Депонированная заработанная плата подразумевает некие денежные средства (наличные), выделяемые предпринимателям или иным организациям из государственной казны для выплаты жалования своим сотрудникам, но не выплачиваемые вовремя отдельным видам людей (находящимся в командировке, больничном, отпуске и т. д.).
Законодательная база
Отложенное вознаграждение (депонированная зарплата) регламентируется законодательством РФ, а именно:
- Налоговым Кодексом РФ (статья 226, п. 4 и п. 6)
- Конституцией РФ
- Положениями (№ 637)
- Приказами (№ 356)
- Инструкциями (№ 231, 148, 174)
- Гражданским Кодексом (статьи 196, 197)
- Кодексом об административных правонарушениях (ответственность за нарушения выплат денежных средств, статья 15.11)
- Трудовым Кодексом (статьи 136, 392, 141)
- Решениями (ЦБ № 40)
- Гражданско-процессуальным Кодексом (статья 264)
Когда возникает необходимость депонирования зарплаты?
Задепонировать заработанную плату возникает необходимость, если сотрудник вовремя не получил её в силу каких-либо веских причин:
- заработанные отгулы;
- больничный отпуск;
- плановый , полученный за отработанный год;
- временная невозможность ходить на работу по состоянию здоровья;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- смерть работника.
Время и дата получения вознаграждения за выполненную работу устанавливается начальником. Сумма подлежит к оплате наличными средствами, а не пластиковой карточкой.
Денежная сумма выплачивается в кассе. Заработная плата, не полученная на руки в положенный срок, хранится около 3 дней в кассе, а затем подлежит депонированию. Все оформляется документально, а работник становится депонентом.
Заработная плата может возвратиться в банковый отдел или остаться у главного бухгалтера или кассира, но только положенный срок, не более. В случае окончания периода выплаты заработной платы (4-5 дней) в ведомости ставится соответствующая пометка, и денежные средства признаются депонированными.
Зарплата фиксируется на специальном бланке (отчёте). Стоит учитывать, что денежные средства, которые вовремя не были получены нанимателем, также переходят в депонированную зарплату.
Учет депонированной заработной платы
Неполученное вознаграждение за выполненную работу фиксируется в книге учёта. Она хранится в пятилетний период времени, и начало её существования отсчитывают с первого числа начала нового календарного года, следующего за формированием депонированной зарплаты.
Невыданное вознаграждение за выполненную работу фиксируется счётом 76,4. Данный показатель относится к статье «Доход, не связанный с основной деятельностью».
Для начисления депонированной зарплаты применяются следующие записи в бумажном журнале:
- строка не выданных денежных средств (Д70 Л76.4);
- пункт возврата не выданных денежных средств в отделение банка (Д51 Л50);
- строка отправки депонированных денег в кассу предприятия по их запросу (Д50; К51);
- пункт выдачи ранее не выданных денежных средств работнику (Д76.4.К50).
Все показатели оформляются в виде таблицы, где фигурируют два лица:
- дебент (владелец депонированной заработанной платы);
- кредитор (служащий банка или кассир).
Отдельной графой прописывается наименования действий с депонированной денежной суммой:
- поступление денег;
- подоходный налог;
- получение денежных средств на депонированную зарплату;
- выплаты вознаграждения за хорошо выполненную работу за первый квартал;
- депонированная невыплаченная сумма;
- невыплаченная денежная сумма и возвращённая в отделение банка;
- списание ненужной зарплаты;
- перечисленная отделением банка, депонированная денежная сумма;
- получение работником предприятия невыплаченных ранее денежных средств (зарплаты).
Все показатели имеют индексацию, и каждая операция имеет свой код и счёт вместе с суммой денежных средств, выраженных в тысячах рублей.
По истечению 3 лет невыплаченная денежная сумма становится ненужной и кодируется счётом 91 – «Не реализованные расходы». Денежная сумма и счёт отражаются в бумажных записях под кодировкой (Д76.4 к 91).
Как происходит выплата депонированной заработной платы?
Сотрудник, ранее не получивший заработную плату, может получить ее, как только появится на рабочем месте. Работник обращается в бухгалтерию с письменным заявлением на получение депонированного вознаграждения. Ожидает ответа от кассира или бухгалтера. После ответа бухгалтерии (обычно на это уходит 1 день или несколько часов) сотрудник приходит к ним и после проведения всех трансмиссий получает свои денежные средства.
Отдел выдачи зарплаты обычно посылает запрос на возврат депонированных денежных средств их владельцу в банковское отделение, с которым сотрудничает данное предприятие или фирма.
Обращение работника за депонированными денежными средствами фиксируется в бумажных записях (счетах), которые отражают следующие пункты:
- Расчётный период. В данном пункте описывается получение денежных средств нанимателем на выплату зарплаты своим сотрудникам в каком-либо конкретном банке.
- Выплата сотруднику не полученной ранее зарплаты, которая уже перешла в депонированную.
Выдача вознаграждения за работу, даже если оно депонированное, производится по расходному чеку (кассовому).
Реестр депонированной з/п
Отдел бухгалтерии неполученную заработную плату фиксирует в книге регистрации документов. Перед тем как занести данные по новому депонированному счёту в неё, бухгалтер или кассир записывает в своих ведомостях фамилию работника, который не получил вовремя свои денежные средства, и ставит отметку о депонировании. Затем прописывает сумму, которая подлежит заморозке.
На основании всех данных бухгалтер вносит эти сведения в книгу регистрации документов, которая содержит в себе следующие разделы:
- информация о предприятии, которое депонировало счёт работника;
- датировка составления ведомости;
- диапазон времени выдачи заработной платы сотрудникам;
- № и датировка документа, по которому производились выплаты;
- персональные данные работника, который не сумел вовремя получить заработанную плату, за выполненную работу. Обязательно указываются статус сотрудника и его специальный цифровой код;
- денежная сумма, подлежащая депонированию;
- итоговые данные по книге регистрации;
- персональная информация работника, осуществляющего приём, хранение и учёт денежной наличности;
- информация о расчётно-кассовом обслуживании (РКО), которое осуществляет выдачу депонированной зарплаты.
Депонированное вознаграждение на предприятии подлежит обязательному внесению в книгу регистрации документов, но при её отсутствии все данные заносятся в книгу учёта.
Ведение документации необходимо, так как ведётся подсчёт депонированной зарплаты и остаточного долга на концовку месяца.
Образец реестра на депонированную заработанную плату можно .
Как получают депонированную заработную плату?
Порядок получения депонированной заработанной платы прописывается в трудовом соглашении между нанимателем и работником либо фиксируется в Уставе организации (внутреннем распорядке).
Работник может получить свои отложенные денежные средства:
- в день получения предоплаты (аванса);
- со следующей заработной платой;
- после написания заявления в отдел бухгалтерии на получение средств.
Депонированная зарплата выдаётся по расходному чеку (кассовому) и согласно ведомости. В кассовый чек вписывается персональная информация работника и его рабочий документ (удостоверение). В случае нескольких получателей на каждого сотрудника составляется отдельная ведомость.
Налогообложение депонированной зарплаты
Депонированная заработная плата налогами не облагается , так как все причитающиеся сборы уже были вычтены при начислении заработной платы (получают ее «грязными» деньгами, то есть зарплата с налогами). Повторное взимание отчислений недопустимо и влечёт за собой привлечение к ответственности.
Налогообложению подвергается зарплата, которая только идёт к начислению. Из неё вычитают подоходный налог и используют при этом упрощённую систему налогообложения, поэтому депонированная оплата труда работника уже не облагается налогом. Считается, что она уже получена на руки, а в положенный срок или нет – не имеет значения, так как в любой момент она будет передана законному владельцу.
Что делать, если за зарплатой никто не пришел?
Заработная плата, не полученная вовремя работником, в случае если сотрудник в положенный срок не пришёл за ней, через несколько дней подвергается депонированию и отправляется в банк.
Денежные средства, а именно заработную плату, может получить не только сам работник, но и доверенное лицо, но только при наличии документального подтверждения его полномочий.
Бухгалтер должен в обязательном порядке возвратить денежные средства на счёт банка, с которым сотрудничает предприятие, в течение 3 дней.
Сроки хранения
Денежные средства для оплаты труда работникам поступают из банковского отделения и подвергаются раздаче в течение 3 дней. У кассира деньги работников могут находиться около 5 рабочих дней. По истечению положенного срока зарплата подвергается депонированию и отправляется в банковое отделение, с которым сотрудничает организация или предприятие.
Денежные средства могут храниться в банке в течение 3 лет – это время исковой давности, предусмотренное законодательством РФ. По истечению этого времени не выданная ранее зарплата, превращённая в депонированную, становится ненужной. Она переходит в собственность организации и прописывается в документах, под наименованием «доход, не связанный с основной работой организации».
Общий срок хранения денежных средств в организациях банка равен 3 годам, так как в течение этого времени работник может обратиться в органы судебной инстанции с иском о возврате ему депонированной зарплаты, которую он не получил вовремя по каким-либо причинам.
З/п сотрудника, вовремя не полученная им, подвергается депонированию. Она хранится сначала у бухгалтера организации, затем в банке, и это позволяет сохранить денежные средства и получить их в любое время. Депонированные денежные средства обязательно фиксируются документально (ведомости, книга учёта и реестр), поэтому исключается возможность их потери навсегда.
Если сотрудник не получил вовремяналичную зарплату независящим от работодателя причинам (например, в связи с болезнью или командировкой сотрудника), бухгалтер должен ее депонировать.
При этом не имеет значения, из какого источника выплачивалась заработная плата:
Из денег, полученных в банке;
Из наличной выручки (тратить ее на выплату зарплаты позволяет пункт 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Порядок действия для депонирования заработной платы
Второе — подсчитать, сравнить и записать в итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 суммы:
Фактически выданных наличных денег;
Подлежащие депонированию и сдаче в банк.
Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».
Третье — составить реестр и внести в журнал учета депонированные суммы. Так как формы реестра и журнала для коммерческих организаций не утверждены, их можно разработать самостоятельно и утвердить в виде приложения к учетной политике. Обязательные реквизиты реестра и журнала учета содержатся в пункте 4.6 Положения о ведении кассовых операций.
В качестве образца можно взять форму, утвержденную для автономных, бюджетных или казенных учреждений приказами Минфина России от 23.12.2010 № 183н, от 16.12.2010 № 174н и от 15.12.2010 № 173н . Данными приказами также утверждена книга аналитического учета депонированной оплаты труда.
После оформления реестра депонированных сумм бухгалтеру необходимо:
Заверить своей подписью формы № Т-49 или № Т-53 ;
Реестр и журнал депонированных сумм;
Передать документы (ведомость по форме № Т-49 или № Т-53 , реестр и журнал депонированных сумм) для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру, а при его отсутствии — руководителю компании.
Четвертое — оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2 на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на последней странице формы № Т-49 или формы № Т-53 .
Пятое — сдать в банк депонированные суммы заработной платы.
Когда депонировать невыданные суммы
Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права (абз. и п. 1.4 Положения о ведении кассовых операций).
Деньги на выплату зарплаты получены в банке. Для компаний, которые получают денежные средства на оплату труда в банках, эта проблема не существует. Напомним, что деньги на выдачу заработной платы можно держать в кассе организации не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций). Не полученную работниками заработную плату сдают в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.
Зарплата выдавалась из наличной выручки. Компании, получающие наличную выручку, могут не снимать деньги на оплату труда в банке, а выдавать их из кассы. При этом нужно помнить, что деньги в кассе, которые предполагается потратить на зарплату, продолжают оставаться наличной выручкой. Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок выдачи заработной платы в этом случае не применяется. Зарплата выдается в один день, а не полученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.
Бухгалтерский учет депонированной заработной платы
Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).
Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
— начислена заработная плата;
— удержан НДФЛ с суммы заработной платы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
— выплачена заработная плата за минусом НДФЛ.
Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Депонирование заработной платы отражается проводками:
— депонирована сумма неполученной зарплаты;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.
Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
— выдана депонированная зарплата.
При выдаче депонированной зарплаты оформляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Сведения о выданных депонентах вносят в книгу учета депонированной заработной платы или в карточку депонента. Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99). В этом случае бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1
— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.
Рассмотрим порядок депонирования сумм заработной платы на примере.
Пример 1. 30 августа года сотрудникам торговой компании ООО «Подарок» была начислена заработная плата за август года.
4 сентября компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 350 000 руб. Эта сумма оприходована в кассу компании.
Кассир ООО «Подарок» выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с 4 по 6 сентября по платежной ведомости. В период выплаты заработной платы за ее получением не явились два сотрудника:
— С.Т. Матвеев (был в командировке). Сумма причитающейся ему заработной платы — 13 871 руб.;
— Г.Г. Тарасов (болел). Сумма причитающейся ему заработной платы — 17 400 руб.
В конце дня 6 сентября кассир ООО «Подарок» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.
Депонированная заработная плата была выдана:
В бухгалтерском учете ООО «Подарок» были сделаны проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
— 1 350 000 руб. — начислена заработная плата за август 2013 года. Сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 31 271 руб. — депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 13 871 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за август С.Т. Матвееву;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 17 400 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за август Г.Г. Тарасову.
Депонирование заработной платы и страховые взносы
Сроки уплаты страховых взносов с зарплаты во внебюджетные фонды (кроме страховых взносов на травматизм) не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Взносов на травматизм нужно перечислять в день:
Установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;
Установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам и условие о страховании от несчастных случаев предусмотрено в договоре.
Такой порядок установлен:
Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.
НДФЛ при депонированиии заработной платы
Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.
Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае компания должна перечислить НДФЛ в день получения денежных средств на выплату дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам.
Пример 2. За июль слесарю ООО «Мастер» А.Н. Макарову (1975 года рождения) была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы равен 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). Срок для выплаты зарплаты, установленный в трудовом договоре, — 5-е число следующего месяца. 2 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.
Деньги на выплату заработной платы сотрудникам были получены из банка. Страховые взносы на травматизм компания уплачивает по тарифу 0,2%.
В бухгалтерском учете компании сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 50 000 руб. — начислена заработная плата А.Н. Макарову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 8000 руб. (50 000 руб. × 16%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 3000 руб. (50 000 руб. × 6%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 1450 руб. (50 000 руб. × 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 2550 руб. (50 000 руб. × 5,1%) — начислены взносы на обязательное медицинское страхование;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 100 руб. (50 000 руб. × 0,2%) — начислены взносы на травматизм;
— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет;
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
— 1450 руб. — перечислены взносы на ссоциальное страхование;
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование;
— 100 руб. — перечислены взносы на травматизм;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. (50 000 руб. − 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк депонированная зарплата;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. — получены деньги на выплату заработной платы;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.
Если депонированная зарплата выплачивается из наличной выручки, компания должна удержать начисленную сумму НДФЛ при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить налог нужно на следующий день (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример 3. Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «Мастер» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать бухгалтеру?
Проводки после 31 июля будут следующими (для упрощения примера проводки по сдаче в банк сверхлимитного остатка наличных денег в кассе, не приводим):
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51
— 100 руб. — перечислены страховые взносы на травматизм;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована заработная плата, не полученная работником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк сумма депонированной зарплаты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная заработная плата за вычетом НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы сотрудника;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 8000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» КРЕДИТ 51
— 1450 руб. — перечислены страховые взносы на социальное страхование;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» КРЕДИТ 51
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование.
Большинство предприятий предпочитают проводить расчеты с работниками по заработной плате в безналичном порядке, перечисляя деньги на его счет. Поэтому понятие «депонированная заработная плата» встречается сегодня крайне редко. Но в организациях, проводящих оплату труда через кассу, ситуация, когда заработок не получен работником вовремя может встречаться. Рассмотрим в статье, как поступить бухгалтеру в этом случае, чтобы не превысить лимит кассы и не нарушить законодательство по труду и бухгалтерскому учету.
Депонированная заработная плата. Что это такое?
Под депонированной зарплатой понимаются денежные средства, предназначенные для оплаты труда работника, не полученные им своевременно. Для того чтобы не нарушать правил хранения денежной наличности в кассе и не превышать установленный лимит, такие средства депонируют.
Факт неполучения заработка в установленные сроки никак не отражается на порядке удержания, начисления и перечисления налогов по этой сумме. Все расчеты по налоговым платежам осуществляются еще на этапе начисления заработка.
Причины возникновения депонированной заработной платы могут быть разными. Чаще всего это:
- отпуск;
- пребывание в командировке;
- болезнь работника;
- смерть и т.д.
Если депонированная заработная плата возникла по вине работодателя, по причине его нежелания выдать деньги, то налицо факт нарушения трудового законодательство. Такое деяние наказуемо.
Сколько хранится зарплата в кассе?
Наличные средства, полученные для проведения расчетов с персоналом по оплате труда, могут храниться в кассе без нарушения законодательства 3 дня. По истечении этого срока неполученные деньги должны быть возвращены на расчетный счет работодателя. Зарплатная ведомость закрывается. Вместо подписи работников, которые не получили зарплату, кассир пишет слово «депонировано».
После подсчета всех итоговых сумм в ведомости остаток в кассе возвращается в банк. Работодатель обязан хранить неполученную в срок зарплату 3 года (срок давности, определенный законодательством). По завершении трехлетнего периода невостребованная зарплата может быть зачислена в его доход как прибыль по неосновной деятельности.
Депонированная зарплата отражается в отдельной книге, которую необходимо хранить на протяжение пятилетнего срока.
Как оформить документы по возврату средств
Законодательством установлена обязанность работодателя вести реестр депонированных сумм. Аналитический учет таких операций ведется в книге аналитического учета депонированных сумм. Записи в этой книге следует проводить своевременно по мере совершения операций.
Как получить депонированную зарплату
Порядок действий бухгалтера при депонировании зарплаты и выдачи ее по требованию работника четко определен. Если в установленные сроки сотрудник не пришел за своим заработком в кассу, то ведомость закрывается. Напротив фамилии такого работника ставится запись «депонировано».
Если сумма не большая и не превышает установленный руководителем предприятия и согласованный с банком лимит, то она в зависимости от обстоятельств на усмотрение главного бухгалтера может не сдаваться в банк, а храниться в кассе до востребования.
Например, если крайний срок выдачи зарплаты пятница, но точно известно, что во вторник работник вернется из командировки. Если сумма его заработка небольшая, то можно хранить ее в кассе до того момента, как работник возвратится из командировки и приступит к своим профессиональным обязанностям.
Если депонированная заработная плата превышает установленный лимит, то кассир вносит деньги на расчетный счет.
Работодатель обязан выдать неполученный заработок депоненту по его устному или письменному заявлению. Если средства сданы в банк, то потребуется день на предварительное бронирование и получение этой суммы с расчетного счета в кассу. Работник, если его это устраивает, может получить депонированную зарплату в день получения очередного аванса.
На предприятии может быть установлен специальный день выдачи депонированных сумм. Порядок выдачи таких средств должен быть закреплен в учетной политике. Выплата депонированной зарплаты работнику оформляется расходным кассовым ордером.
Бухгалтерский учет депонированных сумм
Синтетический учет депонированных сумм ведется на счете 76. Читайте также статью: → “ ». По отношению к предприятию депонент выступает в качестве кредитора. Учет неполученной в срок зарплаты у работодателя ведется следующим образом:
Пример. 27 ноября на выдачу заработной платы на предприятии в кассу организации было получено 500000 рублей. Из них 300000 рублей выдали в этот же день из кассы, а 200000 выдано двум раздатчикам зарплаты в подразделениях организации. 29 ноября раздатчики вернули обратно не выданную заработную плату в размере 100000 рублей.
Бухгалтер сделал следующие записи:
| Дата | Корреспонденция счетов | Сумма | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |||
| 27.11 | 50 | 51 | 500000 | Снято в кассу для выдачи зарплаты |
| 27.11 | 70 | 50 | 300000 | Выдана зарплата из кассы |
| 27.11 | 71 | 50 | 200000 | Выдана сумма для выплаты зарплаты раздатчикам |
| 29.11 | 70 | 71 | 100000 | На сумму выданной раздатчиками зарплаты |
| 29.11 | 50 | 71 | 100000 | Возвращена не выданная раздатчиками зарплата |
| 29.11 | 70 | 76/4 | 100000 | Депонирована зарплата |
| 29.11 | 51 | 50 | 100000 | Неполученная в срок зарплата сдана на расчетный счет |
Налоговый учет с депонированных сумм
НК РФ закреплена обязанность работодателя выполнить удержания налога из дохода работника при его выплате. Днем выдачи этого дохода для расчетов по НДФЛ признается последний день того месяца, за который начислена зарплата согласно трудового соглашения. Налоговый агент должен перечислить удержанные налоговые платежи по зарплате не позднее того дня, когда им сняты деньги с расчетного счета на выдачу заработка работникам предприятия.
Таким образом, порядок начисления и перечисления НДФЛ в связи с депонированием зарплаты и выдачей ее впоследствии для налогового агента совпадает с общеустановленным.
Списание денежных средств со счета
Встречаются ситуации, когда по окончании срока исковой давности, физическое лицо так и не обратилось к работодателю с просьбой о выплате не полученного вовремя заработка. По истечении 3 лет суммы неистребованной депонированной зарплаты не могут числиться на 76 счете. Их необходимо списать на доходы или на финансовый результат деятельности экономического субъекта. Такие суммы обязательно должны быть подтверждены результатами инвентаризации.
Списание их на финансовый результат оформляется приказом руководителя организации, который издается по итогам инвентаризации. Не в каждом случае работодатель готов выплатить депонированную зарплату по требованию работника. Просьбы физического лица о выдаче причитающихся ему сумм могут быть проигнорированы. В таком случае работнику нужно обратиться в инспекцию по труду и взыскать сумму долга в принудительном порядке.
Если работодатель не пошел на встречу в этом вопросе и после обращения в инспекцию, физическое лицо вправе обратиться в суд. Воспользоваться таким правом работник может в течение 3 лет с момента депонирования его заработка. Рассмотрим списание неполученной вовремя зарплаты на примере.
По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности установлено, что по депонированной зарплате в сумме 10000 рублей завершился срок исковой давности. В связи с чем, приказом директора предприятия определена необходимость списания этой суммы:
- Дт76/4 Кт91 = 10000.
Ответы на актуальные вопросы
Вопрос №1. По результатам инвентаризации в октябре установлена кредиторская задолженность по не выданной зарплате, сложившаяся более 3 лет назад. В соответствии с приказом по предприятию эта сумма просроченной задолженности была списана. В ноябре в организацию обратился бывший сотрудник с просьбой выдать ему эту зарплату. Обращения в суд с его стороны не было. Правомерна ли его просьба, если дебиторская задолженность уже списана?
Да, просьба сотрудника выдать ему депонированную более 3 лет назад зарплату находится в рамках закона. Законодательно время, когда работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему неполученный заработок, не ограничено. Такой срок установлен лишь для обращения в суд. Даже если трехлетний срок закончился, работодатель может выплатить задолженность. В таком случае нужно восстановить депонированную зарплату:
Дт91 Кт76/4.
После чего выдать в установленном на предприятии порядке:
Дт76/4 Кт50.
Вопрос №2. Как определить время, когда необходимо списать депонированный заработок по причине окончания срока исковой давности?
В первую очередь необходимо определить, от какой даты начинается отсчет срока исковой давности. Для этого нужно принимать во внимание документы, в которых установлен срок осуществления расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии. Например, Правила внутреннего трудового распорядка или трудовое соглашение. Отсчет срока начинается со следующего дня после выдачи зарплаты. В случае если работник обратился работодателю с просьбой о выплате депонированной зарплаты, и ему было отказано в этом, в течение 3 месяцев он может подать иск в суд.
Вопрос №3. В какие сроки работник может получить депонированную зарплату после обращения с просьбой о выдаче к работодателю?
Если речь идет о небольшой сумме, которая хранится в пределах установленного лимита в кассе, депонированная зарплата может быть выдана сотруднику с течение дня. Если же в кассе нет такого количества наличности, то работник может получить свой заработок:
- при получении аванса;
- или в ближайший день выдачи зарплаты на предприятии;
- или в специальный день выдачи депонированных сумм, если он установлен на предприятии.
Вопрос №4. Когда необходимо перечислить НДФЛ по депонированному заработку?
Если источником наличных денег на выдачу зарплаты на предприятии является банк, то НДФЛ придется заплатить не позднее их получения. Если же зарплата выдается за счет каких-либо прочих источников, то можно перечислить налог, когда сотрудник получит зарплату. Но для удобства бухгалтера и повышения точности расчетных операций лучше заплатить НДФЛ по всей зарплате.
Вопрос №5. В какие сроки надо отнести к расходам суммы депонированной зарплаты на предприятии, применяющем ОСН?
Включение в расходы депонированного заработка зависит от метода определения налога на прибыль, применяемого предприятием. Для целей бухучета депонированные суммы следует относить к расходам периода, когда они были образованы. А для целей налогового учета, если предприятие применяет метод начисления, депонированная зарплата относится к расходам по аналогии с бухучетом. Расхождений между налоговым и бухгалтерским учетом при этом не возникнет.
Но когда применяется кассовый метод, депонированную зарплату нельзя относить к расходам до того момента, пока она не будет выплачена работнику. Это приводит к появлению вычитаемой временной разницы и, следовательно, к образованию отложенного актива. Его можно будет списать после погашения задолженности по зарплате перед сотрудником.
Звонок в один клик
Заработная плата работнику выдается в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). А если в согласованный день выплаты сотрудник отсутствовал на работе и не смог получить свои деньги? Ответ один - зарплату придется депонировать.
Что такое депонирование заработной платы
Депонированная заработная плата возникает только тогда, когда работники плату за свой труд получают наличными из кассы.
Ведь чтобы перечислить зарплату на банковский счет работника, его присутствие на работе не обязательно. Другое дело - выдача наличных. Если работник в день выдачи зарплаты отсутствовал и не поручал получить деньги другим лицам, его зарплата останется невыплаченной. А значит, подлежит депонированию.
Депонирование заработной платы - это отражение ее как неполученной в первичных учетных документах и бухгалтерском учете.
Отражаем депонирование в первичке и учете
Выплата заработной платы из кассы, как правило, оформляется или ведомостями. При неполучении зарплаты в установленный срок напротив фамилии такого работника делается отметка «Депонировано» в графе, предназначенной для подписи.
На суммы депонированной заработной платы в бухгалтерском учете необходимо сделать запись:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Суммы невыплаченной зарплаты придется сдать обратно в банк, если из-за нее будет превышен лимит кассы (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Если в последующем депонированная заработная плата будет выдана из кассы, нужно сделать бухгалтерскую проводку:
Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 50 "Касса".
В последнее время такое понятие, как депонированная заработная плата, уже не настолько актуально, как это было буквально несколько лет назад. Причиной этому является то, что большинство фирм и предприятий выплачивает зарплату своим сотрудникам на пластиковые карты.
Но наряду с этим остались такие предприятия и мелкие фирмы, которые выплачивают зарплату своим сотрудникам через кассу организации.
По этой причине бухгалтеру следует знать, как осуществляется выплата депонированной заработной платы.
Нужно сразу же сказать о том, что порядок действия зависит от конкретной ситуации. Допустим, бывают случаи, когда работник не успел получить свою зарплату из-за срочной командировки, больничного или отпуска, но есть и такие ситуации, когда зарплату не выдали из-за проблем на предприятии.
Бухгалтер и кассир организации должны знать, как правильно вести себя в той или иной ситуации и что такое депонирование заработной платы.
От этого зависят результаты проверки деятельности предприятия, которую может провести любой орган местной власти. Поэтому нужно грамотно следовать всем требованиям законодательства.
Что нужно делать при неполучении работником начисленных ему денежных средств?
Для начала следует разобраться с тем, что же такое депонирование заработной платы. Депонированная зарплата обозначает определенную часть начисленной к выплате зарплаты, которая вовремя не была получена сотрудником.
В соответствии с Положением ЦентроБанка России, в кассе предприятия существует определенный лимит финансовых средств.
И если сумма, которую сотрудник не получил на руки, превышает данный лимит, то ее нужно депонировать, а затем передать на хранение в обслуживающий банк. И уже там эта сумма ложится на счет организации.
Очень важный факт, о котором должен помнить любой работодатель, состоит в том, что депонированная зарплата не должна образовываться по его вине. То есть такая ситуация может возникать только из-за вины работника или по его личному желанию.
Самые распространенные причины, по которым возникает такая ситуация, это:
- отбытие в командировку;
- отпуск;
- нахождение на больничном;
- гибель работника и иные ситуации.
Обычно все работники предприятия должны получать причитающиеся им выплаты в течение 3 дней. Если этого не происходит, тогда появляется необходимость депонировать сумму средств и отправлять ее назад в банк.
Если говорить о лимитах средств, которые могут находиться в кассе предприятия, то они устанавливаются самим работодателем. Но с учетом рекомендации обслуживающего банка.
Как происходит процесс передачи невыплаченной зарплаты в банк?
После того как установленные сроки проходят, ответственный сотрудник предприятия обязан передать часть невыплаченной зарплаты назад в банк и закрыть ведомость. В ведомости напротив фамилии сотрудника, который не получил свою зарплату, проставляется слово «депонировано», а сама сумма выплат зачисляется в графу «Межрасчетные выплаты». В целом, перед тем как отправить деньги в банк, материально ответственное лицо должно провести сверку средств.
Сумма средств депонированной зарплаты может находиться на счету неопределенное количество времени. Но спустя 3 года она переносится на доходы предприятия и отображается в графе «Прибыль, не связанная с основной деятельностью». До этого же времени она считается невостребованной. А вот книга учета депонированной зарплаты должна храниться на предприятии на протяжении 5-ти лет. Датой начала хранения принято считать 1 января будущего года.
И еще один нюанс: в справке о доходах такого сотрудника эта часть зарплаты все равно будет отображаться, и неважно, выдана она ему на руки или нет. Исключением может являться ситуация, когда эти документы истребует суд в рамках любого заседания. Но в таких случаях должен составляться специальный акт изъятия.
Как осуществляется учет депонированной оплаты труда?
Депонированная плата становится одной из причин образования кредиторской задолженности на предприятии. Учет этой суммы происходит на счете 76-4.
Затем при ОСНО эти средства относятся на расходы того календарного месяца, когда были начислены.
По истечении 3 лет, если депонированная сумма не была востребована, она переносится на «Внереализационные расходы».
Но здесь все зависит от типа системы налогообложения, которую использует предприятие. Например, при общей системе депонированную заработную плату можно отображать и на начисленных налогах.
В самом реестре сумма этого вида зарплаты и номер расходника проставляются в графе «Дебет», а вот в графе «Кредит» пишут дату возникновения данной суммы.
Согласно действующему порядку, реестр заводит кассир один раз в год. В случае если в течение этого года данная сумма не выплачивается сотруднику, то ее зачисляют в спецреестр на будущий год. Кроме этого, следует выполнить ряд проводок, которые и помогут отнести эту сумму денежных средств на нужные счета.
Если же говорить о налогообложении данных средств, то дополнительные налоги на эту часть зарплаты не начисляются и с сотрудника никакие платежи не взимаются. Конечно, регламент уплаты налоговых сборов из этой суммы денежных средств зависит от того, какую именно систему использует конкретное предприятие.
Что должен делать сотрудник?
Если сотрудник решил забрать причитающуюся ему зарплату, которую он не успел вовремя получить, то он должен обратиться в бухгалтерию предприятия и попросить выплатить ему эту сумму. Выплата депонированной зарплаты происходит согласно установленному порядку, который действует на предприятии. Все правила прописаны в уставе предприятия и в документах, которые регламентируют внутренний распорядок в организации.
Если же сотрудник не получил свою зарплату по вине работодателя, то такая сумма не считается депонированной. Это просто задолженность по выплатам, но никак не депонированная заработная плата.
В целом в ст. 136 действующего Трудового кодекса прописано, что каждый сотрудник должен получать причитающуюся ему зарплату по своему основному месту работы. Если работодатель заставляет ехать в офис, что находится в другом конце города, то это считается задержкой в выплате, а не депонированием. А вот если задержка произошла из-за непредвиденных причин, которые образовались со стороны работника, то тогда нужно говорить о депонировании.
Каждый работник может обратиться за выплатой такой зарплаты в кассу предприятия или же непосредственно к бухгалтеру организации. Но если сотрудник обратился в кассу, то кассир обязан моментально сообщить бухгалтеру о данной ситуации. Последний оформляет запрос и отправляет заявку в банк. Если же кассиру поступает письменное заявление от работника, то изначально он должен передать его секретарю для регистрации.
Выдача депонированной зарплаты происходит по ордеру. После этого номер ордера и дата выплаты проставляются в книге депонентов. Все эти операции фиксируют в кассовой книге. Ну и, конечно, происходят такие выплаты через кассу предприятия.
О чем важно помнить?
Для того чтобы не допустить развития нежелательных последствий как для стороны предприятия, так и для самого сотрудника, важно соблюдать все установленные стандарты и законы. Поэтому бухгалтер и кассир предприятия должны хорошо понимать, что такое депонирование и как этот процесс отображается на внутренней бухгалтерии организации.
В целом депонирование относится к кассовым операциям. Существует несколько вариантов выплаты депонированных денег через кассу, а именно:
- В момент возникновения ситуации, когда нужно депонировать определенную сумму, лимит в кассе не превышен. В такой ситуации деньги хранятся в кассе до момента их выплаты сотруднику или до истечения 3 лет.
- В случае когда лимит средств в кассе был превышен, кассир обязан отправить излишек в банк.
Бывают ситуации, когда кассир не отправляет деньги в банк по истечении трех дней. Конечно, это является прямым нарушением закона. Но иногда суд идет навстречу работодателю, если тот доказывает, что сотрудник должен был вернуться из командировки в течение нескольких дней, или как-то по-другому объясняет суду, почему они не отправили деньги своевременно в банк. Но не стоит надеяться на такой вариант, нужно все делать по правилам.
