Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!
При проведении хозяйственных операций каждое предприятие или ИП должны оформлять первичные учетные документы.
Расчетно-платежная ведомость во всех организациях, имеющих наемных работников, — в числе самых востребованных документов для фиксирования зарплаты и составления отчетов.
Чтобы выдать сотруднику заработанные им деньги, надо сначала зафиксировать начисление на бумаге.
Госкомстатом Российской Федерации разработаны и утверждены типовые формы ведомостей, которые используют бухгалтеры.
Работодатель имеет право выбрать способ выплаты зарплаты сотрудникам, и от этого будет зависеть вид заполняемых форм бланков.
Например, расчетная ведомость Т-51 предназначена только для внесения начисленных работникам сумм.
Такой документ составляют бухгалтеры предприятий, где заработная плата выплачивается на банковские карты сотрудников, то есть безналично.
Унифицированная форма Т-49 — финансовый документ, в котором отражается одновременно и расчет, и выдаваемая сумма.
Она, как и платежная ведомость Т-53, используется при наличных расчетах с работниками. Это удобно для отражения выданных из кассы сумм заработной платы, авансов, премий и иных наличных средств.
Форма Т-53 является единой, то есть унифицированной, требует внесения обязательных реквизитов. Получившая в бухгалтерской среде наименование «зарплатная», форма Т-53 утверждена Постановлением Госкомстата России в 2004 г. ОКУД — 03010111.
В приложении к постановлению можно найти и скачать чистый бланк расчетно-платежной ведомости (образец).
Этот документ применим в любой организации (по форме, направлению деятельности, численности и пр.).
Но подготовка ведомости сопряжена с соблюдением некоторых правил.
На лицевой стороне должны быть вписаны реквизиты предприятия, дебетовый счет, срок действия ведомости.
Кассир, выплачивающий зарплату по утвержденной ведомости, должен выплатить деньги работникам в течение 3 рабочих дней. Бланк должен быть сформирован бухгалтером, а затем утвержден подписью директора предприятия.
Т-53 — платежная ведомость с указанной суммой к выдаче каждому сотруднику предприятия. Списочный состав работников и суммы, им начисленные, вносятся на оборотной стороне формы Т-53 (табличной).
Причем эта часть может состоять из нескольких листов (по числу сотрудников), количество дополнительных страниц должно быть зафиксировано в специальной строке.
Таблица состоит из нескольких граф, в которых должны быть вписаны сведения о сотрудниках, получающих зарплату:
При получении денег в отдельной графе каждый должен расписаться в получении средств.
Если есть необходимость в предъявлении документа, удостоверяющего личность, то кассир должен внести данные документа в графу «Примечания».
После того как все сотрудники распишутся в получении зарплаты, бланк возвращается в бухгалтерию и подшивается в папку.
Форма Т-49: расчетно-платежная ведомость
Унифицированная форма Т-49 — расчетно-платежная ведомость, которая не требует использования Т-51 и Т-53. Всю информацию о начислениях вносят в Т-49, так что при возникновении вопросов иных документов для поиска ответа искать не потребуется.
Ведомость содержит 23 графы, что считается не совсем удобным, как и то, что каждый сотрудник, расписываясь при получении денег, видит выплаты, предназначенные коллегам.
Но сводная ведомость пользуется наибольшей популярностью, поскольку позволяет максимально сократить документооборот на предприятии.
Аналогом бланка Т-49 является ведомость с кодом 0301009, которая применяется частными организациями и ИП.
Она тоже предназначена для начисления и выдачи зарплаты наемным работникам.
Кто ответственен за ведение расчетно-платежной ведомости формы Т-49
Заполнением ведомости формы Т-49 занимается бухгалтерия предприятия. Основанием для внесения сведений о каждом работнике служат:
- приказ о приеме на работу или о расторжении договора;
- иные документы, влияющие на расчет.
Бухгалтер заполняет титульный лист документа, внося сведения о предприятии (наименование, код фирмы), номер и дату составления ведомости.
В табличной части должны быть указаны все сотрудники (ФИО, табельный номер), количество отработанных каждым часов, начисленная или удержанная сумма. После заполнения формы бухгалтер должен подписать составленный документ и передать руководителю предприятия для утверждения.
На каждого сотрудника предприятия в ведомости заполняется 1 строка. При заполнении таблицы проводится и расчет:
В нижней строке по каждой графе должна быть указана итоговая сумма.
Каждый работник при получении средств расписывается в графе 23. Если средства не будут выплачены из-за отсутствия получателя, то вместо подписи должна быть проставлена отметка «Депонировано».
После того как кассир проставит итоговые цифры выданных и депонированных средств, оформляется расходный кассовый ордер на выданную сумму. Ведомость передается в бухгалтерию, проверяется и регистрируется в журнале.
Т-51 — расчетная ведомость
Бланк Т-51 (расчетная ведомость) используется бухгалтером для расчета зарплаты. Заполняется в 1 экземпляре каждый месяц и не требует подписи руководителя. Ведомость заполняется по установленным правилам. На титульном листе надо указать:
Другая сторона — таблица.
Основанием для расчета считаются все документы, где зафиксированы данные о каждом работнике и критерии, влияющие на сумму заработной платы:
- табель учета рабочего времени;
- трудовой договор;
- ставка или классность работника.
Сам бланк заполняется построчно на каждого работника с указанием всех критериев (оклад, премия, отпускные, платежи по больничному листу, аванс). К тому же надо внести данные о вычетах, имеющих отношение к тому или иному сотруднику (членские взносы, налоги и пр.). Так высчитывается конечная сумма к выплате.
Хранение и оформление платежной ведомости
Расчетные и платежные документы составляются бухгалтерами в период выдачи заработной платы.
Бухгалтерия должна соблюдать установленный порядок по составлению, перемещению и хранению бланков.
В папке, предназначенной для хранения бухгалтерских документов, должна соблюдаться строгая хронологическая последовательность. Для первичной документации установлен срок хранения 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.
Закрытие платежной ведомости
Кассир, выплативший работникам зарплату, должен подготовить акт закрытия платежной ведомости.
Сначала он должен удостовериться в том, что все работники поставили подписи.
Если кто-либо в силу каких-то причин не смог получить заработную плату, то на месте их подписи кассир должен проставить отметку «Депонировано».
В конце документа в такой ситуации будут подбиты итоги выданных и депонированных сумм.
Только после этого ведомость может быть передана в бухгалтерию.
Проверенная и утвержденная бухгалтером ведомость должна быть зарегистрирована. Номер и дата каждой вносятся в специальный журнал Т-53а, который ведется в течение календарного года.
Янв 22, 2018 zakonadmnin
Оформление расчетно-платежной ведомости сопровождает выдачу заработной платы работникам предприятий и организаций. Особенность данного документа заключается в том, что он является одновременно как расчетным, так и платежным, что в свою очередь, позволяет существенно уменьшить документооборот компании. Стоит отметить, что наиболее целесообразно использовать расчетно-платежную ведомость на малых предприятиях, в крупных же компаниях лучше заполнять платежную и расчетную ведомости отдельно.
ФАЙЛЫ
2 файла
Кто заполняет бланк расчётно-платёжной ведомости
Расчетно-платежная ведомость является первичным бухгалтерским документом, поэтому ее оформление входит в компетенцию специалиста бухгалтерского отдела. Основанием для составления ведомости является работников, который обычно ведет кадровик или секретарь организации. Документ имеет регулярный характер и оформляется один раз в месяц (перед выдачей зарплаты).
Порядок оформления расчётно-платёжной ведомости
Прежде чем выдать заработную плату, ответственный сотрудник предприятия проверяет табель учета рабочего времени, который затем передается в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит необходимые данные на титульную страницу и в таблицу, подписывает ведомость сам и отправляет ее на утверждение руководителю компании, затем передает ее кассиру.
Хранится расчётно-платёжная ведомость в архиве, как и все документы предприятия.
После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия.
Когда применяется расчётно-платёжная ведомость
Бланк ведомости заполняется в тех случаях, когда заработная плата передается через кассу предприятия, путем выдачи работникам наличных денежных средств.
В случаях перечисления на банковские счета и карты работников используются другие документы.
Правила составления и оформления расчётно-платёжной ведомости
На сегодняшний день ведомость может составляться в свободной форме или по разработанному внутри предприятия шаблону (в этом случае документ должен быть зарегистрирован в учетной политике фирмы). Многие предприятия по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк Т-49. Это связано с тем, что данная форма включает в себя все необходимые сведения и имеет удобную и понятную структуру.
Заполнять документ можно как в рукописном, так и в печатном виде (второй вариант существенно ускоряет процесс), при этом независимо от того, какой путь будет выбран, бланк обязательно должен содержать оригиналы подписей:
- ответственных сотрудников,
- руководителя компании,
- а также работников предприятия, получивших по ней деньги.
Что делать, если в документе есть ошибки
К заполнению данного документа следует относиться крайне внимательно и скрупулезно, проверяя и перепроверяя все вносимые в него сведения. Нужно стараться избегать неточностей и ошибок, но если они все же случились, а переделать весь документ по каким-либо причинам уже невозможно, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные и написать сверху правильные. При этом рядом с корректировкой следует написать «исправленному верить», а рядом поставить подписи всех ответственных за составление ведомости сотрудников.
Важно отметить, что использование штрих-корректора для исправления ошибок недопустимо.
Пример составления расчётно-платёжной ведомости
Первая часть документа включает в себя основные сведения об организации:
- ее название,
- наименование структурного подразделения или отдела, по которому начисляется зарплата (при их наличии),
- код компании по (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
- дату заполнения ведомости и номер документа по внутреннему документообороту.
- сумма денежных средств, выдаваемых из кассы в виде заработной платы,
- срок выдачи,
- период, за который она выдается (здесь нужно указать дату его начала и окончания).
В завершение эта часть документа должна быть подписана первыми лицами компании: руководителем (или уполномоченным действовать от его имени сотрудником), а также главным бухгалтером.
Ниже идет основная часть документа, которая оформлена в виде таблицы.
В первый
столбик вносится номер работника по порядку,
во второй
– его (находится в личной карточке),
в третьем
— должность (в соответствии со штатным расписанием).
В четвёртом
указывается , по которой работает сотрудник (или ).
С пятого по седьмой
— количество отработанных им дней (строго исходя из тех данных, что отражены в табеле учета рабочего времени).
При необходимости в таблице нужно отметить число выходных и праздничных дней, в которые человек также выходил на работу (по ним идет двойная оплата труда) или же поставить здесь прочерки.
Следующие графы посвящены непосредственно насчитываемой сумме заработной платы.
Восьмая
графа фиксирует, сколько начислено сотруднику в соответствии с тарифной ставкой. Девятая
указывается размер премии (но только при наличии на то специального приказа или распоряжения директора компании).
В десятую
графу вписываются данные о выплатах по больничному листу,
с 11 по 13
– все прочие суммы. Если какие-то виды начислений отсутствуют, в нужные ячейки необходимо ставить прочерки.
В четырнадцатой
графе следует указать общую сумму начисления.
Далее в таблицу в пятнадцатую
нужно внести сведения о подоходном налоге, который удерживается с работника (в размере 13 % от всей суммы дохода),
в графы с 16 по 18
– все остальные виды удержаний (авансы, взыскания и т.п.).
В графу под номером 19
вносится долг (при его наличии), числящийся за предприятием по отношению к сотруднику,
а в 21
графу вписывается окончательная сумма, подлежащая к выдаче. Рассчитывается ее значение просто: от суммы всех начислений (гр. 14) вычитается сумма удержания (гр. 15-18) и прибавляется сумма долга (гр.19).
В завершение напротив каждой строки должен расписаться тот сотрудник, по которому вносились сведения.
После того, как таблица документа будет полностью заполнена, внизу прописью указывается вся сумма денежных средств, которая выдается работникам в виде заработной платы. Затем ведомость подписывают кассир и бухгалтер предприятия.
Каждое предприятие выплачивает сотрудникам вознаграждения за труд (оклад, премию, дивиденды, компенсации). Способы выплаты денежного вознаграждения за труд (зачислением на банковскую карту или наличными в кассе) прописываются во внутренних нормативных документах или указываются в трудовых договорах с работниками.
Денежное вознаграждение выдаётся наличными из кассы по специальным платёжным ведомостям (№ Т-49 или её сокращённой версии № Т-53).
Структура бланка Т-53
Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05 января 2004 года был утверждён унифицированный бланк платёжной ведомости Т-53. До настоящего времени он остаётся обязательным к применению.
Предприятие имеет право включить в утверждённый Госкомстатом образец заполнения платёжной ведомости Т-53 дополнительные столбцы и реквизиты (не меняя основной информации). Разработанную новую форму следует утвердить локальным нормативным актом или прописать в учётной политике.
Бланк платёжной ведомости Т-53 представляет собой две части. Первая часть - лист №1 (титульный), вторая часть - таблица на одном и более листах.
Лист №1 (титульный) формы Т-53
На титульном листе указываются информационные сведения о предприятии и ведомости:
- дата создания и номер документа;
- период расчёта вознаграждения, за который производятся выплаты;
- информация о предприятии (организации) и структурном подразделении (если необходимо);
- счёт корреспонденции в бухгалтерском учёте (обычно счёт 70);
- коды формы (ОКУД и ОКПО);
- установленные руководителем даты выдачи денежных средств из кассы;
- итоговая сумма по ведомости для выплаты (прописными буквами и цифрами, первое слово пишется с заглавной буквы)
Лист подписывается руководителем и главбухом предприятия. Расшифровка подписей обязательна.
Ниже приведен образец заполнения платёжной ведомости Т-53 (титул) на оформление выплаты из кассы денежных средств в ООО "Шоколадная фабрика" на сумму 48 900 рублей за расчётный период май 2013 года. Ведомость № 5 от 04 июня 2013 года действительна к выплате с 4 июня 2013 года по 6 июня 2013 года:
Табличная часть формы Т-53
Второй и последующие листы представляют собой таблицу, которая содержит следующие реквизиты:
- порядковый номер строки;
- ФИО и табельный (учётный) номер работника;
- сумму наличных к выплате (в рублях);
- подпись в получении денег, в этой графе также делаются отметки о депонировании или выдаче денежных средств по доверенности;
- примечание.
В конце на листе подсчитывается итог по выплаченным суммам.
На заключительном листе после таблицы указывается следующая информация:
- количество листов в ведомости;
- выплаченная по ведомости итоговая сумма цифрами и прописью (первое слово пишется с заглавной буквы);
- итоговая сумма к депонированию прописью и цифрами;
- расходный кассовый ордер с указанием номера и даты выписки, по которому в бухгалтерском учёте списывается выданная сумма.
Форма Т-53 подписывается кассиром или лицом, производившим выдачу денег из кассы, и бухгалтером, проверившим правильность заполнения ведомости. Все подписи сопровождаются расшифровками и датируются.
Ниже - образец заполнения платёжной ведомости Т-53 (табличной части). В данном случае - без депонирования:
А вот образец заполнения платежной ведомости Т-53 (табличной части) с указанием невыплаченных сумм (предназначенных депонированию) и сумм, выданных по доверенности:
Порядок оформления
Расчётная ведомость составляется бухгалтером-расчётчиком в одном экземпляре после зарплаты или в межрасчётный период для выплаты аванса, отпускных, расчёта при увольнении и прочих начислений.
Руководитель вместе с главным бухгалтером определяют дни выплаты, подписывают документ и передают его в кассу для выдачи наличных денег.
Кассир (при его отсутствии - руководитель организации) в установленные дни выдаёт денежные средства, работники расписываются в их получении.
По окончании дней выдачи кассир "закрывает" ведомость. Если кто-то не успел получить деньги, то напротив его фамилии в графе 5 (там, где должна быть подпись о получении) делается запись "Депонировано". На заключительном листе документа цифрами и прописью указывается итог по выданной и депонированной сумме.
Подписанную кассиром, выдававшим наличные, ведомость проверяет бухгалтер. Если всё в порядке, то он заверяет ведомость подписью и заполняет
РКО заполняется на итоговую сумму, выданную по ведомости.
Информация о РКО (дата выписки, номер) указывается на заключительном листе
Образец выписки РКО к "закрытой " ведомости на выплату зарплаты:
Достоинства и недостатки
Унифицированная форма Т-53 (платёжная ведомость) понятна и удобна в использовании. Бухгалтеру-расчётчику достаточно заполнить один документ на выплату средств любому количеству сотрудников. Это особенно удобно для предприятий с большой численностью.
По расчётной ведомости выдача заработной платы и других начислений может производиться в течение пяти дней, что удобно для предприятий со сменными графиками, при которых сотрудники работают не каждый день.
К недостаткам формы относится то, что информация по начисленным суммам становится доступной многим работникам. Право на конфиденциальность информации о заработной плате нарушается.
Не очень удобным можно считать то, что в форме Т-53 присутствует только итоговая сумма для получения на руки после вычета подоходного налога и других удержаний. Составляющие заработной платы (оклад, премия, оплата сверхурочных и другие возможные начисления и удержания) в этой ведомости не отражаются.
Согласно закону, организации должны вовремя и в полном объеме выплачивать заработную плату своим сотрудникам. При этом, при совершении выплат, бухгалтер или другое ответственное за расчеты и платежи лицо, оформляет соответствующую ведомость, в которую заносит данные о сумме денег, выданных конкретному работнику.
Документами, которые могут быть оформлены при таких выплатах на предприятии, являются ведомости по форме:
- N Т-49,
- N Т-51,
- N Т-53.
Все они имеют несколько разное предназначение и функции. Так, форма Т-51 представляет собой расчетную ведомость, составленную на выплату зарплат путем безналичного расчета, который не подразумевает прямого вручения платежа, а только расчет с целью последующего перечисления на карточки работников. Форма Т-49 представляет собой более общую ведомость, которая помимо расчета зарплаты включает также платежку, потому и Т-49, как и Т-53, используется при выдаче наличных средств, но только в том случае, если бухгалтер или другое ответственное за выплату заработной платы лицо, предпочитает фиксировать помимо платежа также его расчет.
Использование различных форм платежной ведомости
Обычно, на выдачу средств безналичным способом ведомость Т-49 не оформляется, поскольку для этого как раз и существует ведомость Т-51, плюсом которой является соблюдение конфиденциальности данных о величине заработной платы сотрудников. Это достигается благодаря совершению безналичных платежей путем перечисления на карточки работников, по которым отсутствует необходимость получения подписи каждого из сотрудников в ведомости, которую в противном случае просматривает каждый подписант.
Соответственно, для удобства отражения сумм выданных из кассы наличных средств, предприятие обычно оформляет платежную ведомость именно по форме N Т-53 , которую можно использовать, например, при выплатах:
- заработной платы,
- аванса,
- компенсации,
- премии.
Как правильно начислять зарплату можно прочитать в этой статье:
Данная платежная ведомость, которая также известная как «зарплатная», утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года N 1, в приложениях к которому приведен незаполненный Т-53. Скачать бесплатно более удобный пустой образец платежной ведомости можно здесь - http://www.blankinfo.ru/blanki/trud-i-zarabotnaja-plata/uchet-rabochego-vremeni/b132-platezhnaja-vedomost.html.
Подробнее о форме Т-53
Сама форма Т-53 зарегистрирована в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) под номером 03010111, где документ определен к группе первичной учетной документации, а точнее, к документации по учету труда и его оплаты. Таким образом, ведомость по форме Т-53 является единой, унифицированной и требует наличия обязательных реквизитов, предусмотренных законом.
Оформлять платежную ведомость может любая организация, независимо от её формы и количества сотрудников. Тем не менее, подготовка платежной ведомости требует соблюдения определенных правил:
- По данной ведомости суммы, на которые она оформлена, подлежат к выплате в срок до трех рабочих дней.
- В ней допускаются исправления, но поскольку они вызывают большое недовольство проверяющих органов, при выявлении ошибок обычно ведомость оформляется заново.
- Сумма, которая указывается к ведомости, как надлежащая к выдаче конкретному сотруднику, вписывается уже за минусом всех вычетов.
- Следует помнить о том, что каждый сотрудник, расписывающийся в ведомости, имеет возможность ознакомиться с суммами, надлежащими к выплате другим сотрудникам.
На бланке заполняются реквизиты - данные об организации, также проставляется дебетовый счет, а также указывается срок действия ведомости (с учетом установленных законом трех рабочих дней). Далее документ заверяется руководителем организации. Кроме того, платежная ведомость Т-53 имеет оборотную сторону, которая содержит табличную часть. Табличная часть может содержать столько дополнительных листов, сколько необходимо для занесения в неё всех работников, которые получают заработную плату. Общее количество табельных листов фиксируется в специально отведенной для этого строке.
Табличная часть ведомости имеет графы, в которых следует указать порядковый и табельный номера работника, его фамилию и инициалы, а также сумму, надлежащую к получению. Кроме того, есть графа для подписи работника в соответствующей строке. По окончанию заполнения ведомости она передается кассиру. Задача кассира - проверить верность заполнения документа, и если все в порядке - выдать по ней зарплату, получив соответствующую подпись в нужной графе.
Как правило, при её выдаче, в случае большого количества сотрудников, каждый получатель должен предъявить личный документ (паспорт) или же необходимую заявку на выдачу наличной суммы. Для уточнения, какой именно документ будет предъявлен при получении средств, существует графа «Примечания», последняя в табличной части. Если никакой документ предъявлять не предполагается, то в примечаниях ставят просто прочерки, а при указании такого документа, кассир производит сверку данных документа и личности, которая получает зарплату.
Когда проходит срок действия платежной ведомости, происходит её фактические закрытие путем подготовки кассиром акта закрытия платежной ведомости после её проверки на предмет отсутствия подписей работников, которые по каким-либо причинам не получили свою наличную сумму. Если таковые имеются, вместо их подписи кассир проставляет отметку «Депонировано» и в конце ведомости подбивает итоги как выданных, так и сумм, потом передает документ бухгалтерии. Если платежная ведомость оформлена верно, бухгалтер ставит под ним свою подпись.
В случае, если обнаруживается ошибка и оформление новой платежной ведомости не представляется возможным, допускается аккуратное зачеркивание неверных данных, с внесением над ними правильной информации, после чего сделанное исправление придется отдельно заверить как руководителю, так и бухгалтеру.
Последним этапом является регистрация ведомости в отдельном специальном журнале, куда вносятся номер и дата каждой такой ведомости. Журнал N Т-53а ведется организацией в течение одного календарного года, по истечении которого заводится новый, а старый оставляют в архиве организации на хранение, в течение ближайших пяти лет.
Следует заметить, что когда речь идет о заработной плате, то выбор формы ведомости делает сама организация и в случае с её выплатой наличными средствами, можно оформлять как платежную ведомость по форме N Т-53, так и расчетно-платежную ведомость по форме N Т-49. Но когда организация выплачивает аванс или иные подобные выплаты, в связи с тем, таковые выплачиваются, но не требуют расчета (начисления), оформляется именно платежная ведомость.
