Замена отпуска денежной компенсацией не теряет актуальности: с одной стороны, работодателю не нужно думать, кем заменить работника во время его отпуска, с другой — работник получает двойную оплату за этот период. Однако не стоит забывать и о том, что право на ежегодный отпуск гарантировано федеральным законодательством. Как в этом случае быть? О нюансах выплаты денежной компенсации вместо отпуска и о том, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, пойдет речь в этой статье.
Замена отпуска денежной компенсацией — когда это возможно?
Многие думают, что отпуск — это дело добровольное и работник сам вправе решить, идти ему отдыхать или воспользоваться правом на замену отпуска денежной компенсацией. На самом деле ежегодный отдых продолжительностью не менее 28 календарных дней — это в некотором роде обязанность, предусмотренная ТК РФ. Если же по каким-либо причинам, например в связи с особенностями осуществляемой работником трудовой деятельности либо проживанием в регионе с особыми климатическими условиями, длительность такого отпуска превышает 28 дней, то можно дни сверх установленного минимума не «отгуливать», а получить за них компенсацию.
Замена же денежной компенсацией части отпуска — право работника, которое можно реализовать посредством подачи соответствующего заявления . Работодателю права по собственной инициативе ограничить права сотрудника на причитающиеся ему дни отдыха закон не предоставляет, но вот выплатить компенсацию или отправить работника отдыхать в течение всего положенного срока — это уже решать именно работодателю. Решение принимается, как правило, с учетом потребности в работе данного сотрудника, производственных особенностей, возможности предприятия нести дополнительные материальные затраты на выплату компенсаций и особенностей личности работника, обратившегося за получением компенсационной выплаты.
Когда невозможна замена отпуска денежной компенсацией?
Итак, несмотря на то что работник имеет право на получение денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска, это, скорее, исключение, чем правило. К тому же далеко не все категории граждан могут отказаться от положенного отпуска в пользу денежной надбавки. Например, не могут отказаться от дней отдыха, в соответствии с нормами трудового законодательства (ст. 126 ТК РФ), работники, не достигшие возраста совершеннолетия (18 лет) и беременные женщины.
Следует также сказать, что дополнительные отпуска, предоставляемые гражданам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам также придется использовать, потому как вышеуказанная норма права в этом случае запрещает замену отпуска денежной компенсацией .
Все остальные категории сотрудников наделены правом подачи работодателю заявления о замене части отпуска, превышающего установленный минимум (28 календарных дней), денежной компенсацией. Хотя решать, удовлетворить требования сотрудника или нет, будет работодатель.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении (пошаговый расчет)
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск производится точно так же, как и расчет отпускных. При расчете компенсации учитывается:
- среднегодовой заработок работника с учетом премий и поощрений;
- периоды, когда работник находился на больничном, в командировках или неоплачиваемых отпусках.
Годовой заработок работника делится на 12 месяцев, затем — на среднее количество дней в месяце. Получившаяся сумма будет означать средний заработок за 1 день. Дневная зарплата умножается на количество дней отпуска, за которое вы хотите получить денежную компенсацию. Получавшаяся сумма и будет итоговым размером выплаты, с которой, как и с любого другого дохода физического лица, должен быть уплачен НДФЛ в размере 13% от начисленной суммы. Таким образом, от получившейся в ходе расчета суммы выплаты нужно отнять 13% — и получите итоговый размер полагающейся вам компенсации.
Вопрос о возможности получить денежные средства в счет неиспользованного отпуска беспокоит многих работников. Сотрудники желают приобрести свою материальную компенсацию и, между тем, продолжать трудиться.
Особенно актуален данный вопрос для лиц, которым отпуск был перенесен. В их ситуации продолжительность отдыха становится дольше стандартной нормы, которой в обычной ситуации достаточно, чтобы полноценно отдохнуть.
Тонкости неиспользованного отдыха работника
Ст. 126 ТК РФ свидетельствует, что работнику предоставлено право получить компенсацию. Тем не менее, следует понимать, норма сформулирована таким образом, что эта возможность не абсолютна. То есть работник и работодатель должны прийти к соглашению о замене отпуска компенсацией. Одно лишь желанию сотрудника не является основанием для расчета и выдачи денежных средств за не предоставленные ему дни отдыха.
Кроме того, законодатель определил работников, которые не могут воспользоваться соответствующим правом:
- беременные женщины;
- работники, не достигшие совершеннолетия;
- сотрудники, осуществляющие работы с вредными, опасными условиями труда.
Получить денежные средства за неиспользованные дни отдыха вправе без исключения все работники при оформлении увольнения.
Приобрести расчет сотрудник сможет в последний день работы. при этом рассчитываются пропорционально отработанному сроку.
Кому положено?
Ст.126 ТК РФ свидетельствует, что работник по собственной инициативе вправе неиспользованные дни отпуска заменить материальной компенсацией. Однако воспользоваться такой привилегией смогут далеко не все работники. Если человеку положен отдых в течение 28 календарных дней, то у него нет права на замену.
Законодатель предусмотрел такую возможность только для тех работников, у которых продолжительность отпуска более стандартного периода. Это возможно в той ситуации, когда сотрудник вправе претендовать на дополнительные сутки отдыха в году. Работникам отдельных профессий причитается удлинённый отпуск. Они также могут заменить дни отдыха, превышающие 28 суток, денежной компенсацией.
Категории работников, которые способны претендовать на удлиненный отпуск, определены в Постановлении Правительства № 466. Например, к ним причисляются педагогические работники, руководители образовательных организаций, их заместители, а также лица, замещающие аналогичные должности в структурных подразделениях таких учреждений.
Право на удлиненный отпуск имеют несовершеннолетние работники. Им положен ежегодный отдых на протяжении 31 календарного дня. Однако на них не распространяется действие положения о замене отпуска денежным возмещением. Трудовое законодательство напрямую ограничивает такую возможность несовершеннолетним работникам.
В соответствии с ФЗ № 79 государственные гражданские служащие, которые замещают высшие и главные должности имеют 35дневный ежегодный возмещаемый отпуск. Для муниципальных служащих период отдыха — 30 дней (для отдельных сотрудников больше).
Также на удлиненный отпуск имеют правомочие иные категории работников, находящихся на государственной службе:
- судьи – от 30 рабочих суток ;
- сотрудники прокуратуры, полиции, таможни – от 30 календарных дней .
Инвалиды и пожилые работники вправе претендовать на удлиненный отпуск, его продолжительность – 30 календарных дней.
Также необходимо отметить следующие категории работников:
- спасатели профессиональных служб– 30-40 суток (конкретный срок определяется стажем);
- члены СФ и депутаты ГД – 42 дня;
- граждане, которые выполняют работы с химическим оружием – 49 или 56 дней (определяется конкретными условиями труда);
- сотрудникам медицинских организаций, которые занимаются диагностикой и лечением ВИЧ больных или же работают с материалами, содержащими соответствующий вирус – 36 рабочих дней.
Дополнительные дни отпуска положены следующим лицам:
- Осуществляющим функцию в условиях ненормированного трудового дня.
- Занятых на вредных или опасных производствах.
- Лицам, принимавшим участие в ликвидации результатов катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также проживающим в период аварии в данной местности.
- Работники, трудящиеся в районах КС.
- А также некоторые другие категории.
Сколько дней можно возместить?
Сколько конкретно дней будет возмещено сотруднику определённо в каждом конкретном случае с учетом продолжительности оплачиваемого периода отдыха.
Приведем наглядные примеры.
Руководитель отдела продаж Иванов А.П. заключил с оговоркой о ненормированном рабочем дне. Ст.119 ТК РФ определяет, что он вправе получить 3 дополнительных дня к отпуску. Таким образом, по своему желанию Иванов А.П. может заменить отдых в этот период денежной компенсацией.
У помощника прокурора Алексеевой П.Г. каждый год оплачиваемый отпуск равен 30 календарным суткам. Она может подать письменное заявление на замену 2 суток денежной компенсацией.
Интересная складывается ситуация, когда отпуск работника переносится на следующий год. Например, из-за объективной необходимости сотрудник был отозван из ежегодного оплачиваемого периода отдыха. У него остались дни отпуска. В данной ситуации в следующем году его отдых будет превышать стандартные 28 дней. Даже в том случае, если он не имеет каких-либо оснований на получение дополнительных дней отпуска. Теоретически складывается ситуация, в которой работник может заменить часть отдыха денежной компенсации. Однако на практике дело складывается иначе.
Законодатель в ст. 126 ТК РФ уделил внимание этому моменту. Если был произведен перенос отпуска на какой-либо рабочий год, то денежную компенсацию сотрудники вправе выбрать для части, которая превосходит 28 календарных дней.
Проиллюстрируем такую ситуацию примером.
Бухгалтер Семичева Л.Б. имеет инвалидность. Продолжительность ежегодного отпуска для нее равна 30 календарным дням . На 2017 год был перенесено 6 дней отдыха Семичевой Л.Б. с 2014года. Таким образом, суммарная продолжительность отпуска равна 36 дням (одна часть – 30 дней, вторая часть – 6 дней). Сотрудница правомерно получит денежное возмещение за 2 дня, то есть за первую часть, которая превосходит 28 дней.
Порядок замены отпуска денежной компенсацией
Процесс замены регламентирован трудовым законодательством. Для правомерной процедуры нужно пройти следующие стадии:
- заявление;
- приказ;
- запись в личную карточку работника;
- преобразования в график отпусков.
Заявление сотрудника
Процесс замены отпуска компенсацией инициируется работником. Именно по его письменному согласию работодатель может произвести соответствующие операции. Свою волю сотрудник выражает в письменном виде путем оформления заявления. Законодатель не определяет какую-либо строгую форму данного обращения.
Необходимо оформить «шапку» заявления, поставить дату и личную подпись. Данное обращение передаётся работодателю. Запись о нем делается в журнале регистрации заявлений. Он ставит свою резолюцию.
Но перед этим необходимо проверить наличие оснований для проведения замены времени отдыха компенсацией. При отсутствии таковых причин работодатель вправе отвергнуть обращение работника. Заявлений последнего не является безусловной причиной для выплаты денежного вознаграждения за неиспользованные отпуска. В случае отсутствия оснований для увеличения отпуска замена признается незаконной.
Приказ
После того как работодатель пришел к выводу о возможности замены доли отдыха денежной компенсацией и подписал заявление сотрудника, он издает приказ. Именно этим документом оформляются все ключевые действия.
В приказе о замене отпуска должна быть в обязательном порядке указана следующая информация:
- Дата его издания и номер.
- Ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса.
- ФИО работника, его табельный номер, должность и конкретное место работы, в котором он осуществляет трудовую функцию.
- Дни отпуска, заменяемые компенсацией.
- Причину для издания приказа – обращение сотрудника (дата, регистрационный номер).
- ФИО руководителя, издавшего приказ.
Работник должен быть уведомлен о приказе под роспись.
В специальной графе он указывает дату и ставит свою роспись. Сведения о приказе должны быть занесены в специальный журнал регистрации, который хранится в течение пяти лет.
Внесение записи в личную карточку и график отпусков
Завещающим этапом процедуры оформления замены является внесение сведений в личные данные работника, а также изменений в график отпусков. Выполнение каждого последовательного действия является гарантом законности всей процедуры в целом. Итак, представляет собой унифицированную форму Т-2. В нее вносятся различные сведения, касающиеся конкретного сотрудника.
В том числе в карточке содержатся данные об отпусках (раздел 8):
- за какой период предоставляется;
- количество дней;
- момент начала и окончания;
- основание для предоставления дней отдыха.
В случае замены карточка оформляется следующим образом:
- период–рабочий период, за который представляется отпуск;
- количество дней – период, заменяемый на компенсацию;
- дата начала – указать «замена отпуска»;
- дата окончания – указать «на денежную компенсацию»;
- основание – приказ (номер, дата).
Обязательно нужно внести преобразования в график отпусков. Необходимую информацию следует отразить в графе 10 «Примечание».
Работодатель или уполномоченный на то сотрудник должны сделать запись о том, что часть ежегодно отпуска (указывает конкретная продолжительность) заменена денежной суммой. Также следует сделать ссылку на основание – приказ с датой и номером.
Расчет суммы
Расчет суммы компенсации производится по нормам, которые справедливы при определении среднего заработка за период отпуска. Данный показатель установлен в ст.139 ТК РФ. Средний заработок за день рассчитывается за предшествующие 12 месяцев. Начисленная заработная плата за этот период делится сначала на 12 (количество месяцев), а затем на 29,4 (среднемесячный размер рабочих дней).
Пример расчета: юрист Попов С.Ю. за режим ненормированного рабочего дня имеет право на дополнительные сутки отдыха, которые суммируются с ежегодным оплачиваемым отпуском. Так, в 2017 году общая продолжительность отдыха составит – 31 день. Попов С.Ю. имеет право заменить 3 суток отпуска денежной компенсацией. С 01.11.14г. по 01.11.15г. ему была произведена оплата за осуществление трудовых функций в размере 300 тыс. рублей.
Рассчитываем средний заработок за день:
(300000/12)/29,4 = 850,34 руб.
Компенсация за 3 дня:
850,34*3=2551,02руб.
Подобным образом вычисляется средний заработок за день при определении компенсации за запасные дни отдыха при увольнении.
Не имеет значения, в каком именно году был образован «долг». При расчете учитывается заработок за предшествующие 12 месяцев.
Замен отпуска компенсацией – процесс, детально регламентированный законодателем. Далеко не все работники имеют возможность получить денежные средства в счет неиспользованных дней отдыха. Работодатели должны помнить о том, что одного волеизъявления работников недостаточно, чтобы присудить им компенсацию. Заменить отпуск денежными средствами можно только при наличии соответствующих оснований.
