Выплачиваем суточные до отъезда в командировку. Как выдать и вернуть командировочные

Учет командировочных расходов в 2018-2019 годах имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание - платить ли работнику суточные за дни в пути?» .

• другие траты, разрешенные руководством.

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 , от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2018 - 2019 годах» .

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2018-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка» .

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Сотруднику, направленному в командировку, работодатель должен выдать денежные средства на проезд, на наем жилого помещения и суточные. А если ему поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать. Рассмотрим, как определить сумму аванса, а также порядок возврата остатка. И подскажем, из каких средств и в какие сроки можно компенсировать перерасход.

Как определить сумму командировочного аванса

Нормативы расходов на служебные командировки необходимо установить коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Она может быть увеличена, если работнику поручено осуществить дополнительные расходы.

Как выдать аванс на командировку

Порядок выдачи наличных денег из кассы, в том числе под отчет, установлен в пунктах 4.2 и 4.3 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение).

Аванс бухгалтер может выдать из денежных средств (п. 2 Указаний Банка России от 20.06.2007 № 1843-У):

• полученных с расчетного счета организации;
• поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Нельзя выдавать аванс из средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу других лиц (например, оплата по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи).

Напомним, что выдавать деньги под отчет на командировочные расходы можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам (п. 4.4 Положения).

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

• приказа руководителя по форме № Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма № Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

• заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс (п. 4.4 Положения ).

Наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО), утвержденному постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Этот документ оформляется в одном экземпляре.

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 4.2 и 4.3 Положения. Кассир должен выдавать наличные деньги получателю, указанному в РКО.

В «расходнике» сотрудник должен указать сумму полученных командировочных (рублей - прописью, копеек - цифрами), а затем подписать его. Причем при получении наличных денег работник должен пересчитать их поштучно под наблюдением кассира. В противном случае никакие претензии по сумме наличных денег работник предъявить не сможет.

После выдачи наличных денег по РКО кассир должен подписать его. Также на нем должны стоять подписи руководителя организации и главного бухгалтера (бухгалтера) (п. 2.2 Положения).

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу.

В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например, паспорт.

Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Как отчитаться по командировочному авансу

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (п. 4.4 Положения).

В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы.

Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т. п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет (форма № АО-1)», утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, далее - Указания).

Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, «первичку» наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Как вернуть остаток подотчетных сумм

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Порядок приема наличных денег установлен в пунктах 3.1 и 3.2 Положения.

Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) (п. 3.4 Положения). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетник должен видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Если суммы одинаковы, кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет на квитанции печать, подтверждающую проведение кассовой операции. Это могут быть штампы «Оплачено», «Принято», «Выдано» с текущей датой. Подотчетному лицу кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

После этого руководитель организации утверждает авансовый отчет, а бухгалтер принимает его к учету и списывает на его основании подотчетные денежные суммы. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если вносимая сумма меньше указанной в ПКО, работника нужно попросить довнести недостающую сумму. Если он отказывается, кассир:

• возвращает ему вносимую сумму наличных денег;
• приходный кассовый ордер перечеркивает и передает главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты.

Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности - три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Как возместить перерасход

При проверке авансового отчета может выясниться, что работник, находясь в командировке, потратил больше, чем сумма выданного ему аванса. В этом случае организация должна возместить ему перерасход, если, конечно, он обоснован.

Чтобы выяснить это, бухгалтер должен проверить (абз. 5 Указаний):

• целевое расходование средств;
• наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;
• правильность оформления документов и подсчета сумм.

Если какое-либо из условий не выполнено, авансовый отчет принят не будет и перерасход работнику не компенсируют.

Суммы, которые командированный сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему нужно выдать из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату «расходника» следует указать в строке авансового отчета «Перерасход выдан по ордеру».

Окончательный расчет по авансовому отчету производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Очевидно, что этот срок должен быть разумным, ведь в противном случае работник может обратиться в суд с требованием к работодателю погасить долг и выплатить денежную компенсацию за задержку (ст. 395 ГК РФ).

Иногда из-за отсутствия в кассе свободных денежных средств работодатель не может вовремя возместить перерасход. Тогда стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности, например организация может возмещать перерасход частями.

09.08.2017, 22:17

В связи с производственной необходимостью сотрудника направляют в командировку. Так как накануне выдали зарплату, работник, чтобы ускорить процесс, предлагает поехать «за свои» с последующим возмещением понесенных им расходов. Однако кадровый специалист сомневается, что такая схема законна. Поможем кадровику разобраться с вопросом, обязателен ли аванс на командировочные расходы, или можно обойтись без него.

Расходы на командировку несет работодатель

Так как командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения, то и расходы на ее организацию несет работодатель (ст. 166 ТК РФ). В командировочные расходы включаются (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Деньги нужно выдать заранее

Даже если работник согласен ехать без аванса, пользоваться его предложением нельзя. Дело в том, что суточные относятся к зарплате работника, а за несвоевременную выплату зарплаты законодательством предусмотрена ответственность:

• административная;
• материальная;
• уголовная.

При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение. Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

Выдача аванса на командировку

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

Аванс выдается из следующих денежных средств:

• Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
• Полученных с расчетного счета.

Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

Важно! Получить деньги на командировку в под отчет может лицо у которого отсутствует задолженность по полученным ранее авансам.

Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

• При наличии приказа, составленного по (коллективная форма Т-9а).
• Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

Выдача денег производится по , который оформляется в одном экземпляре. В “расходнике” работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении. Деньги необходимо пересчитать присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.

После выдачи денег из кассы бухгалтер подписывает “расходник” после ставят на нем свою подпись главный бухгалтер и руководитель. Денежные средства могут быть выданы как сотруднику лично – по паспорту, так и доверенному лицу по доверенности и паспорту. При много разовой доверенности необходимо приложить ее копию к расходнику, а оригинал останется у кассира.

Порядок отчета по командировочному авансу

После прибытия из командировки сотруднику необходимо предоставить в течение 3-х рабочих дней , составленный по форме №АО-1 (Согласно постановления п.4.4). В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.). Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.

Возврат подотчетной суммы в кассу, если образовался остаток

В том случае, если в поездке была израсходована не вся сумма аванса, его необходимо вернуть в организацию в соответствии с порядком, прописанным в п. 3.1 и 3.2 Положения.

Возврат подотчетной суммы в кассу производится по 0310001 (ПКО) кассиром предприятия (Положение п. 3.4). При этом следует проверить первичные документы, подтверждающие расход денег и отраженные в приходно-кассовом ордере.

Принимать купюры и монеты необходимо поштучно в присутствии подотчетного лица, чтобы не возникло лишних вопросом, если сумма будет разница. Пересчитанную сумму следует сравнить с суммой, отраженной в ПКО. И если разницы нет, подписывает приходник и ставит печать (штамп), а подотчетному лицу возвращает квитанцию к приходнику. Если сумма меньше, то отчитывающийся работник должен до внести отсутствующую сумму.

Что делать если сотрудник отказывается до внести отсутствующую сумму:

• Возвращается внесенная сумма денег.
• Приходник перечеркивается и передается руководителю или главному бухгалтеру, а после вновь оформляется ПКО согласно фактической сумме денег.

Работодатель вправе вернуть недостающую сумму денег с заработной платы сотрудника, если то не произошло в установленные сроки.

Если сотрудник добровольно согласился вернуть образовавшийся долг, то по соответствующему заявлению из его заработной платы можно удерживать в счет погашения долга не более 20% начисленной ему зарплаты (ТК РФ ст. 137, ч.2, ст. 138 ч.1). При этом необходимо издать приказ руководителем, но не позже месяца с установленного срока возврата неизрасходованный суммы аванса (ТК РФ ст. 248 ч.1).

Если работник отказывается вернуть не истраченную сумму добровольно, то произвести это можно только в судебном порядке, подав иск о возмещении ущерба. Суммы взыскиваются по исполнительным листам.

Возмещение перерасхода командировочных расходов

Бывает и такое, что работник понес в поездке большие расходы, чем предполагалось ранее. Как возместить перерасход в этом случае? Для начала необходимо проверить авансовый расчет и в случае обоснованного перерасхода компенсировать работнику потраченную им сумму.

Для того, чтобы решить обоснованность перерасхода необходимо проверить следующее:

• Были ли потрачены деньги по целевому назначению.
• Наличие подтверждающих расходы документы и оправдывающих произведенные выплаты.
• Документы и подотчет были оформлены правильно.

Если условия выполнены, то работнику необходимо выдать потраченную им сумму по расходному кассовому ордеру 0310002. Дату и номер РКО нужно указать в соответствующей строке авансового отчета, которая обозначена как “Перерасход выдан по ордеру”.

Окончательно рассчитаться с работником необходимо в установленный руководителем срок (Положение п. 4.4), который должен быть разумным, ибо сотрудник может обратиться в суд с требованием компенсации за задержу и суммы долга (ГК РФ ст.395).

Порой, из-за отсутствия денежных средств в кассе возврат сумм сотруднику произвести в установленные сроки может не получиться. В таком случае сторонам необходимо договориться об установлении нового срока или о компенсации долга частями.

Полезные статьи
.

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением .

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется .

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, ), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при ).

Проводки по бухучету командировочных расходов

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:

Пример учета командировочных расходов

Проводки бухучета командировочных расходов: