Недостача возникает в случае, если было выявлено несоответствие между фактическим наличием товарно-материальных ценностей, обнаруженное в процессе инвентаризации или оперативной проверки, и материальными ценностями, указанным в перевозочных и иных документах, а также в карточках складского учета. Выявляется недостача путем поштучного подсчета, взвешивания или обмера наличных материальных ценностей и сопоставления результатов с данными, указанными в документах.
Причины недостачи
К основным причинам недостачи относятся:
- отгрузка товара в меньшем количестве;
- отпуск продукции в меньшем количестве;
- несоответствие установленным правилам хранения;
- естественная убыль или порча, возникшая в процессе перевозки или хранения;
- хищение или присвоение;
- стихийные бедствия или катастрофы.
Нехватка материальных ценностей может коснуться как конкретных лиц, так и всего коллектива учреждения или предприятия.
Как производится учет
Учет недостачи производится созданной инвентаризационной комиссией, которая в сроки, указанные руководителем в распорядительном документе, проверяет наличие имущества и иных материальных источников.
В процессе инвентаризации запрещено производить операции с основными средствами и товарно-материальными ценностями. Движения материальных ценностей в этот момент быть не должно!
Все полученные в процессе пересчета результаты фиксируются в специальной инвентаризационной описи или в акте унифицированной формы. Эти документы составляются в 2 экземплярах и подписываются членами комиссии. Затем их сдают в бухгалтерию компании.
Основные средства отражаются в форме ИНВ-1 , товарно-материальные ценности – в форме ИНВ-3 .
Если во время проверки выявляют расхождения между фактическим наличием и данными бухучета имущества, то результаты вносятся в специально подготовленные сличительные ведомости формы ИНВ-18 и ИНВ-19 . Такие ведомости составляют только по тому имуществу, которого не хватает. В результате в сличительных ведомостях отражаются расхождения, существующие между данными бухучета и инвентаризационных описей.
Оформление результатов
Итоговые результаты проверки вносятся в специальную ведомость учета результатов формы ИНВ-26 . Обнаруженные расхождения отражаются на счетах бухучета компании. Все документы после этого подписывают председатель и члены инвентаризационной комиссии, а затем утверждаются главным бухгалтером, принявшим от председателя все ведомости, акты, протоколы и иные первичные документы.
Каким образом происходит отражение в учете результатов инвентаризации? После оформления всех первичных документов их сдают в бухгалтерию предприятия. Бухгалтер обязан должным образом отразить результаты инвентаризации в бухучете и оформить соответствующие проводки.
Способ учета недостачи зависит от наличия виновного в этом лица или от его отсутствия. В первую очередь у бухгалтера должна быть именно эта информация.
Если материальных ценностей недостает из-за естественной убыли, то они списываются на издержки производства. Все, что сверх естественной нормы, должно быть списано на виновных лиц.
Может так случиться, что виновные лица не были выявлены, или судебный орган отказал руководителю компании во взыскании с них убытков. Тогда недостачу относят на финансовые результаты предприятия.
Именно руководитель компании или её руководящий орган должен принять окончательное решение о том, куда именно бухгалтерия отнесет затраты. Это будет отражено в оформленном по результатам проверки приказе.
Если в процессе проверки были обнаружены излишки материальных ценностей, то их относят на финансовые результаты, оприходовав по рыночным ценам на текущую дату.
Каким образом происходит взыскание
При обнаружении крупной недостачи денежных средств или материальных ценностей собственник компании обязан начать внутреннее расследование, по результатам которого принимается решение о наказании лиц, виновных в этом нарушении.
Для этого издается приказ об инвентаризации с учетом применения норм ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете » № 402 от 06.12.2011 г.
Если сотрудник компании не отрицает своей вины в недостаче и согласен возместить понесенные компанией расходы, то руководителем издается приказ об удержании неоспариваемой суммы из его зарплаты.
В приказе нужно привести полные данные о сотруднике, его занимаемой должности и сумме ущерба. Обязательна ссылка на акт проверки и иные документы, подтверждающие наличие недостачи и степень вины сотрудника компании.
При согласии и, тем более, несогласии с предъявленным обвинением работник обязан дать письменное объяснение. Особенно если это должностное лицо.
Докладная записка от этого сотрудника должна быть написана в течение 1–2 дней на официальном бланке компании.
Судебное разбирательство
Если сотрудник отказывается в соответствии со ст. 243 ТК РФ возместить нанесенный ущерб в размере стоимости товара на день выявления, то работодатель имеет право на взыскание недостачи в судебном порядке.
Суд выяснит степень вины сотрудника, его материальную заинтересованность и иные относящиеся к этому делу обстоятельства. Когда факт вины сотрудника подтверждается, то суд заставит его ответить. Привлечь работника к ответственности можно и после увольнения, но пройти в этом случае должно не более 12 месяцев.
Если после инвентаризации возникла конфликтная ситуация и сотрудника пытаются необоснованно привлечь к материальной ответственности, то для защиты своих прав ему необходимо разбираться в нормах трудового и бухгалтерского законодательства. Помощь в этом вопросе окажут юристы нашей компании. Их опыт и высокая квалификация позволят не доводить дело до суда и решить вопрос взыскания ущерба по соглашению сторон.
Недостача … Орфографический словарь-справочник
Недостаток, недобор, недомер, недохватка, недочет, неполнота, дефицит. Бюджет составлен без дефицита. .. Прот … Словарь синонимов
- (shrinkage) Товары, которые исчезают из магазина розничной торговли, не будучи при этом проданными. К ним относятся поврежденные, сломанные, украденные товары. Если речь идет о продовольствии, к данной категории относятся продукты с истекшим… … Словарь бизнес-терминов
НЕДОСТАЧА, недостачи, жен. (разг.). Отсутствие нужного количества, полного комплекта чего нибудь. Недостача денег в кассе. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова
недостача - НЕДОСТАЧА, дефицит, недобор, недостаток, нехватка … Словарь-тезаурус синонимов русской речи
НЕДОСТАЧА, и, жен. 1. То же, что недостаток (в 3 знач.) (разг.). Н. материалов. 2. Отсутствие нужного количества денег, имущества, обнаруженное проверкой. Н. денег в кассе. Обнаружить недостачу. Покрыть недостачу (внести недостающие деньги).… … Толковый словарь Ожегова
недостача - Превышение величины запасов, указанной в бухгалтерской документации, над их фактической наличностью. Потеря в весе или объеме сырья, материалов в производстве или готовой продукции, обусловленная свойствами продукции или применяемой технологии… … Справочник технического переводчика
Недостача - (англ. shortage, deficit) фактическая нехватка по сравнению со сведениями, содержащимися в соответствующих документах, денежных, товарных и иных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном порядке при их приемке… … Энциклопедия права
НЕДОСТАЧА - превышение величины запасов, указанной в бухгалтерской документации, над фактической их наличностью; товары или продукты, которые были украдены или испортились, результат инвентаризации товарно материальных ценностей и денежных средств, при… … Большой бухгалтерский словарь
НЕДОСТАЧА - результат инвентаризации товарно материальных ценностей и денежных средств, при котором фактические данные по инвентаризационной описи ниже учетных. Недостача может быть оформлена в пределах установленных норм убыли товарно материальных ценностей … Большой экономический словарь
Книги
- Прощание с Матёрой , Распутин Валентин Григорьевич. В книгу замечательного русского писателя Валентина Григорьевича Распутина вошли его лучшие повести разных лет. "Деньги для Марии" . У Марии, неопытного продавца деревенского магазинчика,…
- Прощание с Матерой , Распутин В.. В книгу замечательного русского писателя Валентина Григорьевича Распутина вошли его лучшие повести разных лет. "Деньги для Марии" . У Марии, неопытного продавца деревенского магазинчика,…
Недостача - довольно распространенное понятие в торговле. Она означает, что какого-то товара недосчитались. Как правило, так бывает и в магазинах самообслуживания, и в обычных прилавочных точках. Виной этому могут быть разные причины - невнимательность продавцов, нечестные на руку покупатели, различная усушка и пересортица. Разберемся более подробно в данном вопросе.
Инвентаризация - это ревизия, в рамках которой определяют количество имущества учреждения на конкретное календарное число посредством сверки сведений бухгалтерского учёта с фактическими показателями. Такой способ является методом контроля по сохранению материальных ценностей, а также имущества. Если обнаружилась недостача при инвентаризации, что делать? Каким образом происходит ее списание? В нашей статье постараемся ответить на эти и прочие вопросы, которые возникают по причине тех или иных особенностей бухгалтерского учета, связанных с потерей и порчей материальных ценностей.
Излишки и недостачи в бухгалтерском учете
На самом деле в рамках хозяйственной деятельности многие предприятия сталкиваются с потерями либо недостачами от порчи материальных активов. Под материальными активами и ценностями следует понимать такое имущество учреждения, как материалы, запасы и основные средства наряду с выпущенной продукцией, товарами, денежными средствами и прочими ценными активами.
Такие проблемы, как правило, возникают в результате злоупотребления материально ответственными лицами активами предприятия, а кроме того, по причине хищений, ошибок учета при приеме либо отгрузке материальных активов. Также может быть выявлена недостача нормы естественной убыли. В торговых организациях нередко возникает так называемая пересортица, которая приводит к формированию излишков одних товаров и продуктов и недостачам других.
Фиксация может происходить в рамках заготовки материальных ценностей наряду с их хранением, перемещением, продажей, а также при выполнении инвентаризаций. Необходимо помнить, что осуществление контроля над эффективностью применения ресурсов, а также сохранностью имущества предприятия является одной из важных задач по ведению бухгалтерского учета в организации.
Главное - своевременность проведения проверки
Обязанность по рациональному использованию ресурсов учреждения возлагают на сотрудников, работающих с этими товарами и несущих за них прямую материальную ответственность. Бухгалтерия при этом обеспечивает и гарантирует контроль над передвижением, а также потреблением материальных активов наряду с соответствием выполняемых операций действующему законодательству. Таким образом, своевременное проведение инвентаризации в целях подтверждения остатков материально-производственных запасов, а также прочих ценных активов является крайне необходимым.
Требования и цели инвентаризации
В процессе инвентаризационной проверки перевешивают, пересчитывают и измеряют материальные ценности, которые находятся на складском хранении. Также оцениванию подлежит наличность в кассе, а кроме того, средства в обращении на производстве, в торговле и так далее. Инвентаризацию к тому же проводят в следующих целях:
- Выявление неиспользуемых объектов, которые должны быть реализованы впоследствии.
- При необходимости обнаружить испорченные товары с истёкшим сроком годности.
- Проверка и контроль обеспечения сохранности имущества и материальных ценностей.
Проверка, как правило, бывает полной или частичной, а кроме того, плановой либо внезапной. Но в любой ситуации необходимо соблюдать ряд следующих требований:
- Создание эффекта неожиданности для лица, которое несет материальную ответственность, в случае недостачи материалов при инвентаризации.
- Установление комиссии для осуществления проверки.
- Непосредственный пересчёт ценностей.
- Выполнение регулярных проверок с обязательным участием сотрудников, которые ответственны за сохранность тех или иных материальных ценностей.
Сразу после процедуры инвентаризации подводят ее итоги, которые обычно бывают следующими:
- Общее количество предполагаемого имущества полностью соответствует фактическому наличию, а кроме того, данным учёта.
- Выявлены очевидные излишки.
Обнаружена недостача при инвентаризации? Что делать в этих случаях? Для начала правильно ее списать. Если в результате проведения инвентаризационной проверки была выявлена нехватка чего-либо, то сразу возникают сложности с оформлением документов. В целях правильного списания требуется выяснить причину её возникновения. Это могут быть следующие факторы:
- Издержки производства наряду с особенностями обращения.
- Убытки, появившиеся в результате действий виновных лиц.
- Прочие издержки, в формировании которых виновные сотрудники отсутствовали либо доказать их вину в судебном порядке не представляется возможным.
Сумму недостачи могут списывать различными способами, что зависит непосредственно от причины её образования. В целях подтверждения производственных издержек, равно как и убытков, требуется наличие соответствующей документации. В данном случае речь идет об оформленных актах порчи имущества и так далее. Как правило, для составления документации используют стандартную форму либо разработанную самостоятельно.
Процедура проведения инвентаризации
Непосредственно перед процедурой инвентаризации ее порядок прописывается в учётной политике, где указываются следующие сведения:
- Сроки выполнения.
- Случаи проведения.
- Состав комиссии. Как правило, в состав комиссии включают работников бухгалтерии, а также других специалистов, которые обладают требуемыми знаниями и квалификацией. Помимо того что в рамках инвентаризации товар не только подсчитывают, но еще и взвешивают, а также обмеряют, еще проводят анализ имущества и финансовых обязательств.
- Типовые схемы при выявлении излишков либо недостач.
В приказе, который издается руководителем организации, необходимо отражать сведения, которые будут касаться состава комиссии, а кроме того, срока проведения проверки и видов имущества, подлежащего проверке. В состав комиссии нельзя включать лиц, несущих материальную ответственность и имеющих в подотчёте какие-либо ценности, подлежащие проверке. В ходе инвентаризации может быть использован сплошной либо выборочный метод. Сплошная методика заключается в анализе и проверке всего имущества и типов финансовых обязательств учреждения. Выборочный тип предполагает проверку исключительно отдельных видов имущества, к примеру, продуктов питания.
Излишки или недостача при инвентаризации? Что делать?
Их оформляют документально по окончании проведения проверки. Ответственным за это лицом должны указываться фактические суммы излишков либо недостачи. К документу, в котором списывают излишки или недостачу, обязательно прилагают акт выполнения проверки и прочую документацию, которая подтверждает фактическое количество товара, имеющегося в наличии.
Оформление документов на списание
Списание недостачи необходимо проводить с учётом норм естественной убыли, а также политики учреждения. Естественную убыль списывают лишь после расчёта данной суммы бухгалтерией, а кроме того, после процедуры проверки результатов руководством учреждения и независимой комиссией.
После этого принимают решение о целесообразности служебного расследования для выявления виновных лиц. Недостача при инвентаризации? Что делать с работниками, по чьей вине это произошло? Для начала разобраться. Расследование особенно необходимо в ситуациях, когда сумма недостачи значительно превышает нормы естественной убыли. Использование норм естественной убыли предусматривают для продовольственных товаров, в общей сложности для любых количественных, а, кроме того, качественных товаров, исключая фасованные продукты и те, что поступают поштучно.
Процедура списания
Выявленную недостачу в рамках инвентаризации необходимо списывать следующим образом:
- В течение года, в котором была проведена проверка.
- Только одним лицом, которое признано ответственным за выполнение инвентаризации.
- Недостача товара при инвентаризации списывается с имущества либо товаров, имеющих одно наименование.
- Списывают с имущества либо товаров, которые находятся в одинаковом количестве.
Также существует определенный порядок, которого необходимо придерживаться.
Недостачу при инвентаризации списывают в следующем порядке:
- Необходимо получение приказа на списание непосредственно от руководства предприятия.
- В рамках данной процедуры списывают остаточную стоимость основных средств, себестоимость готовой продукции и материалов, закупочную цену товаров, а также транспортные расходы и оплату работы сотрудников, которые проводят инвентаризацию. Списание, как правило, осуществляется с кредита в дебет по счёту № 94, который называется «Недостачи и потери ценностей».
- Проводится сравнение суммы расходов с нормами убыли после их расчёта в бухгалтерии. В том случае если данная сумма будет меньше норм естественной убыли продовольственных товаров и любых других групп товаров, ее можно списывать на расходы предприятия.
На последнем этапе решают вопрос с налогом на добавленную стоимость, который может восстанавливаться либо не восстанавливаться. В том случае, когда НДС подлежит восстановлению, определённую сумму отражают по дебету в кредит.
Документация
По итогам выполнения инвентаризации материальные ценности, которые имеются в наличии, сверяют с бухгалтерскими документами. В ситуации выявления несоответствий в рамках взвешивания, измерения и пересчёта делают опись либо заполняют необходимый документ. В том случае если будут выявлены отклонения, делаются отметки в ведомости расхождений. К списку обязательной документации относят следующие типы актов:
- «ТОРГ-6» - акт о завесе тары.
- «ТОРГ-7», являющийся формой для заполнения журнала регистрации товарно-материальных ценностей.
- «ТОРГ-15» - акт для отражения некачественных товаров и продуктов.
- «ТОРГ-16» включает в себя информацию о списании товаров.
- «ТОРГ-20» содержит сведения о дальнейших действиях с излишками либо недостачей.
- «ТОРГ-21» - акт о пересортировке овощей и плодов.
Последствия и ответственность
Кто платит недостачу в магазине, на производстве, предприятии или в любом другом месте ее выявления?
В том случае если по итогам инвентаризации обнаружили нехватку чего-либо, то материальную ответственность возлагают на виновного сотрудника, который обязан впоследствии компенсировать нанесенный предприятию ущерб. Если, например, имеет место быть недостача на складе, то ответственность несет кладовщик, если он является материально-ответственным лицом согласно внутренним приказам организации. Для этого сначала составляют акт проверки, подтверждающий факт вины согласно действующему законодательству. Если виновный сотрудник согласен с предъявленной суммой недостачи, то он составляет объяснение, указывая свои мотивы, а также причины нанесения материального урона компании.
Вину не признает
Если же сотрудник не признает свою виновность, то работодатель созывает комиссию в целях проведения внутреннего расследования. Комиссия устанавливает причастность работника к факту содеянного. После этого составляют акт отказа от погашения виновником потерянной суммы. Далее этот акт недостачи направляют руководителю компании для рассмотрения, который должен принять решение о взыскании с сотрудника материального ущерба в принудительном порядке. Затем руководитель предприятия издает приказ об удержании денежных средств из зарплаты виновного частично либо в полной мере. После этого бухгалтерия может производить соответствующие вычеты.
Во время подсчёта убытков к вниманию принимают закупочную цену недостающего товара без учёта потерянной выгоды либо получения вероятной прибыли в результате использования. В том случае если сотрудник не согласен с предъявленными вычетами, он имеет право обжаловать данное действие со стороны своего работодателя в судебном порядке.
Для того чтобы взыскать ущерб с виновного лица, с которым не было заключено соглашение о материальной ответственности, подают заявление в суд наряду с доказательствами, которые подтверждают его виновность. Если же вина работника в пропаже товара не установлена, то в такой ситуации возмещение убытков либо же списание их в расходы попросту невозможно.
В заключение
Полностью разобраться во всех подобных нюансах можно лишь при наличии соответствующих финансовых и бухгалтерских знаний. Это предоставит возможность правильно выявить недостачу в рамках инвентаризационной проверки, а также привлечь к ответственности тех лиц, которые в действительности виноваты в её появлении.
НЕДОСТАЧА
(shrinkage) Товары, которые исчезают из магазина розничной торговли, не будучи при этом проданными. К ним относятся поврежденные, сломанные, украденные товары. Если речь идет о продовольствии, к данной относятся продукты с истекшим сроком реализации, которые поэтому выбрасываются или раздаются.
Бизнес. Толковый словарь. - М.: "ИНФРА-М", Издательство "Весь Мир". Грэхэм Бетс, Барри Брайндли, С. Уильямс и др. Общая редакция: д.э.н. Осадчая И.М. . 1998 .
Недостача
недостаток товарно-материальных ценностей и денежных средств по результатам инвентаризационной описи. В случае, если Н. - в пределах норм убыли, то она списывается на издержки обращения , если же сумма Н. выше размера, предусмотренного нормами, то вопрос о ее взыскании с виновного или списании решается администрацией.
Словарь бизнес-терминов. Академик.ру . 2001 .
Синонимы :Антонимы :
Смотреть что такое "Недостача" в других словарях:
Недостача … Орфографический словарь-справочник
Недостаток, недобор, недомер, недохватка, недочет, неполнота, дефицит. Бюджет составлен без дефицита. .. Прот … Словарь синонимов
НЕДОСТАЧА, недостачи, жен. (разг.). Отсутствие нужного количества, полного комплекта чего нибудь. Недостача денег в кассе. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова
Физическая нехватка денежных, товарных и иных ценностей(сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном по рядке при их приемке. Словарь финансовых терминов … Финансовый словарь
недостача - НЕДОСТАЧА, дефицит, недобор, недостаток, нехватка … Словарь-тезаурус синонимов русской речи
НЕДОСТАЧА, и, жен. 1. То же, что недостаток (в 3 знач.) (разг.). Н. материалов. 2. Отсутствие нужного количества денег, имущества, обнаруженное проверкой. Н. денег в кассе. Обнаружить недостачу. Покрыть недостачу (внести недостающие деньги).… … Толковый словарь Ожегова
недостача - Превышение величины запасов, указанной в бухгалтерской документации, над их фактической наличностью. Потеря в весе или объеме сырья, материалов в производстве или готовой продукции, обусловленная свойствами продукции или применяемой технологии… … Справочник технического переводчика
Недостача - (англ. shortage, deficit) фактическая нехватка по сравнению со сведениями, содержащимися в соответствующих документах, денежных, товарных и иных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном порядке при их приемке… … Энциклопедия права
НЕДОСТАЧА - превышение величины запасов, указанной в бухгалтерской документации, над фактической их наличностью; товары или продукты, которые были украдены или испортились, результат инвентаризации товарно материальных ценностей и денежных средств, при… … Большой бухгалтерский словарь
НЕДОСТАЧА - результат инвентаризации товарно материальных ценностей и денежных средств, при котором фактические данные по инвентаризационной описи ниже учетных. Недостача может быть оформлена в пределах установленных норм убыли товарно материальных ценностей … Большой экономический словарь
Книги
- Прощание с Матёрой , Распутин Валентин Григорьевич. В книгу замечательного русского писателя Валентина Григорьевича Распутина вошли его лучшие повести разных лет. "Деньги для Марии" . У Марии, неопытного продавца деревенского магазинчика,…
