Зарегистрирован в бухгалтерии. Понятие учетных регистров в бухгалтерском учете

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет – в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или в заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам – в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в особом реестре карточек, который дает возможность следить за их сохранностью.

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета - это совокупность учетных регистров (Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности) для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей. Формы бухгалтерского учета непрерывно развиваются от простейших бухгалтерских книг при мемориально-ордерной до современных рационально построенных регистров автоматизированных систем.

1. МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА УЧЕТА:

Мемориально-ордерная форма учета применяется на предприятиях в нескольких вариантах в зависимости от особенностей отрасли промышленности и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры.

Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки.

На каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Главное содержание мемориального ордера - это бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов), дата ее составления и сумма. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельного документа, а иногда место для мемориального ордера или заранее предусматривается в типографски изготовленных бланках документов (кассовые ордера, платежные требования-поручения и т. п.), или на документах делается соответствующий оттиск штампом. Большинство операций в течение месяца группируется во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляются мемориальные ордера, например по сводным ведомостям начисления и распределения заработной платы, по сводному учету затрат на производство и др. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера. После отражения в регистрационном журнале сведений о хозяйственных операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу (левая сторона – хоз.операции по дебету; правая сторона – по кредиту) или заменяющую ее многографную ведомость. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость. При мемориальной-ордерной форме бух.учета бухгалтерский баланс предприятия составляется на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Недостатки мемориально-ордерной форме учета:

При ее ведение приходится составлять большое количество мемориальных ордеров; неоднократно записывать одни и те же данные в различные учетные регистры; раздельное ведение синтетических и аналитических учетных регистров (отставание аналитического учета от синтетического).

2. ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА:

Предприятие самостоятельно адаптирует журнально-ордерную форму к конкретным хозяйственным условиям и учетной политике. Данная форма учета рекомендуется для организации учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных организаций). В зависимости от объема отражаемой в учете информации (что обусловлено размерами предприятия и объемами его хозяйственной деятельности, а также целей внутреннего управления и периодичности представления текущей бух.отчетности) журналы-ордера могут открываться на месяц или квартал.

В основе журнально-ордерной формы бух.учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников и хоз.операций по всем разделам бух.учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости. Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. (В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости - по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах).

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету (в соответствии с действующим Планом счетов бухгалтерского учета). В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Учет кассовых операций:

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 "Касса", предназначены журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 к нему. Эти бухгалтерские регистры отражают поступление денег в кассу предприятия и их расходование по целевому назначению согласно приложенным первичным документам. При этом в журнале-ордере записываются обороты по кредиту счета "Касса" в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов, а в ведомости - по дебету этого счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся итогами за день на основании отчетов кассиров, подтвержденных приложенными к ним первичными документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в учетные регистры один раз за 3-5 дней или даже реже по одному или нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются первое и последнее числа, за которые производятся записи (например, 1 - 3,1 - 5 и т. д.).

Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.

8.4 Приемы исправления ошибок в учете.

8.1 Учетные регистры, их сущность и значение

Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, со­держащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.

Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.

В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация

Учетные регистры

По внешнему виду

Карточки

Свободные листы

Машинограммы

По назначению

По объему информации

По форме графления

По признаку унификации

По материальной основе

Хронологические

Систематические

Комбинированные

Синтетические

Аналитические

Комбинированные

Односторонние

Двухсторонние

Многографные

Бумажные

Безбумажные

Отраслевые

Специализированные

Поквартальные

Помесячные

По времени ведения

Рис. 1.Классификация учетных регистров

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.

Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

1 – внешний вид;

2 – строение и количество регистров;

3 – назначение и содержание учетных регистров;

4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;

5 – последовательность учетных записей;

6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.

Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.

Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.

Мемориальный ордер №____

за _____ 20__ г.

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.

Регистрационный журнал

за _______________ 20__ г.

Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Документы

Кассовая книга

Мемориальные ордера

Книги (карточки) аналитического учета

Регистрационный журнал

Главная книга

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета

Условные обозначения:

запись информации;

сверка записей.

Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.

В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Первичные учетные документы

Кассовая книга

Группировочные и накопительные ведомости

Журналы-ордера

(ведомости)

Регистры аналитического учета

Главная книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Рис 3. Журнально-ордерная форма учета

Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.

Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.

Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимо­действия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – ма­шинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.

Первичная информация по операциям

Хранение информации (баз данных)

Обработка информации по программе

Нормативно-справочная информация

Регистры

Отчетность

Документация

Рис. 4. Автоматизированные формы учета

Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.

Первичные документы

Оборотная ведомость

Кассовая книга

Ведомости (В-1 до В-8)

Карточки аналитического учета

Баланс и другие формы отчетности

Шахматная ведомость (В-9)

Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета

В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использо­вать дополнительно 9 ведомостей:

Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6;

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета заработной платы – № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных опе­раций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).

О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в . В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухучета

Напомним, что регистры бухгалтерского учета - это вид , предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры - это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.

Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:

Состав бухгалтерских регистров

Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.

Перечень регистров бухгалтерского учета для является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.

1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.

3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Обязательным для бухгалтерского учета является обоснование его записей документами. Бухгалтерский документ — это бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее исполнения.

Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций, а также для более эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации. Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в судах и арбитражах. Важную роль играют документы в контроле за сохранностью собственности. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, производимый на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотреблений.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или, если это невозможно, непосредственно по ее окончании. Для контроля и упорядочения обработки данных на основе первичных документов могут составляться сводные учетные документы. При реализации товаров (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.

Ответственность и контроль за проводимыми хозяйственными операциями и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны быть завизированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем перечню: первая подпись лица, представляющего функцию общего руководства, вторая — лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организацией. При отсутствии главного бухгалтера руководитель назначает лицо, имеющее право второй подписи на документах и несущего соответствующую ответственность.

Операции, связанные с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождаются составлением первичного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юридических лиц обязательно должны получать юридически полноценные его копии. Возлагается это на организацию, оформляющую такую операцию.

Первичные документы признаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату и место его составления; наименование организации, от имени которого составлен документ; содержание и количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражениях); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, однозначно идентифицирующие личность совершившего операцию.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, оформившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или судебных органов.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участниками хозяйственной операции, не допускается. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборота, движения его от момента составления до сдачи в архив. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей наименьшее число промежуточных инстанций, и минимальное количество времени нахождения документов на каждой из них.

В настоящее время порядок применения и оформления первичных документов учета регулируется следующими нормативными актами:

1. Законом РФ «О бухгалтерском учете». Определена возможность создания самой организацией форм первичных учетных документов и порядок их утверждения (ст. 6) и основные требования по применению и оформлению первичных учетных документов (ст. 9).

2. Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина РФ N 34).

В нем содержатся:

Требования по применению и оформлению документов первичного учета, в том числе с использованием средств автоматизации, внесению исправлений в первичные учетные документы, контролю за соблюдением установленных требований по документированию хозяйственных операций (п. 12-18 раздела 2);

Требования к порядку хранения документов бухгалтерского учета (п. 98-101 раздела 6).

С вводом в действие Закона о бухгалтерском учете в Российской Федерации и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Российской Федерации указанный документ не утратил силы, и его требования необходимо учитывать при документировании хозяйственных операций.

4. Решением Росархива и Госналогслужбы РФ «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» установлены новые сроки хранения документов.

5. Постановлением Правительства РФ № 835 «О первичных учетных документах» и постановлением Минфина № 27н и Госкомстата РФ № 57а «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации», которые изданы во исполнение требований Закона о бухгалтерском учете по унификации форм первичной учетной документации:

Определен порядок поэтапного введения в организациях унифицированных форм первичной учетной документации;

Утверждены новые формы первичных документов и требования по их применению и оформлению.

Постановлением Госкомстата РФ № 57а и Минфина РФ № 27н определены следующие разделы учета, по которым вводятся новые формы унифицированной учетной документации, а именно по учету:

Сельскохозяйственной продукции и сырья;

Труда и его оплаты;

Основных средств и нематериальных активов;

Материалов;

Малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

Работ в капитальном строительстве;

Работы строительных машин и механизмов;

Работ в автомобильном транспорте;

Результатов инвентаризации;

Кассовых операций;

Торговых операций.

Предприятиям предоставлено право вносить в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) дополнительные реквизиты. Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Могут расширяться и сужаться графы и строки с учетом значности показателей, включаться дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки информации. Такое предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ N 20.

Регистры бухгалтерского учета

Необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета.

Как предусмотрено cm. 6 Федерального Закона России N 129-ФЗ, регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах учета и в бухгалтерской отчетности.

Они ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Организация обязана хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность. Сроки хранения устанавливаются правилами организации государственного архивного дела и составляют не менее пяти лет.

Рабочие планы счетов, инструкции по бухгалтерскому учету, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных с указанием календарных сроков их использования должны храниться не менее пяти лет после отчетного года.

Мемориально-ордерная форма

Порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование счетной техники, построение документов и схема документооборота характеризуют форму счетоводства или форму бухгалтерского учета.

Предшественницей современных форм является мемориально-ордерная форма учета. При ней на основе первичных документов или итогов накопительных ведомостей однородных хозяйственных операций, оформленных такими документами, составляют мемориальные ордера. В них указывают номер, дату, содержание записи, коды (цифры) дебетуемых и кредитуемых счетов бухгалтерского учета, сумму операции.

Мемориальные ордера фиксируют в регистрационном журнале, где в календарной последовательности записывают (по каждому месяцу отдельно) номер ордера, его дату и итоговую сумму. По окончании месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным моментом. Он должен совпадать с итогом оборотов по дебету и кредиту в оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

Данные мемориальных ордеров разносят по счетам синтетического учета в Главной книге. В ней на каждый счет предусматривают отдельные листы, в которых указывают начальное сальдо по этому счету, обороты по дебету с разбивкой по корреспондирующим кредитуемым счетам и обороты по кредиту с разделением по корреспондирующим дебетуемым счетам.

На основании этой книги составляют оборотную ведомость по счетам синтетического учета, которая используется в контрольных целях для получения обобщенной информации об имуществе, капитале, обязательствах, их изменениях и как материал для составления бухгалтерской отчетности.

Аналитический учет обособляется от синтетического и ведется на карточках, в книгах и ведомостях.

Форма учета Журнал-Главная

Такая форма учета является разновидностью мемориально-ордерной формы. Используется в небольших организациях. При ней мемориальные ордера с приложенными к ним документами являются основанием для записей по счетам синтетического и аналитического учета. Синтетический учет ведут в книге Журнал-Главная. В ней совмещаются хронологическая и систематическая регистрация мемориальных ордеров. В конце месяца подсчитывают обороты по счетам. Итог в графе «Сумма оборота» должен равняться сумме дебетовых и сумме кредитовых оборотов по всем счетам. Одновременно выводят сальдо по счетам, которые являются основанием для составления баланса.

Аналитический учет ведут в книгах или карточках. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными счетов синтетического учета в книге Журнал-Главная.

Журнально-ордерная форма

При журнально-ордерной форме счетоводства данные документов непосредственно или с помощью вспомогательных ведомостей, используемых для первоначальной группировки исходных данных, записывают в журналы-ордера. Последние представляют собой таблицы шахматной формы, построенные по кредитовому признаку. В графах указывают дебетуемые счета и суммы операций.

Журналы-ордера используют в течение месяца для записей операций по отдельному синтетическому счету или нескольким взаимосвязанным счетам. Итоги за месяц журнала-ордера показывают сумму кредитового оборота по данному синтетическому счету с подразделением ее по дебетуемым счетам. Каждый отдельный журнал-ордер является регистром хронологического и систематического учета. С некоторыми сокращениями приведена форма журнала-ордера по кредиту счёта 51 «Расчетный счет».

Такой принцип построения учетных регистров позволяет осуществлять одновременно запись в два счета, что устраняет повторение оборотов в регистрах, экономит труд, вносит стройность и порядок в записи.

По окончании месяца итоги журналов-ордеров переносят в Главную книгу, открываемую на год. В ней обороты по дебету каждого синтетического счета отражают в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов, а обороты по кредиту записывают одной общей суммой (см. выше). Таким образом, журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию по дебету и кредиту каждого отдельного синтетического счета.

По ряду счетов бухгалтерского учета журналы-ордера совмещены с дебетовыми ведомостями. В них производится регистрация дебетовых оборотов в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единой системе записей с синтетическим учетом, а также для накапливания сумм по кредиту счетов. Суммы по итогам за месяц переносят иногда из ведомостей в журналы-ордера.

Вспомогательные дебетовые ведомости ведут по счетам: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Совмещение синтетического и аналитического учета, например, по счету 60 обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Такой порядок учетной регистрации позволяет отказаться от составления оборотных и сальдовых ведомостей по счетам аналитического учета.

В некоторых случаях объединение синтетических и аналитических регистров является важной особенностью и достоинством журнально-ордерной формы учета.

Однако эта форма счетоводства не исключает необходимости использования отдельных регистров аналитического учета (книг, карточек) по тем счетам, по которым журналы-ордера и вспомогательные к ним ведомости не могут дать всей необходимой информации для оперативного руководства и контроля за хозяйственной деятельностью организации. Так, для учета материалов необходимо иметь данные о движении остатков по каждому их наименованию. Поэтому сохраняется ведение аналитического учета на отдельных регистрах, что обусловливает необходимость составлять по их данным оборотные или сальдовые ведомости для сверки с синтетическими счетами.

На основе проверенных данных Главной книги, некоторых журналов-ордеров и регистров аналитического учета составляют бухгалтерскую отчетность.

Поскольку журналы-ордера имеют форму много-графных таблиц, их целесообразно заполнять на соответствующих машинах. Особенно эффективно применение таких машин при составлении журналов-ордеров с дебетовыми ведомостями. Бухгалтерские машины позволяют одновременно с группировкой операций по счетам в учетных регистрах выводить сальдо и подсчитывать за один рабочий прием итоги хронологических (по строкам) и систематических записей (по графам).

Это не означает, что при названной форме учета нельзя рационально применять и другие вычислительные машины, но следует иметь в виду, что построение журналов-ордеров и порядок записей в них должны быть приспособлены к определенным видам имеющейся в наличии счетной техники. Общее же требование к регистрам в данных условиях состоит в том, что они должны иметь форму листов бумаги стандартного формата, а не книг (тетрадей); графы листов по размеру и размещению соответствовать эксплуатационным возможностям вычислительных машин.

Министерство финансов России разработало рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства по следующим видам деятельности: промышленность, строительство, наука, снабжение и сбыт. Рекомендации даются в Письме № 59. В них приведен перечень типовых регистров этой формы для крупных и (отдельно) небольших организаций.

Минфин России предоставил право министерствам и ведомствам самостоятельно разрабатывать для организаций своей системы специализированные учетные регистры с соблюдением единых российских методологических принципов бухгалтерского учета.

В организациях системы Комитета по торговле Российской Федерации для ведения бухгалтерского учета предусмотрено пять типовых форм журналов-ордеров. Эти регистры изготовлены по счетам и сгруппированы по экономическому содержанию.

Журнал-ордер № 1 накапливает информацию по счетам: 01,04,0510,12,20,40 и 41; журнал-ордер № 2 — по счетам: 45, 6063, 71, 72 и 76; журнал-ордер № 3 — по счетам: 50, 51,52, 55, 56,91, журнал-ордер № 4 по счету 70; журнал-ордер № 5 по всем остальным счетам счетного плана.

Разработана также ведомость расшифровки записей к каждой типовой форме учетного регистра.

Форма учета в условиях АРМ

Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машино-ориентированиые формы бухгалтерского учета. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности.

В настоящее время происходит быстрое оснащение организаций компьютерами. Они позволяют накапливать данные как непосредственно в учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.), так и на машинных носителях информации (например, на жестком диске, дискетах).

Относительная простота освоения и эксплуатация позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Одним из обязательных условий автоматизации учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных.

Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе:

Первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;

Документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;

Коды;

Отчетные разработки, получаемые автоматически;

Программы работ вычислительной техники;

Технологические и инструкционные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

При этом программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможности несанкционированных исправлений в записях и др.

В настоящее время создан рынок программ автоматизации бухгалтерского учета с использованием ПЭВМ. Во всех программах предусматривается составление на компьютере бухгалтерских проводок. Форма машинограммы мемориального ордера может быть следующей: номер проводки, дата записи, кредитуемый счет, сумма операций и содержание операции.

На ПЭВМ изготовляют машинограмму по каждому аналитическому счету к соответствующему счету синтетического учета. Этот регистр может иметь следующее содержание: входящее сальдо, оборот по дебету (или кредиту) на основании отдельного документа (сальдо). Новое сальдо выводится после каждой операции. По окончании месяца подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту аналитического счета, а также устанавливают конечное сальдо.

В приведенной на с. 34 выписке из машинограммы показано дебетовое сальдо на 01.01 в сумме 657 612 020 руб., оплата с расчетного счета — 2 369 104 000 руб. (в этот же день) и приход материалов 06.01 в сумме 2 369 104 000 руб.

Счета Главной книги печатаются по вертикальному принципу. Это означает, что по каждому счету первого порядка (при необходимости и по субсчетам) обороты по дебету и кредиту приводятся сверху вниз с указанием корреспондирующих счетов. Коды счетов чаще всего строятся следующим образом: первые два знака означают шифр синтетического счета, четыре последних отводятся для аналитических показателей. При операциях с иностранной валютой перед шифром синтетического счета обычно печатают условную цифру.

Организации самостоятельно выбирают формы и методы бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, включая формы бухгалтерских регистров, программы регистрации и обработки информации. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.

С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации, контролеров и аналитиков.

Бухгалтерский учет

Назад | |