Регламент по подотчетным лицам образец. Положение о расчетах с подотчетными лицами - образец

При составлении положения стоит учитывать следующие законодательные акты:

• Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402;
• приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана бухгалтерских счетов».

Зачем нужно положение о подотчете

Положение о подотчете является внутренним документом компании. Оно определяет порядок расчетов с подотчетниками (т. е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях, имеющими право на получение от работодателя денег для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы). Следование указанным в положении правилам позволяет контролировать движение средств, быть уверенным в том, что деньги были израсходованы по назначению и правильно отражены в бухгалтерском учете.

Что следует указать в положении

Образец положения о подотчетных лицах 2019 должен содержать следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь следует указать цель создания документа, перечислить термины, встречающиеся в нем, перечислить нормативные акты, которые принимались во внимание при его составлении.
2. Порядок выдачи денег. Здесь расписываем процедуру выдачи авансов. То есть кому из сотрудников, при каких условиях, на какой срок и на какие цели будут выдаваться деньги.
3. Информация о порядке предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов (составленных по форме АО-1).

Здесь же следует расписать порядок проверки авансового отчета и приложенных к нему чеков работниками бухгалтерии, а также сроки его рассмотрения.

Образец положения о расчетах с подотчетными лицами

Порядок выдачи средств подотчет

Он состоит из несколько этапов.

1. Просим работника написать заявление.

Чтобы получить аванс, сотрудник должен составить заявление, в котором нужно указать:

• сумму аванса;
• на какие цели будут потрачены деньги;
• дату составления. Также с этой целью можно воспользоваться приказом директора (составляется в произвольной форме) или другим распорядительным документом компании (см. Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Он должен содержать следующие сведения:
  • Ф.И.О. подотчетного лица;
  • регистрационный номер документа;
  • данные о сумме аванса;
  • информацию о сроке, на который выдаются деньги;
  • о назначении (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

2. Проверяем наличие задолженности

3. Выдаем деньги

На основании приказа или заявления, подписанного работодателем, кассир заполняет расходный кассовый ордер, в котором вписывает назначение аванса. Деньги работнику могут быть выданы:

• наличными;
• перечислены на корпоративную карту компании;
• перечислены на банковскую карту работника (см. письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

4. Берем у работника авансовый отчет

Следующий шаг — предоставление работником авансового отчета (с документами, подтверждающими затраты). Срок, на который предоставляются деньги, обозначается в заявлении сотрудника или в приказе.

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, трудящийся должен отчитаться не позднее трех рабочих дней по прошествии срока, на который были выданы деньги. Если срок возврата не установлен, отчет следует сдать в день получения денег. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

5. Передаем отчет на проверку в бухгалтерию

Сотрудник предоставляет бухгалтеру компании заполненный авансовый отчет. Бухгалтер принимает его и заполняет расписку о получении, которую отдает работнику. После этого он просматривает отчет и приложение к нему. Закончив проверку сведений, указанных работником, заполняет свою часть отчета. Далее он направляет документ главбуху на подпись, а тот, в свою очередь, — главе компании на утверждение.

Положение о выдаче под отчет

1. Общие положения

1. 
   Настоящее положение устанавливает в учреждении единый порядок расчетов с подотчетными лицами учреждения (в том числе территориальных обособленных подразделений) и выдачи под отчет денежных документов, составления, представления, проверки и утверждения отчетов об их использовании.

• 
  Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
• 
  Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
• 
  Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ № 52н);
• 
  Письмо Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 «О правомерности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские счета сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием банковских карт оплаты расходов, связанных с деятельностью организации, а также компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов».

2. Порядок выдачи денежных средств под отчет
2.1. Денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, и командировочные расходы.

2.2. Выдача под отчет денежных средств на расходы учреждения, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, производится работникам учреждения, приведенным в Перечне должностей работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на приобретение товаров, работ, услуг ( ).

2.3. Авансы на командировочные расходы выдаются под отчет всем лицам, работающим в учреждении на основании трудовых договоров, направленным в служебную командировку в соответствии с приказом руководителя.

2.4. Для получения денежных средств под отчет работник оформляет письменное заявление с указанием суммы аванса, назначения аванса, расчета (обоснования) размера аванса. Форма заявления приведена в Приложении № 1 к настоящему положению.

2.5. На заявлении работника бухгалтерией учреждения делается отметка о наличии на текущую дату задолженности за работником по ранее выданным ему авансам. При наличии задолженности указываются ее сумма, дата и номер документа, которым оформлена выдача денежных средств под отчет, ставится подпись главного бухгалтера. В случае отсутствия задолженности за работником на заявлении проставляется отметка «Задолженность отсутствует» с указанием даты и подписи главного бухгалтера.

2.6. Руководитель учреждения в течение двух рабочих дней рассматривает заявление и делает на нем надпись о сумме выдаваемых под отчет работнику денежных средств и сроке, на который они выдаются, ставит свою подпись и дату.

2.7. Выдача денежных средств под отчет производится при условии полного погашения задолженности подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

2.8. Выдача денежных средств под отчет производится:

• 
  из кассы учреждения;
• 
  путем перечисления на банковские счета работников, открытые в рамках «зарплатных» проектов, в том числе части оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

2.10. Авансы на расходы, связанные со служебными командировками, выдаются в пределах сумм расходов, установленных Положением о служебных командировках (Приложение № 9 к учетной политике учреждения или номер и дата приказа руководителя, если Положение не является Приложением к учетной политике ).

2.11. Максимальный срок выдачи денежных средств под отчет на расходы по приобретению товаров, работ, услуг составляет 30 календарных дней.

2.12. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

2.13. В исключительных случаях, когда работник учреждения по приказу руководителя произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов. Возмещение расходов производится по авансовому отчету работника об израсходованных средствах, утвержденному руководителем учреждения, с приложением подтверждающих документов.
3. Порядок выдачи денежных документов под отчет
3.1. Денежные документы выдаются под отчет работникам учреждения, приведенным в Перечне должностей работников, имеющих право получать под отчет денежные документы (Приложение № 3 к учетной политике учреждения или номер и дата приказа руководителя, если перечень не является Приложением к учетной политике ).

3.2. Выдача под отчет денежных документов производится из кассы учреждения по расходному кассовому ордеру с надписью «фондовый» на основании письменного заявления получателя.

3.3. В заявлении о выдаче под отчет денежных документов получателем указываются наименование, количество и назначение денежных документов. Форма заявления приведена в Приложении № 2 к настоящему положению.

3.4. Бухгалтерией учреждения на заявлении делается отметка о наличии на текущую дату задолженности за получателем по ранее выданным ему денежным документам. При наличии задолженности указываются ее сумма, номер и дата расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денежных документов под отчет, наименование и количество денежных документов, за которые не отчитался указанный работник, ставится подпись главного бухгалтера. В случае отсутствия задолженности за работником на заявлении проставляется отметка «Задолженность отсутствует» с указанием даты и подписи главного бухгалтера.

3.5. Руководитель учреждения в течение двух рабочих дней рассматривает заявление и делает на нем надпись о наименовании, количестве, сумме выдаваемых под отчет работнику денежных документов, сроке, на который они выдаются, ставит свою подпись и дату.

3.6. Выдача под отчет денежных документов производится при условии полного погашения задолженности подотчетного лица по ранее выданным ему денежным документам.

3.7. Максимальный срок выдачи денежных документов под отчет составляет 30 календарных дней .
4. Представление отчетности подотчетными лицами об израсходовании денежных средств
4.1. Об израсходовании полученных сумм подотчетное лицо представляет в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

4.2. Форма авансового отчета (ф. 0504505) утверждена Приказом № 52н.

4.3. Авансовый отчет по расходам, связанным с приобретением товаров, работ, услуг, представляется подотчетным лицом в бухгалтерию учреждения не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства.

4.4. Авансовый отчет по командировочным расходам представляется работником в бухгалтерию учреждения не позднее трех рабочих дней со дня его возвращения из командировки.

4.5. Бухгалтерией учреждения проверяются правильность оформления полученного от подотчетного лица авансового отчета, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованность расходования средств.

4.6. Все прилагаемые к авансовому отчету документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства РФ, с обязательным заполнением всех граф, реквизитов, наличием печатей, подписей и т.д. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

4.7. Проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается руководителем учреждения. После этого утвержденный авансовый отчет принимается бухгалтерией к учету.

4.8. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) перечисляется на банковский счет подотчетного лица на следующий день после дня утверждения руководителем учреждения авансового отчета.

4.9. Остаток неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру не позднее дня за днем утверждения руководителем учреждения авансового отчета.

4.10. Проверка авансового отчета бухгалтерией и утверждение его руководителем осуществляются в течение трех рабочих дней со дня представления его в бухгалтерию.

4.11. В случае если в установленный срок работником не представлен авансовый отчет в бухгалтерию учреждения или не внесен остаток неиспользованного аванса в кассу учреждения, учреждение имеет право произвести удержание суммы задолженности по выданному авансу из заработной платы работника с соблюдением требований, установленных ст. ст. 137 и 138 Трудового кодекса РФ.

4.12. В случае увольнения работника, имеющего задолженность по подотчетным суммам, принимаются все необходимые меры для взыскания указанных сумм.

5. Составление, представление отчетности

подотчетными лицами об израсходовании денежных документов
5.1. Об израсходовании денежных документов подотчетное лицо составляет и представляет в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих их использование.

5.2. Документом, подтверждающим использование конвертов с марками и марок, является реестр отправленной корреспонденции. В случае порчи конвертов испорченные конверты также прилагаются к авансовому отчету.

5.3. К авансовому отчету на использование талонов на ГСМ прилагаются подтверждающие документы АЗС.

5.4. По проездным билетам на проезд в городском пассажирском транспорте, в качестве подтверждающих документов к авансовому отчету прикладываются использованные проездные билеты.

5.5. К авансовому отчету на использование проездных билетов на отдельные виды транспорта: авиа - и железнодорожные билеты, в качестве подтверждения прикладываются использованные билеты.

5.6. Авансовый отчет представляется подотчетным лицом в бухгалтерию учреждения не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные документы.

5.7. Бухгалтерией учреждения проверяются правильность оформления полученного от подотчетного лица авансового отчета, наличие документов, подтверждающих использование денежных документов.

5.8. Проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается руководителем учреждения, после чего утвержденный авансовый отчет принимается бухгалтерией к учету.

5.9. Проверка авансового отчета бухгалтерией и утверждение его руководителем осуществляются в течение трех рабочих дней со дня представления авансового отчета в бухгалтерию.

5.10. Остаток неиспользованных денежных документов вносится подотчетным лицом в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру с надписью «фондовый» не позднее дня, следующего за днем утверждения руководителем авансового отчета.

5.11. В случае непредставления подотчетным лицом в установленный срок авансового отчета в бухгалтерию учреждения или невнесения остатка неиспользованных денежных документов в кассу учреждения учреждение имеет право произвести удержание суммы задолженности по выданным денежным документам из заработной платы работника с соблюдением требований ст. ст. 137 и 138 Трудового кодекса РФ.

5.12. В случае увольнения работника, имеющего задолженность по полученным под отчет денежным документам, принимаются необходимые меры для взыскания указанных сумм.

Приложение № 1 к Положению о выдаче под отчет

денежных средств и денежных документов,

о составлении и представлении отчетов подотчетными лицами

Заявление на выдачу денежных средств под отчет

Прошу выдать мне денежные средства из кассы учреждения (перечислить на мой банковский счет) в сумме _______________________рублей

Для _______________________________________________________________________________

Расчет обоснования на выдачу аванса _________________________________________________

__________________________________________________________________________________

_________ / (Ф.И.О.)

(дата) (Подпись)

Задолженностей по ранее выданным авансам

(имеется, отсутствует)

Источник финансирования:

Экономический код расходов

Приложение № 2 к Положению о выдаче под отчет

денежных средств и денежных документов,

о составлении и представлении отчетов подотчетными лицами

Заявление на выдачу денежных документов под отчет

Прошу выдать мне денежные документы в количестве _______

на цели__________________________________________________________________________

_________ / (Ф.И.О.)

(дата) (Подпись)

Задолженностей по ранее выданным денежным документам ________

(имеется, отсутствует)

Источник финансирования:

1.1. Настоящее положение о расчетах с подотчетными лицами в [наименование организации] (далее - Положение, организация) устанавливает единый порядок выдачи наличных денежных средств из кассы организации.

1.2. Настоящее Положение регулирует отношения уполномоченных лиц организации по работе с денежной наличностью и работников (лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера), получающих наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (далее - подотчетные лица).

1.3. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем организации из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

2. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет

2.1. Выдача наличных денежных средств работникам из кассы организации под отчет производится на следующие цели: [вписать нужное].

2.2. Перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.

2.3. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

2.4. Выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному согласно письменному заявлению подотчетного лица.

Заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

2.5. Работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю организации] авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

2.6. В авансовом отчете работник, получивший денежные средства под отчет, должен отразить все произведенные расходы.

2.7. Проверка авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации], его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются [срок, установленный руководителем].

2.8. При получении авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации] проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

2.9. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.

2.10. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

2.11. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

2.12. На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

3. Порядок действий кассира при приеме и выдаче денежных средств под отчет

3.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 кассир проверяет:

Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя] и ее соответствие образцу;

Соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

Наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.

3.2. Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.

3.3. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 или в доверенности.

3.4. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

3.5. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее заверенные копии. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002.

3.6. При выдаче наличных денег кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи.

3.7. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002.

3.8. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

3.9. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.

3.10. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001.

3.11. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет:

Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя организации] и ее соответствие образцу;

Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

Наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.

Примечание. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

3.12. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

3.13. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

3.14. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.

3.15. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001.

3.16. При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает и передает [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю] для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.

Спрашивает Татьяна ПЕТРЕНКО, главный бухгалтер (Воронежская обл.): По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников. А нужен ли приказ с перечнем подотчетников? И в каком документе установить сроки проверки авансового отчета и окончательного расчета с сотрудником?

Если компания на «упрощенке»

Правила расчетов с подотчетными лицами распространяются в том числе и на компании, которые применяют упрощенную систему.

Перечень подотчетников и все самые важные сроки для них можно прописать в специальном Положении

Действительно, с 1 января 2012 года порядок выдачи денег под отчет изменился. Он прописан в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме. Руководитель (или уполномоченный им сотрудник) собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления вы можете разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами (см. образец ниже). В этом же документе вы можете прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов (1 ) и окончательного расчета с сотрудниками (2 ). О том, что эти сроки руководитель компании устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.

Также в Положении о подотчетниках обычно прописывают срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы (3 ). Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом. Как и раньше, это три рабочих дня. Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.). Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Обратите внимание: Положение о подотчетных лицах не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у сотрудников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами. Вы можете утвердить Положение приказом руководителя, а затем ознакомить с ним работников под роспись.

Помимо различных сроков в Положении нужно указать основные требования к подотчетным сотрудникам

Обязательно пропишите в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущему подотчету (4 ).

Отметим, что похожее требование было и раньше (в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Но оно формулировалось по-другому. Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать авансовый отчет и все оправдательные документы. При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток предыдущей.

Осторожно!

Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему под отчет новую сумму нельзя.

Если налоговые инспекторы обнаружат, что это правило не выполняется, они могут попытаться оштрафовать компанию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (хотя ответственность за это нарушение там на самом деле не предусмотрена).

И еще один важный пункт — о подтверждающих документах. В зависимости от ситуации они могут быть разными (5 ). Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, вы уменьшите количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.

Если подотчетник вовремя не вернул остаток средств, удержите их из зарплаты

Предположим, подотчетный сотрудник потратил остаток выданных средств на свои нужды и обещает отдать с зарплаты. Конечно, таких ситуаций лучше не допускать. Для этого за подобный проступок можно предусмотреть дисциплинарное взыскание. Но если неприятная ситуация все же произошла, действуйте так.

Издайте приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Сделать это надо не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забудьте, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Порядок удержания также пропишите в Положении о подотчетных лицах (см. п. 10 Положения, приведенного нами выше).

И еще. Проводите ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ. Если выяснится, что к ее началу компания не предприняла никаких действий по взысканию долга, инспекторы могут переквалифицировать его в доход работника и, соответственно, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени. Конечно, такие действия назвать законными нельзя. Ведь выданные под отчет деньги налоговую базу по НДФЛ не увеличивают. Однако если вы не хотите доказывать это в суде, старайтесь таких ситуаций избегать.

Главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами

Эти пункты стоит включить в Положение.

1. Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.

2. Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.

3. Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.

4. Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему подотчету.

5. Перечень документов, подтверждающих затраты.

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

С 19 августа 2017 года основание для выдачи денежных средств подотчет – это приказ или иной распорядительный документ. При этом никто не запрещает работодателям продолжить принимать от работников заявления о выдаче необходимых денежных сумм. Однако, имейте в виду, что порядок выдачи ассигнований следует закрепить в
положении о выдачи денежных средств подотчет. Вы можете пример положения о выдаче подотчетных денежных средств.

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Отчет по командировочным

Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

• оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
• после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
• оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Вот образец РКО на выдачу денежных средств подотчет:

Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2018 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.

Стоит заметить, что выдача денежных средств в подотчет учредителю или директор не запрещена. Однако стоит понимать, что никаких «поблажек» для руководителей в этой части не предусмотрено. Так, например, учредитель, как и любой другой сотрудник, обязан вернуть полученные подотчетные средства.