Ведение кассовых операций в банке. Общие правила ведения кассовых операций

Кассовые операции - это операции, связанные с приемом, выдачей, хранением наличных денег и оформлением кассовых документов. Ведутся кассовые операции по правилам, установленным Центробанком: Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. N 3073-У. Называются эти правила кассовой дисциплиной, и в это понятие входит:

• ведение кассовых документов, оформляющих движение наличных денежных средств;
• соблюдение лимита остатка кассы;
• ограничение наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Не должны соблюдать кассовую дисциплину только те налогоплательщики, которые ведут деятельность исключительно через безналичные расчеты. На необходимость оформления кассовых операций не влияет наличие кассового аппарата или выбранный налоговый режим. Правило здесь одно - если есть любые движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину надо соблюдать.

Кассовые документы

Кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Поступление наличности в кассу - приходный кассовый ордер по . Заполняется такой ордер на каждый приход денег в кассу, но если это наличность, оформляемая чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то ордер выписывают на общую сумму принятых наличных денег за день.
2. Выдача наличных денег из кассы - расходный кассовый ордер по . При получении такого ордера перед тем, как выдать деньги, кассир должен проверить наличие подписи бухгалтера (или руководителя, при отсутствии бухгалтера), наличие подтверждающих документов и удостовериться в личности получателя денег.
3. Данные приходных и расходных ордеров вносятся в кассовую книгу по . В конце дня выводится остаток наличности в кассе. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то записи в кассовую книгу не вносят.
4. Книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств по ведут только в случае, когда в организации несколько кассиров. Она оформляет передачу наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня.
5. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам оформляется не только расходным кассовым ордером, но и ведомостями: расчетно-платежными по и платежными по .

Лимит кассы

Лимит кассы - это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе организации на конец рабочего дня. Конкретную сумму этого лимита каждое предприятие устанавливает внутренним приказом, исходя из своего размера выручки по специальным формулам расчетов, приведенных в приложении к Указанию от 11 марта 2014 г. N 3210-У. Наличные деньги сверх установленного лимита не должны находиться в кассе, их надо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, а также в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация в эти дни проводила кассовые операции.

Индивидуальные предприниматели и (предприятия, имеющие не более 100 работников и не более 400 млн рублей годовой выручки от реализации товаров и услуг) с 1 июня 2014 года лимит остатка наличных денег могут не устанавливать. О том, что лимит кассы не устанавливается, надо издать специальный приказ. Если принято такое решение, то в кассе можно хранить всю наличную выручку без каких-либо ограничений.

Обращаем внимание тех ИП и ООО, которые уже работали с наличностью до 1 июня 2014 года, а значит, должны были иметь приказ об установлении лимита. Этот приказ надо переиздать, т. к. до 1 июня 2014 года действовало Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ", которое уже отменено. Прежний приказ, основанный на этом Положении, является недействительным. Вы можете установить тот же лимит, только надо изменить основание приказа на Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У.

Если вы хотите отказаться от установления лимита кассы, то нельзя в приказе об этом просто отменить предыдущий приказ. По мнению налоговых органов, отмена старого приказа не означает отмену установки лимита как таковой, а только отмену прежней рассчитанной суммы лимита, а значит, новый лимит равен нулю. В этом случае любая сумма наличных денег в кассе на конец дня будет являться сверхлимитной. Странная логика, которая, тем не менее, может лишить организацию 50 000 рублей (сумма штрафа за нарушение кассовых операций для ООО). Исходя из этого, в новом приказе обязательно должна быть формулировка типа «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе». Такая фраза подойдет и для тех, кто впервые издает приказ о лимите наличных.

Ограничение наличных расчетов

Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.

Если вы оплачиваете товары или услуги наличными деньгами, то можете выдать подотчетному лицу любую сумму для оплаты, при условии, что лимит в 100 тыс. рублей в рамках одного договора будет сохраняться. Например, вы направили своего менеджера по разным адресам: купить материалы для производства, оплатить какие-либо услуги, заказать выполнение работ. Если по каждой из этих сделок сумма не превышает 100 тыс. рублей, то вы можете выдать ему до 300 тыс. рублей.

Другое дело - насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.

Упрощенный порядок кассовой дисциплины

Под этим понятием имеют в виду возможность отказаться от установления лимита кассы предпринимателями и малыми предприятиями, а также возможность, которую с июня 2014 года получили только ИП - не оформлять документально кассовые операции.

Но хотя такое право есть, но на деле воспользоваться им не всегда будет возможно. Однозначно такая возможность есть только у ИП без работников (или выплачивающих зарплату работникам в безналичном порядке), которые, к тому же, не принимают ни от кого наличные деньги. Почему? Дело в том, что Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У содержит противоречивые нормы:

• Пункт 4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы). Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
• Пункт 5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по .
• Пункт 6. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по , .

В пунктах 5 и 6 нет обычной оговорки (за исключением…) и получается, что требования распространяются на ИП в том числе. Учитывая, как часто могут менять свою точку зрения Минфин и ФНС по одному и тому же вопросу, можно предположить, что эти положения несут в себе риски налоговых споров. Поэтому пока по этим вопросам нет официальных комментариев, безопаснее кассовые документы вести.

Вторая причина, по которой ИП должны продолжать вести кассовые документы, в том, что заполнение книги учета доходов и расходов на всех режимах, (кроме , при котором КУДиР не ведут) производится на базе первичных документов. Такими документами, подтверждающими приход и расход наличных денег, являются как раз ордера по форме и . Исходя из этого, ИП, ведущие КУДиР, не могут вообще отказаться от ведения кассовых документов, т.к. у них не будет оснований для внесения записей в книгу учета.

Получается, что не вести кассовые документы в реальности могут только ИП, не выплачивающие зарплату наличными, не получающие ни от кого наличные деньги, и не вносящие данные в КУДиР (то есть только на ЕНВД). Как видим, «упрощенный порядок кассовой дисциплины» оказался весьма заковыристым. По сути, единственное реальное упрощение в ведении кассовых операций пока одно - возможность не устанавливать лимит наличности.

Если индивидуальный предприниматель решил отказаться от ведения кассовых документов (на риски мы уже указали) и не устанавливать лимит кассы, то об этом надо издать приказ. Пока такого приказа нет, ИП должен подчиняться кассовой дисциплине.

Как получить деньги от бизнеса? Оформление кассовых операций

Бизнес идет, доходы растут, появляются свободные денежные средства, которые коммерсант может потратить на себя. Как это сделать? Для некоторых учредителей ООО является неожиданностью, что они не могут в любой момент получить на свои нужды деньги из кассы или снять их с наличного счета. А вот индивидуальные предприниматели - могут. Но обо всем по порядку.

Сначала - о правовом статусе имущества юридического лица. Уставный капитал в виде денежных средств или другого имущества не принадлежит учредителю ООО. Все, что было внесено при регистрации фирмы и все, что было заработано в процессе ее предпринимательской деятельности, является собственностью юридического лица. Учредитель, работающий в собственной фирме, может получать в ней зарплату на правах обычного работника, если с ним заключен трудовой договор. Даже если это единственный учредитель (участник), который сам руководит организацией, он не может по своему усмотрению распоряжаться деньгами своего ООО. К слову, возможность заключения трудового договора с единственным учредителем - руководителем до сих пор остается спорной, и вы можете узнать о последнем мнении Минфина на эту тему

Еще одна возможность (и единственная, если учредитель не работает в своей организации) получить деньги от бизнеса - это направление полученной прибыли на дивиденды. Вопросы налогообложения заработной платы и дивидендов учредителя ООО мы рассмотрели в примере статьи Но нас в данном случае интересует не вопрос налогов, а то, может ли учредитель взять на свои нужды наличные деньги из кассы или снять их с расчетного счета? Нет, не может, поэтому и вопрос оформления таких кассовых операций даже не стоит.

Теперь - про ИП. С одной стороны, индивидуальный предприниматель несет ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом, кроме того, которое нельзя взыскать. Но с другой стороны, все имущество и деньги ИП, в том числе полученные от предпринимательской деятельности, являются его собственностью, которой он может распоряжаться как угодно (если только нет задолженности по налогам и взносам).

Зарплату ИП от самого себя не получает, но зато может в любой момент взять наличные деньги из кассы или с расчетного счета. Право на это дает Указание № 3073-У. Если деньги будут переведены на платежную карту физического лица, то такой перевод не является кассовой операцией и не оформляется кассовыми документами. Суммы, которые ИП может тратить из кассы или с расчетного счета на свои личные нужды, не ограничены, но нельзя допускать задолженностей по налогам и страховым взносам. Если индивидуальный предприниматель отказался от ведения кассовых документов и издал об этом приказ (см. раздел Упрощенный порядок кассовой дисциплины), то получение наличных денег ничем не оформляется. Если же кассовые документы продолжают вестись, то в основании выплат денег в расходном кассовом ордере надо указать: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Контроль за ведением кассовых операций

До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?

1. Учет наличных денег в кассе.
2. Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
3. Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
4. Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:

• на должностных лиц (руководителей организации или ИП) - от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.

Кассовые операции - это операции банков по приему и выдаче денег и ценностей клиентам банка. Касса - наиболее ликвидный актив, но низкодоходный. Целевое назначение кассовых операций - бесперебойное обслуживание клиентов.

Вся денежная наличность, используемая для выполнения этих операций, называется операционной кассой банка.

Организация кассовой работы в банке осуществляется в соответствии с правилами ЦБ РФ и обозначается термином “кассовая дисциплина”. Правила регламентируют:

Общий порядок ведения операций;
. правила перевозки денежных знаков;
. правила хранения денежных знаков;
. порядок замены и уничтожения поврежденных банкнот.

Требования достаточно жесткие. Банки обязаны иметь хорошую материально-техническую базу, специально оборудованное и охраняемое помещение, иначе они не получают разрешения на проведение кассовых операций.

Отдел кассовых операций банка включает следующие операционные кассы:

Приходные - прием наличных денег;
. расходные - выдача денег;
. приходно-расходные (для банков, где объем операций невелик);
. вечерние (обслуживание клиентов, работающих с наличностью в вечерние и ночные часы);
. для размена денег;
. для пересчета денежной выручки.

Прием и выдача денег возможна только на основании распоряжения учетно-операционного работника, оформленного кассовыми документами (приходными и расходными), которые должны иметь подписи соответствующих должностных лиц банка34.

Для обеспечения сохранности ценностей и правильной организации кассовой работы кассовые операции находятся под постоянным контролем.

Формы контроля:
. текущий (внутренний);
. внешние ревизии.

Порядок ведения кассовых операций в банке

Схема приходных кассовых операций в банке.

Схема расходно-кассовых операций в банке

Отличительной особенностью кссовой деятельности современных банков являеться стремление к максимальной автоматизации кассовых операций

Налично-денежный оборот КБ регулируется Банком России, являющимся эмиссионно-кассовым центром на основе Положения «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» от 5.01.98 №14-П.

Принципы организации денежного обращения:
. все хозяйствующие субъекты хранят денежные средства на счетах в КО;
. прием наличных средств осуществляется в соответствии с нормативными документами ЦБ РФ;
. порядок и сроки сдачи/получения наличных денег устанавливается Банком по согласованию с клиентом;
. клиентам банков устанавливается лимит кассовых остатков;
. Банкам устанавливается лимит операционной кассы.

Кассовые операции ЦБ РФ

Кассовые операции ЦБ РФ нацелены на обслуживание коммерческих банков, осуществляются на основе договора и обеспечивают:
. рациональный оборот наличных денег в рамках проводимой банком денежно-кредитной политики;
. своевременное оприходование и зачисление на соответствующие счета клиентов поступившие в кассы РКЦ наличные деньги;
. своевременную выдачу клиентам ЦБ РФ в соответствии с их лимитными требованиями денег для осуществления расчетов.

Для совершения операций с наличными деньгами каждый РКЦ имеет оборотную кассу, предназначенную для учета денег, находящихся в обращении (зачисление поступающей наличности и выполнение расходных операций). Порядок регулирования оборотных касс в Главных Управлениях Банка России (ГУ) и РКЦ включает правила:
. установления лимитов оборотных касс - сверхлимитный остаток сдается в РКЦ через инкассатора;
. подкрепления оборотных касс;
. перечисление сверхлимитных остатков из оборотных касс в резервные фонды; 70208
. обмена ветхих купюр. Штрафы, пени, неустойки уплаченные. Штрафы, пени, неустойки полученные

Поступающие от КБ заявки удовлетворяются при наличии средств на корреспондентском счете накануне дня их выдачи. Для оборотной кассы самого РКЦ также устанавливается лимит, если его недостаточно, РКЦ подает в ГУ заявку на подкрепление оборотной кассы (рис. 4.13).

Резервные фонды - еще не выпущенные в обращение или уже изъятые денежные знаки. Средства РФ могут быть использованы только с разрешения Банка России. 70107

Другие доходы

Кассовое обслуживание в Коммерческом банке Для расчета прибыли выделяют процентные и непроцентные доходы и расходы.

Кассовое обслуживание клиентов производится КБ в соответствии с “Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях Российской Федерации”, установленным Банком России (№56 от 25 марта 1997г.) и Положением Банка России № 14-П от 5.01.98. Прибыль банка характеризует конечный финансовый результат, отражается по пассивному сч. №703.

Балансовая прибыль представляет собой разницу между доходами (сч. №701) и расходами (сч. №702).

Данный порядок включает правила налично-денежного оборота:
. для клиентов банков - юридических лиц;
. для коммерческих банков.

Деньги могут быть сданы:
. в кассы банка;
. инкассаторам для последующей сдачи в банк;
. предприятиям связи для перечисления на счета в банк.

Выдача наличных денег производится всем хозорганам в пределах имеющихся у них на счетах средств на основании справки - заявки о потребности в определенной сумме денег на потребление (заработная плата, командировочные расходы и т.п.).

Банки выполняют операции с наличными деньгами в соответствии с утвержденным ЦБ на основании их проектов кассовым планом. Кассовое планирование банка базируется на кассовых заявках клиентов.

Прогнозирование кассовых оборотов в банковской системе РФ.

Кассовые операции - важнейшая составляющая торгового бизнеса (и, в целом, любого другого, который сопровождается осуществлением наличных расчетов). В чем заключается их предназначение? Каким образом проводятся кассовые операции в соответствии с требованиями законодательства - особенно, с учетом изменений в Законе № 54-ФЗ с 2017 года, который регулирует применение онлайн-касс?

Расскажем все о ведении кассовых операций.

Что к ним относится

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты - прежде всего, банковские карты).

Как правило, как минимум один из участников таких операций - это физическое лицо. Оно может быть представлено:

1. Покупателем (заказчиком услуг) .

Денежные средства в этом случае могут:

• приниматься от покупателя (при расчете за товар или услугу);
• отдаваться покупателю (при возврате товара или компенсации за некачественную услугу, при возврате предоплаты за товары или услуги).

1. Работником .

Денежные средства в данном случае могут:

• выдаваться работнику (в виде зарплаты, сумм под отчет - например, командировочных);
• приниматься от работника (например, в виде неизрасходованных командировочных).

1. Заемщиком или кредитором .

Очевидно, в зависимости от конкретной роли физлица, с которым ведутся в данном случае расчеты, денежные средства могут как выдаваться (заемщику - при оформлении займа, кредитору - при его возврате), так и приниматься (у заемщика - при возврате займа, у кредитора - при оформлении).

Таким образом, кассовые операции носят двойственный характер: они могут соответствовать как приему, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя либо организации).

В предусмотренных законом случаях сторонами кассовых операций могут быть только юридические лица (либо юрлица и ИП). Чуть позже мы изучим специфику таких операций подробнее. Пока же условимся рассматривать общераспространенные сценарии, при которых, как минимум, один участник расчетов - физлицо (не зарегистрированное как ИП).

Операции, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только - перечень возможных участников таких правоотношений может быть намного шире), проводятся в юрисдикции особых норм законодательства. Изучим основные источники права, в которых данные нормы закреплены.

Узнайте подробнее, что относится к кассовым операциям.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций

Кассовые операции проводятся российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами как:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У .

• то, какие именно процедуры должны проводиться в рамках кассовых операций;
• лимиты по остаткам наличных денежных средств, которые предприятию нужно соблюдать в установленных законом случаях;
• порядок применения различных кассовых документов;
• основные правила обеспечения сохранности денежных средств на предприятии.

И это, конечно, не исчерпывающий перечень категорий норм, установленных Указанием № 3210-У. Данный нормативный акт - достаточно объемный и сложный по структуре источник права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.

Видео - работа с наличными деньгами в 2017 году (с учетом поправок - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У):

1. Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У .

Данный источник права регламентирует конкретно то, каким образом должны осуществляться расчеты с применением наличных денежных средств. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, которые занимаются розничной торговлей и оказанием услуг физлицам, в ходе которых практически всегда проводятся наличные расчеты.

1. Законом № 53-ФЗ, принятым 22.05.2003 года .

Данный закон и предыдущий источник права, Указание № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений - наличные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регламентирует отдельный важнейший аспект таких расчетов - применение контрольно-кассовой техники (либо документов, заменяющих те, что формируются посредством ККТ).

Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2-х редакциях - текущей (от 03.07.2016 года) и, частично, той, что была принята 08.03.2015 года. Некоторые торговые предприятия имеют право выбирать, какую из редакций применять при расчетах с покупателями.

Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ обусловлено тем, что законодателем признано утратившим силу большинство норм данного нормативно-правового акта - но за исключением тех, которые позволяют ряду бизнесов законно не использовать контрольно-кассовую технику (далее в статье мы изучим то, какие это бизнесы, подробнее).

Указанные источники права (и иные, которые могут в различных ситуациях корреспондировать с ними) регламентируют разные сферы правоотношений. Если рассматривать практические нюансы, которые характеризуют данные правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассы на предприятии.

Расскажем, какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций. Получите консультацию специалистов!

Оставьте свой номер, и мы Вам перезвоним!

Как работает касса на предприятии

Касса - это структурная единица предприятия, которая имеет необходимые технические ресурсы для:

• приема платежей и выдачи денежных средств в соответствии с требованиями законодательства;
• формирования документов в соответствии с требованиями законодательства;
• обеспечения сохранности денежных средств и документов, формируемых в ходе кассовых операций;
• выполнения сотрудником, ответственным за проведение операций с денежными средствами, трудовых функций в соответствии с договором и инструкциями.

Таким образом, организация работы кассы предполагает закрепление за ответственным сотрудником определенных полномочий по ведению кассовых операций, а также возложение на него определенных обязательств - в частности, тех, что связаны с материальной ответственностью работника.

Работа кассы может регламентироваться как на законодательном уровне, так и на уровне локальных нормативных актов фирмы (причем, их положения не должны противоречить нормам законодательства). Содержащиеся в них предписания направлены:

• на упорядочение приема и обеспечение целевого расходования денежных средств, которыми распоряжаются сотрудники на кассе;
• на осуществление различных отчетных процедур, которые позволяют заинтересованным лицам (владельцам бизнеса, проверяющим структурам) проследить качество выполнения ответственными работниками предписаний законодательства и локальных нормативных актов.

Если говорить о распространенных разновидностях локальных норм, которые регулируют порядок кассовых операций на предприятии, то среди них можно выделить:

1. Нормы, регламентирующие выдачу денежных средств под отчет (как мы отметили выше, это может быть связано с поездкой кого-либо из сотрудников фирмы в командировку).

Такие нормы могут устанавливать, в частности:

• перечни документов, на основании которых суммы выдаются под отчет (например, это может быть направление в командировку от руководства);
• порядок возврата сотрудником, приехавшим из командировки, выданных денежных средств, сдачи отчетности по ним работодателю.

1. Нормы, определяющие порядок перемещения денежных средств из кассы на счет в кредитно-финансовую организацию.

Здесь могут устанавливаться, к примеру:

• лимиты по остатку денежных средств в кассе, порядок направления денежных средств сверх лимита в обслуживающую кредитно-финансовую организацию;
• регламенты оприходования выручки предприятия;
• порядок передачи денежных средств в обслуживающий банк.

1. Нормы, регламентирующие применение контрольно-кассовой техники.

Связаны они могут быть:

• с порядком эксплуатации ККТ;
• с порядком выполнения предписаний законодательства о применении ККТ (прежде всего, Закона № 54-ФЗ);
• с порядком взаимодействия налогоплательщика и регулирующих органов (например, при проверке ККТ).

1. Нормы, регламентирующие документирование кассовых операций.

В предусмотренных законом случаях сведения о таких операциях могут отражаться в унифицированных бумажных и электронных формах либо на бланках, разработанных торговой организацией самостоятельно. Для предприятия важно корректно регламентировать применение таких документов ответственными работниками.

Отдельные положения локальных норм могут регламентировать, к примеру, кассовые операции с иностранной валютой (например, при оформлении работников предприятия в заграничную командировку).

Как мы отметили выше, локальные нормы, включая те, что регламентируют указанные процедуры, не должны противоречить тем, что прописаны в законодательстве.

Кассовые операции в таких сферах как торговля и услуги - самом массовом сегменте их осуществления, практически всегда связаны с приемом от покупателей (клиентов) наличных денежных средств (либо с проведением платежей через банковские карты и альтернативные им инструменты). При их проведении торговое предприятие в силу предписаний законодательства может быть обязано применять контрольно-кассовую технику.

Для чего нужна ККТ

Назначение контрольно-кассовой техники - в фискализации кассовых операций. Сведения об обороте наличных денежных средств в установленных защищенных форматах фиксируются в запоминающих устройствах ККТ. Данные сведения впоследствии могут быть использованы широким кругом заинтересованных лиц.

Прежде всего - налоговыми органами. Получая сведения о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков, ФНС отслеживает выручку магазина и в предусмотренных законом случаях сопоставляет ее с предоставленной налоговой отчетностью.

Данные о фактической выручке магазина также могут иметь значение с точки зрения установления для хозяйствующего субъекта возможности использовать определенную систему налогообложения. Например, для пользования УСН выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма обязана будет перейти на общую систему налогообложения - и ФНС, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, будет иметь возможность выявить то, легально ли применение спецрежима налогоплательщиком.

Мониторинг выручки магазина будет интересен и его собственникам. ККТ - инструмент, позволяющий при корректном его применении исключительно точно устанавливать величину оборотов торгового предприятия, сопоставлять их величину в динамике, соотносить с различными факторами и, как следствие, использовать при планировании бизнеса.

К иным лицам, заинтересованным в ознакомлении с динамикой выручки магазина в соответствии с показаниями ККТ, можно отнести:

• лиц, представляющих органы управления предприятием;
• аудиторов;
• партнеров организации;
• инвесторов;
• кредиторов.

Технологии, посредством которых кассовый аппарат документирует и, что самое главное, передает заинтересованным лицам, платежные данные, активно развиваются. С 1 июля 2017 года российские предприниматели начинают переходить на инновационный тип контрольно-кассовой техники - онлайн-кассы. Данные устройства способны, в частности:

• передавать задокументированные данные о платежах в ФНС через интернет (при посредничестве Операторов фискальных данных);
• отправлять кассовые чеки в электронном виде клиентам магазинов в режиме онлайн (также через ОФД).

ККТ старого образца таким функционалом не обладала. Специалисты ФНС для проведения фискализации выручки торговых предприятий посещали данные хозяйствующие субъекты и считывали сведения о выручке непосредственно с кассового аппарата.

Кассовый чек - один из ключевых документов при проведении фискализации. Изучим специфику его применения (и его альтернатив, которые предусмотрены законодательством, обновленным в части регулирования использования ККТ) подробнее.

Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)

Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций - Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.

Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права - это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.

В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:

• работающих по ЕНВД и ПСН;
• оказывающих услуги гражданам;
• указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги - в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.

Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. При этом, формируются они без применения кассового аппарата с ЭКЛЗ либо онлайн-кассы. Вместо ККТ может быть задействован специальный чековый принтер. Другой вариант - оформление БСО либо товарного чека вручную в соответствии с требованиями законодательства (так, например, бланки БСО, подлежащие заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).

После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и все бизнесы должны будут работать по новой редакции данного нормативного акта. В нем, в свою очередь, четко дано определение кассового чека. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с помощью ККТ с фискальным накопителем - то есть, онлайн-кассой. Положениями п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ установлен перечень реквизитов, которые должен содержать чек .

Альтернативой кассовому чеку по новой версии Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выдаваемый фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, поскольку:

• создается, как и кассовый чек, с помощью онлайн-кассы;
• должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.

Различаются чек и БСО по новой версии Закона № 54-ФЗ, по сути, лишь названием и сферой применения. При этом, фирма, оказывающая услуги, вправе выдать вместо БСО и кассовый чек (но та, что продает товары, обязана выдать именно чек).

По новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО по требованию клиента направляются на его e-mail или на телефон в виде SMS в электронной форме (данная опция, как мы уже знаем, входит в функционал онлайн-касс). Также возможно размещение на распечатанном чеке QR-кода со ссылкой на его электронную версию.

При необходимости на онлайн-кассе формируются:

• чеки коррекции (если нужно исправить ошибку в исходном чеке либо пробить сумму, которую не удалось отразить в памяти ККТ непосредственно при расчете с покупателем);
• чеки возврата (если покупатель возвращает товар и получает обратно уплаченные денежные средства).

Отметим, что для формирования чека коррекции нужен оправдательный документ. Например - служебная записка о том, каковы были причины совершения кассиром ошибки при пробитии изначального чека (либо невозможности пробить исходный чек). Причины здесь могут быть разные. Например - отключение электричества в момент расчетов и, как следствие, невозможность задействовать ККТ.

ФНС, получив от магазина платежные данные, отражающие тот факт, что налогоплательщик оформил чек коррекции, вправе запросить у него соответствующие оправдательные документы. Если они предоставлены не будут, то на магазин могут быть наложены штрафы.

В случае возникновения ситуации, при которой торговой точке приходится формировать чек коррекции, желательно незамедлительно информировать об этом ФНС - особенно, если речь идет о пробитии крупной суммы (чем она выше, тем более высоким будет штраф в случае признания за магазином совершения правонарушения). Кроме того, следует запросить у инспекторов рекомендации касательно того, в какой момент времени следует сформировать кассовый чек - в день, когда была совершена ошибка (либо не удалось задействовать ККТ), либо позже (но в любом случае это нужно сделать в рамках рабочего дня, при открытой кассовой смене).

Кассовый чек, товарный чек, БСО по старой либо новой версии Закона № 54-ФЗ - не единственные документы, которые могут формироваться при кассовых операциях. Изучим специфику применения остальных, не менее важных документов с точки зрения ведения торговым предприятиям эффективного учета кассовых операций и выполнения предписаний законодательства.

Прочие первичные документы при проведении кассовых операций

Опять же, в зависимости от применяемой версии Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять разные документы, дополняющие рассмотренные нами выше (либо заменяющие их в случаях, предусмотренных законодательством).

В случае, если фирма предпочла работать в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регламентирующие применение документов, которые выдаются покупателям вместо кассовых чеков (то есть, товарные чеки и БСО).

Выдача таких документов покупателям сопровождается ведением книг учета чеков и бланков. Их может запросить ФНС при проверке. Налогоплательщик вправе задействовать собственные формы данных книг учета либо вести учет по унифицированным бланкам. Например, для отражения сведений о выданных БСО может задействоваться унифицированная форма 0504045, которая введена в оборот Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года.

При ведении работы с кассой (причем, как при расчетах в юрисдикции новой редакции Закона № 54-ФЗ, так и при пользовании исключениями, которые установлены данным законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы как:

• кассовая книга;
• приходные и расходные кассовые ордера.

Их использование, таким образом, прямо не связано с применением (либо неприменением) ККТ либо со способом расчетов (наличными или по карте). Но, безусловно, факт задействования онлайн-кассы может повлиять на то, каким конкретно образом ведутся указанные документы.

Изучим специфику основных кассовых документов - ПКО, РКО и кассовой книги, подробнее.

Кассовые книги и ордера: специфика применения

Использование кассовых книг, ПКО и РКО следует рассматривать в контексте 2 разных групп правоотношений:

Осуществляемых ИП

Предприниматели вправе не применять указанные документы. Но, тем не менее, обязанность по учету выручки законодатель с ИП не снимает. На практике они могут отражать сведения о своей выручке в Книге учета доходов и расходов. ФНС при проверке ИП вправе запросить данный документ и изучить его.

Осуществляемых юрлицами

В свою очередь, организации не обойтись без применения отмеченных выше документов. Законодательство обязывает их задействовать в кассовых расчетах:

1. Приходные кассовые ордера .

Оформлять ПКО необходимо при приеме наличных средств в кассу. На практике применение ПКО торговой организацией осуществляется после сдачи выручки кассиром в конце рабочего дня. Ордер в этом случае формируется на общую сумму денежных средств, поступивших в кассу.

При необходимости ПКО дополняются документами, удостоверяющими размер вносимой в кассу суммы. Приходный кассовый ордер имеет отрывную часть, которая должна передаваться человеку, который внес денежные средства в кассу предприятия.

1. Расходные кассовые ордера .

В свою очередь, РКО оформляются при выдаче денежных средств через кассу. Например - подотчетному сотруднику, которого начальство просит за счет магазина приобрести те или иные вещи.

Аналогично, РКО может дополняться документами, удостоверяющими величину выданной из кассы суммы денежных средств. В РКО должны быть указаны сведения о документе, удостоверяющего личность получателя денежных средств. В предусмотренных законом случаях денежные средства могут выдаваться по доверенности. В этом случае РКО дополняется, в зависимости от разновидности доверенности, ее оригиналом или копией.

1. Кассовые книги .

В них отражаются сведения по оформленным ПКО и РКО за каждый день ведения расчетов. Соответственно, если расчеты не велись, то кассовая книга не заполняется.

Видео - касса и кассовая книга:

Рассматриваемые документы кассового учета могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (многие современные программы учета предусматривают такие функции). Бумажные версии расходных и приходных ордеров, а также Книги учета составляются с использованием унифицированных форм, которые введены в оборот Постановлением Госкомстата России № 88, принятым 18.08.1998 года.

Право заполнять РКО и ПКО имеют:

• главный бухгалтер организации, его подчиненные;
• директор организации, если в штат фирмы не нанят главный бухгалтер, либо если полномочия на заполнение РКО и ПКО не переданы другим ответственным сотрудникам.

Передача полномочий по заполнению кассовых документов, как правило, осуществляется посредством включения процедуры исполнения данных полномочий в должностные обязанности работника фирмы. Которые, в свою очередь, отражаются в трудовом договоре либо должностной инструкции работника - документах, подписываемых человеком при трудоустройстве.

На практике в кассовых ордерах и книге учета отражаются ссылки к счетам бухгалтерского учета, на которых фиксируются различные хозяйственные операции. Результаты таких операций отражаются в бухгалтерской отчетности. Таким образом, это означает, что кассовый учет в организациях дополняется необходимостью применения регистров бухгалтерского учета.

Видео - как вести кассовую книгу:

Настроим чек и кассу. Обучим работать за 1 день.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие кассовые документы с 01.07.2017 отменены

Ранее, до повсеместного внедрения онлайн-касс, торговые предприятия при расчетах по ККТ были обязаны использовать ряд других документов, дополняющих те, что рассмотрены нами выше. А именно:

• акт о переводе показаний счетчиков ККМ (форма КМ-1);
• акт о снятии показаний счетчиков ККМ при сдаче аппарата в ремонт и его возвращении пользователю (КМ-2);
• акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
• журнал для кассира-операциониста (КМ-4);
• журнал регистрации ККМ, которые работают без кассира-операциониста (КМ-5);
• справка-отчет (КМ-6);
• сведения о счетчиках ККМ и величине выручки (КМ-7);
• журнал обращений к техническим специалистам (КМ-8);
• акт проверки находящихся в наличных денежных средств (КМ-9).

Благодаря возможностям онлайн-касс, документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в ФНС автоматически, в электронном виде. И это не единственное новшество в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает вести его по совершенно иным принципам, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.

Как ведется документирование кассовых операций по новому Закону № 54-ФЗ

В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:

1. Оформлять ПКО :

• используя фискальные записи, которые сохранены в памяти онлайн-кассы (при этом, если это будет необходимо, возможна распечатка данных записей в бумажном варианте с применением установленных форматов);
• дополняя ордер квитанцией, которая сформирована в электронном виде (при этом, она может быть при необходимости направлена человеку, который внес в кассу денежные средства, на электронную почту).

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

• отчетов (о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах);
• кассовых чеков либо БСО, а также аналогичных документов для коррекции фискальных записей;
• подтверждений ОФД.

Все указанные документы хранятся в памяти фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-касс. Те виды документов, что относятся к отчетам, должны храниться в памяти накопителя в течение 5 лет по завершении срока его эксплуатации.

То, какие именно форматы фискальных записей должны применяться на онлайн-кассах, утверждают регулирующие ведомства - прежде всего, ФНС РФ. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут меняться - также в соответствии с нормативными актами государственных ведомств.

Текущие форматы фискальных записей и реквизиты документов, формируемых при использовании онлайн-касс, введены Приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.

1. Оформлять РКО на электронном бланке . Кроме того, расходный кассовый ордер может быть подписан с помощью ЭЦП получателя денежных средств.

Безусловно, организациям, применяющим онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном варианте. Однако, применение электронных версий РКО и ПКО может быть существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы отметили выше, оно может осуществляться с применением современных программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить оперативность бизнес-процессов.

Важнейшая процедура, характеризующая документирование кассовых операций торговыми предприятиями, которые используют онлайн-кассы - формирование отчета о закрытии смены.

Отметим, что его применение никак не связано с ведением кассовой книги, выдачей ПКО и РКО - данный отчет отражает факт использования торговым предприятием контрольно-кассовой техники. Но в этом случае данный отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

Ранее, когда торговые предприятия применяли обычные кассы, по завершении смены кассиры формировали Z-отчет. На основании сведений, которые отражались в нем, заполнялся журнал по форме КМ-4 и справка по форме КМ-6.

Торговые предприятия, которые используют онлайн-кассы, как мы уже отметили выше, вправе не использовать в своей работе такие документы как КМ-4 и КМ-6 (вместо них онлайн-касса задействует другие форматы документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет по завершении смены на онлайн-кассе не формируется.

Вместе с тем, формируется его аналог, и притом, практически, одноименный - «Отчет о закрытии смены», в электронном виде (при этом, если нужно, у пользователя онлайн-кассы есть возможность распечатать его на бумаге). На его основе торговая фирма должна оформить ПКО (в бумажном или электронном варианте - в порядке, рассмотренном нами выше), и отразить сведения о приходном ордере в кассовой книге.

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Важный нюанс: в отчете о закрытии смены, сформированном на онлайн-кассе, могут отражаться данные по разным операциям:

1. Полной оплате товаров.

Можно отметить, что в этом случае в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1 .

1. Частичной оплате товаров.

Здесь применяется проводка ДТ 50, КТ 62-1 .

1. Предоплате.

Здесь используется проводка ДТ 50, КТ 62-2 .

Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 разных приходно-кассовых ордера (в каждом из которых будут указаны отдельные проводки).

Отметим, что аналогичные проводки фиксируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухучета и в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Если смену не закрыть вовремя, то фискальный накопитель не будет функционировать корректно (и если об этом узнает ФНС, то может применить к торговой фирме штрафные санкции).

Полезно будет также изучить ряд нюансов, характеризующих применение инструментов документирования кассовых операций при задействовании онлайн-кассы, при возврате товаров. Данная процедура - по сути, противоположна той, при которой магазин оформляет продажу товара. Поэтому, при ее документировании применяется другой инструмент - РКО.

Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-касс, значительно более упрощена в сравнении с ее проведением при задействовании ККТ старого образца. В частности, у продавца нет необходимости заполнять акт по форме КМ-3. Кроме того, кассовый чек, отражающий операцию возврата, передается в ФНС через ОФД точно так же, как обычный чек - при отпуске товара.

Но, тем не менее, кассиру для документирования операции по возврату товара все же придется осуществить некоторые действия. А именно:

1. Пробить чек возврата.

1. Оформить РКО на сумму возврата.

1. Ознакомиться с разделом отчета о закрытии смены, в котором отражаются сведения о возвратах товаров (в этих целях в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).

1. В ПКО, который составляется по выручке, указать разницу между суммой выручки и суммой возврата.

Отметим, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже кассовый чек пробивать не нужно - следует лишь оформить РКО. При этом, денежные средства выдаются из кассы, а не из места для хранения наличности (как правило, это ящик ККТ). Исключение - возврат предоплаты за товар. Если она осуществляется, то чек возврата следует пробивать на онлайн-кассе в любом случае, а денежные средства выдавать покупателю из ящика ККТ.

Лимит остатка кассы

Ознакомившись со спецификой документирования кассовых операций, изучим еще один аспект ведения соответствующих операций - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.

Что он представляет собой, и для чего применяется?

Под лимитом кассы понимается предельный показатель объема денежных средств, которые размещаются в кассе торгового предприятия. Если он будет превышен, то сверхлимитный объем денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключение - если появление сверхлимитного объема наличности обусловлено необходимостью выплаты торговым предприятием зарплаты своим сотрудникам, либо исполнением перед ними тех или иных социальных обязательств.

1. Исходя из объемов входящих поступлений .

В этих целях применяется формула:

ЛК = ОП / РП * ИС ,

ЛК - лимит кассы;

ОП - объем поступлений наличности в кассу;

РП - расчетный период, за который считается лимит кассы (он не должен превышать 92 рабочих дней);

ИС - интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

При этом, показатель ИС не должен быть больше 7 дней, если в населенном пункте, в котором расположено торговое предприятие, есть банки, и не больше 14 дней, если в населенном пункте нет кредитно-финансовых организаций.

1. Исходя из объемов исходящих поступлений .

В этом случае применяется другая формула:

ЛК = ОВ / РП * ИС ,

ЛК, РП, ИС - знакомые нам параметры;

ОВ - сумма выплат из кассы.

При этом, из показателя ОВ вычитаются суммы денежных средств в счет выплаты магазином зарплаты своим работникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

То, каким образом должен соблюдаться лимит кассы, закрепляется в положениях локальных нормативных актов торговой фирмы. Отметим, что в случае нарушений исполнения норм данного приказа в отношении хозяйствующего субъекта ФНС может применить штрафные санкции.

Лимит кассы вправе не устанавливать и не соблюдать индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, которые попадают под критерии малого предприятия. При этом, директор организации, решившей не использовать лимит кассы, должен издать приказ об этом.

Отдельными особенностями характеризуются расчеты через кассу между юридическими лицами - несмотря на то, что в общем случае организации предпочитают расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Изучим данные особенности подробнее.

Расчеты между юридическими лицами

В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых - физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений - юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.

Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо - если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня - обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).

Основной нормативный акт, в соответствии с которым проводятся расчеты наличными между юридическими лицами - Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 данного нормативного акта сказано, что максимальная сумма наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должна превышать 100 тыс. рублей. Либо - аналогичную сумму в иностранной валюте, если одна из сторон договора - зарубежная фирма.

Отметим, что при расчетах юридического лица с физическим лицом указанный лимит не действует - об этом говорит пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако, если расчеты ведутся с индивидуальным предпринимателем, то лимит нужно будет соблюдать.

Наличные денежные средства могут передаваться не только между независимыми друг от друга юридическими лицами, но и между центральным офисом большой организации и ее филиалами. В этом случае лимит по сумме денежных средств также не применяется. Порядок, в соответствии с которым осуществляется перемещение денежных средств в таких случаях, устанавливается в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

Перемещение денежных средств от одного хозяйствующего субъекта к другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) осуществляется с применением знакомых нам кассовых ордеров и кассовой книги.

Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

Очевидно, что законодательные нормы, регулирующие ведение кассовых операций, не всегда сформулированы достаточно системно. Во многих случаях для того, чтобы корректно интерпретировать ту или иную норму, необходимо изучить еще несколько. Данная особенность характеризует, прежде всего, такие процедуры как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде аспектов они тесно связаны между собой, но по факту - независимы.

Попробуем рассмотреть то, как соотносятся (и в каких сферах разграничиваются) фискализация и документирование кассовых операций в таблице.

Ответственность за нарушение

Ведение кассовых операций - процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы - прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Главный механизм такого ознакомления - проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

• несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
• превышение различных лимитов - остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
• задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
• неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
• допущение расхождений в учетных документах;
• прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
• нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

• документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
• фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
• документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
• регистры бухгалтерского учета;
• локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
• различные отчеты по хозяйственной деятельности.

Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.

Так, неприменение онлайн-касс нового образца магазином может привести к штрафу:

• выписываемому должностному лицу магазина - в размере 25-50% от выручки, которую получил магазин, но не пробил на кассе (при этом, минимальный штраф - 10 тыс. руб. вне зависимости от выручки);
• на магазин как на юрлицо - в размере 75-100% от выручки, не пробитой на кассе.

При повторном нарушении закона об использовании ККТ, а также в том случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то в отношении хозяйствующего субъекта применяются существенно более строгие санкции в виде:

• дисквалификации (запрета осуществлять профессиональную деятельность) должностного лица на период 1-2 года;
• приостановления работы магазина на срок до 90 дней.

Менее строги санкции за пользование неисправной онлайн-кассы, но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:

• на должностных лиц - в размере 1500 - 3000 рублей;
• на торговую организацию как на юрлицо - в размере 5000 - 10 000 рублей.

Отдельные штрафные санкции установлены за невыдачу покупателю продавцом электронного кассового чека. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тыс. руб., а магазин как юридическое лицо - на 10 тыс. руб.

В числу прочих возможных санкций ФНС при нарушениях в области кассовой дисциплины можно отнести:

1. Применение штрафов за нарушение фирмой правил бухгалтерского учета (как мы уже знаем, отражение в них записей о кассовых операцией - важнейшая составляющая соблюдения норм законодательства о документировании таких операций).

В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:

• оштрафовать должностное лицо торгового предприятия на 5-10 тыс. рублей;
• при повторном нарушении - оштрафовать должностное лицо на 10-20 тыс. рублей либо дисквалифицировать его на срок до 2 лет.

При этом, нарушение должно быть квалифицировано как грубое. К числу таких нарушений относятся:

• искажение данных в регистрах учета, которое приводит к занижению налогов на 10% и более относительно тех, что могли бы быть исчислены при корректных записях в регистрах;
• намеренное искажение на 10% и более любых показателей в бухгалтерской отчетности;
• отражение в регистрах учета факта хозяйственной деятельности, не существующего на самом деле (мнимого, притворного);
• формирование отчетности не на основе регистров учета;
• использование счетов не на основе регистров учета;
• отсутствие первичных документов;
• неприменение торговой организацией регистров учета.

1. Доначисление налогов (с последующей обязанностью торговой организации уплатить не только их, но и начисленные в предусмотренных законом случаях штрафы, пени).

Поводом для доначисления налогов может быть, к примеру, регулярная выдача сотрудникам под отчет крупных сумм по расходным ордерам - такие выплаты могут быть приравнены к заработной плате, и на них ФНС может начислить НДФЛ.

В интересах торговой организации - установить локальные правила, по которым в фирме ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет возложена на определенных лиц. Например, это может быть главный бухгалтер либо сотрудники, находящиеся в его непосредственном подчинении. Но следует иметь в виду, что при серьезных нарушениях норм законодательства о кассовом учете ответственность, в первую очередь, несет директор организации или же индивидуальный предприниматель, владеющий торговым бизнесом.

Для бизнесмена чрезвычайно важно выяснить какой существует порядок ведения кассовых операций в РФ и какие законодательные акты регулируют его. Для начала нужно выяснить, что именно можно отнести к кассовым операциям. По большому счету кассовые операции — это те операции, где фигурируют как наличная, так и безналичная форма денежных средств при предъявлении платежных карт.

Зачастую одним из участников подобных операций является физлицо. Физлица могут выступать в качестве:

• Покупателя или непосредственного заказчика какой-то услуги. В таких ситуациях деньги могут браться от клиента в качестве оплаты за товары или предоставленные услуги, или же возвращаться покупателю в случае оформления возврата ранее приобретенного товара.
• Сотрудника. В таких ситуациях все деньги передаются сотруднику в качестве заработной платы или же командировочной компенсации. Также деньги могут передаваться сотрудником самой организацией в форме неиспользованных командировочных средств.
• Должника или кредитодателя. В этой ситуации исходя из того, кем именно является физическое лицо (должником или займодателем), организация может принимать финансовые ресурсы либо же, наоборот, их выдавать.

Исходя из данной информации, все кассовые операции обладают двойственным смыслом так как они могут предполагать, как получение финансовых ресурсов, так и их выдачу.

В некоторых особых обстоятельствах, которые описаны в законодательных актах, участниками кассовых операций могут быть лишь юрлица или люди, имеющие официальный статус ИП.

Все кассовые операции, где фигурируют физические лица, проводятся согласно отдельным нормам законодательства. Поэтому важно изучить основные правовые документы, регулирующие эти процессы.

Порядок ведения кассовых операций

Действующая нормативно-правовая база

Все предприятия проводят операции с кассами согласно таким нормативно-правовым документам:

1. Указ Банка России № 3210-У.

• Перечень процедур, проводимых в рамках операций с кассами;
• Предел по остаткам денег, который регламентирован действующими законодательными нормами;
• Существующий порядок использования самой разной кассовой документации;
• Главные требования и правила, относящиеся к сохранности денежных средств предприятия.

Безусловно, этот список является не полным перечнем всех требований и условий, перечисленных в Указании № 3210-У. Этот нормативно-правовой документ является очень объемной информационной базой, все нюансы которой можно изучить лишь в ходе занятия правоприменительными практиками. Он регламентирует различные моменты, прямо связанные с использованием и сохранением финансовых ресурсов, хранящихся в аппаратуре.

2. Указ Банка России № 3073-У.

В этом нормативно-правовом информационном документе можно найти указания и требования, касающиеся регуляции расчетов наличными средствами на территории РФ. Также в нем указан перечень услуг, предоставляемых физлицам, где зачастую фигурирует расчет с помощью наличности. Это нормативно-правовое положение о кассовых операциях полностью регулирует движение наличности при проведении взаиморасчетов как между физическими лицами, так и между физлицами и юрлицами. В данном документе можно найти полный перечень указаний, требований, а также рекомендаций, затрагивающих регуляцию этого аспекта.

3. Закон № 53-ФЗ.

Данный закон, равно как и предыдущий указ БР, прямо регулирует вопрос использования наличных денег при взаиморасчетах. Также нужно учесть, что в законе № 54-ФЗ указаны нормы, относящиеся к применению техники контрольно-кассового формата или же документации, способной ее заменить.

Также законодатель допускает частичное использование устаревшего закона № 54-ФЗ, позволяющего некоторым видам бизнеса на законных основаниях не применять контрольно-кассовую технику при осуществлении расчетов.

Правила ведения кассовых операций включают в себя все перечисленные правовые источники, которые занимаются регуляцией разного рода правовых взаимоотношений между участниками денежных расчетов. При рассмотрении практического использования этих нормативно-правовых документов, можно говорить о том. Что целесообразно изучать именно те акты, которые прямо регулируют работу кассы.

Схема учета кассовых операций

Функционирование кассы внутри предприятия

Касса является важной структурной составляющей любой коммерческой организации. Данная аппаратура обладает всеми нужными ресурсами и техническими возможностями для обеспечения:

• Приема денег и их выдачи при соблюдении действующих законодательных норм;
• Создания платежной документации при соблюдении законодательной и нормативной базы;
• Полной сохранности денег, а также платежной документации, формируемой в результате проведения финансовых сделок;
• Выполнения работником его прямых функций, прописанных в трудовом соглашении, заключенным между ним и работодателем.

Исходя из этого, работодатель возлагает на работника, работающего с кассовой аппаратурой, определенные обязательства и функции, касающиеся обеспечения нормальной работы предприятия, с точки зрения финансовых расчетов, а также материальную ответственность за сохранность наличности.

Функционирование кассового аппарата может регулироваться как законодательными актами, так и отдельными распорядительными внутриорганизационными документами, составленными согласно нормам действующего законодательства. Все предписания такой документации должны касаться:

• Упорядочивания денежных средств, а также их целевого использования сотрудником, работающего с кассовым аппаратом;
• Осуществление разного рода процедур, касающихся проведения проверок соблюдения законодательных норм и внутреннего порядка организации со стороны сотрудника, работающего с кассовой аппаратурой.

При рассмотрении отдельных внутриорганизационных норм, затрагивающих процесс работы с кассовыми аппаратами и их взаимодействием с сотрудниками, зачастую на предприятиях используют две основные нормы:

1. Регулирующие подотчетную выдачу средств в качестве денежного обеспечения сотрудника, отправленного в рабочую командировку.

Подобные нормы могут затрагивать следующие аспекты:

• Формирование конкретного списка документации, позволяющей выдавать денежные средства под отчет;
• Схему возвращения денежных средств сотрудником при его возвращении на работу с командировки.

2. Нормы, регламентирующие систему перемещения денег на банковские счета организации.

В этом случае нормы могут устанавливать следующие условия:

• Лимит по количеству денежных средств, остающихся на счетах организации в банке;
• Схему обработки полученной выручки внутри организации;
• Систему передачи наличных денежных средств в банк, занимающийся обслуживанием организации.

3. Нормы, касающиеся использования контрольно-кассового оборудования на предприятии.

Такие нормы могут касаться следующих аспектов:

• Системы использования контрольно-кассового оборудования;
• Существующего порядка использования контрольно-кассового оборудования согласно действующим нормам российского законодательства;
• Порядок сотрудничества плательщика налогов и государственных контролирующих органов при осуществлении проверки контрольно-кассовой аппаратуры.

Современный кассовый аппарат с POS-терминалом

4. Нормы, касающиеся формирования документации о проведении кассовых операций.

В рамках действующего законодательства вся информация о подобных операциях может храниться как в унифицированных бумагах, так и в электронном или бумажном виде в разработанном внутри предприятия формате. Руководству организации важно следить за правильным использованием этой документации сотрудниками, работающими с контрольно-кассовой аппаратурой.

В некоторых нормирующих положениях локального характера могут быть регламентированы нормы, касающиеся использования валют иностранных государств при осуществлении разного-рода операций с кассами.

Зачастую операции с кассовым оборудованием предполагают прием организацией финансов в формате наличных денег от клиентов в качестве платы за предоставленную услугу или проданный товар. В случае проведения таких финансовых расчетов в некоторых ситуациях действующее законодательство может накладывать требования об использовании кассовой аппаратуры.

Процедура составления документации, относительно операций с кассами

Согласно новым правилам, процедура документирования операций с кассами с использованием систем онлайн-касс допускается:

1. Оформление ПКО

• Использование информации, хранящейся в цифровом виде внутри онлайн-кассы;
• Дополнение ордера квитанцией, автоматически сформированной внутри онлайн-кассы.

Все записи об изъятии внутри контрольно-кассового аппарата сохраняются в следующих форматах:

• Отчета (о проведении процедуры регистрации ККТ в ФНС, внесение изменений в параметры работы аппаратуры, начало и завершение рабочей смены, закрытие фискального резерва, а также о проведении текущих расчетов);
• Чека и иных видов документов для внесения корректировок в записи об изъятии;
• Подтверждения ОФД.

Каждый из перечисленных документов хранится внутри фискального накопителя, являющегося основным функциональным элементом онлайн-кассы. Все виды документов, являющиеся отчетной документацией, сохраняются в памяти фискального накопителя на протяжении пяти лет до момента вывода из эксплуатации кассового аппарата.

Конкретные типы форматов, использующиеся в онлайн-кассах, определяются фискальными органами. Согласно нормативным актам и законам требования к использованию и хранению таких данных могут со временем изменяться.

Действующие форматы, а также реквизиты, применяемые в онлайн-кассах, регламентируются согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-20/229.

2. Оформление РКО с использованием электронного бланка.

Также нужно учесть, что расходный ордер кассовой операции может подписываться с помощью ЭЦП лица, выступающего в качестве получателя денег.

При этом организации, использующие онлайн-кассы, как и прежде могут применять бумажный формат кассовых ордеров. Но в современных условиях использование цифровых версий РКО и ПКО намного упрощает весь процесс проведения расчетов. С помощью внедрения автоматических систем заполнения учетной кассовой документации каждое предприятие может существенно повысить оперативность проведения и организации различных бизнес-процессов.

Одной из самых важных процедур в системе формирования документации о проведении кассовых операций, является создание отчета о закрытии рабочей смены. Нужно отметить, что эта отчетность не имеет никакой связи с необходимостью ведения кассовой книги. Он лишь указывает на то, что организация использует в своей деятельности контрольно-кассовую технику. При этом такая отчетность является одной из важнейших составляющих процесса документирования разного рода кассовых операций.

Еще не так давно, когда в организациях использовалась самая обычная кассовая аппаратура, после окончания рабочей смены все кассиры занимались формированием Z-отчетов. На основе информации, указанной в таких отчетах, в дальнейшем формировались журналы КМ-4, а также справки формата КМ-6.

Расчеты наличными

При этом все предприятия, использующие онлайн-кассы имеют право и возможность в ходе своей прямой профессиональной деятельности не применять документы формата КМ-4 и КМ-6. Вместо подобной документации в онлайн-кассах применяются иные форматы автоматического документирования проводимых кассовых операций. Также нужно учесть, что по окончании рабочей смены в онлайн-кассах не формируются итоговые Z-отчеты.

Вместо классического Z-отчета, в онлайн-кассе в автоматическом режиме после закрытия смены создается в электронном формате документ под названием «Отчетность о закрытии смены». При необходимости этот документ может быть распечатан на бумаге. На основе информации этого отчета торговое предприятие должно формировать ПКО, а также заняться отражением данных о приходном ордере в учетной кассовой книге.

К каким последствиям могут привести нарушения при ведении кассовых операций

Каждый предприниматель и каждый руководитель торгового предприятия должен понимать, что существует серьезная ответственность, которая наступает если ведение кассы осуществлялось с нарушениями. На сегодняшний день за неправильный учет наличных денежных средств, а также оформление отчетности по кассовым операциям существует административная ответственность, согласно ст. 15.1 КоАП РФ. Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму до 5 тысяч рублей. Одновременно с этим, если нарушителем будет признано юридическое лицо, то на него может быть возложен штраф вплоть до 50 тысяч рублей.

К числу основных нарушений можно отнести:

• Использование наличных денежных средств при расчетах сверх установленных лимитов;
• Неоприходование или частичное неоприходование имеющихся наличных средств в кассовом аппарате;
• Нарушение существующего законного порядка хранения наличности;
• Скопление в кассовом аппарате денежных наличных средств, превышающее установленные лимиты.

Итоги

Вне зависимости от типа и формата деятельности торгового предприятия, использующего для расчетов контрольно-кассовое оборудование, необходимо тщательно следовать требованиям, указанным в действующей нормативно-правовой базе относительно кассовой аппаратуры.

При выполнении всех условий закона и осуществлении точного документирования всех кассовых операций, предприятие сможет избежать проблем с контролирующими и фискальными органами. Следует помнить, что при выявлении нарушений предприятие может серьезно пострадать из-за необходимости уплаты денежного штрафа. Именно по этой причине важно следить за изменениями в законодательной базе, регламентирующей работу и документирование кассовых операций на территории РФ.

Основными документами, которые регулируют в настоящее время наличное денежное обращение в РФ, являются Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05 января 1998 № 14-П (далее – Правила) и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ от 22 сентября 1993 № 40 (далее – Порядок).Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждой организации необходимо иметь кассу. При этом организация обязана соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Он утвержден письмом ЦБ РФ от 04 октября 1993 № 18:3. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денежных средств предприятиями при осуществлении расчетов с организациями и населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Денежные средства могут поступать в кассу предприятия из различных источников (с расчетного счета предприятия, от покупателей и заказчиков).Все кассовые операции, проводимые организациями, должны оформляться первичными документами (приходными, расходными кассовыми ордерами, платежными ведомостями и т. д.).Поступление наличных денег в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, а выдача денежных средств - расходным кассовым ордером и производится только в день их составления. Первичные кассовые документы должны быть заполнены четко, подчистки или исправления в этих документах не допускаются.Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» предусмотрены формы по учету кассовых операций:1.1. по учету кассовых операций

N N КО-1 "Приходный кассовый ордер", КО-2 "Расходный кассовый ордер", КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", КО-4 "Кассовая книга", КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств";

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3)

• одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр,
• вторая заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит остаток в кассе на следующий день. Второй экземпляр (отрывной лист) в качестве отчета кассир ежедневно передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

26. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.