар в организацию. Это может быть сотрудник как сторонней организации, скажем, поставщика (водитель, менеджер по доставке), так и своей (водитель, менеджер по закупке, начальник цеха). Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что передал материалы на склад на определенную дату.

ВЫВОД

Если материалы на склад по разным приходным документам, но от одного поставщика сдает одно материально-ответственное лицо, то допустимо все МПЗ приходовать по одному приходному ордеру унифицированной формы М-4абз. 3 п. 49 Указаний № 119н .

Заполняем собственную форму приходного ордера

Разработать собственную форму приходного ордера на основе унифицированной формы № М-4 можно, если есть необходимость оформить приход в один день от разных поставщиков МПЗ, сдаваемых на склад одним материально-ответственным лицом.

Использование такого «сводного» ордера допустимо при соблюдении двух условий:

• форму первичного учетного документа должен утвердить руководитель организаци ип. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ;
• в первичном документе должны быть все обязательные реквизиты (наименование составившей его организации, номер и дата документа, содержание операции, единица измерения, а также должности, фамилии, инициалы и подписи совершивших операцию лиц)п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ .

Посмотрим, каким образом это можно сделать. Сразу скажем, что неиспользуемые графы из унифицированного приходного ордера формы М-4 можно исключить, чтобы облегчить форму. Или добавить в ордер необходимые графы.

ВАРИАНТ 1. Вставляем дополнительные строки в информационную таблицу приходного ордера М-4, чтобы можно было указывать несколько поставщиков. Данные обо всех МПЗ вносятся в основную таблицу.

Информационная таблица приходного ордера

Основная таблица приходного ордера

ВАРИАНТ 2. Дублируем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 так, чтобы по каждому поставщику и (или) корреспондирующему счету вы могли заполнять отдельную таблицу. И добавляем сводную строку «Всего по приходному ордеру», суммирующую итоговые показатели по всем таблицам.

Таблица 1 приходного ордера

Таблица 2 приходного ордера

ВАРИАНТ 3. Объединяем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 в общую (сводную) таблицу. В этом случае информация о поступающих в организацию ТМЦ (в том числе сведения о поставщике, номере документа и корсчете) вносится одну общую таблицу.

Типовая межотраслевая Форма М-4 – Приходный ордер и Указания по ее применению и заполнению утверждены Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”. В статье расскажем про приходный ордер (форма М-4 ), рассмотрим порядок заполнения.

Применяется для учета материалов. Это могут быть и материалы, принятые от поставщиков, и материалы, поступившие из переработки. Также приходным ордером можно оформить материалы, принятые на ответственное хранение. Применяется всеми организациями, независимо от их сферы деятельности.

Допускается приходный ордер не оформлять, а проставить на товарной накладной поставщика штамп «Оприходовано» с реквизитами приходного ордера.

Общие правила заполнения Приходного ордера

При заполнении Приходного ордера необходимо учесть следующее.

• В документе должны быть заполнены все графы.
• При отсутствии данных в графе ставится прочерк
• Код единицы измерения заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения.
• Если в организации данные вид МПЗ учитывает в единицах измерения, отличных от указанных в документах поставщика, количество указывается в двух единицах измерения. Сначала – в тех единицах, что указал поставщик, затем в тех, что установлены в организации. Если в организации разработана и утверждена система перевода из одних единиц в другие, то может быть указано количество в единицах измерения, принятых в организации и дана ссылка на соответствующий локальный нормативный акт.
• При указании в документах поставщика более мелкой/крупной единицы измерения, материалы принимаются в единицы измерения, принятой в организации.
• При приеме МПЗ, содержащих драгоценные металлы, заполняется графа «Номер паспорта”, в остальных случаях в данной графе ставится прочерк.

Пошаговая инструкция по заполнению Приходного ордера

1. Заполняется наименование организации и структурного подразделения.
2. Отражается дата составления документа, склад, на который принимаются ценности, наименование поставщика, данные товарной накладной поставщика, номер платежного документа (при наличии).
3. Указывается счет учета материальных ценностей.
4. Указываются все поступившие материальные ценности. По каждой позиции заполняется наименование МПЗ, в том числе сорт, размер, марка (при наличии данных). Проставляется номенклатурный номер, единица измерения.
5. По каждой позиции указывается количество МПЗ (по документу поставщика и фактически принятое) и стоимостные показатели. К стоимостным показателям относится цена на единицу, сумма без учета НДС, сумма НДС, итоговая сумма с НДС.
6. Отражается номер паспорта (при наличии) и порядковый номер по складской картотеке.
7. В итоговой строке заполняются данные по количеству фактически принятых МПЗ, сумме без учета НДС, сумме НДС и итоговой сумме с НДС.
8. Указываются должности и фамилии работников, сдавших и принявших материальные ценности. Лицом, сдавшим МПЗ, может быть как сотрудник организации, например, купивший материалы за наличный расчет из подотчетных сумм, так и сотрудник организации-поставщика или транспортной компании, например, экспедитор.
9. Оба экземпляра подписываются ответственными лицами. Читайте также статью: → « ».

Пример заполнения Приходного ордера

Типовая межотраслевая форма № М-4

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 30.10.97 № 71а

Структурное подразделение Основной склад

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли на Приходном ордере ставить печать/штамп?

Вопрос №2. Где должен храниться приходный ордер?

Места и сроки хранения определяются в соответствии с правилами, установленными документооборота, установленными в организации.

Приходные ордера по форме М-4 должны в установленные организацией сроки сдаваться в бухгалтерию организации для проверки и хранения.

Вопрос №3. Любой сотрудник может расписаться за получение материалов в Приходном ордере по форме М-4?

Приходный ордер подписывает только материально ответственное лицо, т.е. лицо, с которым заключен договор о материальной ответственности.