Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества. Как и кем проводится инвентаризация на предприятии Инвентаризация: методические указания и причины для ее проведения

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая.

Документация хозяйственных операций. Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. Обязательным условием учетных записей является обоснование их документами.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство фактов хозяйственной жизни или права на их выполнение. Они служат основанием для всех последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит прежде всего от качества документов, их точности и своевременности.

Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного и последующего контроля за законностью фактов хозяйственной деятельности и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью активов хозяйствующих субъектов.

Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств могут быть осуществлены только на основании документов, оформленных в установленном порядке. Это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений.

Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими предприятиями, организациями и лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

Документы имеют также большое значение для организации и ведения оперативного контроля за хозяйственной деятельностью. Их используют для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный (старший) бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью фактов хозяйственной жизни при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т. п.

На основании документов ведут также и последующий контроль за фактами хозяйственной жизни, главным образом путем проверки их бухгалтерами при приемке отчетов и ревизорами при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности. Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за фактами хозяйственной жизни и регистрацию полученной о них информации в документах для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.

К выписке и оформлению документов предъявляются определенные требования, которые устанавливаются соответствующими государственными органами. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Законом “О бухгалтерском учете”.

В организациях, на предприятиях совершаются самые разнообразные факты хозяйственной жизни. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий правильной документации является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание факта, место, время и условия его совершения, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета.

Во всех организациях и предприятиях обращается огромное количество различных документов. В связи с этим необходима правильная и целесообразная разработка форм документов. Важнейшая задача - сокращение и упрощение документации. От этого зависят улучшение качества и удешевление учета. Большие возможности сокращения и упрощения документации представляют унификация и стандартизация документов.

Унификация - это установление единых типовых форм документов для отдельных ведомств, отраслей хозяйства или для народного хозяйства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты и др.

Стандартизация документов представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых документов и установление единых размеров для их изготовления осуществляют Министерство финансов РФ, Центральный банк России и Росстат.

Как уже было отмечено, в бухгалтерском учете применяют разнообразные документы. Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные (распорядительно-исполнительные) и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат приказ, поручение совершить факт хозяйственной жизни или закрепляют право на его совершение (доверенность, чеки, наряды и др.). Они имеют большое значение для предварительного контроля за правильностью (экономической и юридической обоснованностью) операции. Основанием для записей в учете эти документы не служат.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают исполнение распоряжения, данного работнику, совершение факта хозяйственной жизни (приходные и расходные накладные, различные акты и др.)- Оправдательные документы составляют в момент совершения факта хозяйственной жизни и свидетельствуют о его выполнении. Оправдательные документы дают возможность исполнителям отчитаться за совершение факта хозяйственной жизни в соответствии с полученным распоряжением.

Комбинированные -это документы, в которых одновременно отражаются распоряжение совершить факт хозяйственной жизни и его исполнение (расходный кассовый ордер, счет-фактура, платежная ведомость на выплату заработной платы и др.).

Комбинированные документы значительно сокращают общее количество документов и способствуют ускорению учетного процесса.

В ряде случаев бухгалтерия составляет особые ведомости, расчеты или справки, которые служат основанием для учетных записей. Такие документы, удостоверенные подписями бухгалтера-исполнителя и главного бухгалтера, называются документами бухгалтерского оформления (расчет заработной платы, расчет амортизации основных средств и др.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют и используют только на данном предприятии (кассовые ордера, накладные, авансовые отчеты и др.).

Внешними называются документы, поступившие от других предприятий, организаций и учреждений. Такими документами являются счета и счета-фактуры поставщиков, банковские документы, почтовые квитанции и другие.

По степени обобщения фактов хозяйственной жизни документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными документами впервые оформляют совершение факта хозяйственной жизни организации. Они являются доказательством действительного его выполнения (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально-ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. Применение сводных документов уменьшает количество учетных записей.

В зависимости от количества зарегистрированных однородных фактов хозяйственной жизни документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько фактов хозяйственной жизни. Их отличительной чертой является то, что сразу же после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использоваться для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести приходные ордера, ведомости распределения расходов, кассовые ордера и др.

Накопительные документы служат для оформления однородных фактов хозяйственной жизни, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем фактам, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого периода времени. К ним можно отнести: лимитно-заборную карту, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т. п.

Из приведенной выше классификации нетрудно заметить, что одни и те же документы относятся к различным классификационным группам в зависимости от признаков, по которым они группируются.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неправильно оформленные документы возвращают для исправления. Каждый документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.

Проверка документов с формальной стороны включает проверку соблюдения их формы, наличия и правильности заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей.

Проверка документов по существу состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности факта хозяйственной жизни, указанного в документе, соответствия его плановым заданиям, сметам, нормативам и т. п.

Арифметическую проверку документов производят путем таксировки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей.

Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам.

Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение. Движение документов от момента их составления или получения от других организаций и предприятий до использования их в учете и сдачи на хранение в архив называется документооборотом.

Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, и она является обязательной для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера фактов хозяйственной жизни, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота - важнейшее условие правильной постановки бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Инвентаризация. Одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является требование реальности (правдивости) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей - материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое действительно получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета - с теми остатками, которые на самом деле имеются в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим причинам.

Естественные причины - изменение веса или качества средств вследствие влияния изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т. п.

Неточности при приеме или отпуске средств - промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.

Ошибки в учете - это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т. п.

Злоупотребления - хищения, обвесы или обмеры - при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты - при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Все эти явления не могут быть выявлены в момент их совершения - они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Получающиеся в результате расхождения выявляются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также вести борьбу с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называются инвентаризациями.

Инвентаризация - это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов с целью их сверки с данными регистров бухгалтерского учета.

Инвентаризация является обязательным дополнением документации. Только при помощи обоих этих способов - документации и инвентаризации - в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, а также федеральными и отраслевыми стандартами.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на два вида: полную и частичную.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства. Она проводится, как правило, перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например только материалы или только расчеты с покупателями. Она должна проводиться, помимо полной инвентаризации, несколько раз на протяжении года для обеспечения точности отчетных данных, усиления борьбы с хищениями и потерями и укрепления финансовой дисциплины.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требованию ревизора, осуществляющего ревизию хозяйственной деятельности, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним). Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. По характеру осуществления инвентаризации должны быть внезапными.

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем предприятия и утверждаемой специальным приказом (распоряжением). В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, счетные работники, сами материально ответственные лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствии материально ответственного лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также в результате форсмажорных обстоятельств к участию в инвентаризации могут привлекать представителей местных органов власти.

К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых ценностей должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, сделаны все записи в аналитическом учете и выведены остатки. Все предметы, подлежащие инвентаризации, - сырье, материалы, товары и др. -- должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; разнородные предметы - рассортированы. У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в последний отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей. Если кладовщик составляет товарный отчет, то при его проверке особое внимание обращают на достоверность произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие подписи материально ответственного лица, правильность переноса остатка на начало периода и выведения остатка на его конец.

Инвентаризация проводится по каждому месту хранения и материально ответственному лицу отдельно и в присутствии последнего. Все материальные ценности проверяются обязательно путем подсчета, взвешивания или обмера. Исключения допускаются лишь для предметов, хранящихся в неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких предметов. Количество первых может устанавливаться на основании документов, однако с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых - техническими расчетами. О проверке такими способами делается отметка в описях.

Данные о выявленных и подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. По окончании инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку о том, что все ценности, отмеченные в описи, проверены в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что он никаких претензий к комиссии не имеет. Оценка инвентаризуемых предметов указывается в описи только в том случае, если она расходится с оценкой в учете или не может быть установлена по его данным.

Таким образом, инвентаризационные описи представляют собой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние объектов бухгалтерского учета на определенную дату. По окончании инвентаризации они передаются в бухгалтерию для сопоставления действительных остатков объектов с их остатки ками по данным учета и приведения последних в соответствие с данными инвентаризации.

С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют (сличают) с соответствующими данными из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся результаты инвентаризации - излишки или недостачи. Все сведения показываются как в натуральных, так и в денежном измерителях. В сличительные ведомости заносятся данные не о всех видах инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Данные в сличительных ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете.

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тщательно проверить правильность всех записей, сделанных в инвентаризационных описях. При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следует скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличительных ведомостях оцениваются по ценам, принятым в учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые бланки, в которых соединены формы инвентаризационных и сличительных ведомостей. После внесения инвентаризационной комиссией в эти бланки данных о фактическом наличии ценностей бухгалтерия проставляет в них данные бухгалтерского учета и сличает те и другие показатели.

Инвентаризационная комиссия выявляет причины недостач и излишков, обнаруженных в результате инвентаризации. Окончательное решение о характере потерь и порчи ценностей она принимает на основании письменных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия.

Проведение инвентаризации ОС на предприятии - это процесс проверки фактического наличия активов, результатом которого является корректировка бухгалтерских документов на сумму выявленных расхождений.

В зависимости от масштаба инвентаризация бывает следующих видов:

1. Сплошная инвентаризация. Объектами проверки являются:

все имущество компании;
финансовые обязательства.

2. Выборочная инвентаризация. Проверка распространяется на отдельную часть имущества.

Инвентаризация - это обязательный процесс для всех предприятий. Регламент проведения этого процесса прописан в ряде законодательных документов (Закон РФ No129-Ф3, Положение по бухучету от 29.07.98, Методические указания от 13.06.95), дополнения и уточнения описываются в учетной политике организации и специальных приказах руководителя.

Проводить инвентаризацию ОС нужно в следующих ситуациях:

продажа имущества, сдача в аренду активов;
реструктуризация/ликвидация компании;
составление отчетности за год;
стихийное бедствие, что спровоцировало порчу имущества;
подозрение на умышленную кражу основных средств;
переход права материальной ответственности.

В процессе инвентаризации сверяют все основные средства, что находятся на территории предприятия или принадлежат ему по документам.

Проверке подлежит:

собственное имущество;
арендованные основные средства;
активы, что находятся на территории компании по договору ответственного хранения.

В ходе проведения проверки возможны следующие ситуации:

Выявлены основные средства, что не отображены в бухгалтерском учете компании - активы нужно оценить, определить степень износа и принять на учет.
Основные средства, что учтены в бухгалтерских документах, отсутствуют или их текущее состояние не позволяет выполнять возложенные на них функции - нужно составить соответствующий акт и списать их с баланса компании за счет прочих затрат или за счет возмещения убытка виновным лицом.
Объекты инвентаризации физически существуют, но на момент проверки находятся вне территории компании - нужно проверить документы, что подтверждают законность отсутствия.

В ходе инвентаризации проверяют не только факт присутствия, но и:

фактическое состояние объекта, степень его износа и способность выполнять функции;
считают количество, измеряют объем и вес.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств проводится минимум один раз в год, исключением являются библиотеки, где разрешено проводить проверку один раз на пять лет.

Ежемесячно сверяют:

состояние расчетов компании с ее филиалами (на 1-е число);
наличие денежных средств и других ценностей, документов строгой отчетности;
объемы сырья и материалов.

Ежеквартально проверяют:

количество животных на предприятиях сельского хозяйства;
товаротранспортные накладные;
сверяют расчеты с бюджетом.

Раз в полугодие (на 01.06 и 01.12) сверяют расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности.

Ежегодно инвентаризируют:

здания, оборудования, инвентарь и т. д.;
другие объекты капитальных инвестиций;
запасы производства;
производство, что не завершено;
капитальный ремонт.

Расчеты с банками сверяются по мере поступления выписок.

Как правило, инвентаризация - плановый процесс, дата, объекты, сроки проведения закреплены в учетной политике или несущественно изменяются на протяжении годов. Целесообразно иногда проводить спонтанные инвентаризации для некоторых групп активов.

Этапы проведения инвентаризации

1. Подготовительный этап:

определение объектов инвентаризации и сроков проведения;
проверка правильности документов на объекты инвентаризации - карточки объектов, акты приема-передачи, технические паспорта и т. д.;
определение, кто будет проводить инвентаризацию - утверждение инвентаризационной комиссии, в которую должны входить представитель администрации, бухгалтерии и другие профильные специалисты, так как иногда бывает сложно измерить реальное количество продукции или запасов (например: если нужно определить фактический вес сыпучих материалов, при этом не имея возможности реально все взвесить);
приказ об инвентаризации.

2. Фактическая проверка основных средств - подсчет, взвешивание, измерения, проверка состояния и фиксирование результата в инвентаризационных описях и актах.

3. Сравнение результата проверки с данными бухгалтерских документов - формирование сличительной ведомости и актов, что объясняют расхождения.

4. Приказ о завершении инвентаризации и бухгалтерский учет ее результатов:

принятие на баланс выявленных объектов;
списание с баланса объектов, что отсутствуют;
списание ущерба с лиц, виновных в порче имущества.

Правила проведения инвентаризации:

все члены комиссии должны присутствовать;
обязательное присутствие материально ответственного лица или группы лиц (начальник, заместитель, работники) при коллективной ответственности;
если процесс инвентаризации нужно прервать, например, перенести на следующий день, то на момент отсутствия комиссии помещение опечатывается.

Отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете компании

При проведении инвентаризации на предприятии возможны следующие ситуации:

1. Обнаружены излишки основных средств - нужно определить текущую стоимость и сделать следующую проводку:

Дт01 Кт91.1 - учет стоимости ОС в прочих доходах.

2. Выявлены недостачи имущества, но виновные лица не уставлены - необходимо списать остаточную стоимость отсутствующих основных средств на прочие расходы:

Дт91.2 Кт94 - отнесение остаточной стоимости к прочим расходам.

3. Выявлена порча или хищение имущества и виновные лица установлены - нужно списать принесенный организации ущерб с виновных лиц:

Дт94 Кт01 - списание стоимости ОС;
Дт02 Кт94 - списание накопленной суммы амортизации;
Дт73 Кт94 - отнесение недостачи на счет виновного лица;
Дт50 Кт73 - погашение суммы ущерба в кассу.

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное документальное оформление всех без исключения фактов хозяйственной жизни. Поэтому уже на самой начальной стадии учетного процесса все первоначальные сведения о свершившихся фактах хозяйственной жизни отражаются в первичных учетных документах, что характеризует систему первичного учета.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения учетной информации в целях ее использования для принятия обоснованных экономических решений.

Основу ведения первичного учета составляет учетная информация, подтверждаемая первичными учетными документами.

Система первичного учета предполагает документальное оформление хозяйственных фактов, происходящих при осуществлении деятельности экономического субъекта. Информация, содержащаяся в первичных учетныхдокументах, служит единственным основанием для отражения хозяйственных фактов в текущем бухгалтерском учете.

Бухгалтерский документ (от лат. documentum - доказательство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных фактов, а также права на их совершение. Первичный учетный документ подтверждает юридическую силу хозяйственного факта и придает законность его совершения. Он устанавливает ответственность отдельных лиц за осуществление хозяйственных фактов.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

К первичным учетным документам Законом № 402-ФЗ предъявляются следующие требования:

1) первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а, если это не представляется возможным, - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9);
2) первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты (в перев. с лат. - нужное, требуемое) - это показатели, приводимые в первичных учетных документах, которые необходимо заполнить данными свершившихся фактов хозяйственной жизни.

Обязательными реквизитами регистра являются (п.4, ст. 10):

- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего регистр;
- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все показатели первичного учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются;

3) первичные учетные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (п. 7 ст. 9). При осуществлении исправлений исправляемая запись зачеркивается одной чертой, сверху надписывается верная, делается надпись «Исправлено», ставятся подписи внесших исправления лиц и дата исправления. В денежных документах исправления не допускаются;
4) прошедшие обработку первичные учетные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием электронной техники - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку;
5) записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, при помощи компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей;
6) для того, чтобы первичные учетные документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляется дата и подпись с указанием фамилии и инициалов. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

Для систематизации и обеспечения правильности применения учетных документов используются их классификации по следующим однородным признакам:

1) назначению;
2) порядку составления;
3) способу отражения хозяйственныхфактов;
4) месту составления;
5) порядку заполнения.

По назначению учетные документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными считаются документы, которые содержат указание (приказ) на совершение хозяйственного факта, но не удостоверяют его совершение. Подписываются такие документы лицами, имеющими права давать указания на совершение отражаемых в документах хозяйственных фактов. К распорядительным документам относятся приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чеки на получение наличных денег с расчетного или валютного счетов, платежные поручения и др.

Оправдательными (исполнительными) документами подтверждается совершение хозяйственного факта; они заполняются непосредственно в момент ее проведения или непосредственно по окончании. К оправдательным документам относятся акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета и счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются непосредственно работниками бухгалтерии для подготовки распорядительных и оправдательных документов к отражению в бухгалтерском учете и составления бухгалтерских записей. К ним относятся ведомости начисления амортизации, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты (отклонений, калькуляции), бухгалтерские справки и др.

Комбинированные документы одновременно содержат признаки нескольких видов документов, например, распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Они являются основанием и оправданием совершения факта хозяйственной жизни. Комбинированными документами являются накладная (требование) на отпуск материалов, расходный кассовый ордер.

По порядку составления учетные документы подразделяются на первичные и сводные.

В первичных учетных документах впервые регистрируются хозяйственные факты в момент их совершения. Они являются формальным доказательством их осуществления. Это приходные и расходные кассовые ордера, материальные требования и накладные, приемо-сдаточные акты и др. Сводные учетные документы составляются на основании ранее оформленных первичныхдокументов. К ним относятся авансовые и кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные ведомости. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Сводные учетные документы составляются для обеспечения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных фактах на основе первичных учетных документов.

По способу отражения хозяйственных фактов учетные документы группируются на разовые и накопительные.

Разовые учетные документы используются для отражения одного или нескольких одновременно совершаемых хозяйственных фактов, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения и др. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных фактов, многократно совершаемых экономическим субъектом в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Они составляются с целью уменьшения числа разовых документов по однородным операциям. Это лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.

По месту составления учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы составляются за пределами данного экономического субъекта и поступают в него уже в оформленном виде (счета- фактуры, товарно-транспортные накладные, выписки банка).

Внутренние документы составляются внутри экономического субъекта его персоналом (накладные на перемещение материальных ценностей и готовой продукции, наряды на выполнение работ, расчетноплатежные ведомости и др.).

По порядку заполнения различаются учетные документы ручного и машинного оформления.

Учетные документы ручного оформления заполняются вручную, либо на пишущей машинке. Документы, сформированные при помощи компьютерной техники, автоматически отражают информацию о хозяйственных фактах в момент их совершения.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях, информация на которых должна быть соответствующим образом защищена, что обеспечивает юридическую силу производимых хозяйственных фактов, а также устанавливается ответственность за их осуществление.

Первичные учетные документы имеют особое значение в бухгалтерском учете. Они являются средством обоснования учетных записей, имеют оперативное значение - первичные учетные документы принимаются во внимание при передаче распоряжений от руководителя к исполнителю и т.д., позволяют проконтролировать правильность и законность совершения хозяйственных фактов. Поэтому при организации учетного процесса большое внимание уделяется системе документации.

Документация представляет собой совокупность учетных документов, составляемых на все без исключения хозяйственные факты. Как элемент метода бухгалтерского учета документация - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных фактов с целью получения о них информации, необходимой для ведения текущего бухгалтерского учета.

Движение документов от момента их создания (составления) до сдачи в архив, называется документооборотом. Этот процесс регламентируется графиком документооборота.

График документооборота устанавливает рациональную систему прохождения первичным учетным документом всех стадий обработки, минимального срока нахождения на отдельных участках учетной работы. Графики документооборота оформляются в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемым каждым структурным подразделением и лицами организации с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого документа разрабатывается маршрут движения в процессе документооборота. В графике документооборота предусматриваются: наименование первичного документа и отчета; время их составления; лица, которые составляют, подписывают или ведут записи в документах; сроки и ответственность за представление документов в бухгалтерию; липа, которые принимают, проверяют и обрабатывают документ, контролируют его использование в бухгалтерии и хранение в архиве.

Разработку и контроль соблюдения графика документооборота, утверждаемого руководителем, осуществляет главный бухгалтер организации. Ответственность за его соблюдение, своевременное и добросовестное создание первичных учетных документов, передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащейся в них учетной информации несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

Этап 1. Проверка документов по форме и по содержанию. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления документов, заполнения обязательных реквизитов, наличие необходимых подписей и т.д. Проверка по содержанию выявляет законность и целесообразность совершения хозяйственного факта. В ходе ее проведения проверяется, соответствуют ли учетные документы заключенным договорам, сметам и т.д., обеспечивает ли документ логическую взаимосвязь отдельных показателей.

Этап 2. Группировка документов. Этап предполагает подборку по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных фактов (кассовые, банковские, документы для разноски в накопительные ведомости и т.д.).

Этап 3. Таксировка (расценка). Он предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов, что позволяет проконтролировать арифметические подсчеты итогов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.

Этап 4. Коитировка документов (от итал. сото - счет). Этап предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные факты отражаются по дебету и кредиту счетов.

После надлежащего документального оформления учетная информация переносится в соответствующие бухгалтерские регистры. По окончании бухгалтерской обработки учетные документы комплектуются в хронологическом порядке и передаются на хранение в архив с сопровождающей справкой. Для удобства хранения кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть хронологически подобраны и заключены в переплет. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери и злоупотреблений. На обложке папки указываются наименование экономического субъекта, название и порядковый номер документа, год, месяц и число листов в папке.

Изъятие первичных учетных документов. Первичные учетные документы могут быть изъяты только в соответствии с законодательством РФ органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми органами на основании их постановлений. В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (п. 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Хранение первичных учетных документов. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Экономический субъект обязан хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Министерство сельского хозяйства РФ

Федеральное государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального обучения

"Мичуринский государственный аграрный университет"

Кафедра "Бухгалтерский учет, анализ и аудит"

РЕФЕРАТ

По дисциплине : "Бухгалтерский учет"

На тему : "Документация и инвентаризация"

Мичуринск - Наукоград РФ, 2009 г.

Документация хозяйственных операций. Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей -- обоснование их документами.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для все" последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит прежде всего от качества документов, их точности и своевременного оформления.

Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью имущества хозяйствующих субъектов.

Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств допустимы только на основании документов, оформленных в установленном порядке (это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений).

Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

Документы используют для передачи распоряжений исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью хозяйственных операций при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.

На основании документов ведут также и последующий контроль за операциями, главным образом путем проверки их бухгалтерами (при приемке отчетов) и ревизорами (при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности).

Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за хозяйственными операциями и фиксирует полученную о них информацию для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.

В организациях, на предприятиях совершают самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов. К числу обязательных реквизитов относят наименование документа и его номер, название сторон, участвующих в совершении операции, описание операции, ее натуральное и стоимостное измерение, подписи лиц, разрешивших и совершивших операцию, и др. Если документ не содержит каких-либо обязательных реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Документы заполняют вручную, на машинах и комбинированным способом.

Применяется также способ бездокументного получения учетной информации посредством автоматических счетчиков и датчиков, которые регистрируют информацию и передают ее в электронную вычислительную машину (автоматический учет времени работы машин, использование машинами и оборудованием электроэнергии и т.п.).

Во всех организациях и на предприятиях страны обращается огромное количество различных документов. В связи с этим необходима правильная и целесообразная разработка их форм. Важнейшая задача -- сократить и упростить документацию. От этого зависят качество и стоимость учета. Большие возможности предоставляют унификация, стандартизация и классификация документов.

Унификация -- это установление единых типовых форм документов для отдельных ведомств, отраслей или для народного хозяйства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты и др.

Стандартизация представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых документов и установление единых размеров для их изготовления осуществляют Государственный комитет по статистике, Министерство финансов РФ и Центральный банк РФ.

Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам.

Распорядительные документы содержат приказ, поручение совершить хозяйственную операцию или закрепляют право на ее совершение (доверенность, чеки, наряды и др.). Они играют большую роль для предварительного контроля за правильностью (экономической и юридической обоснованностью) операции. Основанием для записей в учете эти документы не служат.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают факт совершения -- согласно имеющемуся распоряжению -- хозяйственной операции (приходные и расходные накладные, различные акты и др.). Они свидетельствуют о выполнении операции и дают возможность исполнителям отчитаться за совершенное действие, доказать, что хозяйственная операция проведена в соответствии с полученным распоряжением.

Комбинированные -- это документы, в которых одновременно отражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, платежная ведомость на выплату заработной платы и др.). Комбинированные документы значительно сокращают общее количество документов и способствуют ускорению учетного процесса.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

По степени обобщения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными документами оформляют совершение хозяйственной операции. Они являются доказательством действительного выполнения хозяйственных операций (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. Применение сводных документов уменьшает количество учетных записей.

В зависимости от количества зарегистрированных, однородных операций документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или (одновременно) несколько хозяйственных операций. Их отличительной чертой является то, что сразу же после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использованы для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести приходные ордера, ведомости распределения расходов, кассовые ордера и др.

Накопительные документы оформляют однородные операции, совершаемые на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого периода (лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.).

Документы составляют на бланках установленной формы. Только при отсутствии бланка допускается составление документа на чистом листе бумаги. Но и в этом случае он должен содержать все обязательные реквизиты. Документы заполняют чернилами, шариковыми ручками, химическим карандашом, на пишущей машинке, компьютере или на вычислительных табличных машинах (фактурных и др.). Не разрешается заполнять документы простым карандашом.

В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Допущенные в документах ошибки исправляют так называемым корректурным способом путем зачеркивания (одной чертой) и внесения (над зачеркнутым текстом) правильной записи. В документе делают оговорку об исправлении записи, которую заверяют своими подписями должностные лица, совершившие операцию.

Исправлять записи в кассовых и банковских документах не разрешается.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.

Каждый документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.

С формальной стороны проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей.

Проверка документов по существу состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т.п.

Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение, который называется документооборотом.

Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, и она обязательна для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота -- важнейшее условие правильной постановки бухгалтерского учета.

Инвентаризация. Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей -- материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета -- с теми остатками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим причинам.

Естественные причины -- изменение веса или качества средств вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п.

Неточности при приеме или отпуске средств -- промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.

Ошибки в учете -- это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п.

Злоупотребления -- хищения, обвесы или обмеры -- при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты -- при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникновения -- они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями.

Инвентаризация -- это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация является обязательным дополнением документации. Только при помощи обоих этих способов -- документации и инвентаризации -- в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на два вида: полную и частичную.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например только материалы или только расчеты с покупателями. Она должна проводиться, помимо полной инвентаризации, несколько раз на протяжении года с целью обеспечить точность отчетных данных, бороться с хищениями и потерями, укреплять финансовую дисциплину.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требованию ревизора, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним). Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. По характеру осуществления такие инвентаризации должны быть внезапными.

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем предприятия и утверждаемой специальным приказом (распоряжением). В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, счетные работники, сами материально ответственные лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствие такого лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также в результате форс-мажорных обстоятельств к участию в инвентаризации могут привлекать представителей местных органов власти.

К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых ценностей должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, сделаны все записи в аналитическом учете и выведены остатки. Все предметы, подлежащие инвентаризации, -- сырье, материалы, товары и др. -- должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; разнородные предметы -- рассортированы. У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в последний отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей. Если кладовщик составляет товарный отчет, то при его проверке особое внимание обращают на достоверность произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие подписи материально ответственного лица, верность переноса остатка на начало периода и выведения остатка на его конец.

Инвентаризация проводится по каждому месту хранения, каждому материально ответственному лицу отдельно (и, как правило, в присутствии последнего). Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания или обмера. Исключения допускаются лишь для предметов, хранящихся в неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких предметов. Количество первых может устанавливаться на основании документов, однако с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых -- техническими расчетами. О проверке такими способами делается отметка в описях.

Таким образом, инвентаризационные описи представляют собой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние средств хозяйства на определенную дату. По окончании инвентаризации они передаются в бухгалтерию для сопоставления действительных остатков средств с их остатками по данным учета и приведения последних в соответствие с данными инвентаризации. С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют (сличают) с соответствующими данными из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся результаты инвентаризации -- излишки или недостачи. Все сведения показываются как в денежном, так и в натуральных измерителях. В сличительные ведомости заносятся данные не обо всех видах инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Данные в таких ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тщательно проверить правильность всех записей, сделанных в инвентаризационных описях. При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следует скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличительных ведомостях определяются по ценам, принятым в учете.

Комиссия выявляет причины недостач и излишков, обнаруженных в результате инвентаризации. Окончательное решение о характере потерь и порчи ценностей она принимает на основании письменных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм -- на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Список используемых источников

1. Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учёт. Теория и практика.

Учебное пособие. - М.: Книжный мир, 2004. - 748 с.

Бухгалтерский учёт / под ред. Л.И. Хоружий и Р.Н. Расторгуевой. -М.: КолосС, 2004. - 511 с: ил.

Бухгалтерский финансовый учёт: Учебник для вузов / Под ред. проф.Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2003. -- 525 с.

Васькин Ф.И., Дятлова А.Ф. Бухгалтерский финансовый учёт. -- М.:КолосС, 2004. - 560.: ил.

Подобные документы

Понятие и виды инвентаризации имущества. Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации. Подготовка к проведению инвентаризации. Порядок пересчёта имущества, инвентаризационная опись. Инвентаризация финансовых обязательств.

контрольная работа , добавлен 27.03.2013

Определение, характеристика и классификация объектов основных средств. Рассмотрение сущности инвентаризации основных средств. Основные аспектыв организации документального оформления инвентаризации. Порядок проведения и учета результатов инвентаризации.

курсовая работа , добавлен 17.11.2014

Основы проведения инвентаризации: периодичность, сроки и принципы, этапы этой процедуры. Правила инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств. Составление сличительных ведомостей, выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете.

курсовая работа , добавлен 13.04.2014

Понятие, цели и задачи инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации в ООО "АромаЛюкс", документальное оформление и бухгалтерский учет результатов инвентаризации. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств.

дипломная работа , добавлен 23.06.2016

Понятие и задачи инвентаризации, виды и порядок проведения, документальное оформление, выявление результатов и отражение их в учете. Составление аналитических и синтетических счетов, оборотно-сальдовой ведомости. Журнал хозяйственных операций фирмы.

курсовая работа , добавлен 18.12.2013

Задачи, периодичность и порядок проведения инвентаризации. Оформление и учет результатов, их отражение в бухучете. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств. Учет результатов ревизии наличных денежных средств на ООО "Апельсин".

курсовая работа , добавлен 06.10.2011

Теоретические основы проведения инвентаризации на предприятиях различных форм собственности в условиях рыночной экономики. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств, документальное оформление и отображение ее результатов в ОАО "АСТОН".

курсовая работа , добавлен 08.01.2017

Виды, сроки проведения инвентаризации в организации. Проверка отдельных видов имущества и финансовых обязательств. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации. Технико-экономическая характеристика Талгарского экономического колледжа.

курсовая работа , добавлен 01.02.2015

Задачи и виды инвентаризации. Подготовка к инвентаризации, порядок ее проведения. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности. Документации на проведение инвентаризации. Бухгалтерские записи на результат инвентаризации (недостачи, излишки).

курсовая работа , добавлен 12.01.2015

Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организации. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательств. Техника проведения инвентаризации. Бухгалтерский учет результатов инвентаризации и их оформление.