В повседневной хозяйственной деятельности практически все предприятия закупают необходимые товары за наличные денежные средства. Для этого сотрудникам предварительно (авансом) выдаются наличные деньги, за которые они должны отчитаться. Работники предприятия, отбывающие в командировки, также получают денежные средства авансом и должны быть информированы, как сделать авансовый отчет впоследствии. В случае если сотрудник имеет задолженность по предыдущему авансу, деньги под отчет ему не выдают.
Подотчетные лица и сроки
Сотрудники предприятия, получающие деньги с последующим отчетом за них, называются подотчетными лицами. В специальном приказе руководителя организации должен быть указан список лиц, имеющих право получать денежные суммы под отчет в бухгалтерии предприятия. При выезде сотрудника в командировку руководитель выдает специальный приказ, на основании которого командированному также выдаются деньги на командировочные расходы.
Приказом также должны быть установлены сроки отчета о расходах. Если они не оговорены, работник должен отчитаться в течение 3 рабочих дней по окончании срока, на который выдавался аванс. Вернувшийся из командировки сотрудник должен отчитаться за израсходованные суммы не позднее 3 рабочих дней после возвращения. Правильное и своевременное оформление авансовых отчетов позволяет избежать штрафов контролирующих органов.
Чтобы подтвердить расходы, подотчетные лица обязаны заполнить и сдать в бухгалтерию предприятия авансовые отчеты, которые являются документами первичного учета. Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена Госкомстатом России. Документ может оформляться в бумажном и электронном виде, но только в единичном экземпляре.
Как правильно составить авансовый отчет сотруднику
На лицевой стороне бланка сотрудник, отчитывающийся за израсходованные средства, указывает номер и дату заполнения авансового отчета, наименование организации, свои фамилию, имя, отчество и должность, структурное подразделение и табельный номер. Также обязательно указывается назначение аванса.
На оборотной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, которая содержит реквизиты документов, подтверждающих расходы. Все указанные в таблице чеки, командировочные удостоверения, квитанции, билеты на проезд нумеруются по порядку и прилагаются к документу. В обязательном порядке указываются дата его выдачи и номер. В строке напротив каждого подтверждающего документа указывается сумма понесенного расхода. По строке «Итого» проставляется итоговая сумма расходов.
Бухгалтерия: как правильно оформить авансовый отчет
Оформленный отчет с подтверждающими документами передается подотчетным лицом в бухгалтерию предприятия на проверку. Бухгалтер, принимающий отчет, выдает сотруднику расписку с номером и датой получения документа, итоговой суммой расходов и количеством приложенных подтверждающих документов.
Далее авансовый отчет заполняется бухгалтерией предприятия. На лицевой стороне бланка в таблицу вносятся данные о предыдущем авансе и сумме выданных под отчет и потраченных средств. Результат расчета заносится в графу «перерасход», если работник потратил средств больше полученного аванса. Если же потраченные средства меньше суммы аванса, результат расчета ставится в графу «остаток». Во второй таблице на лицевой стороне бланка указываются корреспондирующие счета, на которые относятся суммы расходов.
Проверив правильность оформления документов, арифметических расчетов и целевого назначения израсходованных сумм, бухгалтерия направляет подписанный главным бухгалтером авансовый отчет на утверждение руководителю предприятия. Подписанный руководителем отчет является основанием для списания подотчетных сумм.
Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.
Читайте в статье:
Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.
В первом можно увидеть:
- сумму задолженности на момент оформления отчета либо организации перед сотрудником (перерасход), либо сотрудника перед компанией;
- сколько денег выдано по авансовому отчету;
- общую сумму расхода по авансовом отчету;
- остаток задолженности по подотчетнику.
Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.
Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3
Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).
В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).
Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:
Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3
В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.
Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета
- «Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
- «Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
- «Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
- «Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
- «Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.
Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.
Авансы
Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.
Товары
Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).
Оплата
Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).
Прочее
Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.
Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3
После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).
Авансовый отчет предназначен для отражения хозяйственных и командировочных расходов подотчетного лица.
Обычно сначала подотчетному лицу выдаются деньги из кассы или перечисляются на карточку с расчетного счета. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 это оформляется документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание денежных средств»,
Чтобы отразить подотчетные суммы в программе нужно заполнить документ «Авансовый отчет». Чтобы заполнить авансовый отчет в 1С 8 ред. 2 следует зайти на закладку «Касса» или меню «Касса» в верхней части программы. Указанный документ имеется также в закладке «Производство». Последовательность формирования авансового отчета идентичен во всех имеющихся редакциях восьмой версии программы 1С Бухгалтерия.
Для заполнения новой формы авансового отчета щелкаем по элементу «Авансовый отчет» и нажимаем кнопку «Добавить» (зеленый плюс) в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты».
После нажатия на эту кнопку откроется новый авансовый отчет. Данный документ состоит из четырех закладок: «Авансы», «Оплата», «Товары», и «Прочее».
Во-первых, в справочнике «Физические лица» находим конкретное подотчетное лицо. После этого выбираем его в документ кнопкой «Выбрать» или двойным щелчком левой кнопки мыши.
На первой закладке «Авансы» выбираем документ, которым до этого были выданы денежные средства в программе 1С Бухгалтерия. Этот документ может быть Расходным кассовым ордером, в случае, если деньги были выданы из кассы, Списание с расчетного счета, в случае, если были перечислены деньги со счета предприятия либо Выдача денежных документов.
Если денежные средства не выдавались авансом, указанную вкладку заполнять не требуется. В нижней части документа обязательно указываем назначение аванса: хозяйственные расходы или командировочные; а также необходимо указать количество документов, приложенных к авансовому отчету.
Вторая закладка документа «Авансовый отчет» называется «Товары». На данной вкладке в программе 1С 8 отражаются ценности, приобретенные подотчетным лицом.
Например, это могут быть материалы или товары. Самое главное, при заполнении данной закладки – правильно выбрать папку в справочнике «Номенклатура», так как именно к папке привязан счет бухгалтерского учета и при неправильном выборе папки сформируется неверная бухгалтерская проводка. Поэтому если подотчетное лицо приобрело материалы, выбирать нужно папку «Материалы».
Третья закладка авансового отчета в программе1С Бухгалтерия носит название «Оплата». В ней требуется отразить расходы, оплаченные подотчетным лицом, это могут быть, например: Интернет, услуги связи и т.п.
Здесь также нужно указать счет, который будет корреспондировать со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обычно это счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На четвертой закладке авансового отчета в программе 1С «Прочее» требуется отразить командировочные расходы. В том случае, если сотрудник был в командировке.
Здесь же указывается документ на основании, которого заполняется авансовый отчет. Это может быть билет, счет гостиницы и т.п. Если документов несколько, каждый записывается в отдельную строчку. Также на этой закладке указывается счет, на который списываются командировочные расходы. Счет зависит от того, что за работник ездил в командировку. Если это работник основного подразделения – выбираем счет 20 «Основное производство», если работник администрации, то счет 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.
На практике, при заполнении формы не обязательно заполнять все закладки документа Авансовый отчет в 1С 8 . Это будет зависеть от того, на какие цели были израсходованы подотчетные деньги.
При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.
Форма документа
Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.
Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету
Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.
После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.
Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.
Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.
Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
Порядок заполнения
Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.
Заполняет сотрудник
Лицевая сторона.
Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:
Указать наименование фирмы и код по ОКПО.
2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.
3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.
4. Указываем наименование и код структурного подразделения.
5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).
6. Вписываем назначение аванса.
7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.
8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.
9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.
10. Указываем размер остатка.
Оборотная сторона.
11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.
Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:
- 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
- 2 — дата составления чека;
- 3 — номер чека;
- 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
- 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
- 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
- в строке «Итого» указывается общая величина расходов.
12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.
Заполняет бухгалтер
Лицевая сторона.
13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.
После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.
15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику
Оборотная сторона.
16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.
После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.
Лицевая сторона.
17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:
- остаток или перерасход предыдущего аванса;
- размер аванса, полученного из кассы предприятия;
- количество потраченных денежных средств;
- остаток или перерасход авансовых сумм;
- бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.
19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.
Скачать образец можно на нашем сайте.
Представить авансовый отчет работник должен не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. Такое требование содержится в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной организации для целей бухучета. Бланк можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.
Бланк заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовые отчеты могут составляться как в бумажном виде, так и в электронном (на компьютере).
Как заполнять авансовый отчет
Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне бланка указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация: наименование организации, номер и дата составления авансового отчета, фамилия и инициалы подотчетного лица, его табельный номер и должность, а также назначение аванса (хозяйственные, командировочные расходы и т.п.). Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.
Дт 50 (51) - Кт 71 - возвращены неизрасходованные денежные средства .
Ошибки в авансовом отчете
Нередко в организациях первичные документы оформляются небрежно. В частности, бланк авансового отчета может быть заполнен не полностью или вообще отсутствовать, может не хватать документов, подтверждающих расходы. Часто авансовые отчеты не утверждены руководителем.
Обратите внимание: важно правильно заполнить авансовый отчет. Авансовые отчеты, оформленные с нарушением требований, установленных законодательством, не могут быть приняты к учету. А значит, указанные в документе суммы не включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.
Материалы по теме подотчетные средства вы можете найти в статье: «Как перечислить подотчетные средства на карту»
