Аудит первичных учетных документов. Проверка первичных документов

Необходимость контроля первичной документации

Контроль является одной из важнейших функций управления, реализуемой и в сфере бухгалтерского учета.

Контроль первичной документации необходим по объективным причинам. Его основная задача состоит в предотвращении бухгалтерских ошибок, которые могут возникать по различным причинам, например, в результате небрежности, недостаточной квалификации бухгалтерского персонала, переутомления, неисправности вычислительной техники и так далее.

Ошибки могут возникать в тексте первичных документов или в суммах, особенно при подсчете итогов, образовываться при разнесении документов по учетным регистрам.

Замечание 1

По степени своего влияния ошибки могут быть локальными, то есть допущенными в одном документе и не влияющими на другие документы (например, ошибка в дате документа), и транзитными, то есть автоматически вызывающими ошибку в других документах (например, ошибка в сумме документа).

Поскольку система исправлений в бухгалтерских документах строго регламентирована и требует привлечения всех лиц, подписавших документ с ошибкой (в кассовых и банковских документах исправления вообще не допускаются), роль контроля первичной документации крайне существенна.

Контроль первичной бухгалтерской документации направлен на обеспечение полного цикла контроля качества отражения первичных документов на счетах бухгалтерского учета, а также выполняет реализацию функции полноценного отслеживания исполнения процедур исправления или замены ошибочно заполненной документации с персонификацией ответственности.

Общий порядок проверки первичных документов

Поступающие в бухгалтерскую службу первичные документы обязательно подлежат проверке.

В процедуре проверки первичных документов можно выделить три этапа:

Первый этап. Проверка первичных документов по существу. Суть данного этапа заключается в оценке законности отраженных в документации хозяйственных операций, целесообразности проведения операции и взаимоувязки отдельных показателей первичного документа.

В том случае, если содержание первичного документа противоречит требованиям законодательства или нарушен порядок приемки, хранения и расходования товарно-материальных ценностей, денежных средств и иных активов, такие документы к учету не принимаются. Решение по таким документам принимает бухгалтер, который информирует руководителя о незаконности операций, отраженных в первичной документации.

Практика учета свидетельствует о том, что зачастую между руководителем и главным бухгалтером возникают разногласия по вопросам определения законности операций. В этом случае главному бухгалтеру целесообразно получить от руководителя письменное распоряжение, свидетельствующее о понимании руководителем возлагаемой на него ответственности за отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

Второй этап. Проверка первичных документов по форме. На этом этапе выполняется проверка наличия реквизитов. Кроме того, проверка подразумевает оценку правильности применения бланка документа, а также наличия и полноты заполнения обязательных реквизитов, к числу которых в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» относятся: наименование, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной деятельности, натуральный или денежный измеритель данного факта, должности и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Третий этап. Комплексная проверка первичных документов, которая включает в себя следующие приемы:

• Группировки первичных документов – суть данной процедуры заключается в оценке содержания операции и включении документа в группу однородных по содержанию первичных документов, что составляет собой основу формирования сводных учетных данных;
• Таксировки – суть данной процедуры заключается в том, что натуральные и трудовые показатели переводятся в универсальный измеритель – стоимостной. Результаты таксировки, определяемые путем перемножения количественных показателей и цены (ставка) за единицу, отражаются непосредственно в первичном документе;
• Контировки – суть данной процедуры состоит в проставлении корреспонденции по каждой хозяйственной операции, формируемой первичным документом.

Замечание 2

После прохождения всех этапов проверки первичные документы рекомендуется помечать с целью исключения повторного применения (на документе могут проставляться дата внесения его в учетные регистры или соответствующий штамп).

Кассовые документы помечаются штампами «Получено» или «Оплачено» и датой.

Виды контроля первичной документации

Бухгалтерские первичные документы представляют собой информационный поток, содержащий сведения о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, вследствие чего широко применяются в системе менеджмента для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля.

Сущность данных видов контроля заключается в следующем:

• Контроль предварительный – это контроль, осуществляемый руководящим составом организации (руководителем, главным бухгалтером, главным инженером, бригадиром и т.д.) в момент подписания первичной документации, обусловленный тем, что при подписании документа эти должностные лица берут на себя ответственность за совершаемые действия;
• Контроль текущий – это контроль, производимый в момент совершения хозяйственной операции. Его осуществляют, как правило, исполнители распоряжений, содержащихся в документе, или лица, ответственные за его обработку. Документ проверяется на наличие реквизитов, по существу и только после этого исполняется и обрабатывается;
• Контроль последующий – это контроль, осуществляемый посредством документальных ревизий, аудита первичных документов после обработки документов, а также в форме счетной проверки в момент обработки документов.

Прежде всего, необходимо проверить документы на наличие обязательных реквизитов.

Правильно оформленные первичные документы — это половина успеха любой налоговой проверки. Организацию, не позаботившуюся о наличии необходимых учетных документов, ждут суровые налоговые санкции.

Отсутствие «первички» контролеры часто рассматривают как грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, что влечет наложение штрафа в размере 5000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, по данному обстоятельству проверяющие вправе привлечь «безответственных» должностных лиц к административной ответственности и взыскать штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда (ст. 15.11 КоАП РФ).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
• подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета–фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи–приемки, гарантийные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

• по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
• по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Кроме наличия документов и правильности их оформления необходимо проверить систему учета документов: их регистрацию, систематизацию и учет. Для этого нужно обратить внимание на различные книги и журналы учета и регистрации, например журнал учета трудовых договоров, приказов по личному составу или журнал выдачи справок, командировочных удостоверений и пр.

Вместе с тем, при проверке документов могут возникнуть спорные вопросы.

Приведем примеры.

Что делать, если в первичном документе нет расшифровок подписей, отсутствуют печати или документ подписан не уполномоченным на то лицом? Как принять расходы по таким документам?

По данному вопросу существует несколько точек зрения.

Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 04.08.2006, 02.08.2006 N Ф03-А73/06-2/2540 по делу N А73-15382/2005-18 указал, что документы, подтверждающие расходы и не соответствующие требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, не могут служить основанием для признания расходов налогоплательщика, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

В то же время имеются судебные решения, согласно которым расшифровка подписи не является основанием для признания документа недействительным. Например, в Постановлениях ФАС Московского округа от 02.11.2009 N КА-А40/11423-09 по делу N А40-77437/08-87-337, от 27.09.2010 N КА-А40/10957-10 по делу N А40-169401/09-116-1035 суд указал, что отсутствие в товарной накладной расшифровки подписи лица, принявшего груз, не может служить основанием для отказа в признании расходов.

При этом первичные учетные документы организации подписываются лицами, которые являются ответственными за совершение операции. Перечень таких лиц устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

На практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные учетные документы от имени контрагента, не всегда возможно. Кроме того, такая обязанность не предусмотрена законодательством.

Обязательно ли наличие оттиска печати на первичном учетном документе или нет, зависит от того, следует ли обязанность заверять документ печатью из порядка заполнения документа или его формы. Так, большинство форм, приведенных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержат пометку «М.П.». Следовательно, на нее нужно ставить печать.

В то же время, как отмечено в Постановлении ФАС Московского округа от 19.06.2006 N КА-А40/5456-06, оттиск печати не входит в число обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Таким образом, если в форме, которую разработал налогоплательщик, место для печати предусмотрено, наличие ее оттиска обязательно. В противном случае без него можно обойтись.

Что делать, если убытки еще полностью не списаны, а документы уже уничтожены (или потеряны)?

Данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, налогоплательщик обязан хранить в течение четырех лет в силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Документы, подтверждающие объем убытка, налогоплательщик должен хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Такая обязанность налогоплательщика предусмотрена п. 4 ст. 283 НК РФ. При этом налогоплательщик вправе осуществлять перенос убытка на будущее в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток.

Существуют две разные точки зрения и разные правовые обоснования.

Минфин России считает, что списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат (Письма от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276 и от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).

Однако арбитражная практика свидетельствует, что спасительными для налогоплательщиков могут стать следующие аргументы:

— размер убытка может быть подтвержден не только первичными документами, но и бухгалтерским балансом , отчетом о прибылях и убытках, оборотно-сальдовыми ведомостями, главной книгой, пояснительной запиской, аналитическими ведомостями, налоговыми регистрами;

— объем убытка подтверждает проведенная ранее налоговая проверка;

— проверка «первички» за те годы, которые выходят за рамки трехлетнего проверяемого периода, незаконна.

Именно эти доводы организаций были приняты судами во внимание при вынесении решений в пользу налогоплательщиков (Постановления ФАС Поволжского округа от 18.11.2008 по делу N А65-3230/2008-СА2-41 , Московского округа от 07.10.2008 N КА-А40/8215-08 , Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-14177/2007 и др.) .

Однако в большинстве случаев при обнаружении ошибки в документы вносятся изменения.

Согласно п.7 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Новый Закон «О бухгалтерском учете» не содержит запрета на внесение исправлений в кассовые и банковские документы. Данное обстоятельство не означает, что с 1 января 2013 г. такие исправления разрешены. Дело в том, что в ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ содержится оговорка «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета». При этом согласно п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) и п. 2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П) внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Таким образом, внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
• на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

Рассмотрим ситуацию на примере.

Кладовщик ООО «Негоциант» принял на склад от ЗАО «Ромашка» партию обуви в размере 500 пар. В товарной накладной (форма N ТОРГ-12) указана цена одной пары — 983 руб. Общая стоимость товара, согласно накладной, составила 491 500 руб., плюс НДС — 98 300 руб., всего с НДС — 589 800 руб. Товарная накладная в установленном порядке была передана в бухгалтерию. При проверке первичного документа бухгалтером установлено, что в счете и счете-фактуре, а также в договоре поставки с ЗАО «Ромашка» зафиксирована стоимость одной пары в размере 283 руб. При выяснении обстоятельств удалось установить, что материально-ответственное лицо ЗАО «Ромашка» случайно указало в накладной вместо цифры «2» цифру «9».

Для исправления указанной ошибки ООО «Негоциант» должно совершить следующие действия:

1. Аккуратно зачеркнуть цифры «983», «491 500», «98 300» и «589 800».

2. Над ними вписать цифры соответственно «283», «141 500», «28 300» и «169 800».

3. Товарная накладная была подписана заведующим складом и кладовщиком ЗАО «Ромашка» и заверена печатью. Следовательно, при исправлении ошибки необходимо проставить надпись «Исправлено», подписи заведующего складом и кладовщика (с расшифровками), а также печать поставщика.

4. Проставить дату исправления.

5. Проставить подпись кладовщика ООО «Негоциант» и расшифровку подписи.

Если указанные исправления не будут внесены, ООО «Негоциант» может столкнуться с весьма негативными последствиями. В данной ситуации возможны два варианта.

Вариант первый. Товары в бухгалтерском учете будут оприходованы по стоимости, указанной в счете и счете-фактуре. В таком случае при составлении товарного отчета и дальнейшей инвентаризации по складу будет числиться недостача в размере 350 000 руб. Указанную недостачу необходимо будет покрыть либо за счет материально-ответственного лица (которое в общем-то ни в чем не виновато), либо отнести на убытки предприятия.

Вариант второй. Товары в бухгалтерском учете будут оприходованы по стоимости, указанной в накладной. В результате произойдет завышение их себестоимости и при дальнейшей их реализации — занижение налоговой базы по налогу на прибыль, налогам на пользователей автодорог и на содержание жилищного фонда и объектов социально-культурной сферы.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
• отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
• исправления в кассовых документах;
• записи простым карандашом;
• отсутствие прочерков в свободных строках;
• отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
• арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

1. Порядок проведения проверок первичной бухгалтерской документации.

Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.

2. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах.

Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов

3. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов.

Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем , заключительном этапе, проводится:

• -группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
• -арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
• -таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
• -контировка - процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка - до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет .

• 1) способ дополнительной записи (проводки).
• 2) метод «красного сторно» и др.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2013 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

В июне 2013 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» - 35 000 руб. - сторнирована ошибочная проводка за июнь 2004 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками»- 25 000 руб. - отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2013 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Организация ООО «Феникс»

Согласно акту приемки-сдачи услуг от 20 апреля 2013 года № 13, полученному от ЗАО «Автосервис», стоимость оказанных услуг по текущему ремонту автомобиля составила 6000 рублей (без НДС).

Дебет 25 Кредит 60 - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля.

При этом бухгалтер допустил техническую ошибку, занизив стоимость работ на 1000 рублей (одну тысячу рублей).

Для исправления допущенной ошибки 14 сентября 2013 года в бухгалтерском учете произведена дополнительная запись на счетах бухгалтерского учета на сумму 1000 рублей (одна тысяча рублей).

Дебет 25 Кредит 60 - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

Главный бухгалтер Потапова И.М.Потапова

Таксировка - это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Контировка - это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.

3. Третьим этапом бухгалтерской обработки и подготовки первичных документов является их группировка и подсчет данных. Данный этап необходим для формирования сводной информации за определенный временной период внутри отчетного месяца по данным первичных документов: смену, день, пятидневку, декаду. Документы группируются по определенным признакам (по содержанию хозяйственной операции, по датам, по материально ответственным лицам и др.). По каждой группе первичных документов подсчитывают итоговые данные.

Подсчитанные данные используют для составления сводных документов: группировочных и накопительных ведомостей, а также ведомостей, содержащих установленную совокупность учетных показателей, для оперативного контроля и принятия управленческих решений.

По исчисленным данным в сводных и накопительных документах, а также непосредственно в самих первичных документах составляют бухгалтерские проводки.

Рисунок 1 Составление бухгалтерских проводок

Для удобства составления бухгалтерских проводок в первичных, сводных и накопительных документах предусматриваются специальные графы для указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы по отдельной хозяйственной операции или их совокупности. Возможно составление бухгалтерских проводок на основании записей в учетные регистры аналитического и синтетического учетов либо в регистры, совмещающие записи в аналитическом и синтетическом разрезах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при использовании электронных вычислительных машин - оттиск соответствующего штампа.

Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

• -документы налогового учета и отчетности;
• -документы бухгалтерского учета и отчетности.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:

• -формы бухгалтерской отчетности;
• -регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
• -первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)

Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.

Требования законодательства

Согласно статье 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).

Как видно, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, период хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее -- Перечень).

Однако, не все сроки, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, срок, предусмотренный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).

Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:

• -не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;
• -в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения, а их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) - постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные - в течение пяти лет, а при отсутствии годовых - постоянно.

К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня). Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов - постоянно.

Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

Срок хранения первичных документов и прочих регистров бухгалтерского учета составляет пять лет, в частности, для:

• -бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);
• -«первички», служащей основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).

Отметим также : пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание -- пункт 150 Перечня.

Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Однако , для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.

Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

• -для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) - с момента истечения срока действия;
• - для договора о материальной ответственности - с момента увольнения материально ответственного лица;
• -для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции - с момента снятия организации с налогового учета.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание -- пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Уничтожить документы можно двумя способами.

• 1. Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
• 2. Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (пример в приложении).

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный технический университет»

Акт об уничтожении документов

Экспертная комиссия в составе:

председателя комиссии -- заместителя руководителя учреждения Третьяковой Т.Я., членов комиссии:

• -- главного бухгалтера Ивановой Г.М.;
• -- главного специалиста отдела учета Петровой И.А.;
• -- ведущего бухгалтера отдела учета Сидоровой М.Е.

составила настоящий акт об уничтожении документов, перечень которых утвержден актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 25 декабря 2009 г. № 64.

Документы подлежат уничтожению в связи с истечением сроков их хранения по состоянию на 1 января 2010 года.

Указанные документы были уничтожены путем сожжения в присутствии членов комиссии.

1.2. Проверка первичных документов

1.2.1 Правила проверки первичных документов

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обяза­тельной проверке:

По форме (полнота и правильность оформления документа, заполне­ние реквизитов);

Арифметически (подсчет сумм);

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все пре­дусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с уче­том требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, от­ветственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим зако­нодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложе­ния первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предпри­ятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на не­сколько групп:

По причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская негра­мотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

По месту возникновения - в тексте или цифрах первичных докумен­тов, при разноске в регистры;

По значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено под­писями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесе­ния исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключени­ем кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

Зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

Надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

На полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регист­ров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

Использование форм первичных документов, созданных на предпри­ятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

Отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

Не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

Наличие подчисток и помарок в документах;

Нарушение правила исправления ошибок в документах;

Исправления в кассовых документах;

Записи простым карандашом;

Отсутствие прочерков в свободных строках;

Отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

Арифметические ошибки при таксировке документов.

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рас­смотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть пер­вая)" от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельст­вующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".

Выемка документов у предприятий производится на основании пись­менного мотивированного постановления должностного лица Государствен­ной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обя­занности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого произ­водится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа произ­водит выемку принудительно.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требо­ваний, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

В протоколе указываются:

Его наименование; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;

Должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых слу­чаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он рус­ским языком;

Выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.

Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.

Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его прове­дении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать заме­чания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

Протокол подписывается составившим его должностным лицом нало­гового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве дейст­вия или присутствовавшими при его проведении.

В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недос­таточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых орга­нов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налого­вого органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких доку­ментов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помеща­ются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изгото­вить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием докумен­тов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

И проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует...

Операций в несколько раз. 4 Обоснование экономической эффективности проекта Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД. Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и...