Как заполнять путевой лист легкового автомобиля. Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Наличие автомобиля у юридического лица налагает определенные обязательства по ведению учета при использовании машины. Одним из документов, необходимых в такой ситуации является путевой лист легкового автомобиля форма-3.

Необходимость в путевых листах

Документ является обязательным во время организации перевозок транспортом компании. Он необходим при планировании, учете и проведении любых транспортных операций. Общий список обязательных документов, которые необходимы штатному водителю, состоят из таких пунктов:

• регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
• водительское удостоверение с актуальной категорией;
• товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
• спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
• заполненный бланк путевого листа (форма №3).

На основании последнего проводится учет топливных ресурсов по предприятию, а также параметр влияет на заработок штатных водителей. Такие расходы напрямую влияют на уровень налогообложения. Исходя из такой зависимости, путевой лист принято относить к главным первичным документам.

Правильное ведение и учет

Действующее законодательство подразумевает наличие следующих актуальных типовых форм:

• № 3 спец. и №3 – форма путевого листа легкового автомобиля;
• №4 – применяется с легковыми такси;
• №4-П и №4-С – в случаях с грузовыми автомобилями;
• №6 спец. и №6 – используется для автобусов.

Все эти листы должны заполняться по определенным правилам, оговоренным Приказом № 152 профильного министерства от 18.09.2008 г. Нормативный акт предполагает выписку документа на текущую смену либо рабочий день. Однако, практика показывает, что часто требуются документы на более длительный срок, например, для дальних служебных командировок или длительных переездов.

Ответственные сотрудники могут готовить для себя образец путевого листа на месяц, что не запрещено законом. Это максимальный срок, допускаемый законом. В документе обязательно указываются даты выбытия/прибытия в гараж. Разрешение оформляется на основании приказа первого руководителя.

Контроль над ведением путевых листов на предприятии проводится при помощи регистрации их в прошнурованном журнале. Каждая страница этой книги нумеруется от руки, а «хвосты» от шнуровки заклеиваются бумажным квадратом, имеющим оттиск печати. Внутри ведутся такие графы:

• номер по порядку;
• название документа;
• компания, предоставляющая транспортное средство;
• параметры автомобиля (госномер, марка и т.д.);
• номер водительского удостоверения и ФИО водителя;
• параметры лицензионных документов, если таковые предусмотрены для конкретной перевозки;
• водительское поручение (задание).

Автомобиль может эксплуатироваться на протяжении не одной, а нескольких смен подряд. Для такой ситуации предусмотрено выписывание нескольких путевых листов. Поле с временем выезда устанавливается в первом из них, а информация о заезде в гараж будет присутствовать только в последнем из них. Для каждой путевки необходимо вносить показания одометра.

Медосмотры для водителей

В каждой путевке должны присутствовать отметки о состоянии здоровья водителя. Они подтверждаются соответствующим штампом и подписью выпускающего сотрудника. Таким образом осуществляется верификация отсутствия алкогольного или наркотического опьянения, и дается допуск к работе.

Если в путевом листе нет подтверждения от медработника, то это относится к грубым нарушениям КЗоТ.

С 2015 года вступил в силу более жесткий регламент, по которому нужно отмечаться у медработника дважды: перед сменой и после нее. По закону осмотру подвергаются не только наемные сотрудники, но и ИП, которые на рейс выходят самостоятельно. Стоимость всех процедур, связанных с медосмотрами, ложится на водителя или автовладельца.

Небольшие компании считают нерентабельными содержание отдельной штатной единицы с медобразованием, а также оснащение и оборудование отдельного кабинета для подобных операций. В большинстве случаев заключается отдельный договор на обслуживание с медорганизацией, имеющий все разрешительные документы .

Нужно знать, что отсутствие оттиска штампа о медосмотре в путевом листе, делает данный документ недействительным для сотрудника ГИБДД.

Взаимоотношения с налоговыми структурами

Заполнять путевой лист необходимо правильно, иначе его могут не принять к сведению налоговые органы, что послужит исключением затрат, описанных в нем, из налогового учета. Даже суд будет на стороне ревизоров, ведь только правильные документы принимаются на производстве в качестве доказательства использования ТС по назначению.

Это первичный документ. Он применяется для учета работы легкового автотранспорта и является основанием для начисления зарплаты водителю. Выписывается диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего — на один день или смену.

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Максимальный срок, на который он может заполняться, — один месяц (см. п. 10 приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае бланк заполняется так же, как и обычно. Разница лишь в том, что образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о дате выезда машины на задание и дате его возвращения.

Для кого он обязателен?

Заполнять путевой лист необходимо, если:

• согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ перевозка людей, багажа и различных грузов с помощью городского транспорта без этого документа запрещается. Это правило касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки;
• предприятие подобных услуг не оказывает, но использует в своей работе легковой автотранспорт, с помощью листков бухгалтер сможет подтвердить и списать расходы на ГСМ;
• водитель трудится на собственной машине и ему компенсируются затраты на топливо.

Какой нужно использовать бланк?

В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78. Она не является обязательной для применения. Предприятие может разработать собственную форму бланка и использовать ее в работе.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) содержит перечень обязательных реквизитов документа, указанных в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. 26.02.2017 была принята его новая редакция (приказ Минтранса РФ от 18.01.17 № 17), но перечень не изменился и включает следующие сведения.

• время выдачи и номер документа;
• особенности перевозки;
• данные водителя;
• информация о транспортном средстве.

Поэтому новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года должна заполняться по следующим правилам:

• штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части документа ставить не нужно;
• в обязательном порядке нужно указывать дату и время проведения техосмотра машины механиком перед выездом в рейс. Также специалист, проводивший осмотр автомобиля, должен указать свою должность, ФИО и личную подпись;
• в документе должна содержаться отметка медика о водителя.

Ответственность за отсутствие документа

Отсутствие данного документа может стать причиной привлечения к административной ответственности:

• для водителя размер штрафа составит 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
• штраф для юр.лица составит 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

• фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
• регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
• определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
• подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
• позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист нужно заполнять не только для того, чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка в первую очередь используется для порядка в самой организации. То есть чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

• наименование первички: «Путевой лист»;
• дата составления бумаги;
• наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
• величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
• наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2019 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Какой бланк использовать

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в . Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

Также в обязательном порядке должны быть проставлены о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

• организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
• должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.

Путевой лист легкового автомобиля: образец

В путевке есть обязательные для заполнения поля, которые указывают на главные реквизиты. Итак, реквизиты:

• Название документа
• Дата составления документа
• Наименование организации, выдавшей документ
• Суть хозяйственной функции
• Оценка хозяйственного и денежного эквивалента
• Данные ответственных лиц
• Подписи ответственных лиц

Записи на лицевой стороне путевки

На лицевой стороне путевки указываются персональные данные транспортного средства, водителя и предприятия. А именно:

• Номер. Это уникальный номер, который имеется в одном экземпляре. Данный номер разрабатывается предприятием, которое является владельцем данного автотранспорта.
• Серия. Нужно заполнить, если это типографская распечатка.
• Дата действия путевого листа. Путевка действительна в срок не дольше 1 месяца. В случае, когда путевой лист выписывается на 2-3 дня, нужно указывать точную дату. Например, 05.11.16-07.11.16.
• Организация. Тут нужно указать наименование и местонахождение предприятия, а также ее телефон/факс.
• Код ОКПО. Тут указывает код ОКПО, т.е. код предприятия, который присвоен ему при государственной регистрации.
• Марка машины. Указывается марка транспорта, а если транспорт арендован, то можно указать номер договора аренды транспортного средства.
• Гос. номер. Если на балансе предприятия числится более 1 транспортного средства, то вписывается номер гаража. Но можно вписать и инвентарный номер автомобиля.
• Данные водителя. Указываются Ф.И.О. водителя транспортного средства.
• Табельный номер. Этот номер присваивается каждому транспорту предприятием-владельцем транспорта.
• Номер водительского документа. Ну тут все понятно, нужно просто указать номер водительского удостоверения.
• Класс. Указывает класс вождения.
• Распоряжение. Обычно сюда вписывается наименование предприятия.
• . Нужно указать конкретный адрес, по которому следует транспорт для выполнения работы.
• Время отправления. Записывается время отправки транспорта. Если возможна поездка на длительный период, то пишется дата отправки. Например, 22.11.16.
• Диспетчер. В этой строке диспетчер пишет свои Ф.И.О. и ставит подпись.
• Механик. Механик должен выполнить осмотр транспорта и если вопросов относительно исправности транспорта у него нет, то он подписывает путевку. А, в свою очередь, водитель поставит подпись для подтверждения, что он действительно принял исправный транспорт и вопросов не имеет.
• Время возврата. Прописываются сроки, в которые транспорт должен вернуться назад в гараж.
  Далее диспетчер напишет свои Ф.И.О и поставит подпись. Этим действием он подтверждает время появления машины в гараже. При необходимости отмечаются: простои, задержки, ожидания т.д.
• Подпись водителя. Водитель ставит свою подпись в подтверждение того, что им был сдан исправный транспорт.
• Снизу, в правом углу, указывается детальная информация о топливе. А именно: марка, количество топлива. Но есть один нюанс: если у предприятия есть своя заправка — указывается количество топлива, а заправки нет – указывается информация о АЗС.
• Объем топлива перед отправлением на линию. Указывает текущий объем топлива.
• Остаток топлива. По возвращению транспорта в гараж, выполняется регистрация остатка топлива.
• Норма топлива. Указывается норма топлива, которая предназначена для данного автомобиля.
• Данные спидометра после возврата. Регистрируются показатели спидометра машины по приезду в гараж.После этого механик ставит подпись и дату, подтверждая, что он зафиксировал и зарегистрировал все данные.
• Экономия/перерасход горючего. Выполняется запись, если она уместна.
• Медсестра. Медсестра должны сделать осмотр водителя и затем указать в путевом листе свои Ф.И.О, подпись и дату заполнения документа. Этим она подтверждает, что сделала плановый осмотр водителя транспортного средства и допускает его к работе.
• Печать предприятия.

Записи на обратной стороне путевого листа легковой машины

Путевой лист легкового автомобиля нужно заполнять без исправлений!

Заполнение путевого листа легкового автомобиля не ограничивается заполнением лицевой части бланка. Записи на обратной стороне путевки также важны.

1. Номер. Каждая поездка транспорта имеет свой номер.
2. Код клиента. Заполняется в случае, когда осуществляются коммерческие услуги.
3. Пункт отправки. Указываются наименование и адрес предприятия.
4. Пункт прибытия. Указывается адрес, куда направляется транспортное средство.
5. Время отправления. При однодневном выезде – указывается дата выезда из гаража, при длительной поездке – точное время каждой поездки.
6. Время прибытия к пункту назначения. Прибыл – зарегистрировал время.
7. Показания о пробеге. Предпочтительно указывать данные по каждому пробегу.
8. Подпись ответственного лица. Нужна подпись водителя, который ехал на данном транспорте.

Следует отметить, что произвольный бланк путевого листа распространяется исключительно на легковой транспорт, который не занимается пассажироперевозками и перевозкой грузов. , за допущенные ошибки и за предоставление неверной информации, возлагается на руководителя организации, а также на тех. персонал.

Правильно заполнить путевой лист легкового авто вас научит видео: