Счет-фактура на аванс: когда выписывается. Когда выставляется счет-фактура на аванс

Для отражения счета-фактуры на аванс в книге покупок или продаж посмотрите нашу инструкцию. На налоговой проверке инспектор в первую очередь сверит именно это. И если будут нарушения, может снять вычеты по НДС. Поэтому разберемся, как правильно регистрировать в книгах покупок и продаж счет-фактуру с аванса полученного и выданного.

Кто отражает счет-фактуру на аванс в книге покупок или продаж

Давайте разберемся, в каком случае бухгалтер отражает счет-фактуру на аванс в книге покупок или книге продаж.

Авансовый счет-фактура в книге продаж

Счета-фактуры в книге продаж регистрируют и продавцы, и покупатели.

Авансовый счет-фактура в книге покупок

Теперь посмотрим, в каких случаях стороны сделки отражают документы в книге покупок.

Важно! Вы можете заполнить один счет-фактуру на аванс и на отгрузку. Мифин не возражает против этого. Главное выполнить одно условие.

Пример счета-фактуры на аванс

Оформление счета-фактуры при получении аванса в книге покупок и книге продаж

В соответствии со статьей 172 НК РФ поставщик товаров или услуг при получении аванса обязан выставить авансовую счет фактуру. При этом у покупателя и продавца возникают обязанности по регистрации счета фактуры на аванс:

• У продавца возникает обязанность зарегистрировать счет-фактура на аванс в книге продаж в книге продаж с кодом КВО 02.
• У покупателя обязанность на отражение счет-фактура на аванс в книге покупок с кодом КВО 02

При этом продавец обязан на основании этого счета-фактуры на аванс начислить налог к уплате, а покупатель после отражение в книге покупок счета фактуры с аванса полученного от продавца принять к вычету налог по предоплате.

Коды отражения счета-фактуры в книге продаж после получения товара

В соответствии со статьей 171 п.8 НК РФ при получении товара от продавца у покупателя появляется право на вычет НДС по предоплате. Это право возникает после того, как продавец осуществил поставку товара в счет полученного ранее авансового платежа. При этом покупатель обязан зарегистрировать счет фактура на аванс в книге покупок поставщика с кодом КВО22.

В соответствии со статьей 170 п. 3 подп. 3 НК РФ, в обязанность покупателя товара вменяется восстановить вычет, принятый по предоплате. Для этого необходимо зарегистрировать полученный счет фактура на аванс в книге продаж покупателя с кодом КВО 21.

Важно: запись в книге продаж покупателя при получении товара делается в период, когда состоялась передача товара, а не период оплаты аванса.

При этом при отгрузке товара продавец товара обязан выставить обычный счет-фактуру. Эта счет-фактура также обязана к регистрации в книгах покупок и продаж, как и регистрация счетов фактур на аванс, но уже с другими кодами:

• Обычная счет фактура в книге продаж поставщика регистрируется с кодом КВО 01
• Обычная счет фактура в книге покупок покупателя регистрируется с кодом КВО 01

Пример регистрации счета-фактуры на аванс в книге покупок и продаж

Чтобы вы не запутались, кто и где отражает документы, мы привели реальный пример взаимоотношений двух компаний на цифрах. И показали, как будет происходить отражение счетов-фактур на аванс.

Пример 1.

Во втором квартале 2019 года ООО «Лимма» перевела на счет АО «Магма» 120 000 рублей в качестве предоплаты за поставку ламп дневного света. Перевод был оформлен с помощью платежного поручения №1234567 от 25.06.2019

АО «Магма» после получения авансового платежа выставил ООО «Лимма» авансовый счет-фактуру №А978654321 на сумму 120 000 руб., в т.ч. НДС на сумму 20 000 руб.

Регистрация авансового счета-фактуры у продавца и покупателя представлена в таблице:

Таблица 1. Регистрация авансового счета-фактуры №А978654321 на сумму 120 000 руб.

АО «Магма» отгрузило товары для ООО «Лимма» в 3 квартале 2019 года на сумму 60 000 руб., в т. ч. НДС 18% - 10 000 руб. в счет полученной ранее предоплаты. АО «Магма» отразило эту поставку товара в счете-фактуре №1234567 от 01.09.2019г. Этот документ был зарегистрирован у продавца и покупателя, таблица 2.

Таблица 2. Регистрация счета-фактуры №1234567 от 01.09.2019г.

АО «Магма» приняло к вычету налог, который был начислен по предоплате, соответственно ООО «Лимма» восстановило вычет. Это потребовало повторной регистрации авансового счета-фактуры в книгах покупки и продажи, таблица 3.

Таблица 3. Повторная регистрация «авансового» счета-фактуры №А978654321 на сумму 100 000 руб.

Какие сложности бывают у бухгалтеров при оформлении счетов-фактур на аванс

Вот самые частые вопросы, которые возникают по счетам-фактурам на аванс:

На какую сумму выписывается счет-фактура на аванс

Счет-фактура всегда выписывается на всю сумму предоплаты, указанную в платежном документе. Если в течение дня поставщику пришло несколько авансовых платежек от одного и того же контрагента, то он может выписать один счет-фактуру на общую сумму, не забыв перечислить все платежные поручения в документе.

Этот счет-фактуру продавец регистрирует в книге продаж.

Что делать, если дата счета-фактуры на аванс не совпадает с датой оплаты

Счет-фактура на аванс должен быть выставлен покупателю в течение пяти рабочих дней, со дня получения платежного документа на предоплату. В счете-фактуре ставится дата, когда составляется документ, а не когда была получена платежка.

Как выставить счет фактуру на аванс, если товар отгружен частично

Когда поставщик получает от покупателя предоплату, то он обязан выписать ему счет-фактуру на аванс на всю полученную сумму и отразить его в книге продаж. Если следом происходит отгрузка части товара, то поставщик составляет уже обычный счет-фактуру на отгруженную продукцию в денежном эквиваленте, и также отражает его в книге продаж.

Внимание! Получив предоплату и отгрузив следом часть продукции, нельзя выписывать покупателю счет-фактуру на оставшийся аванс. Это неправильно. Получив предоплату, вы должны оформить авансовый счет-фактуру на всю сумму.

Давайте выясним, в каких случаях выписывается авансовый счет-фактура, рассмотрим порядок заполнения отдельных реквизитов документа. Наглядный образец поможет вам составить его быстро и без ошибок.

Что такое счет-фактура на аванс

Чтобы разобраться, что такое счет-фактура на аванс, посмотрим, чем он отличается от обычного отгрузочного.

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель товаров, работ или услуг сможет сделать вычет по НДС. Когда компания-продавец получает предоплату за свои товары, она обязана выписать компании-покупателю счет-фактуру, при этом не имеет значения, отгрузил продавец товары или нет. Это и будет авансовый счет-фактура.

НК РФ (пп.2 п.1 ст.167 НК РФ) позволяет фирмам-покупателям делать вычеты по НДС на основании счета-фактуры на аванс, даже если товар еще не получен.

В чем отличие счета-фактуры на аванс

От обычного счета-фактуры авансовый отличается поводом, по которому он составляется, временем составления и некоторыми деталями оформления. Так, он выписывается:

• по факту получения от покупателя денег в счет поставок;
• не зависимо от отгрузки товара;
• без указания некоторых реквизитов (об этом еще пойдет речь ниже);

Обратите внимание, что в него обязательно вписывается ставка НДС до 31.12.2018 -18/118 или 10/110. С 1 января 2019 года - 20/120 или 10/110.

Важно! Авансовый счет-фактура имеет такую же силу, что и отгрузочный, поэтому пренебрегать им нельзя.

Когда выписывается счет-фактура на аванс

В 2019 году счет-фактура на аванс выписывается тогда, когда продавец получает предоплату или часть предоплаты за свои товары (услуги, работы) (п.3 ст.168 НК РФ).

Оформить такой документ нужно не позднее пяти рабочих дней с момента получения денег (п. 3 ст. 168 НК РФ)

Однако это, простое на первый взгляд, положение, таит в себе множество двусмысленных ситуаций и вопросов. Мы сейчас в них разберемся.

Обращаем ваше внимание , что да, Минфин неоднократно подчеркивал, что если за предоплатой сразу же следует отгрузка, то авансовый счет-фактуру составлять не нужно. Однако налоговая инспекция (письмо № КЕ-4-3/3790 от 10.03.2011) опровергает это положение и наказывает организации, не выставляющие документ за аванс при одновременной отгрузке.

Кроме перечисленных случаев, стоит сказать отдельно о том, что если компания-поставщик предоставляет свои услуги методом конвейера, и авансовые платежи ей поступаю регулярно, то она имеет право не составлять счет-фактуру на аванс в течение пяти рабочих дней. Она может делать это в конце отчетного периода.

Когда можно не выставлять счет-фактуру на аванс

Вариантов, когда документ не выписывается крайне мало, но есть. Давайте перечислим эти случаи:

• если компания-поставщик получает деньги за товар длительного изготовления, закон определяет такой срок - более полугода;
• если компания-поставщик получила аванс за товары (работы, услуги) не облагающиеся НДС, либо облагающиеся по ставке 0%;
• если фирма освобождена от уплаты НДС

Как оформить документ на полученные авансы

Счет-фактура на аванс оформляется на бланке специальной формы, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 в последней редакции от 19.08.2017.

В счет-фактуру на предоплату надо вписать:

• номер и дату документа;
• выходные данные вашей компании;
• выходные данные вашего контрагента;
• сведения о платежном документе, по которому был перечислен аванс
• валюту платежа и ее код;
• сумму платежа;
• наименование товара, работы, услуги за которую перечислен аванс (берется из договора);
• ставка НДС на этот товар в формате 20/120 или 10/110;
• размер начисленного НДС.

Как заполнить счет-фактуру на аванс полученный

Сначала займемся заполнением строк, они расположены перед табличной частью.

Строка 1 - указывается номер по порядку (берется из перечня документов) и дата;

Строка 2, 2а, 2б – адрес и реквизиты продавца.

Строка 4 – пишите адрес конечного получателя, если конечный получатель и есть покупатель товара, то ставьте прочерк.

Строка 5 - здесь пишем номер и дату платежного документа. Если счет-фактура выписывается на основании сразу нескольких поступивших платежей, то указываются все платежки.

В том случае, когда предоплата товара была осуществлена не денежным способом, только тогда в графе 5 ставится прочерк.

Таким образом, счет-фактура может быть оформлен только по факту поступившего платежа.

Строка 6, 6а, 6б - адрес и реквизиты покупателя.

Строка 7 – код валюты, если рубль, то 643

Строка 8 – поставщики по госконтракту указывают код такого контракта.

Теперь приступим к заполнению табличной части формы. В этой части бланка при авансовом счете-фактур заполняются только 1, 7, 8 и 9 графа, а в остальных ставятся прочерки.

Графа 1 указываем:

• наименование товара;
• описание выполненных работ, оказанных услуг;
• имущественного права.

При этом в первой графе можно написать общую фразу «Предоплата по договору…», не указывая конкретного наименования товаров (работ, услуг). Такая формулировка допустима. В данном случае в графе 1 рекомендуем написать фразу «Предоплата за… (наименование товаров, работ или услуг) по договору…».

Если продавец точно знает, за какие именно товары (работы, услуги) получена предоплата от покупателя, в графе 1 можно указать их наименования. Но при этом нужно сделать обязательную пометку, что сумма налога исчисляется именно с суммы полученной предоплаты.

Графы 2, 3 и 4 (единица измерения, количество, цена за единицу измерения) в авансовом счете-фактуре не заполняются.

Кроме того, не указывается информация в графах 10 и 11 (страна происхождения товара и номер таможенной декларации). В этих графах нужно поставить прочерки.

При исчислении НДС с суммы предоплаты применяется расчетная ставка налога (п. 4 ст. 164 НК РФ).

Графа 7 - указывается расчетная налоговая ставку.

В документе допустимо делать отметку, допустим, получено от такого-то и т.д. Заполненную форму подписывает директор компании и ее бухгалтер, либо при отсутствии последнего ответственное лицо.

Редакция опросила бухгалтеров, что они знают про авансовые счета-фактуры. Выяснилось, что у ваших коллег есть пять частых заблуждений на этот счет. Прочитайте статью про авансовые счета-фактуры и не повторяйте тех же ошибок.

Заблуждение 1. На аванс и отгрузку обязательно оформлять разные документы

Когда между авансом и отгрузкой не более пяти дней, компания вправе составить один счет-фактуру. Минфин против этого не возражает (письма от 18.01.2017 № 03-07-09/1695, от 10.11.2016 № 03-07-14/65759). Но это правило действует с одной оговоркой - авансовый счет-фактуру можно не выставлять при условии, что предоплата и отгрузка приходятся на один квартал.

Заблуждение 2. Авансовые счета-фактуры можно составлять раз в месяц

Выставлять документ в последний день месяца на суммы, которые не закрыты отгрузкой, небезопасно. Продавцу грозит штраф за грубое нарушение ведения бухучета, начисленный НДС с авансов, штраф за неуплату налога и пени. Кроме того, продавец не сможет принять доначисленный НДС по авансам к вычету.

Когда выписываются авансовые счета-фактуры

Продавец или исполнитель, получив от покупателя аванс, должен составить счет-фактуру. Это правило действует в отношении любых авансов (включая авансы в неденежной форме), поступивших в счет поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав. Не нужно оформлять авансовые счета-фактуры только в трех случаях.

Заблуждение 3. Авансовый счет-фактура должен содержать в номере префикс А

Одни бухгалтеры утверждают, что нумерация по авансовым счетам-фактурам должна быть отдельной, ни в коем случае нельзя вести сквозную нумерацию со счетами-фактурами на отгрузку. Другие специалисты пытаются заставить продавцов переделывать документ, если в его номере нет префикса «А».

Правила заполнения документов, отражающих НДС, закреплены в постановлении Правительства РФ от 26.12.11 № 1137. Их не сказано, в каком порядке нумеровать авансовые счета-фактуры. Компания вправе выбрать любой удобный для нее способ и прописать в учетной политике. Быстро подобрать подходящий вам образец учетной политики можно через специальный сервис . В нем собраны образцы для налогового и бухгалтерского учета.

Заблуждение 4. В наименовании нужно обязательно написать, что это предоплата

Правила заполнения счетов-фактур такого требования не содержат. В графе 1 достаточно указать наименование товаров (работ, услуг), в счет оплаты которых продавец получил предоплату. Образец заполнения графы 1 - . Но если покупатель просит, в документе можно написать предоплата» или «аванс по договору от… №…». Минфин разрешает указывать в счете-фактуре необязательные сведения (письмо от 30.10.2012 № 03-07-09/146).

Если в документе нет не слова о предоплате, отличить авансовый счет-фактуру от обычного просто: достаточно посмотреть на ставку, указанную в нем. Расчетная ставка 20/120 или 10/110 — верный признак счета-фактуры на предварительную оплату. А документ на отгрузку содержит ставку налога, равную 20% или 10%. Какую ставку НДС применять, зависит от того, что компания реализует. Правильно выбрать ставку поможет таблица .

Заблуждение 5. Можно не указывать номера платежных поручений

Обязательный реквизит любого авансового счета-фактуры — это дата и номер расчетно-платежного документа. Эти данные поставщик должен указать в строке 5 счета-фактуры. Если продавец эту строку не заполнил, покупатель заявить вычет не вправе.

Если этот номер платежного документа состоит более чем из трех цифр, то на практике в авансовом счете-фактуре указываются лишь три последние цифры. Формально это не соответствует требованиям статьи 169 НК РФ. Однако Минфин не считает это основанием для отказа в вычете НДС (письмо от 19.09.14 № 03-07-09/46986). Главное, чтобы эти три цифры были отличными от 000.

Поступление авансовых сумм от клиентов требует выставления счета-фактуры. На выполнение данного действия отводится 5 дней со дня поступления денег. Формируемый счет-фактура именуется авансовый и составляется в двух экземплярах. Первый подлежит передаче лицу, от которого получены денежные средства, и используется для проведения записи в книги покупок, второй остается в месте выписки для обоснования регистрационной записи в книге продаж. Расскажем в статье, как составляется счет-фактура на аванс, дадим образец заполнения.

Когда выписывается счет-фактура на аванс

Основанием для выписки данного бланка является поступление от покупателя предоплаты, причем она может быть выражена как в денежном, так и материальном виде. Читайте также статью: → “ ». Не нужно выписывать с/ф, если аванс поступил в счет будущей отгрузки ТМЦ (услуг, работ):

1. Не облагаемых добавленным налогом согласно ст.149 и п.2ст.146 НК РФ;
2. Облагаемых налогом по нулевой ставке согласно п.1ст.164;
3. Имеющих продолжительный цикл производственного процесса изготовления, согласно Перечню, подготовленному российским правительством №468 от 28.07.06 в ред. от 30.03.16.;
4. Реализуемых на территориях, не относящихся к РФ.

Проводки при получении аванса у продавца

Продавец, получив деньги от клиента в счет будущей отгрузки, обязан произвести следующие действия:

• Выделить НДС из поступившей суммы и произвести проводку по начислению его к уплате;
• Подготовить в 5-тидневный срок с/ф;
• Зарегистрировать составленный с/ф в своей книге продаж в том квартале, когда получены деньги;
• В день фактической отгрузки в счет полученного ранее аванса, выставить с/ф еще раз;
• Начисленный с отгрузки НДС направить к оплате;
• НДС, посчитанный при поступлении предоплатной суммы, направить к вычету;
• Отгрузочный с/ф зарегистрировать в книге продаж;
• Авансовый с/ф зарегистрировать в книге покупок.

Расчеты с клиентами учитываются на сч.62, авансы показываются отдельно от прочих оплат, например, на субсчете 62ав, при этом на субсчете 62р будут показываться прочие поступления от покупателей.

Проводки у продавца выглядят следующим образом:

1. Деб.51 Кред.62ав – поступили деньги от клиента в виде аванса;
2. Деб.62ав. Кред.68 – отражено начисление добавленного налога, выделенного из аванса;
3. Деб.62р. Кред.90.1 – показана выручка от продажи ТМЦ в счет аванса;
4. Деб.90.3 Кред.68 – Начислен НДС с реализационной операции;
5. Деб.68 Кред.62ав. – Авансовый НДС принят к вычету;
6. Деб.62ав. Кред.62р. – Произведен зачет предоплатной суммы.

Проводки при перечислении аванса у покупателя

Покупатель при перечислении аванса должен произвести следующие действия:

• Принять к вычету НДС, указанный в полученном от продавца авансовом с/ф;
• Выделить НДС по поступившим ТМЦ в счет произведенной ранее оплаты и направить его к вычету;
• Восстановить авансовый налог.

Для отражения операций с продавцами применяется сч.60, на котором обособленно учитываются авансовые перечисленные суммы, при этом можно открыть самостоятельный субсчет 60 ав, при этом на субсчете 60 р будут учитываться прочие операции с продавцами.

Проводки в бухучете выглядят следующим образом:

• Деб. 60 ав. Кред. 51 – перечислен аванс.
• Деб. 68 Кред. 60 ав – налог с предоплаты принят к вычету;
• Деб. 19 Кред. 60 р – выделен налог по полученным ТМЦ;
• Деб. 68 Кред. 19 – выделенный налог с поступлений принят к вычету;
• Деб. 60 ав Кред. 68 – восстановлен авансовый НДС;
• Деб. 60 р Кред. 60 ав – произведен зачет аванса.

Порядок заполнения авансового счета-фактуры

При выписке рассматриваемого документа применяются правила, закрепленные в официальном документе, утвержденном Постановлением 1137 от 26.12.11 в ред. от 29.11.14.

Построчное заполнение бланка с/ф:

Поставить подпись на счете-фактуре может то лицо, которое уполномочено на то учредительной документацией, доверенностью, составленной руководителем компании, или приказом. Это может быть руководитель организации, главный бухгалтер или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия.

Как отражается счет-фактура в книге покупок

Покупатель, получивший от продавца авансовый с/ф, должен зарегистрировать этот бланк в своей книге покупок. Читайте также статью: → “ ». Данная процедура производится в том квартале, в котором получен счет-фактура. Регистрационная запись выполняется только при условии, что поступивший бланк составлен правильно, не имеет ошибок и соответствует необходимым требованиям оформления подобной документации.

Если имеются ошибки, то регистрировать с/ф нельзя, необходимо обратиться к продавцу за выпиской корректирующего документа.

Заполнение граф книги покупок:

Как отражается счет-фактура в книге продаж

Продавец должен оставить один выписанный авансовый с/ф у себя, чтобы обосновать запись в книге продаж. Регистрацию документа нужно производить в тот день, когда выписан с/ф на аванс – в течение пяти дней с даты поступления предоплатных средств. Запись относится к тому кварталу, в котором получены денежные средства от покупателя.

Заполнение граф книги продаж:

Нередко у бухгалтера возникает вопрос, нужно ли составлять "авансовый" счет-фактуру, если в течение 5-ти календарных дней, считая со дня получения предоплаты, осуществляется отгрузка товаров.

Делаем правильно

В случае получения продавцом предварительной оплаты налоговая база по НДС должна быть определена дважды: на день получения предоплаты и на день отгрузки товаров (п. 1 и 14 ст. 167 НК). Дважды составляется и счет-фактура. Вначале, при получении аванса, продавец обязан выставить упомянутый документ не позднее 5-ти дней со дня перевода денег, а также зарегистрировать бумагу в книге продаж (п. 3 ст. 168 НК РФ). Затем по мере выполнения обязательств продавец принимает к вычету НДС, уплаченный с аванса, снова фиксирует в книге покупок уже выставленный счет-фактуру на аванс (п. 8 ст. 71 НК РФ, п. 6 ст. 172 НК РФ) и выставляет новый счет-фактуру по факту реализации товаров (работ, услуг) и опять же регистрирует бумагу в книге продаж (п.3 ст.168 НК РФ).

Допустим, получение предоплаты и отгрузка имели место в одном квартале, а с момента поступления денежных средств не прошло и 5-ти дней. Зачем же тогда применять непростой механизм с «авансовыми» счетами-фактурами, если это никак не повлияет на расчет итоговой суммы НДС?

И вот в чем загвоздка: допустим, получение предоплаты и отгрузка имели место в одном квартале, а с момента поступления денежных средств не прошло и 5-ти дней. Зачем же тогда применять непростой механизм с «авансовыми» счетами-фактурами, если это никак не повлияет на расчет итоговой суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет (или возмещению из бюджета)? Этот вопрос нередко задают бухгалтеры, и, чтобы упростить документооборот, начисляют НДС по итогам квартала только на ту часть предварительной оплаты, которая осталась не «закрытой» отгрузкой товаров (работ, услуг).

Для объективной оценки таких действий обратимся к официальным разъяснениям и сложившейся арбитражной практике.

Экспертное мнение

Если в течение 5-ти календарных дней, считая со дня получения предоплаты, осуществляется отгрузка товаров в счет этой оплаты, то счета-фактуры по предоплате выставлять покупателю не следует, так утверждают представители Минфина, данная точка зрения отражена, в частности, в Письмах от 12 октября 2011 года № 03-07-14/99, от 6 марта 2009 года № 03-07-15/39. В обоснование своей позиции чиновники ссылаются на положения пункта 3 статьи 168 НК РФ, при этом они никакой дополнительной аргументации не приводят.

Вместе с тем, финансисты не преминули отметить, что организация все же обязана выставить счет-фактуру по полученному авансу независимо от того, в каком квартале осуществляется отгрузка предварительно оплаченных товаров. Также они указывают на обязанность компаний начислить НДС как на день получения предоплаты, так и на дату отгрузки товаров, если оба числа приходятся на один квартал. Такую позицию разделяют и налоговики.

Яна Лазарева, эксперт журнала "Расчет"