Материал подготовлен: Наталией Голяковой , экспертом департамента бухгалтерских услуг,
Еленой Мишкиной
, руководителем группы развития департамента бухгалтерских услуг,
«Бейкер Тилли »
В этом году последний рабочий день - суббота - 29 декабря. Чтобы определить дату, когда необходимо перечислить заработную плату за декабрь для снижения риска возможных штрафов, работодателям необходимо следовать рекомендациям, данным Минтрудом.
Дата перечисления заработной платы: до или после новогодних каникул, зависит от сроков выплаты, установленных в компании в ПВТР, коллективном или трудовом договорах (ч. 2 ст. 22 ТК).
1. Новогодние каникулы продлятся с 30 декабря 2018 по 8 января 2019 года. Если в компании день выплаты зарплаты установлен в любую из дат этого периода, выплату необходимо произвести в последний рабочий день, т.е. 29 декабря (ч. 8 ст. 136 ТК, Письмо Минтруда от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660). Перенос даты зарплаты обусловлен требованиями трудового законодательства.
За невыплату зарплаты в срок существует риск санкций, а также необходимо будет выплатить компенсацию работнику за каждый день задержки выплаты зарплаты (ст. 236 ТК).
Компаниям, у которых установлены сроки выплаты заработный платы в данный период, в течение декабря необходимо будет произвести три выплаты: вторую часть заработной платы за ноябрь, и первую и вторую части заработной платы за декабрь. В данном случае, несмотря на то, что между выплатами первой и второй части заработной платы за декабрь пройдет менее 15 дней, нарушений сроков выплаты не будет. Зарплату можно выплачивать чаще двух раз в месяц, не реже (ч. 6 ст. 136 ТК, Письмо Минтруда от 28.11.2016 № 14-1/В-1180).
2. Существует риск, если будет выплачена раньше срока.
Если компания, у которой срок выплаты зарплаты приходится на новогодние праздники, выплатит ее не 29 декабря, а ранее этой даты. Также как и для компаний со сроком выплаты заработной платы с 9-го до 15-го числа не рекомендуется выплачивать ее перед праздниками. В данном случае между выплатами зарплаты за декабрь 2018 и первой части заработной платы за январь 2019 г. пройдет более 15 дней, т.е. требование о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца не будет выполнено (ч. 6 ст. 136 ТК, разъяснения даны на сайте онлайнинспекция.рф от 03.10.2017).
Если в компании ежегодно существует практика выплаты зарплаты до новогодних праздников, правильно будет внести изменения в ЛНА компании, изменив сроки выплаты.
3. В случае если работник оформит в декабре текущего года отпуск с 9 ,10 или 11 января 2019 г., то выплатить необходимо в 2018 году. Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала
Минтруд обращает внимание, что данной нормой установлен минимальный срок, за который должен быть оплачен отпуск (Письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14- 1/ООГ-7157). То есть в данном случае отпускные необходимо перечислить не позднее 29 декабря текущего года.
4. Если доход работника с начала 2018 года превысит 1 021 000 руб., выплатить премию выгоднее в декабре. Т.к. пенсионные взносы с суммы превышения начисляются по пониженному тарифу - 10%. Социальные взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не начисляются (если доход работника с начала года превысил 815 тыс. руб. (ст. 426 НК)).
По общему правило зарплату нужно выплачивать не реже двух раз месяц с промежутком 15 календарных дней.
Длинные новогодние праздники нарушают этот график выплат. А мы знаем, что за досрочную выдачу зарплаты тоже могут наказать.
Если срок выплаты зарплаты с 1 по 8 января
Если дни декабрьской зарплаты попадают на новогодние каникулы, в промежутке с 1 по 8 января, рассчитаться с сотрудниками нужно в декабре. Не позже последнего рабочего дня перед выходными и праздниками. В 2017 году это будет 29 декабря 2017 года. Перенос на январь будет нарушением (ст. 136 ТК РФ).
Тогда между выплатами за декабрь и за первую половину января пройдет больше 15 дней. Получается, мы нарушим законодательство. Вряд ли за такое нарушение вас привлекут. Ведь все права работников соблюдены.
Но, если хотите перестраховаться и защитить себя от дотошного инспектора, можете выплатить деньги сотрудникам перед новогодними праздниками частично за отработанную вторую половину месяца. А часть денег останется на выплату в январе. Так правило о расчетах с работниками не реже чем раз в полмесяца не будет нарушено.
Если срок выплаты зарплаты с 9 по 15 января
Если день зарплаты установлен в промежутке с 9 по 15 число следующего месяца, выплатить декабрьскую зарплату можно как обычно – в январе в день зарплаты.
Досрочно в декабре это тоже можно сделать. Для этого оформите приказ о переносе срока выплаты заработной платы и ознакомьте с ним каждого сотрудника под подпись. Все будут только рады и с удовольствием подпишут такой приказ.
Еще, вы можете этот порядок выплаты декабрьской зарплаты закрепить отразить в локальном нормативном акте или в правилах внутреннего распорядка. Кроме того, укажите, что конкретные даты переноса зарплаты за декабрь устанавливаются приказом директора.
Обязательно ли издавать приказа о досрочной выплате заработной платы в декабре 2017 года? Как выглядит образец такого приказа и что в нем писать? В какой срок его нужно издать? Нужно ли с ним знакомить работников? Из статьи вы узнаете ответы на эти вопросы и сможете скачать оформленный образец приказа.
Досрочная выплата зарплаты в декабре: можно или нет
Можно ли выплатить заработную плату за вторую половину декабря 2017 года до Нового года и нужно ли в этих целях издавать приказ? С таким вопросом могут столкнуться многие бухгалтеры перед началом 2018 года. Давайте посмотрим на законодательство.
Итак, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Точная дата выплаты заработной платы должна быть прописана в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре – не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Это предусмотрено статьей 136 ТК РФ.
Однако во многих организациях вторая часть выплаты зарплаты за декабрь не выпадает на выходной день (например, приходится на 10 января 2018 года). Можно эту часть зарплату выплатить досрочно в декабре? На этот счет существуют различные мнения.
Мнение 1: зарплату за декабрь до нового года выплатить нельзя
Если срок выплаты ЗП выпадает на 10 января 2018 года (среда), значит и ЗП вы обязаны выплатить 10 января. Выдавать раньше зарплату нельзя, поскольку статья 136 ТК РФ требует определять конкретную дату выплаты зарплаты.
Мнение 2: зарплату за декабрь можно выплатить досрочно
Статья 136 ТК РФ предусматривает, что заработную плату следует выплачивать «не реже чем каждые полмесяца». Таким образом, закон устанавливает «не реже». Но не обязательно выплачивать именно два раза. Можно выплачивать три и более раз. Никаких запретов на этот счет в Трудовом кодексе РФ нет.
Наш вывод
По нашему мнению, работодатель вправе выплатить заработную плату за декабрь досрочно. Это никак не нарушает права работников. В связи с этим зарплату можно выдавать не январе, а, допустим, в период с 25 по 29 декабря 2017 года. Однако, полагаем, что наиболее логичным в этот период выдать не окончательный расчет за декабрь 2017 года, а произвести ещё одну промежуточную выплату – «внеплановый аванс». А в январе 2018 года (в срок, установленный документами) можно будет сделать окончательный расчет, доплатить «остатки» и удержать НДФЛ.
Работодателю не грозит штраф за выдачу зарплаты раньше времени. Не важно, по какой причине организация нарушила регулярность выплат - в связи с предстоящими выходными и праздниками или просто так. Такой мнение разделяет Минтруд в письме от 6 декабря 2016 г. № 14-1/В-1226.
Пример.
Заработная плата Петренко Н.В. составляет 30 000 рублей. Трудовым договором установлено, что аванс выплачивается 25 числа, а вторая часть зарплаты – 10 числа. 25 декабря 2017 года Петренко Н.В. выплатили аванс за декабрь в сумме 15 000 рублей. Работодатель по собственной инициативе хочет выплатить работнику зарплату за декабрь досрочно – 29 декабря 2017 года. В этот день Петренко Н.В. перечислят ещё один «промежуточный аванс» в размере 14 500 рублей. Ещё 500 рублей (окончательный расчет) работнику переведут 10 января 2018 года. Таким образом, к 10 января 2018 года Петренко Н.В. получит полностью свою заработную плату: 30 000 рублей (15 000 + 14 500 + 500). При этом большую часть работник получит до Нового года.
Производить окончательный расчет за декабрь 2017 года в декабре, в принципе, можно, но не очень логично. Более того, это может потребовать от бухгалтера перерасчетов в будущем. Дело в том, что теряется логика – месяц еще не закончился, а бухгалтер уже составил табель и начислил зарплату. Так поступать, по нашему мнению, не следует.
Готовим приказ о досрочной выплате заработной платы в декабре
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12. 2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Соответственно, работодателю обязательно нужно иметь в наличии какой-либо распорядительный документ о досрочной выплате зарплаты в декабре 2017 года. В этих целях вполне может подойти соответствующий приказ. Приведем образцы такого приказа.
Приказ о досрочной выплате в декабре промежуточного аванса: образец
Предположим, что бухгалтер выбрал вариант, когда в декабре 2017 года будет выплачиваться промежуточный аванс за декабрь. А окончательный расчет по зарплате будет произведен в январе 2018 года.
Приказ, разумеется, желательно подготовить заранее, чтобы у бухгалтера было время провести все расчеты и подготовить их к выплате через банк. В приказе, по нашему мнению, логично оговорить, как минимум:
- причину досрочной выплаты;
- срок досрочной выплаты;
- поручение о сроке окончательного расчета за декабрь.
Приведем примерный образец приказа о досрочной выплате заработной платы в декабре 2017 года. Такой документ нужен, в первую очередь, для бухгалтерии, чтобы правильно произвести расчеты.
Приказ о полной досрочной выплате зарплаты в декабре: образец
Как мы уже сказали, никто не запрещает работодатель полностью рассчитаться с работниками по заработной плате в декабре 2017 года. Для этого также потребуется распорядительный документ (приказ или распоряжение руководителя). Однако в данном случае приказ будет несколько отличаться. Ведь в нем потребуется писать про полную выплаты декабрьской зарплаты. Приведем примерный заполненный образец.
По нашему мнению, знакомить всех работников с приказом о досрочной выплате заработной платы не обязательно, поскольку такой приказ, скорее всего, никак нарушает прав работников, которые просто часть зарплаты (или полностью) получат раньше.
Некоторые работники могут и не согласиться с досрочной выплатой заработной платы в декабре. Могут быть и такие! И, действительно, они могут быть правы, если пожелают получить зарплаты за декабрь точно в срок, указанный в трудовым, коллективной договоре или правилах трудового распорядка. Таким работникам, разумеется, нужно идти навстречу!
Работники хотят получить деньги перед праздниками, чтобы купить подарки и отметить Новый год «на всю катушку». Работодатели и рады бы пойти на такой шаг, как выплата зарплаты за декабрь 2019 в декабре 2019, но опасаются санкций со стороны контролирующих органов. Как правильно заплатить работникам за последний месяц, чтобы и работникам сделать приятно, и себя не подставить под штрафы?
За нарушение сроков выдачи зарплаты могут наказать
Не за горами выплата заработной платы за декабрь. И у многих возникают вопросы, когда выплачивать зарплату за декабрь 2019 работникам и можно ли выдать зарплату за декабрь в конце декабря.
Напомним, что на основании ч. 6 ст. 136 ТК РФ руководство обязано оплачивать труд подчиненных не реже, чем каждые полмесяца, в установленные даты, но не позднее 15 дней с окончания периода, за который начислена сумма. При этом в ст. 5.27 КоАП предусмотрено наказание за несвоевременную выдачу заработной платы:
- юридические лица заплатят от 30 000 до 50 000 рублей штрафа;
- должностные — от 10 000 до 20 000 рублей;
- индивидуальные предприниматели — от 1000 до 5000 рублей.
Это только при первом нарушении, за повторный инцидент предстоит отдать до 100 000 рублей компании, до 30 000 рублей — ИП, а должностных лиц ждет либо дисквалификация до 3 лет, либо штраф до 30 000 рублей.
Но, как известно, новогодние каникулы занимают в этот раз 8 дней: большинство россиян будут отдыхать с 1 по 8 января, а выйдут на работу только 9 числа. Поэтому надо понимать, как должна производиться выплата зарплаты за декабрь 2019 года, чтобы не нарваться на проверки со стороны ГИТ и штрафы.
Бухгалтеров волнует не только вопрос, можно ли выплатить зарплату за декабрь в декабре 2019, но и как в таком случае не нарушить требования закона по уплате НДФЛ, ведь налоговым законодательством введен запрет на перечисление подоходного налога ранее, чем заработная плата будет выдана на руки сотруднику.
Популярные вопросы (FAQ)
1. Срок выплаты зарплаты за декабрь 2019, если дата выпадет на январские праздники?
Официальные праздничные дни в январе 2019 — даты с 1-го по 8-е число месяца включительно. Поэтому те организации и ИП, которые обычно выплачивают деньги работникам в этом временном промежутке, перечисляют их до конца месяца. Это даже обязанность работодателей, а не право.
Обоснование такое: по статье 136 ТК РФ, если день выдачи денег совпадает с нерабочим праздничным днем, работодатель обязан выдать их заранее — накануне этого дня. НДФЛ в этом случае на основании п. 7 ст. 6.1 НК РФ и Письма ФНС от 16.05.2016 № БС-4-11/8568 можно перечислить в ближайший рабочий день. В следующем году это 09.01.2019.
2. Зарплата за декабрь: когда выплачивать ее, если дата выпадает на будние дни января?
Так как дата выпадает на рабочий день, нет серьезных оснований переносить срок. Досрочная выплата денег не ухудшает положения сотрудников, а потому не будет прямым нарушением трудового законодательства. Однако временной интервал в 15 дней между выплатами может быть превышен в январе, что уже нарушит нормы статьи 136 ТК РФ. Впрочем, в Роструде обещают, что штрафовать не будут, и даже сложилась определенная судебная практика в пользу работодателей, поэтому в случае необходимости решение инспекторов ГИТ можно будет оспорить.
Можно в этом документе уточнить, какую именно сумму должны получить работники (например, 80 или 90 процентов), а оставшуюся часть перечислить позже — в установленный срок. Тогда в январе люди получат деньги дважды, сроки и периодичность не нарушены, а наказывать работодателя будет не за что.
3. Может ли работодатель выдать всю зарплату за последний месяц единовременно, если дата приходится на новогодние праздники?
Работодатель может принять такое решение, однако по нормам ст. 136 ТК РФ существует временное ограничение в 15 дней между датами оплаты труда за первую и вторую половину месяца. Чаще выплачивать деньги можно, реже — нельзя. Оплата за вторую половину должна быть перечислена до праздников, но если совместить даты выплаты в одну, заработная плата за первую половину будет выплачена с задержкой. Это будет нарушением сроков, и, на основании ст. 236 ТК РФ , придется доплачивать компенсацию не ниже 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки.
Пример: зарплатные дни в организации 21-е и 6-е числа месяца. 6 января — праздник, поэтому оплатить труд работникам необходимо в последний рабочий день перед длительными выходными. Приняв решение выплатить всю сумму 28 или 29 декабря, предстоит выплатить проценты за дни просрочки оплаты за первую половину месяца.
4. Зарплата за декабрь выплачена в декабре. Когда перечислять НДФЛ?
При досрочной оплате труда перечислять НДФЛ в бюджет сразу не следует. Доход в виде заработной платы считается полученным только в последний день отработанного месяца, и удерживать с него налог заранее нельзя (подробнее об этом можно прочесть в статье). В крайнем случае штрафы налоговиков всегда можно оспорить: судьи часто встают на сторону налогоплательщиков. Но поскольку судебные разбирательства приносят мало удовольствия, с декабрьской зарплаты, выданной перед Новым годом, НДФЛ лучше уплатить 9 января.
Как правильно отражать выплату декабрьской зарплаты в декабре в отчете по форме 6-НДФЛ, включать ее в отчет за первый квартал 2019 года или в годовой за 2018 год?
Как известно, зарплата за декабрь часто выплачивается в конце декабря, что не запрещено законом. Как правильно отражать данную выплату в отчете по форме 6-НДФЛ? Включать ее в отчет за первый квартал 2017 года или в годовой за 2016 год? В каких разделах расчета нужно отразить декабрьские выплаты? Разберем эти моменты, чтобы у налоговиков к вам не возникло никаких вопросов.
Программа "БухСофт" формирует все налоговые декларации и расчеты в автоматическом режиме. После подготовки отчет тестируется всеми проверочными программами ФНС. Вы можете проверить отчет сформированный как в “БухСофт”, так и в любой другой бухгалтерской программе. Попробуйте бесплатно:
Проверить 6-НДФЛ
Массовый подход: расчет за декабрь в конце года
Согласно положениям современного законодательства в обязанности всех российских работодателей вменена выплата заработной платы каждые 15 дней, то есть раз в полмесяца. Так, аванс может быть начислен не позднее 30-ого числа месяца расчета, а зарплату при этом нужно выдать до 15-ого числа месяца, наступающего за расчетным. Такие требования прописаны в части 6 статьи 136 ТК РФ.
Если в вашей организации заведена и закреплена Уставом выплата аванса именно 30 числа, то вторую часть зарплаты за последний месяц года нужно выдать сотрудникам до 15 января 2019 года. Потому многие работодатели довольно часто практикуют выплату декабрьской зарплаты досрочно, в конце декабря, для чего, кстати, нужно издать локальный приказ.
Кроме того, некоторым организациям так и вовсе пришлось рассчитывать работников декабрем в обязательном порядке. Например, если выплата второй части зарплаты выпала на период с 1 по 9 числа, как известно, в январе - это общероссийские праздничные выходные дни, а значит, зарплата должна быть выдана до их наступления.
Что говорится в Законе?
Выплачивая заработную плату в конце декабря, к примеру, в период с 25 по 30 декабря прошлого года, признать данную выплату зарплатой в общем порядке, по сути, нельзя, ведь месяц, за который исчислена эта зарплата, еще не окончился. Получается, что это аванс?
Предположим, компания выплатила работникам вторую часть зарплаты 29 декабря 2018 года. Согласно положениям пункта 2 статьи 223 НК РФ с этой выплаты не может быть исчислен и удержан подоходный налог, поскольку доходом зарплата будет являться только в последний день месяца, за который была начислена, для декабря - это 31-ое число. И даже тот факт, что например этот день выпал на субботу, не отменяет того, что раньше этого срока налог на доходы физлиц нельзя ни удерживать, ни исчислять. Такие разъяснения изложены в письме налоговиков от 16.05.2016 № БС-3-11/2169.
Нюансы отражения зарплаты за декабрь в 6-НДФЛ
До 1 апреля все работодатели в статусе налоговых агентов, коими могут быть и компании, и предприниматели, должны представить в Налоговую инспекцию свои расчеты 6-НДФЛ за 2018 год. Расчет следует представить по форме из Приказа Федеральной налоговой службы РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450 (ред. от 17.01.2018).
Как известно, в нее входит:
- Титульный лист.
- Раздел 1, где отражаются показатели в обобщенном виде.
- Раздел 2, где следует указать все доходы физлиц в фактической сумме, а также удержанный с этих доходов НДФЛ и даты выплат доходов.
Для заполнения титула расчета не имеет значения, когда была выплачена вся зарплата за декабрь - в конце того же месяца или в начале января, как обычно. А вот при подготовке и первого, и второго разделов формы нужно учесть ряд нюансов. Разберем на примере.
Компания выплатила сотрудникам зарплату за последний месяц в конце того же года - 28 декабря 2018 года. Сумма всей выплаты составила 945 тысяч рублей. С этой выплаты бухгалтером был рассчитан и удержан подоходный налог, в размере 13% от общей суммы - 122 850 рублей, которые в бюджет были уплачены сразу после праздничных нерабочих дней - 9 января наступившего 2019 года.
В данном случае в Разделе 1 годовой формы следует отразить выплату следующим образом:
- По строке 020 отразить всю сумму выплаченных в декабре средств, в нашем случае 945 тыс. руб.;
- По строкам 040 и 070 указать НДФЛ, который был исчислен и удержан работодателем (122 850 руб.).
Чтобы разобраться в нюансе отражения сведений в Разделе 2 расчета за первый квартал, следует обратиться к разъяснениям налоговиков, данным в их Письме от 24.10.2016 №БС-4-11/20126. В разъяснениях говорится, что при формировании Раздела 2 нужно опираться на срок, в который нужно уплатить НДФЛ с выплаченного дохода.
Если зарплата была выплачена 28.12.2018 и в этот же день налог был удержан, срок перечисления налога - 29.12.2018. В этом случае, в соответствии с указанным выше письмом, декабрьская зарплата должна появиться в расчет по форме 6-НДФЛ за 2018-ый год.
