Ответ на вопрос:

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

Процедура передачи дел состоит из следующих этапов:

Издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;

Проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;

Ознакомление с внутренними документами компании;

Непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

Проверка состояния учета и отчетности;

Оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

До увольнения главного бухгалтера и на момент передачи дел двух бухгалтеров в организации быть не может.

При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.

Если подходящая кандидатура до истечения срока уведомления не найдена, дела нужно будет передать другому сотруднику, назначенному приказом руководителя, например заместителю главного бухгалтера или иному работнику. Принять дела может и непосредственно руководитель, поскольку в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ https://budget.1kadry.ru/#/document/99/902316088/bssPhr276/ именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.

В случае если новый главный бухгалтер найден, возникает вопрос, каким образом и когда передавать дела, поскольку кандидат на должность может не найти времени появиться на будущей работе до своего трудоустройства. Кроме этого, не являясь работником организации, он не имеет права расписываться в акте приема-передачи, тем более что после принятия дел он может вообще передумать и отказаться от должности.

Оптимальный вариант - когда оба бухгалтера работают одновременно. Некоторые специалисты рекомендуют принять кандидата изначально на другую должность, например заместителя главного бухгалтера, а после освобождения должности главного бухгалтера осуществить перевод. Либо перевести главного бухгалтера на должность заместителя, а кандидата принять на должность главного бухгалтера. Но и в первом, и во втором случае, прежде всего, нужно, чтобы имелась должность заместителя главного бухгалтера, причем вакантная. Поэтому данные варианты не только не всегда могут быть применены, но и достаточно проблематичны.

Поскольку порядок передачи дел законодательством не установлен, в каждой организации он свой в зависимости от фактических обстоятельств. Считаем, что будущий главный бухгалтер все же должен принять участие в передаче дел (тем более что это в его интересах), но акт приема-передачи при этом подписывается или руководителем, или другим уполномоченным работником. Тогда уже при оформлении нового бухгалтера придется составить еще один акт приема-передачи.

В приказе о передаче дел следует указать :

Лиц, ответственных за прием и передачу дел, если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

Сроки приема-передачи дел;

Дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

Порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Образец приказа смотрите ниже.

По необходимости можно провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации . Рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Случаи обязательного проведения инвентаризации :

Смена материально ответственных лиц;

Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

Реорганизация или ликвидация организации.

Инвентаризацию денежных средств в кассе (на расчетных счетах) целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.

Учредительные документы организации,

Наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации,

Наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании.

Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

Утвержденного плана счетов организации;

Налоговых регистров;

Налоговой и бухгалтерской отчетности;

Оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;

Книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;

Отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;

Актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;

Бухгалтерских справок;

Актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;

Инвентаризационных описей;

Кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;

Договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;

Кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

Порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);

Должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;

Списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

Факт передачи дел от увольняющегося бухгалтера необходимо оформить актом приема-передачи. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй - остается в организации

В акте приема-передачи отражаются :

Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

Дата передачи дел;

Реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;

Опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: "Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 г.", "Акты оказанных услуг за 2011 г." и т.д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);

Серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

Ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;

Список отсутствующих документов;

Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

В акте приема-передачи дел фиксируется состояние учета в организации, перечень и количество передаваемых документов, ошибки, отсутствующие ценности и документы, а также прочие существенные моменты, выявленные в ходе передачи дел.

Образец акта смотрите ниже.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Может ли в организации быть два главных бухгалтера, например на время передачи дел увольняющегося главбуха новому сотруднику

Н.З. Ковязина

Нет, не может.

Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Трудовой кодекс РФ не предполагают существования в одной и той же организации нескольких (более одной) должностей главного бухгалтера. В указанных нормативных актах должность «главный бухгалтер» упомянута в единственном числе. Вторым лицом после главного бухгалтера может выступать его заместитель или другой назначенный сотрудник, но не еще один главный бухгалтер (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, два главных бухгалтера в одной организации одновременно работать не могут, в том числе временно.

Совет: на время передачи дел с новым сотрудником можно заключить или принять его на должность заместителя главного бухгалтера с последующим .

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 02.05.2017

Формы:

Образец приказа о приеме-сдаче дел

Общество с ограниченной ответственностью "Роза"

ПРИКАЗ N 85

г. Москва

О порядке приема-передачи дел

В связи с увольнением 05.04.2010 Ивановой Надежды Михайловны с должности главного бухгалтера ООО "Роза" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить заместителя главного бухгалтера Петрову Людмилу Васильевну ответственной за прием бухгалтерской и налоговой документации от главного бухгалтера Ивановой Надежды Михайловны.

Акт приема-передачи составить на основе описи передаваемых документов.

2. Представить 02.04.2010 мне на утверждение акт приема-передачи дел в 2 экземплярах.

Генеральный директор

ООО "Роза" ________________ В.П. Васильков

Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера

Образец акта приема-передачи дел при смене

главного бухгалтера

Общество с ограниченной ответственностью "Компания"

ИНН 77034500296

117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО "Компания"

------- (В.В. Ефремов)

Акт приема-передачи документов ООО "Компания"

Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:

Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.

Выявленные ошибки в учете и отчетности:

Не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.;

Неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.

Приложения к акту:

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.

2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.

4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Документы сдал: Сидорова главный бухгалтер И.А. Сидорова

Документы принял: Петрова зам. главного бухгалтера Е.А. Петрова

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

1. Первичные.
2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

• внутренние и внешние;
• распорядительные и оправдательные;
• разовые и накопительные;
• строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

• наименование;
• номер документа;
• суть сделки или операции;
• данные составителя;
• подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

• в специальных книгах (журналах);
• на отдельных листах и карточках;
• в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
• непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

• бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
• учетную политику и локальные нормативные акты;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
• переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.

В нашей стране на данный момент не существует единого нормативного документа, который бы регулировал процедуру приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому. Для решения этой задачи рекомендуем использовать следующую «пошаговую инструкцию». Мы отразили как можно больше факторов, которые нужно учесть. А в своей практике Вы можете использовать лишь наиболее приемлемые для Вашего случая рекомендации.

Шаг 1 Приказ

Компания в соответствии с требованиями Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» вправе самостоятельно установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел. Поэтому работодатель локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, инструкцией и др.) может определить порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором указываются:

1) причина проведения приемки-передачи дел (например, увольнение главного бухгалтера);

2) сроки проведения приема-передачи дел.

Если главбух увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ).

Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел при увольнении главного бухгалтера по инициативе администрации, если меняется собственник имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), составляет три месяца со дня возникновения права собственности у нового собственника (ст.75 ТК РФ);

3) лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера);

4) лицо, ответственное за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера, а при его отсутствии – руководителя организации или иного лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера);

5) другие лица, участвующие в процессе приема-передачи дел (члены специальной комиссии, представитель вышестоящего органа, аудиторы);

6) дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период.

Утверждаемый день определяется исходя из сроков сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности;

7) полномочия и обязанности предыдущего и нового главного бухгалтера (если они какое-то время будут работать вместе).

Шаг 2 Завершение учетных процессов

На дату, указанную в Приказе, прежний главный бухгалтер должен завершить все учетные процессы. Для этого необходимо:

– сформировать первичные документы;

– сделать бухгалтерские записи;

– представить бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическую отчетность и т.д.

Все документы должны быть подшиты.

Шаг 3 Инвентаризация

Независимо от того, был ли заключен с прежним главным бухгалтером договор о материальной ответственности или нет, целесообразно провести инвентаризацию денежных средств, находящихся в кассе (на расчетных счетах).

При смене материально ответственных лиц проверка соответствия фактического состояния имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета является обязательной в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона о бухучете. Результаты проведенной процедуры оформляются соответствующими актами и описями, составленными в трех экземплярах. Один экземпляр остается в бухгалтерии, а два других передаются увольняющемуся и вступающему на должность главного бухгалтера сотрудникам. Оформленные документы прикладываются к акту приема-передачи дел.

При смене главного бухгалтера на малых предприятиях может быть проведена инвентаризация всего имущества и обязательств. В крупных же компаниях это требует значительных временных и трудовых затрат. Поэтому в этом случае рекомендуем осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений, доходов и расходов.

Шаг 4 Проверка

В Положении о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59) указывается, что передача дел при назначении нового сотрудника оформляется актом после проверки состояния бухучета и отчетности. Для проведения подобной оценки целесообразно прибегнуть к услугам аудиторской фирмы. В итоге компания получит независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Если это по тем или иным причинам окажется невозможно, то вновь назначенному сотруднику придется своими силами проверить состояние учета и отчетности.

Новому главному бухгалтеру рекомендуем обратить особое внимание на операции текущего года. Ведь некоторые налоговые декларации и отчетность придется сдавать за все 12 месяцев. Этот период охватывает и то время, когда вновь прибывший сотрудник еще не работал.

На что обратить внимание при проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности

– учредительные документы, протоколы собраний акционеров (учредителей) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельство о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, документы о регистрации ККТ;

– учетная политика, распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, система документооборота;

– бухгалтерская и налоговая отчетность за три последних календарных года и за текущий год (те периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить);

– выписки по счетам в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

– регистры бухгалтерского и налогового учета;

– материалы инвентаризаций;

– акты аудиторских, налоговых и иных проверок за последние три года;

– акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (провести сверку платежей на текущую дату);

– материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;

– материалы судебных разбирательств с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами, в которых компания на текущий момент принимает участие.

Шаг 5 Акт приемки-передачи

Чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего главного бухгалтера, составляется акт приема-передачи. Одновременно этот документ нужен для представления на момент приема-сдачи дел:

а) основных финансовых показателей работы компании;

б) состояния первичной документации учета, отчетности, материального и денежного учета

Примерный перечень вопросов акта приема-передачи дел

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии.

Сведения об организации работы в бухгалтерии. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, наличие должностных инструкций.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств.

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов. Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе. Их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций.

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Наличие актов сверки взаимных расчетов с контрагентами, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов).

Последняя инвентаризация имущества: отражение в учете, дата. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Наличие приказов о назначении ответственных хранителей ценностей.

5. Состояние материального учета.

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц. Результаты последней инвентаризации материальных ценностей. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов. Наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками.

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета.

7. Отчетность.

Соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов.

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.

Перечень передаваемых смет, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также по счетам учета иного имущества.

11. Список отсутствующих документов (в объяснительной записке на имя руководства прежний главный бухгалтер указывает причины нарушений).

Ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки (в этом случае обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера).

12. Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и должностного лица, принимающего дела (например, если указанные лица не согласны с какими-либо положениями акта).

13. Факт передачи печати организации, различных фирменных штампов, ключей от сейфа и бухгалтерии, ключей от системы «Клиент-Банк», сертификаты спецоператора связи

14. Подписи главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии.

15. Дата, на которую осуществлена приемка-передача дел.

Документ, являющийся основанием для передачи дел (приказ, распоряжение руководителя).

Следует отметить, что первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет (ст.17 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Именно за этот период такие документы должны быть в наличии. В крупных компаниях в штате бухгалтерии числится не только главный, но и другие бухгалтеры. Тогда в акт приема-передачи дел следует включить только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главного бухгалтера.

«Финишная прямая»

После того, как дела переданы, акт подписан, главный бухгалтер уволен, а новый назначен на должность, рекомендуем:

1) Сообщить о смене главного бухгалтера в налоговую инспекцию. Обязанность уведомлять об этом налоговые органы не установлена, поэтому и ответственность за неуведомление не предусмотрена. При этом налоговики такое требование выдвигают. К такому письму-уведомлению, заверенному печатью организации, прилагают копию приказа (или выписку) о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового бухгалтера.

2) На основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации имеются счета.

3) Со дня приема дел завести недостающие учетные регистры.

4) Исправить ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности.

5) При необходимости подать уточненные декларации.

Кто и за что в ответе?

После смены главного бухгалтера может возникнуть вопрос о распределении ответственности между предыдущим и новым сотрудниками.

Главного бухгалтера нельзя привлечь к административной и уголовной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, уклонение от уплаты налогов, допущенные его предшественником. В пункте 1 статьи 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. «Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты» (п.8 постановления Пленума ВС от 28.12.2006 N 64). Таким образом, новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него (аналогичные выводы содержатся также в письме Минфина от 23.10.2008 N 03-02-08/20).

Однако если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, уволившийся главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, в случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям – всего два месяца (п.1 ст.4.5 КоАП РФ). При совершении длящегося правонарушения вышеуказанные сроки исчисляются со дня обнаружения административного правонарушения (п.2 ст.4.5 КоАП РФ).

Кроме того, может выясниться, что прежний главный бухгалтер причинил компании материальный ущерб. Если был заключен договор о полной материальной ответственности, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью (ст.238 ТК РФ). Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка (ст.241 ТК РФ).

Новому и предыдущему главному бухгалтеру необходимо помнить о предусмотренной КоАП РФ ответственности должностных лиц за следующие нарушения:

• Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст.15.1) - 4000-5000 руб.
• Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда (ст.15.3)- предупреждение или штраф 500-1000 руб.
• Ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст.15.3) - 2000-3000 руб.
• Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст.15.4)- предупреждение или штраф 1000-2000 руб.
• Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст.15.5)- предупреждение или штраф 300-500 руб.
• Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст.15.6)- 300-500 руб.
• Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% (ст.15.11)- 2000-3000 руб.
• Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям (ст.15.25) - 4000-5000 руб.
• Нарушение порядка представления статистической информации (ст.13.19)- 3000-5000 руб.

Эльвина Валиахметова, ассистент аудитора компании «Аудэкс»

Зоя РЫЖЕВСКАЯ
Журнал "Московский бухгалтер" N 5/2002г.

Многих наших читателей удивит тот факт, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Но почти каждый главбух хоть раз, но принимал дела у своего предшественника. При этом большинство из них отмечают, что "в наследство" новичку уволившийся главбух оставляет массу проблем.При передаче дел от одного главного бухгалтера другому должен соблюдаться определенный порядок. Однако законодательно он не установлен, если, конечно, не принимать во внимание инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами, утвержденную Минздравом СССР аж в 1979 году и предназначенную для подведомственных организаций.Главный бухгалтер имеет право разработать собственную методику передачи дел. Чем же руководствоваться в этом случае? Одни бухгалтеры ищут нужную информацию в специализированных изданиях, другие перечитывают лекции, бережно сохраненные еще с институтских времен, третьи обращаются за советом к коллегам.В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с процедурой передачи дел.

Первым делом - приказ

Обратите внимание

Сдал-принял

Как аукнется, так и откликнется

Виновата ли я, что: главбух?

По Трудовому кодексу РФ:

В соответствии со статьей 238 ТК РФ руководитель организации вправе потребовать от главбуха возмещения ущерба, причиненного предприятию. Например, если налоговая инспекция оштрафует организацию за неправильное ведение бухучета, то директор фирмы вправе вычесть эту сумму из зарплаты бухгалтера (размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок).

В новом КОАП РФ статей, по которым главбуха могут оштрафовать, более чем достаточно (см. табл.).

По Уголовному кодексу РФ:

По статье 199 УК РФ главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Такое наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). Отметим, что привлечение к уголовной ответственности по статье 199 подтверждено пунктом 10 постановления пленума Высшего Суда РФ от 4 июля 1997 г. N 8.

В УК РФ есть и другие статьи, на основании которых главбухов могут привлечь к ответственности. Например, причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребление полномочиями (ст. 201), халатность (ст. 293) и подделка документов (ст. 327). Впрочем, случаи привлечения к ответственности по этим статьям очень редки.

Акт приема-сдачи дел может содержать:

I. Общий раздел

1. Касса и учет денежных средств. В описании можно указать, кто ведет денежные операции организации (кассир или подотчетное лицо), а также зафиксировать условия хранения наличных средств, состояние записей в кассовой книге, остаток наличных в кассе, хранение в кассе иных ценностей.

2. Учет расчетных операций. В описании можно указать реальность дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие просроченных и безнадежных задолженностей, наличие актов сверки и сумм, своевременно не перечисленных в бюджет.

3. Сведения о соблюдении сроков предоставления отчетности.

4. Сведения об учете основных средств, материальных и нематериальных активов. Здесь можно привести сроки и итоги последней инвентаризации имущества, указать, в каком виде хранятся инвентарные описи, книги, карточки, ФИО (или должность) ответственных за хранение ценностей, сведения о наличие актов сверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц.

5. Сведения о правильности оформления и хранения документов. В описании можно указать период, за который хранится документация, и место ее хранения (бухгалтерия или архив). Также важно отметить, подшиты и пронумерованы ли документы в папках.

6. Сведения о штатном расписании, фонде заработной платы, персонифицированном учете, наличии и заполнении налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

7. Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Здесь стоит указать, как распределены обязанности между сотрудниками, имеются ли бланки учета и отчетности, разработаны ли должностные инструкции и т.д.

II. Основная часть

1. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.

2. Остатки по проверенным счетам.

III. Подписи главного бухгалтера, сдающего дела, главного бухгалтера, принимающего дела, руководителя организации (или представителя администрации).

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю» , полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

• учетную политику;
• бух. отчетность;
• налоговую отчетность;
• фондовые отчисления;
• акты выполненных работ и услуг;
• акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
• инвентаризационные описи;
• первичные учетные бумаги;
• договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют , с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам . Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников , с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.