Инвентаризация на предприятии проводится. Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

Основные средства хозяйствующего субъекта представляют собой большую часть средств производственного процесса, благодаря использованию которых сотрудники могут осуществлять свои должностные обязанности в соответствии с деятельностью компании. От наличия, состава и исправности основных средств и оборудования во многом зависит результат хозяйствования, а потому контроль над их использованием и содержанием является одним из главных моментов в бухгалтерском учете (см. → ). В статье мы рассмотрим кем и когда проводится инвентаризация на предприятии: основных средств (оборудования), как осуществляется бухгалтерский учет результатов инвентаризации.

Суть инвентаризации

Инвентаризация недвижимого имущества и оборудования предполагает проверку достоверности информации фактического и бухгалтерского учета с помощью их сличения друг с другом. Эта процедура должна осуществляться не менее одного раза за год, о чем указано в специальных Методических указаниях, и подразумевает действительную перепись отдельных позиций и объектов учета, их количество и техническое состояние в целом. Что касается животных в сельском хозяйстве, то они инвентаризируются ежеквартально, а, к примеру, библиотечные фонды должны контролироваться не менее одного раза за пять лет. Периодичность исполнения инвентаризаций и их число, а также иные особенности обязательно необходимо фиксировать в принимаемой учетной политике компании.

Объектом учета и контроля при инвентаризации основных средств принимается инвентарный объект, то есть полностью укомплектованный предмет с комплектующими и принадлежностями, обособленный, способный самостоятельно выполнять определенные функции.

Необходимость проведения инвентаризации основных средств

Основные средства компании – материальные ресурсы, благодаря которым организация может осуществлять свою хозяйственную деятельность, а потому контроль над их наличием, физическим и техническим состоянием – важная процедура бухучета. Инвентаризация основных средств позволяет выявить ошибки или неточности, которые допускает бухгалтер при постановке и ведении учета, а также поставить на приход неучтенные основные средства или же списать пришедшие в негодность или похищенные объекты.

Другими словами, инвентаризация позволяет контролировать процесс поступления и списания основных средств в бухгалтерском учете, а также грамотно вести всю необходимую документацию, как техническую, так и финансовую.

Цель и задачи инвентаризации на предприятии

Главной целью инвентаризации основных средств предполагается выявление фактического наличия объектов в компании и сопоставление этой информации с показателями бухгалтерского учета. В корреляции с данной целью инвентаризация предполагает решение следующих задач:

• определение фактического наличия основных средств;
• обеспечение защиты и сохранности объектов;
• контроль над действиями ответственных сотрудников;
• проверка обеспечения правильности и условий размещения и хранения;
• обеспечение достоверности и надежности данных бухучета и отчетности.

Основными ситуациями, при наступлении которых проводится инвентаризация основных средств, считаются следующие моменты:

• увольнение материально-ответственного сотрудника;
• формирование ежегодной финансовой отчетности;
• чрезвычайный случай или бедственное положение ввиду неблагоприятных климатических условий;
• обнаружение или подозрение факта хищения либо порчи какого-либо объекта недвижимого имущества.

Подготовительные мероприятия при инвентаризации основных средств

Перед тем как проводить инвентаризацию основных средств, руководитель обязан издать приказ (см. → ), в котором отражаются сроки мероприятия, объекты осмотра и состав рабочей инвентаризационной комиссии. Кроме того, на предприятии должен составляться график проведения инвентаризации различного имущества, в том числе и основных средств, согласно которому будет проводиться ревизия на указанную в нем дату.

Однако проверка может проводиться не только в плановом режиме, но и внезапно с целью более полного анализа создавшегося положения на предприятии. Особенно это актуально в том случае, когда в компании случаются факты хищения или порчи имущества сотрудниками – в этом случае по официальному приказу руководителя инвентаризация может быть проведена и в более частые сроки.

Проверка наличия и состояния основных средств должна обязательно проводиться в присутствии сотрудника, ответственного за их состоянии и хранение. Если работник отсутствует на законном основании, срок ревизии должен быть изменен.

Ревизионная группа осуществляет проверку всей документации по объектам, в том числе:

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Порядок осуществления инвентаризации недвижимого имущества и оборудования предполагает использование определенных методов, к которым, как правило, относят:

• непосредственный осмотр объектов имущества данной категории;
• проверка технического состояния, правильности обслуживания и использования объектов недвижимого имущества;
• сличение фактических данных осмотра с информацией бухучета;
• формирование документов по проведенной инвентаризации и формирование сличительной ведомости при выявлении расхождений.

Инвентаризационная комиссия обязана при проверке составлять опись наличного имущества, в которой непосредственно указываются наименование объекта, его инвентарный номер, функциональное назначение, а также основные технические характеристики и эксплуатационные параметры. При ревизии может возникнуть ситуация, когда будет обнаружен объект, не отраженный на счетах бухгалтерского учета, или же о нем будут содержаться недостоверные сведения. В такой ситуации комиссия обязана записать объект основных средств в реестр, указав при этом все его характеристики и параметры, чтобы в последующем бухгалтер мог поставить объект на приход или же изменить недостоверную информацию.

Кроме того, инвентаризационная комиссия обязана составить дополнительную опись по тем объектам основных средств, которые не могут пригодиться к эксплуатации ввиду их испорченности и невозможности ремонта. В обязательном порядке в документе должен быть указан факт и причина непригодности имущества, к примеру, его порча вследствие стихийного бедствия или же полный износ.

Инвентаризация основных средств предполагает перепись всего имущества, числящегося на предприятии, причем вне зависимости от того, кому именно оно принадлежит на праве собственности. Иными словами, любые объекты и оборудование, будь они собственные, арендованные или находящиеся на ответственном хранении, в обязательном порядке должны быть указаны в описи с пометкой о форме собственности на них.

Типовые проводки инвентаризации основных средств

Результаты инвентаризации должны оформляться соответствующими бухгалтерскими проводками, различающимися в зависимости от ситуации:

• в ходе ревизии обнаружен излишек (ситуация встречается не слишком часто, но вполне может произойти на предприятии)

Дебет 01 Кредит 91/1 недвижимое имущество оприходовано в учете

• в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, но виновник не найден

Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные отчисления по недостающему объекту

Дебет 92/1 Кредит 94 недостача списана в счет внереализационных расходов

• в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, и виновник найден

Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные начисления по недостающему объекту

Дебет 94 Кредит 01 списана остаточная стоимость недвижимого имущества

Дебет 73 Кредит 94 недостача отнесена на счет установленного виновника

Дебет 50 Кредит 73 сумма недостачи погашена в кассу компании

Пример #2. Бухучет инвентаризации основных средств на предприятии

При инвентаризации основных средств в ООО “Искра” обнаружена недостача дорогостоящего компьютера. Он был приобретен 2 года назад по цене 120 000 руб., размер начисленных амортизационных отчислений – 20 000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету, равна 24 000 руб. Ответственным за сохранность имущества был назначен исполнительный директор ООО “Искра”. В своих объяснениях он подтвердил, что виновен в недостаче и согласен возместить рыночную стоимость компьютера – 130 000 руб.

Бухгалтер на основании инвентаризационной описи и объяснений сотрудника обязан сделать следующие проводки:

5 распространенных вопросов про инвентаризацию на ООО

Вопрос №1. По какой стоимости поставить здание на учет – кадастровой или рыночной, если оно не было учтено ранее, и документы на него не сохранились?

Лучше всего такое здание оприходовать по рыночной стоимости, для чего следует провести мониторинг рынка среди подобных объектов и вывести среднюю стоимость. Также можно обратиться за помощью в строительную организацию или к независимой оценочной компании, которые проведут проверку технического состояния объекта и дадут экспертное заключение по стоимости, оформленное в законном виде.

Вопрос №2. Если имущество учитывается на забалансовых счетах, необходимо ли проводить его инвентаризацию и с какой периодичностью?

Объекты, отражаемые на забалансовых счетах, подвергаются проверке и инвентаризации. Периодичность и процесс осуществления указанного мероприятия аналогичны, как и для объектов основных средств, имеющихся на балансе предприятия.

Вопрос №3. Кто является ответственным за хранение технической документации на объекты основных средств, которая в последующем проверяется ревизионной рабочей комиссией?

Законодательством не установлено лицо, ответственное за хранение данной документации. На предприятии необходимо издать приказ, в котором будет отражен этот момент, то есть конкретно будет указано, кто именно несет ответственность за хранение технической документации.

Вопрос №4. Если на предприятии имеется несколько подразделений, находящихся в разных регионах, как провести инвентаризацию?

В данном случае на предприятии составляется график проведения инвентаризаций, и при этом создается одна ревизионная комиссия, которая выезжает на проверку согласно этому графику. Также можно создать комиссии в каждом подразделении, и тогда они могут приступить к проверке в один день, а результирующие инвентаризационные документы сдать в центральную бухгалтерию.

Вопрос №5. В ходе инвентаризации выявлена ошибка в наименовании объекта основных средств. Каким образом можно ее исправить?

Если выявлена ошибка в какой-либо характеристике объекта, ревизионная рабочая комиссия обязана внести в опись достоверные данные. На основании данного документа сотрудник бухгалтерии вносит изменения в инвентарную карточку и в автоматизированную систему бухучета.

Звонок в один клик

Инвентаризация на предприятиях проводится с целью обеспечить достоверность отображаемых сведений в бухгалтерских документах, определения состояния имущества, соответствия нормам хранения и эксплуатации объектов. Документальное оформление инвентаризации является неотъемлемой частью процедуры.

Описи отображают фактическое наличие активов и при обнаружении излишек или недостач указывает на их количество и стоимостную оценку. В протоколе инвентаризации устанавливаются виновные лица (при наличии) и производится расчет убытков, которые впоследствии должны быть внесены ими в кассу предприятия. Оформление инвентаризации проводится документально. Каждый этап проверки сопровождается заполнением соответствующих документов, контроль оформления которых возлагается на главного бухгалтера.

Документы, необходимые для проведения инвентаризации

Порядок и правила проведения ревизии определены Методическими рекомендациями и утверждены Приказом Минфина РФ №49. Перед тем, как провести инвентаризацию и документально ее оформить следует знать, какие документы требуются для осуществления процедуры. Это:

• приказ директора компании о сроках и объемах инвентаризации;
• расписка материально-ответственных работников о том, что перед началом проверки в бухгалтерию были сданы все первичные документы по учету ТМЦ;
• приказ об утверждении состава инвентаризационной комиссии.

Периодичность проведения и причина инвентаризации в приказе утверждается на усмотрение руководства. В законодательстве нет четких определений по срокам и целям проверки, однако, существуют некоторые условия для обязательного проведения инвентаризации. В иных ситуациях директор вправе самостоятельно решать, когда необходима проверка, например, при реорганизации, смене материально-ответственного лица, при выявлении кражи и т.д.

Постановлением Госкомстата РФ №36 утверждены типовые бланки для отражения результатов инвентаризации на каждом ее этапе. Необходимые документы по инвентаризации:

1. Форма ИНВ 22. Приказ руководителя предприятия о сроках начала проведения проверки, в нем указывается перечень групп инвентаризируемых объектов и утверждается состав комиссии.
2. Форма ИНВ 3. Акт фактического наличия ТМЦ на дату начала инвентаризации, без учета товаров и продукции, находящейся в пути.
3. Форма ИНВ 4. Акт о стоимостной оценке имущества, опись которого отображена в акте по форме ИНВ 3.
4. Форма ИНВ 5. Акт о фактическом наличии ТМЦ, находящихся на ответственном хранении у предприятия.
5. Форма ИНВ 6. Акт о количестве и стоимости ТМЦ, находящихся в пути, которые не были учтены на складе.
6. Форма ИНВ 13. Сличительная ведомость фактического наличия ТМЦ и данных по бухгалтерскому учету.
7. Форма ИНВ 19. Акт о несоответствии фактических показателей и данных бухучета.
8. Форма ИНВ 26. Акт итоговых показателей инвентаризации, где отображается обобщенная информация по всем ТМЦ на предприятии, без учета позиций, где присутствуют расхождения.

Все вышеперечисленные документы для проведения инвентаризации являются неотъемлемой частью процесса ревизии. На завершающем этапе проверки составляется протокол инвентаризационной комиссии. Все члены, ознакомившись с результатами инвентаризации, ставят свои подписи, после чего документ вместе с остальными формами направляется руководителю для ознакомления.

Правила заполнения документации

Постановлением Госкомстата РФ инвентаризационные документы заполняются с учетом общеустановленных требований документирования итогов проверки. Правила заполнения документов следующие:

1. Разрешается заполнять первичную документацию от руки либо при помощи компьютерной техники.
2. Исправления допускаются только, если возле исправленной записи будет сноска «исправленному верить» и подпись бухгалтера.
3. Заполненный акт, который подается на подпись комиссии, не должен содержать пустых ячеек и граф. Это условие действует с целью исключения возможного дополнения записей, не соответствующих проверке, после подписания ведомости членами комиссии. Пустые строки перечеркиваются.
4. Достоверно и правильно проведенной считается инвентаризация, формы документов которой скреплены степлером или сшиты, также обязательно наличие нумерации. Это требование вводится для того, чтобы не допускать утери отдельных листов формы.

На каждой форме инвентаризационной документации ставятся подписи всех членов комиссии и материально-ответственных лиц. Инвентаризация считается завершенной при правильно заполненных документах и при наличии подписей всех участвующих лиц.

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Цели инвентаризации

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия ;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности , кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
• при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.
2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.
3. Контроль сохранности имущества.
4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.
5. Проверка условий и порядка хранения товаров.
6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.
7. Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.
8. Проверка состояния учета и организация движения товарных запасов .
9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли .
2. Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность, с помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.
3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.
4. Кражи, злоупотребления.
5. Недоверие к материально ответственному лицу.
6. Проведение ревизий , аудиторских проверок.
7. В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.
8. По требованию судебно-следственных органов.

Виды инвентаризации

Инвентаризации бывают:

1. по объему - полная и частичная;
2. по методу проведения - выборочная и сплошная;
3. по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях , которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки , утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на « _» (дата)»,

что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход . Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика , количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Документальное оформление инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете можно применять следующие документы:

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ.

Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой инвентаризационной техники, так и ручным способом - чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
• убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Дт 50 «Касса»

Дт 23 «Вспомогательные производства»

Дт 25 «Общепроизводственные расходы»

Дт 26 «Общехозяйственные расходы»

Дт 29 «Обслуживающие производства»

Дт 44 «Расходы на продажу»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

4. Списание недостачи за счет виновного лица:

а) Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

б) разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 73-2:

Дт 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»;

в) погашение задолженности:

Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кт 91 «Прочие доходы и расходы, субсчет 1 «Прочие доходы»;

г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:

д) отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям », субсчет 2 » Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

е) возмещение виновным лицом суммы недостачи:

Дт 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации» Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда » Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

5. Списание недостачи на финансовые результаты: Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

6. Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:

а) на сумму недостачи:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 10 «Материалы» Кт 41 «Товары» и др,;

б) на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

в) списание недостачи:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

На основании письменного приказа руководства формируется комиссия по основных средств предприятия. Всех членов комиссии обязательно надо ознакомить с приказом и датой, когда начнет проводиться .

Различают плановую и внеплановую, выборочную, полную или сплошную инвентаризации. Всегда проводят инвентаризацию при смене материально-ответственного лица.

До ее проведения необходимо проверить наличие и записи во всех инвентарных карточках (форма № ОС-6), регистрах, проверить на оборудование, документы на аренду и хранение основных средств. При отсутствии документации ее необходимо восстановить или оформить.

Все данные осмотра собственных основных средств заносятся в опись (форма № ИНВ. 1), в которой отражают наименование предмета, его инвентарный номер, место нахождения, основные технические сведения и показатели. составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. На основные средства, которые находятся в аренде или на хранении заводят отдельную инвентаризационную опись.

В случае, когда инвентаризация основных средств выявила, что основное средство подвергалось реконструкции, модернизации и изменилось его назначение, то в инвентаризационной описи следует указать его наименование в соответствии с новым назначением.

Если в процессе инвентаризации обнаруживают основные средства, ранее не принятые к учету или с неверными техническими данными, то вносятся соответствующие корректировки. При отсутствии мобильного средства на месте его нахождения (автобус, трактор, самолет или корабль), делается отметка, прикладывается бухгалтерская справка с указанием причины отсутствия, а опись составляется по его возвращении из рейса.

При выявлении непригодных основных средств составляется отдельная дефектная ведомость, указывается дата ввода и причина непригодности. Документ подписывается комиссией, и в случае необходимости предмет отправляется на экспертизу в соответствующие организации для выявления причин неисправности и заключения о его пригодности для дальнейшей эксплуатации.

Если инвентаризация основных средств выявила расхождения между фактическими данными, согласно описи и данными бухгалтерского учета, то составляется сличительная ведомость (форма» ИНВ. 18).

Бухгалтер, по окончанию заполнения всей необходимой документации, должен сделать в программе учета, после того, как закончится инвентаризация основных средств проводки , соответствующие той или иной ситуации. При недостаче и порче основных средств списывается начисленный износ проводкой Д-02 К-01, К-01 Д-94. Если будет произведено возмещение ущерба, то К- 94, Д-73, то бухгалтер проводит списание по рыночной стоимости, а разницу между рыночной и остаточной стоимости списывает на доходы будущих периодов Д-94 К -98. А по мере погашения долга списывает на прибыль или убыток Д -98 К-99. Если виновников не установили, то недостачу списывают на издержки производства, обязательно по письменному решению руководителя Д-91 К-94, потом Д- 99 К-91- на финансовый результат. Если инвентаризация основных средств выявила излишки, их надо оприходовать по рыночной стоимости на прочие доходы Д-01 К- 91.

Результаты проведенной инвентаризации надо учитывать и отражать в том месяце, в котором закончена инвентаризация. Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом отчете.

Инвентаризация основных средств должна осуществляться в определенные установленные сроки, с составлением всех необходимых документов, всегда на основании приказа руководителя в составе назначенной комиссии.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

• при смене материально ответственных лиц;
• перед составлением ;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• или ликвидации компании;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

• Федеральным законом № 129-ФЗ;
• Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее - Положение);
• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее - Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

• сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
• итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Правила проведения инвентаризации основных средств

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в . В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

• по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
• по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
• по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено . При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена , то ее можно отразить одним из следующих способов:

• во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц ());
• во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

Оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

Списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

Списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

Отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

Списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

Работником погашена сумма задолженности.

Пример

В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:

Излишек - ноутбук стоимостью 45 000 руб.;

Недостача - принтер стоимостью 45 000 руб.

Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример )

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Практическая бухгалтерия

Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.