В России существует 32 класса профессионального риска. Например, торговля и образование отнесены к минимально рискованным сферам деятельности, тогда как добыча угля, руды имеют наивысшей класс риска. От класса риска зависит величина тарифа обязательного страхового взноса «за травматизм». Все компании и ИП должны ежеквартально сдавать в Фонд Социального страхования отчет по форме 4-ФСС, содержащий расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения. Как выглядит новая форма отчета 4-ФСС, как ее заполнять, куда и в какие сроки сдавать – ответы на эти вопросы в нашей статье.
С 2017 года страховые взносы в РФ перечисляются в Федеральную налоговую службу (ФНС), ответственность за них передана от страховщиков налоговикам. Однако есть исключение – у Фонда социального страхования остался контроль над одним обязательным страховым взносом, который широко принято называть взносом «за травматизм».
Компании и ИП, начисляющие зарплату сотрудникам, обязаны сдавать по этому взносу в соцстрах отчетность по форме 4-ФСС. Исключением являются только ИП, работающие в одиночку, то есть без найма сотрудников.
Новая форма 4-ФСС: без отчетности по нетрудоспособности
Действующая форма расчета взноса за травматизм утверждена в июне 2017 года. Эта новая форма 4-ФСС включает в себя расчет по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний, также в нее вносятся данные о пособиях при травматизме, медицинских осмотрах, оценке рабочих мест. Напомним, действовавшая ранее форма 4-ФСС включала в себя также отчетность по взносам на случай временной нетрудоспособности по болезни и в связи с материнством. Теперь отчетность по нетрудоспособности ушла в ведение ФНС.
Отчет 4-ФСС состоит из титульного листа и 6 таблиц:
- Таблица 1. Расчет базы для начисления страховых взносов.
- Таблица 1.1 Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями.
- Таблица 2. Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
- Таблица 3. Расходы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
- Таблица 4. Численность пострадавших (застрахованных) в связи со страховыми случаями в отчетном периоде.
- Таблица 5. Сведения об оценке условий труда и медицинских осмотров работников.
4-ФСС: заполнение и сдача обязательны
В 4-ФСС все блоки отчета можно разделить на обязательные и ситуативные. То есть те, без которых отчет у страхователей не будет принят, и те, которые необходимо заполнять только при определенных ситуациях. В отчете 4-ФСС обязательными для заполнения являются титульный лист, таблица 1, таблица 2, таблица 5. Если нет каких-то показателей, титульный лист заполняется по общим правилам, в таблицах 1, 2, 5 напротив отсутствующих показателей ставятся прочерки. Если нет данных для таблиц 1.1, 3, 4, то эти таблицы не заполняются.
Сдача отчета 4-ФСС обязательна и при нулевых показателях. При отсутствии выплат отчет по форме 4-ФСС все равно подается в Фонд социального страхования. В нем заполняется титульный лист, в таблицах 1, 2, 5 ставятся прочерки, а таблицы 1.1, 3, 4 не заполняются. Если нулевой отчет не предоставить, ждет штраф в размере 1000 рублей.
Юридические лица новый отчет 4-ФСС сдают в отделение Фонда социального страхования по месту нахождения организации. Индивидуальные предприниматели сдают отчет 4-ФСС в отделение соцстраха, к которому они относятся по месту жительства.
Как и когда сдавать 4-ФСС?
Сдавать отчет по форме 4-ФСС пока можно в двух видах – электронном и бумажном. Однако на бумаге предоставлять его могут только небольшие компании и ИП со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек. По желанию «малыши» могут представить отчет и в электронном виде, а вот если среднесписочная численность работников превышает планку в 25 человек – выбирать не придется, сдача отчетности возможна только по ТКС (телекоммуникационным каналам связи).
Отчет по форме 4-ФСС сдается ежеквартально. Точная финальная дата сдачи отчета зависит от двух обстоятельств: от вида, в котором сдается отчет (бумажного или электронного), и от дня недели, на который выпадает крайняя дата – в случае, если срок сдачи приходится на выходной или праздничный день, то он переносится на ближайший рабочий день. Отчет в электронном виде, отправляемый по ТКС, необходимо сдавать до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Крайний срок сдачи отчета в бумажном виде на 5 дней раньше, то есть не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Отчет 4-ФСС 2018: актуальные сроки сдачи
- 3 квартал 2018 г. (за 9 месяцев)
Бумажный отчет сдается до 22 октября 2018 года. Срок сдвинут на 2 дня, так как 20 октября выпадает на субботу.
- 4 квартал 2018 г. (за 12 месяцев).
Бумажный отчет сдается до 21 января 2019 года. Срок сдвинут на 1 день, так как 20 января выпадает на воскресенье.
Как учесть все нюансы сдачи 4-ФСС
За ошибки в отчетности по социальным выплатам грозит финансовое наказание. Какие ошибки подстерегают при подготовке и сдаче отчета 4-ФСС? Аналитики составили рейтинг ошибок в отчетности 4-ФСС. Этот пьедестал неточностей выглядит так:
1 место. Неверные расчеты. Показатели определены неправильно или «не бьются» между собой.
2 место. Неверное оформление отчета.
3 место. Несвоевременная сдача отчета, предоставление отчета в бумажном виде компаниями с численностью сотрудников выше 25 человек.
Как не пополнить ряды тех, кто дал основания для составления этого «антирейтинга»? Ответ лежит на поверхности: воспользоваться электронным помощником, который с легкостью учтет все тонкости сдачи отчетности. Одним из наиболее популярных сервисов электронной отчетности является СБИС. Его главные конкурентные преимущества – широкий спектр возможностей, удобный интерфейс, доступная цена.
В январе сдайте в фонд соцстраха отчет по страховым взносам по форме 4-ФСС. Читайте в статье, как заполнить отчет 4-ФСС за 4 квартал 2017 года, какие листы заполняют все компании, а какие можно не сдавать, скачайте актуальный бланк и образец заполнения.
Кто должен сдавать 4-ФСС за 4 квартал 2017 года
Отчет по новой форме 4-ФСС за 2017 год (4 квартал) должны сдавать страхователи в системе обязательного социального страхования:
- Работодатели (организации и индивидуальные предприниматели), привлекающие труд наемных работников,
- Организации и ИП, заключившие с физическими лицами гражданско-правовой договор с условием перечисления страховых взносов.
Предпринимателям, не привлекающим наемных работников, сдавать расчет не нужно.
Расчет должны сдавать и организации, фактически не осуществляющие деятельность и не привлекающие работников. В этом случае отправляйте нулевой расчет 4-ФСС.
Сроки сдачи 4-ФСС за 4 квартал 2017 года
Отчетными периодами для 4-ФСС являются:
- 1 квартал,
- 6 месяцев,
- 9 месяцев,
- Календарный год.
Срок отправки расчета зависит от способа его оформления:
- В бумажном виде отчет сдавайте до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом,
- В электронном виде расчет можно отправить до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
В бумажном виде могут отчитываться работодатели, нанимающие не более 25 работников. Если численность работников превышает 25 человек, то ФСС примет отчетность только в электронном виде.
Для формы 4-ФСС действует правило переноса. Если последний день отправки отчетности выпадает на выходной или праздничный нерабочий день, то срок отправки переносится на рабочий день, следующий за выходным. Благодаря этому правилу срок сдачи 4-ФСС за 4 квартал 2017 года на бумаге переносится на 22 января 2018 года.
Куда сдавать 4-ФСС за 4 квартал 2017 года
Сдавайте расчет в территориальное отделение Фонда социального страхования по месту регистрации предприятия. Индивидуальные предприниматели отчитываются в ФСС по адресу места жительства.
Если у предприятия есть обособленные подразделения, они обязаны отчитываться перед фондом и сдать годовую форму 4-ФСС по своему юридическому адресу, если одновременно выполняются условия:
- Подразделение выделено на отдельный баланс,
- Имеет свой расчетный счет,
- Самостоятельно начисляет зарплату своим работникам.
Обособленные подразделения отчитываются в такие же сроки, как и все остальные предприятия.
Новый бланк 4-ФСС за 2017 год: что изменилось
7 июня 2017 года чиновники изменили форму бланка 4-ФСС (приказ ФСС РФ от 7 июня 2017 г. №275 "О внесении изменений в приложения № 1 и № 2 к приказу Фонда социального страхования Российской Федерации от 26 сентября 2016 г. № 381).
Новый бланк применяется, начиная с отчетности за 9 месяцев 2017 года. Эта же форма 4-ФСС применяется для отчетности за 4 квартал 2017 года.
Что изменилось в новой форме?
Изменения коснулись титульного листа и таблицы 2. На титульном листе появилась группа реквизитов, для определения источников финансирования бюджетных организаций. Коммерческие организации и ИП эти реквизиты не заполняют.
В таблице 2 появились новые строки:
Порядок и образец заполнения 4-ФСС за 4 квартал 2017 года
Мы разобрались, кто, когда и на каком бланке сдает форму 4-ФСС за 4 квартал 2017 года. Посмотрим, как заполнять расчет.
Отчет состоит из титульного листа и 6 таблиц:
- Таблица 1 – расчет базы для начисления страховых взносов,
- Таблица 1.1 – сведения о страховых взносах, если работники отправлялись на работу в другую организацию,
- Таблица 2 – расчеты по обязательному социальному страхованию,
- Таблица 3 – расходы работодателя на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и проф.заболеваний,
- Таблица 4 – численность пострадавших от несчастных случаев на производстве,
- Таблица 5 – результаты спец.оценки условий труда.
Титульный лист
На титульном листе формы 4-ФСС за 4 квартал 2017 года укажите регистрационные данные предприятия или ИП.
Регистрационный номер страхователям присваивает территориальный орган ФСС по месту регистрации предприятия:
- Юридические лица регистрируются в ФСС «автоматически» в момент государственной регистрации при создании. Узнать свой регистрационный номер компания может из выписки из ЕГРЮЛ, в том числе на сайте ФНС, или обратившись в ФСС,
- Предприниматели самостоятельно проходят процедуру регистрации в ФСС, если привлекают наемных работников. В этом случае регистрационный номер получите в органе ФСС по месту жительства предпринимателя.
Коды отчетного периода указаны в самом бланке отчета:
- 03 – 1 квартал,
- 06 – полугодие,
- 09 – 9 месяцев,
- 12 – год или обращение за возмещением средств.
Мы сдает форму за 2017 год, поэтому выбираем код «12».
- ИНН и КПП (предприниматели графу «КПП» не заполняют),
- ОГРН или ОГРНИП,
- Код ОКВЭД,
- Контактный телефон,
- Наименование организации или полные ФИО предпринимателя,
- Юридический адрес страхователя.
Таблица 1: расчет базы
В таблице 1 укажите суммы выплат в пользу работников.
В строке 1 укажите все выплаты работникам:
- В графе 3 – все суммы, начисленные за 12 месяцев 2017 года,
- В графах 4 – 6 укажите суммы, начисленные в октябре, ноябре и декабре 2017 года.
Обратите внимание
Указывайте все начисления в пользу работников, независимо от того, выплачены они работникам или нет.
Например, зарплату работникам начислили 31 октября 2017г., а фактически выплатили 5 ноября. Эту сумму укажите в графе 4 строки 1.
В строке 2 укажите суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами. Перечень таких выплат содержится в ст. 20.2 125-ФЗ.
В строке 3 укажите итоговую базу для начисления страховых взносов за 2017 год. Для этого по каждой графе отнимите из строки 1 строку 2.
В строках 5 – 9 укажите тариф страховых взносов с учетом скидок и надбавок.
Таблицу 1.1 формы 4-ФСС за 4 квартал заполняют только те работодатели, которые временно направляют своих работников к другому работодателю. В таблице указывают численность направленных работников, выплаты в их пользу, тариф страховых взносов принимающей стороны.
Таблица 2: расчеты по обязательному социальному страхованию
Таблицу 2 заполняйте по данным бухгалтерского учета.
Пример
Страховые взносы за декабрь 2016 года перечислили в январе 2017 года. Значит, по состоянию на 1 января 2017 года у компании была задолженность перед ФСС в сумме взносов за декабрь. Ее необходимо указать в строке 1.
В строке 1.1 укажите задолженность по взносам снятого с учета обособленного подразделения, если оно было у организации.
В строке 2 укажите суммы начисленных взносов на травматизм:
В строках 3 – 7 укажите суммы взносов, начисленных по результатам проверок, полученных от ФСС, зачтенных излишне уплаченных, если такие были.
Если по итогам года образовалась переплата страховых взносов, то в строках 9 – 11 укажите задолженность фонда перед организацией.
Строки 12 – 14.1 заполняйте, если по состоянию на 1 января 2017 года у компании имелась переплата по страховым взносам, перешедшая с 2016 года.
В строке 15 укажите суммы расходов на обязательное страхование по травматизму.
В строке 16 впишите суммы, фактически перечисленные в бюджет Фонда социального страхования. Эту строку удобно заполнять по выписке банка:
Заполнить строку 19 очень легко: от строки 8 отнимите строку 18:
- Если получился 0 руб., то нет ни задолженности, ни переплаты, в строке 19 ставьте прочерк,
- Если получился результат со знаком «плюс», то имеется задолженность, которую нужно указать в строке 19,
- Если получился результат со знаком «минус», то имеется переплата, нужно заполнять строки 9 – 11, а в строке 19 поставить прочерк.
Ответственность страхователя
За использование устаревшего бланка 4-ФСС за 4 квартал 2017 года штрафа не предусмотрено. Однако такой отчет не пройдет входной контроль и не будет принят.
В случае опоздания с отправкой отчета компания будет оштрафована. Штраф начисляется в размере 5% от суммы взносов за каждый день просрочки. В расчете штрафа участвуют взносы за весь 4 квартал 2017 года. Сумма штрафа не может быть меньше 1000 руб. и не больше 30% суммарных взносов за 4 квартал.
Должностное лицо, ответственное за отправку отчетности, может быть оштрафовано по ч.2 ст.15.33 КоАП РФ на сумму от 300 до 500 руб.
«ФСС Электронная отчетность » — раздел интернет-портала фонда соцстрахования, в рамках которого можно сдать отчет. Об этом и других способах сдачи в ФСС электронной отчетности читайте в нашей публикации.
Кто должен сдавать отчетность в ФСС в электронном виде?
В общем случае сдавать отчет в соцстрах страхователи могут разными способами: принести его в фонд лично, передать через представителя по доверенности, отправить Почтой России или предоставить в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Чем больше в фирме работает сотрудников, тем сложнее инспекторам фонда проверять отчетность и тем больше вероятность ошибок при переносе сведений из бумажной формы в информационную систему ФСС. Поэтому для компаний, у которых среднесписочная численность сотрудников больше 25 человек, законодательством предусмотрен только один способ сдачи в соцстрах отчетности — в электронном виде (ст. 15 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но это не значит, что бухгалтер может отправить в фонд электронное письмо с квартальным расчетом 4-ФСС: для электронной отчетности существует ряд требований к ее структуре и формату.
Внимание! Закон не запрещает страхователю с меньшим числом сотрудников отправлять в ФСС отчетность по ТКС.
Способы сдачи отчетности в электронном виде в ФСС
Чтобы сдавать в ФСС электронную отчетность , у юрлица или предпринимателя должна быть усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Получить ЭЦП можно в одном из многочисленных аккредитованных удостоверяющих центров. ЭЦП выполняет те же функции, что и обычная подпись, — подтверждает достоверность сведений в отчетности. Однако в отличие от рукописного росчерка ЭЦП очень трудно подделать. Кроме того, без визирования отчета электронной подписью он не сможет поступить в госорган. ЭЦП надежнее и безопаснее для страхователя.
Отчетность в соцстрах можно отправить разными способами:
- Через уполномоченного представителя (согласно ч. 7 ст. 5 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Для этого нужно заключить договор с юрлицом или ИП, которое будет выступать в качестве представителя, а также представить в ФСС доверенность (оригинал принести в свой филиал фонда, а отсканированную доверенность на представителя загрузить в личный кабинет на портале ФСС). Страхователь может сам готовить отчетность, а через представителя только сдавать ее в ФСС. Либо может отдать этот аспект бухучета полностью на аутсорсинг.
- Через удостоверяющий центр — в таком случае центр и произведет выпуск ЭЦП для компании, а также предоставит программное обеспечение для отправки отчетности и будет осуществлять методическую и техническую поддержку. Сдача электронной отчетности в соцстрах проходит в этом случае так: бухгалтер выгрузит готовый отчет из бухгалтерской программы и загрузит его в программу, предоставленную удостоверяющим центром. Затем проверит корректность загрузки, подпишет ЭЦП и отправит. Плюс этого способа в том, что бухгалтер оперативно сможет узнавать о стадиях прохождения отчетом проверки в ФСС и своевременно реагировать на ошибки в расчетах.
- Через сайт соцстраха — при этом фирма сможет не только передавать отчетность, но и проводить сверку расчетов с фондом, узнавать о грядущих проверках.
Сдача электронной отчетности через сайт ФСС
На сайте соцстраха имеется специальный раздел , посвященный сдаче отчетности в электронном виде. Здесь публикуются новости о порядке сдачи отчетности в электронном виде.
Чтобы отправить отчет, пользователь должен выбрать вкладку «Отправить документ». В открывшемся окне есть строка выбора файла с отчетностью. Предварительно его нужно подготовить в бухгалтерской программе и разместить в компьютере. После отправки отчету присваивается идентификатор, по которому на вкладке «Проверка и контроль» можно получить информацию о том, принят ли расчет фондом и есть ли ошибки.
Раздел «Личный кабинет» данного интернет-ресурса позволяет просмотреть состояние сданных за последнее время (максимум — за последний год) отчетов в соцстрах. Чтобы воспользоваться этим сервисом, нужно ввести регистрационный номер страхователя.
Кроме того, отчетность в соцстрах можно передавать и через другой сервис фонда — «Поисково-мониторинговую систему ФСС» . Использование данного сервиса предполагает регистрацию пользователя: нужно указать данные о компании, на основании которых будет сформировано заявление страхователя. Этот документ необходимо принести в филиал ФСС, к которому прикреплен страхователь. В течение 5 рабочих дней соцстрах предоставит компании расширенные права в поисково-мониторинговой системе: фирма сможет не только сдавать уже готовые отчеты в госорган, но и составлять их непосредственно на сайте, отслеживать правильность начисления и уплаты взносов.
Итоги
Электронную отчетность в соцстрах можно сдавать разными способами: как через специальную организацию или программное обеспечение, так и с помощью самого сайта ФСС. Для сдачи электронной отчетности у компании должна быть усиленная квалифицированная ЭЦП.
Какие сроки сдачи 4-ФСС в 2018 году? Различаются ли требования в зависимости от формата представления отчета – бумажного или электронного?
Несмотря на то, что страховые взносы с 2017 г. переданы под контроль налоговых органов, работодатели-юрлица обязаны представлять в соцстрах ф. 4-ФСС по «травматизму». Разберемся, до какого числа сдается такой отчет – таблица, где отражены сроки отчетности в ФСС в 2018 году, приведена ниже.
Какой срок сдачи отчета в ФСС?
В соответствии с п. 1 стат. 24 Закона № 125-ФЗ от 24.07.98 г. срок сдачи отчета в ФСС установлен для квартального представления документа в территориальное подразделение фонда. Актуальный бланк утвержден в приказе ФСС № 381 от 26.09.16 г. Эта форма применяется с 9 мес. 2017 г. Как ее заполнить, вы можете прочитать здесь, и там же скачать новый бланк формы 4-ФСС. Нормативный срок сдачи 4-ФСС зависит от способа подачи отчета:
- Не позже 20-го числа – при представлении бумажного документа.
- Не позже 25-го числа – при представлении данных в электронном формате.
В свою очередь способ подачи различается в зависимости от численности персонала. Среднесписочный показатель рассчитывается за прошлый расчетный период. Если значение превысило 25 чел., ф. 4-ФСС подается только электронно. Это же требование верно в отношении вновь созданных или реорганизованных компаний. Учитывая сказанное, легко самостоятельно определить сроки сдачи отчетности ФСС в 2018 году – точные даты далее.
4-ФСС: до какого числа сдавать в 2018 году
Чтобы своевременно сдать отчет в ФСС, сроки сдачи в 2018 году необходимо определять с учетом переноса выходных дней и праздников. Во внимание при этом принимаются только официальные праздники, регулируемые Правительством РФ. Нижеприведенная табличка содержит актуальные сроки представления ф. 4-ФСС на 2018 год по отчетам за 4 кв. 2017 г. (2017 год); 1 кв. 2018 г.; 2 кв. 2018 г. (полугодие 2018 г.); 3 кв. 2018 г. (9 мес. 2018 г.) и 4 кв. 2018 г. (2018 год).
Сроки подачи отчета ф. 4-ФСС на 2018 год:
Обратите внимание! Срок сдачи 4-ФСС за 1 квартал 2018 г. соответствует нормативному, равно как и срок сдачи 4-ФСС за 2 квартал 2018 г. А срок сдачи 4-ФСС за 9 месяцев 2018 г. немного продлен по причине попадания крайней даты на воскресенье. Но в данном случае это касается только отчета «на бумаге», при представлении формы электронно ничего не меняется.
Штрафные санкции за нарушение сроков подачи 4-ФСС
В ситуации, когда страхователем нарушены нормативные сроки подачи ф. 4-ФСС, какое наказание предусмотрено? Ответственность регулируется в ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ. Размер штрафных санкций равен 5 % от совокупной величины взносов на «травматизм», начисленных за 3 последних месяца периода (полных или неполных). Максимальный предел штрафа ограничен в 30 % от суммы взносов, минимальный равен 1000 руб.
Пример
Страхователь опоздал со сдачей бумажной формы за 9 мес. 2018 г. Законодательный срок сдачи 4-ФСС за 3 квартал 2018 г. установлен до 22.10.18 г., а общество предоставило данные только 17.12.18 г. Величина взносов к начислению за 3 кв. 2018 г. равна 2100 руб. Компании придется заплатить штраф, равный:
- 2100 руб. х 5 % х 3 мес. = 315 руб.
Т.к. данная сумма меньше минимального штрафа, страхователю придется уплатить 1000 руб. штрафа.
Кроме того, если нарушен электронный формат подачи отчета, по п. 2 стат. 26.30 установлен дополнительный штраф в 200 руб. за несоблюдение регламента предоставления сведений.
Независимо от режима налогообложения, все предприниматели обязаны сдавать в Фонд социального страхования ежеквартальный отчёт по установленной форме (4-ФСС). Отчёт сдаётся, даже если деятельность не велась и работникам не выплачивалась заработная плата. Такая отчётность называется нулевой и является обязательной. За просрочку сдачи отчёта фонд выставляет предприятию штраф. Чтобы этого избежать, необходимо точно соблюдать сроки, установленные законодательством.
Кто должен отчитаться по форме ФСС
Фондом социального страхования утверждена официальная форма 4-ФСС, по которой должны отчитываться предприниматели. В зависимости от численности наёмных работников, отчётность нужно сдавать либо на бумажном носителе (предприятия с численностью до 25 человек), либо в электронном виде по специализированным каналам связи. Юридические лица и индивидуальные предприниматели с численностью работников меньше 25 человек по желанию могут сдавать отчёт электронно. Следует помнить, что сроки сдачи электронной и бумажной отчётности разные, поэтому во избежание штрафа нужно заранее их изучить.
Для индивидуальных предпринимателей, не имеющих наёмных работников, предусмотрена возможность добровольного перечисления страховых взносов, а для отчётности специальная форма 4а-ФСС. Если предприниматель выплачивает заработную плату работникам, то он сдаёт форму на общих основаниях.
Отчётность ФСС отражает все платежи организации, связанные с начислением заработной платы и любого другого дохода работников. Ведомость сдаётся в территориальные органы фондов по месту нахождения организации (ИП по месту жительства).
Способы сдачи отчётности в ФСС
Существует несколько вариантов сдачи расчёта в соцстрах. Например, можно отнести отчёт на почту и отправить его заказным письмом с объявленной ценностью и описью вложения, или отвезти документ лично в филиал. Также можно предоставить ведомость по электронным каналам связи через специализированного оператора, подписав документ электронно-цифровой подписью.
Особое внимание стоит обратить на электронную отчетность, так как с каждым годом круг фирм, сдающих распечатанную отчётность ФСС вручную, сужается. С 1 января 2015 года электронный отчёт обязаны сдавать фирмы со среднесписочной численностью более 25 человек.
Для сдачи отчёта юридическое лицо должно получить электронно-цифровую подпись, которую выдают специальные удостоверяющие центры. В отличие от обычного росчерка, её очень трудно подделать. Отсутствие цифровой подписи делает сдачу отчётности невозможной, поэтому её получением нужно заниматься заранее.
Ежеквартальные в ФСС
Отчёт в фонд социального страхования считается предоставленным в день, когда документ был отправлен по почте или предоставлен в фонд. Подтверждением сдачи по почте считаются отметка на описи и распечатанная квитанция почтового отделения. Электронную сдачу подтверждает уникальный номер, присваиваемый оператором. Сроки отчётности в ФСС для всех едины. Поэтому нулевая отчётность сдаётся по общим правилам, несмотря на отсутствие начислений.
Все организации обязаны сдавать 4-ФСС четыре раза в год. Новые сроки сдачи вступили в силу с 2015 года. Согласно постановлению, расчёт на бумаге сдаётся до 20 числа месяца, следующего за прошедшим кварталом, а электронная версия − до 25 числа.
- первый квартал - 20 апреля;
- полугодие - 20 июля;
- девять месяцев - 20 октября;
- отчётность за год в ФСС - 20 января.
Установленные сроки являются обязательными, но в случае, если отчётная дата выпадает на праздничный или выходной день, то дата отодвигается на ближайший рабочий день.
Какие штрафы грозят предприятиям, если просрочить отчётность ФСС
Штрафные санкции фонда социального страхования не являются редкостью. Некоторые компании относятся к сдаче нулевой отчётности не очень серьёзно, ошибочно полагая, что отсутствие начислений не повлечёт за собой наказание.
Если сроки сдачи отчётности в ФСС пропущены, то на фирму налагаются следующие взыскания:
- 1000 рублей - не предоставление нулевой отчётности;
- 5% от начисленных платежей за последние три месяца - в случае наличия начислений;
- 30% от начисленных платежей - в случае злостного нарушения срока;
- 300-500 руб. - административный штраф на должностное лицо, отвечающее за своевременную сдачу документа.
Распространённые ошибки
Если в фонде по каким-либо причинам возникла переплата по взносам, то она не станет поводом для отмены штрафа. При подаче заведомо ложных сведений, в результате которых отчёт не был принят, компанию также могут оштрафовать.
Очень часто компании ошибочно занижают суммы взносов, и в результате платят меньше налогов. В таком случае существует своя линейка штрафов. Взыскание будет рассчитано от суммы недоплаты и составит 20%. Если фонд обнаружит, что это было сделано преднамеренно, то наказание увеличится до 40%. Такой же порядок выставления штрафов относится к взносам по травматизму.
Компании, которые согласно Федеральному закону 212-ФЗ, в зависимости от численности работников, обязаны отчитываться только в электронном виде, также будут оштрафованы на 200 рублей при подаче документации на бумажном носителе.
Как оспорить штрафные санкции
Когда отчётность сдаётся в электронном виде, часто возникают различные спорные моменты, которые можно опротестовать. Если нарушение сроков отчётности произошло по вине оператора, то такую ситуацию можно попробовать отстоять. Но при этом у компании должны быть неоспоримые факты, подтверждающие невиновность налогоплательщика. Оспаривать такие моменты нужно будет в судебном порядке.
Также на сумму штрафа могут повлиять суммы начислений в фонд. Очень часто взыскание рассчитывается от суммы налога за вычетом произведённых расходов. Штрафные санкции всегда исчисляются соразмерно степени виновности ответчика.
Правила оформления отчётности в ФСС
Несмотря на то, что форма отчётности периодически изменяется, и в её разделы вносятся корректировки, основные принципы заполнения всегда остаются постоянными.
Отчётность ФСС имеет титульный лист, содержащий обязательную информацию о страхователе, по которой его идентифицируют в филиале фонда. Важными реквизитами считаются: наименование фирмы и регистрационный номер, присвоенные фондом. Кроме этих данных, на титульном листе формы указываются: ОГРН, адрес компании, шифр плательщика.
Сдавать в соцстрах нужно только те разделы, которые содержат цифровую информацию. Пустые таблицы можно не предоставлять. В некоторых случаях фонд требует представить дополнительные документы для подтверждения произведённых расходов.
Нововведения, вступающие в силу с 2017
В настоящее время действует форма 4-ФСС в редакции приказа фонда от 04.07.2016 №260. Отчётность в ФСС за 3 квартал 2016 года нужно сдавать именно на этом бланке. В ближайшее время, а именно с 2017 года, расчёт по начислениям ждут новые перемены.
Администрирование социального налога переходит в руки налоговой инспекции. Это сделано с целью улучшить контроль над поступающими начислениями и снизить нагрузку страхователя. Сдача отчётности в ФСС с нового года будет отменена. Вместо старого документа, планируется применять Единый расчёт, который ежеквартально будет сдаваться в налоговую. В нём также будут объединены взносы в пенсионный фонд и фонд медицинского страхования (ФФОМС). Сдавать новый расчёт положено до 30 числа следующего за отчётным кварталом месяца.
И всё же формы отчётности ФСС по обязательному придётся сдавать в фонд. Для этого будет разработан новый специализированный расчёт.
При переходе на новый формат начисления взносов и сдачи Единого расчёта фондом будут проведены организационно-разъяснительные мероприятия. Со всеми налогоплательщиками будет проведена сверка платежей и предоставленной отчётности.
