Для решения финансовых вопросов иногда одной из сторон необходимо подтвердить тот факт, что она имеет возможность свободно распоряжаться своими денежными средствами. Для этого ей нужна справка об отсутствии задолженности. Наличие такого документа может потребоваться как юридическим, так и физическим лицам.
Для чего нужна справка гражданам
Как известно при оформлении различного рода сделок стороны вынуждены собирать огромное количество документов, подтверждающих их полномочия и финансовое состояние.
Эти бумаги выступают гарантом и дают уверенность противной стороне в законности проводимой операции.
В противном случае договоренность со временем может быть признана недействительной и аннулирована. Справка об отсутствии задолженности – один из наиболее важных документов такого рода. Физическим лицам она может потребоваться при решении вопросов, касающихся:
- недвижимости;
- налогового права;
- приватизации;
- гражданства;
- права собственности.
К примеру, гражданин собирается оформить ипотеку на квартиру. В этом случае обязательно потребуется подтверждение того, что по налогу на имущество у него задолженности нет. Или, например, оформляется сделка по купле (продаже) квартиры. Ни один нотариус не примет документы к рассмотрению, если продавец не представит справку, подтверждающую тот факт, что он не имеет задолженности по оплате коммунальных услуг. В противном случае долг автоматически перейдет к покупателю, а это недопустимо.
Отсутствие долгов у юридических лиц
Предприятиям и компаниям также необходима справка об отсутствии задолженности. Она является одним из способов подтверждения положительной платежной характеристики данного субъекта хозяйствования. Такой документ может понадобиться как подтверждение отсутствия долгов:
- по налогам в бюджет;
- в пенсионный фонд;
- по страховым взносам в различные внебюджетные фонды;
- по таможенным платежам, пеням, процентам и другим экономическим санкциям;
- по заработной плате и так далее.
Такой документ может потребоваться кому угодно:
- Инвесторам в момент принятия решения о будущем партнерстве. Таким образом они пытаются максимально уменьшить риск относительно своих финансовых вложений.
- Другой компании в момент заключения сделки.
- Банкам перед принятием решения о выдаче, закрытии или досрочном погашении кредита.
- Самому предприятию в ходе его хозяйственной деятельности, а также при участии в тендерах или просто для подтверждения правильности проведения собственных расчетов.
Юридическим лицам часто приходится обращаться в различные структуры, где необходимо так или иначе подтверждать обоснованность своих намерений, а для этого непременно должна быть справка об отсутствии задолженности.
Формы предоставляемых справок
Форма справки об отсутствии задолженности зависит от того, каким органом она выдается.
Некоторые структуры просто ограничиваются документом, содержащим в себе информацию, которая подтверждает исполнение конкретным лицом своих обязанностей по перечислению тех или иных платежей.
Из нее нельзя сделать вывод о возможной недоимке или использовать в качестве подтверждения ее отсутствия. Однако ряд структур представляют такие документы по заранее установленной форме, рекомендуемой к использованию.
Она утверждается отдельным постановлением или приказом соответствующего управляющего органа и обязательна для исполнения. Такие унифицированные документы разработаны ФНС, ЕИРЦ, ПФС, ФСС и другими службами. Рассматривая каждый из них отдельно, можно заметить общую закономерность в преподнесении информации. Справка обычно содержит:
- Номер, дату и наименование документа, которым она утверждена.
- Наименование самого документа (справки).
- Информацию о службе (организации), выдавшей документ. Ее может заменить угловой штамп.
- Данные о лице, которому предоставляется справка.
- Информацию об отсутствии (наличии) задолженности по состоянию на конкретно заданное число или за определенный период.
- Указывается адресат, то есть тот, кому предоставляется справка.
- Подпись работника, ответственного за составление документа.
- Печать организации, выдавшей документ и дата выдачи.
Отсутствие долгов по налогам
Для подтверждения своевременной оплаты взносов в ФНС выдается справка об отсутствии налоговой задолженности. Чаще всего ее заказывают юридические лица при необходимости:
- проведения реорганизации фирмы или полной ее ликвидации;
- перехода субъекта в другую налоговую компанию;
- по инициативе самой организации для подтверждения данных об оплате, участия во всевозможных тендерах или конкурсах, а также для составления бизнес-планов;
- обращения в банк с просьбой об оказании услуги;
- в других случаях, предусмотренных законодательством.
Справка выдается по специальному запросу, который налогоплательщик передает в соответствующую службу лично или отправляет по почте. Документ составляется по состоянию на конкретную дату в соответствии с желанием заказчика. Если в запросе нет конкретной даты, то он составляется на момент его регистрации в налоговой инспекции.
Справки об отсутствии задолженности по налогам могут получать как физические, так и юридические лица. Для крупных компаний с конца 2012 года введен новый порядок формирования и предоставления подобных справок. В соответствии с ним выдается единый документ, в котором указано наличие (отсутствие) задолженности перед налоговой службой головного предприятия и всех его структурных подразделений (филиалов). А для конкретизации предоставленной информации в нем содержится код именно той инспекции, где имеется такая задолженность.
Как должна выглядеть справка об отсутствии долгов
Образец справки об отсутствии задолженности утверждает руководящий орган соответствующей службы. Обычно такой документ выдается на бумажном носителе с оригинальной подписью и печатью. Но некоторые службы, идя в ногу со временем, делают возможность получения справки более доступной.
Так, например, в соответствии с последними изменениями 2013 года в налоговом законодательстве такой документ может предоставляться и в электронном виде. В нем не содержится конкретных сумм, а лишь указывается, выполнил на данный момент налогоплательщик свою прямую обязанность по уплате взносов или нет.
Как правило, справка составляется на обычном листе формата А4. Сначала в правом верхнем углу указывается «код по КНХ». Затем ниже по центру пишется наименование и номер документа. Далее идет информация о налогоплательщике. После этого указывается дата, по состоянию на которую предоставляется информация и отметка о наличии (отсутствии) задолженности. Потом следует наименование и код налогового органа и в самом конце подпись ответственного работника.
Правила получения документов
Получить справку об отсутствии задолженности не сложно. Это может сделать как юридическое лицо, так и обычный гражданин. Предварительно необходимо составить запрос и отправить его в соответствующий орган по месту расположения (для предприятий) или по месту жительства (для физических лиц). Унифицированной формы запроса не существует. Есть лишь общий порядок изложения информации, принимаемый за образец. Пишется такой запрос в виде обычного заявления:
- Сначала справа вверху указываются реквизиты тех, кому и от кого он направлен.
- Слева ставится дата и исходящий номер (для организации).
- Чуть ниже по центру пишется слово «запрос» и указывается его цель.
- Далее идет фраза с просьбой о предоставлении данных на конкретное число. Если оно не указано, то информация предоставляется на момент регистрации запроса.
- Затем идет подпись руководителя компании, заверенная круглой печатью предприятия.
- В самом низу слева указываются данные об исполнителе.
Ответ на такой запрос обычно дается в течение 10 рабочих дней. В других органах установлены свои сроки предоставления данных.
Задолженность всегда является достаточно спорным моментом, который бывает нужно подтвердить. Для этого существует справка о наличии или отсутствии задолженности. Причём сколько бывает ситуаций возникновения задолженности юридических и физических лиц друг перед другом, столько и существует видов таких справок. Далее разберём обобщенное понятие справки об отсутствии задолженности, а также приведём примеры самых распространённых её видов.
Что такое справка о наличии (отсутствии) задолженности
Справки о наличии (отсутствии) задолженности представляет собой документ, в котором зафиксирован факт исполнения (или неисполнения) обязательств одного лица перед другим. В качестве таких лиц могут выступать по иерархии:
- государство и его бюджет;
- государственные структуры и учреждения;
- муниципальный бюджет;
- между собой (контрагенты, поставщики, заказчики);
- работодатели;
- физические лица – рабочие, клиенты, покупатели.
В общем, в любой сфере деятельности, где имеется финансовая сторона вопроса, и возникают обязательства, может образоваться задолженность, которую бывает нужно подтвердить такой справкой.
Более подробно об особенностях справки об отсутсвии или наличии задолженности расскажет это видео:
Виды документа
Существует множество видов справок о наличии или отсутствии задолженности. В зависимости от того, какая именно организация её выдаёт, куда такая справка может потребоваться, различаются формы и реквизиты документа. Остановимся на самых популярных из них.
По заработной плате
Несмотря на то, что в трудовом законодательстве закреплена обязанность работодателя вовремя оплачивать труд работников, задержки зарплаты и образование задолженности по ней явление достаточно распространённое. Чаще всего такие задержки носят нерегулярный и кратковременный характер, и сотрудники вскоре получаю причитающуюся им плату.
Но бывает и так, что рабочие ждут своих денег по несколько месяцев и даже полгода и год. В такой ситуации они могут принять решение уволиться из организации, а чтобы получить заработанные средства, должны подать жалобу в трудовую инспекцию, прокуратуру или в суд. Тогда им потребуется справка о задолженности по заработной плате, которую им должны выдать бесплатно по первому требованию, отказывать в её выдаче работодатель не имеет права.
Документ составляется в произвольной форме, ответственность за правильность и полноту сведений в ней несёт главный бухгалтер и руководитель предприятия. Именно их две подписи должны быть на справке. Кроме этого в ней должна быть такая информация:
- данные об организации ( , реквизиты, );
- данные о сотруднике (ФИО, должность, оклад, общий период работы на предприятии и период, когда );
- сумма фактической задолженности.
Справка о задолженности по заработной плате перед работниками
Взыскать невыплаченную людям зарплату должны даже тогда, когда и находится в стадии . В этом случае пакет документов вместе со справкой о задолженности нужно направить конкурсному арбитражному управляющему, который внесёт сотрудников в реестр кредиторов.
По налогам
В налоговых органах заявитель может получить один из двух видов справок:
- об исполнении обязанности по уплате налогов;
- о состоянии расчётов по налогам.
Первый вид справки можно считать документом, подтверждающим наличие или отсутствие налоговой задолженности, однако в нём не будет информации об её величине. Состояние расчётов на текущую дату по всем видам налогов, сборов, штрафов и пеней будет отражаться во второй справке.
Справка о наличии (отсутствии) задолженности, выданная налоговой инспекцией, будет содержать запись: «имеет неисполненную обязанность…» или «не имеет неисполненную обязанность». Форма справки установлена приказом ФНС. По регламенту документ выдаётся в десятидневный срок после регистрации запроса налогоплательщика бесплатно. Отказать в выдаче справке могут:
- если заявление, направленное по телекоммуникационным каналам связи, не подписано электронной подписью, или она не подтверждается;
- если у заявителя отсутствует доверенность от организации;
- если текст заявления невозможно прочитать.
Справку из налоговой об уплате налогов
Такая справка может понадобиться для проверки контрагентов, при участии в тендерах или .
Документы для получения справки об отсутствии задолженности по уплате налогов описаны в этом видеоролике:
По дебиторской задолженности
У предприятия часто возникает дебиторская задолженность, когда ему должны деньги покупатели, заказчики и прочие лица – дебиторы. Размер этой задолженности определяется в результате работы инвентаризационной комиссии. Процедура инвентаризации оформляется актом инвентаризации по форме № ИНВ-17 и справкой к акту, которая, по сути, и будет являться справкой о наличии (отсутствии) дебиторской задолженности.
Составленная в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учёта, справка о расчётах с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами делается в двух экземплярах, один хранится в бухгалтерии организации, другой – у инвентаризационной комиссии.
Образец справки о дебиторской и кредиторской задолженности
Документ является обязательным документом в бухгалтерском учете, и оформляется ежегодно для списания . Может служить доказательством в суде, если кредитор подаст иск о взыскании средств с должника.
По просроченной задолженности
Явление тоже достаточно распространённое среди клиентов банков. Если заёмщик в связи с ухудшением своего материального положения длительное время не платит по кредиту, у него образуется просроченная задолженность, которая портит его кредитную историю. Все банки сейчас подают данные о кредитовании в общую базу, на основе которой действует НБКИ (Национальное бюро кредитных историй).
Данные НКБИ находятся в открытом доступе. Если заёмщик решит взять ещё один кредит, банк может проверить его платежеспособность, посмотрев его кредитную историю. Увидев там наличие просроченной задолженности, кредитное учреждение откажет такому клиенту, даже если по факту старый кредит уже является закрытым. Базы данных НКБИ часто бывают неактуальны. Поэтому заёмщику после погашения просроченной задолженности лучше взять такую справку.
Документ выдаётся в банке, оформившем кредит. Справка называется «Подтверждением отсутствия просроченной задолженности по кредиту заёмщика» и составляется по типовой форме № 10-040.
Для суда
Практически любая правильно оформленная справка о наличии или отсутствии задолженности может служить доказательством в суде. Например, при судебном разбирательстве дела о взыскании долгов, ответчик может доказать отсутствие у себя каких-либо задолженностей с помощью такой справки.
По ссудной задолженности
Ссудная задолженность по кредиту это сумма остатка долга. Бывают случаи, когда её нужно подтвердить. Например, гражданин взял в банке долгосрочный ипотечный кредит на покупку жилья.
В связи с тем, что он является официально работающим гражданином, уплачивающим , он имеет право получить . В пакет документов для его получения может входить справка об отсутствии ссудной задолженности, чтобы подтвердить факт совершения выплат.
Справка об отсутствии ссудной задолженности
По кредиторской задолженности
Кредиторская задолженность тесно связана с дебиторской задолженностью, когда дело касается обязательств одних и тех же лиц друг перед другом. Из дебиторской задолженности вычитают кредиторскую, если контрагенты имеют встречные долги.
Поэтому ранее описанный акт инвентаризации по форме № ИНВ-17 и приложенная к нему справка о расчётах с кредиторами и дебиторами отражают оба вида этих задолженностей. Документы могут потребоваться, например, при реорганизации предприятия, слияния или смене владельцев.
Перед бюджетом
В налоговой инспекции можно получить справку о состоянии расчётов с бюджетом. В ней будет отражаться информация по всем видам налогов, сборов, штрафов, пени, взносов, по которым у налогоплательщика может быть задолженность перед бюджетом, а также по суммам. Этим данная справка отличается от другой налоговой справки, в которой присутствует только запись о наличии или об отсутствии задолженности по налогам и сборам.
Как и в предыдущем примере, справка часто требуется при участии в тендерах, для проверки контрагентов, заключении договоров и взятии кредитов. Форма обеих таких справок, которые можно получить в налоговой инспекции, утверждена приказом ФНС от 28.12.2016 № ММВ-7-17/722@. Срок подготовки документа составляет 5 рабочих дней.
По коммунальным платежам
Оплату коммунальных услуг не все производят добросовестно, для некоторых это больная тема. Однако подтвердить отсутствие задолженности по коммунальным часто бывает нужно в различных ситуациях. Чаще всего это необходимо при совершении сделок с недвижимостью. Потенциальные покупатели или квартиросъёмщики хотят получить доказательства отсутствия задолженности по коммунальным, чтобы потом не пришлось выплачивать чужие долги.
Данная справка не носит обязательный характер при продаже или приватизации жилья, делается по желанию приобретателя, поэтому её форма строго не регламентирована. Рекомендательной её формой можно назвать форму ЕИРЦ-22. Получить документ можно в Едином расчётном центре, где чаще всего люди оплачивают услуги ЖКХ.
Задолженность по квартплате (справка)
О том, что такое и как делается справка об отсутствии задолженности за ЖКУ, расскажет видео ниже:
В банке
Справка о наличии (отсутствии) задолженности в банке часто бывает нужна для другого банка. Поэтому любой закрытый кредит лучше всего сразу подтверждать такой справкой.
Так, на руках у клиента будут все доказательства отсутствия просроченной или ссудной задолженности по кредитам. Порядок выдачи данных справок не установлен законодательно, поэтому различные банки сами устанавливают размер платы за неё и сроки получения.
Форма справки и её внешний вид
Справка об отсутствии задолженности в зависимости от того, кто её составляет, и кому она требуется, может быть оформлена в произвольном виде или по регламентированной форме. В качестве примера можно привести справку из налоговой инспекции об исполнении обязанности по уплате налогов, уже размещенную выше.
Таким образом, лучше не допускать образование задолженности. Если она всё же образовалась, нужно её быстрее погасить, и взять подтверждение этого в виде справки.
Один из самых распространенных учетных документов – бухгалтерская справка о задолженности , а также ее списании. Рассмотрим ее основные виды и примеры заполнения.
Форма и виды
Любая бухгалтерская справка о списании задолженности – это своего рода дополнительное пояснение для того чтобы сделать в учете соответствующие проводки и списать «висящие» суммы.
Самое главное, что обязательной формы этого документа законом не установлено. Поэтому желательно разработать свой образец бухгалтерской справки о задолженности и присовокупить его к учетной политике предприятия. Это довольно просто. Как правило, в эту справку включают только текстовую информацию, поэтому не стоит заморачиваться со сложной структурой и даже табличной формой.
Имейте в виду, что она должна включать:
- полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
- расчет срока исковой давности.
Обычно бухгалтерскую справку о задолженности формируют по итогам инвентаризации. Она может как только констатировать факт наличия или отсутствия той или иной задолженности, так и содержать указание о ее списании.
Инвентаризацию проводят на основании ст. 11 Закона <О бухучете˃ № 402-ФЗ. Причем иногда без ее проведения не обойтись.
Обязательные случаи проведения инвентаризации перечислены в:
- пункте 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н;
- пункте 22 приказа Минфина от 28.12.2001 № 119н.
На практике можно выделить следующие виды:
- бухгалтерская справка о дебиторской задолженности ;
- бухгалтерская справка о кредиторской задолженности .
Правовое основание
Основная задача бухгалтерии в рамках инвентаризации обязательств – правильно определить срок исковой давности по конкретной задолженности. Так как это напрямую влияет на учет, а также итоговый размер налоговых платежей. Поэтому чтобы избежать ошибки, держите ориентир на главу 12 Гражданского кодекса. В ней освещены основные вопросы исковой давности. Напомним, что общий срок составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ).
Учетный специалист формирует бухгалтерскую справку о списании кредиторской задолженности на основании п. 18 ст. 250 Налогового кодекса РФ. То есть по итогам инвентаризации дает отмашку включить ее во внереализационные доходы, когда видит, что время для иска по ней прошло.
В свою очередь, по бухгалтерской справке о списании дебиторской задолженности ее относят на внереализационные расходы в силу ст. 265 и п. 2 ст. 266 НК РФ.
Как списать «кредиторку»
Допустим, что в ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 145 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.
Вот примерный для этой ситуации:
|
Как списать «дебиторку»
Допустим, что в ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами в результате которой выявлена дебиторская задолженность 2013 года ООО «Гуру» в связи с неоплатой поставленных ему товаров в сумме 300 000 рублей
Вот примерный образец бухгалтерской справки о дебиторской задолженности и ее списании по данной ситуации:
|
Как видно, приведенный образец бухгалтерской справки о списании дебиторской задолженности
составлен более детально. В любом случае, структура обеих справок примерно одинакова.
Также см. «
Компании и предприниматели взаимодействуют друг с другом на основании заключенных между собой соглашений. В результате таких договоренностей субъекты бизнеса должны выполнять обязательства. Когда кто-нибудь из партнеров нарушает соглашение, возникает просроченная задолженность. Существующие правила в бухучете и в налоговом учете требуют, чтобы в компании происходило , а также кредиторской.
Действующие нормативные документы по регулированию бухучета требуют, чтобы в нем отражалась информация, соответствующая действительности.
По прошествии определенного времени шанс вернуть просроченную дебиторскую задолженность сводиться к нулю. Поэтому показывать ее в составе имущества компании будет неправильно, так как будут нарушены принципы бухучета достоверности и соответствия.
Однако, просто так списывать задолженность компания не имеет права. Если происходит , это приводит к возникновению у фирмы дохода, что связано с доначислением налогов.
Такая же ситуация обстоит с дебиторской задолженностью. Если ее списать без имеющихся оснований, то эти суммы нельзя включить в состав признаваемых при налогообложении расходов, а значит невозможно снизить налоговое обязательство.
Гражданское законодательство определяет, что по прошествии трех лет долги могут быть признаны безнадежными, поэтому организация получает право их списать.
Обязательно нужно учитывать, что срок исковой давности может прерываться по перечисленным в законодательстве причинам. Также не стоит забывать о существовании предельного срока исковой давности - 10 лет с момента ее возникновения.
Для определения момента, с какого нужно начинать исчисление срока исковой давности, обязательно нужно учитывать договора, первичные документы (накладные, акты, платежные поручения и т. д.), на основании которых возникла задолженность, а также акты сверки взаимных расчетов.
Внимание! Кроме того допускается списывать задолженность до истечения определенного законодательством срока. Такая ситуация возникает, когда партнер перестает существовать. Например, когда юрлицо ликвидируется и его исключают из реестра ЕГРЮЛ.
Законодательством предусмотрена процедура освобождение кредитором должника от выплаты долга. Это также является основанием для списания задолженности.
Отмена исполнения обязательства должником может быть установлена актом госоргана. Условиями договора могут быть предусмотрены случаи действия форс-мажорных обстоятельств, когда кредитору придется списать долг.
При снятии нужно оформить приказ о списании дебиторской или кредиторской задолженностей, который формируется на основании акта инвентаризации. В бухучете же все проводки оформляются на основании правильно составленной бухгалтерской справки.
Как составить бухгалтерскую справку о списании дебиторской задолженности
Для справки не установлено специальной формы - компания составляет ее в произвольной форме, указывая в ней необходимые данные.
Начинать оформление документа нужно с записи полного наименования компании.
Ниже можно указать краткое название справки – «О списании дебиторской задолженности».
Оформление документа начинается с перечисления нормативных актов, на основании которых выполняется списание:
- Ст. 11 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»;
- П. 27 Положения по ведению бухучета и отчетности;
- Протокол инвентаризации (с указанием его номера и даты оформления).
Следующим этапом нужно записать, по какой причине возникла задолженность (например, согласно договора поставки товаров, с проставлением его реквизитов). Если есть какие-либо другие документы, которые также подтверждают долг, то сведения о них необходимо перечислить далее.
Затем желательно указать условия подписанного соглашения на поставку товаров - в какой срок и в каком объеме должна была произойти оплата. Также здесь записывается, производилось ли реальное погашение задолженности и в каком объеме.
Следующим этапом в документе отражается, прерывался ли срок исковой давности. Если «Да» – то когда и по какой причине.
В последнем абзаце указываются документы, на основании которых принято решение произвести списание - акт инвентаризации и протокол инвентаризационной комиссии (с записью их реквизитов), после чего отмечается, что возникшая задолженность подлежит списание на внереализационные расходы на основании ст. 265 НК РФ.
Как составить бухгалтерскую справку о списании кредиторской задолженности
Для этого документа нет какой-либо специальной формы, ее в каждой организации могут оформлять по-своему.
Составление документа начинается с записи полного наименования компании.
После этого на следующей строке указывается наименование бланка – «Бухгалтерская справка», после чего проставляются номер и дата ее создания.
На следующей строке можно занести краткое содержание документа – «О списании кредиторской задолженности».
Составление документа начинается с указания факта, что в компании была произведена инвентаризация, в результате чего была выявлена кредиторская задолженность перед компанией. Здесь же нужно проставить название и реквизиты этой компании.
Также указывается, что по данной задолженности закончился срок давности, что подтверждено оформленным актом инвентаризации (с проставлением его реквизитов).
Затем нужно записать, по какой причине возникла данная задолженность (к примеру, по договору поставки), также указывается установленный срок погашения задолженности.
Следующей строкой записывается полная сумма задолженности с указанием суммы налога. Далее необходимо указать дату, в которую закончился срок исковой давности.
В завершение документа делается вывод, что данная задолженность списывается и подлежит включению во внереализационные доходы на основании п. 18 ст. 250 НК РФ.
Документ подписывает лицо, которое его оформляло (бухгалтер, главбух и т.д.)
