Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.
Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:
О списании испорченных бланков
Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.
Об отказе от получения ТК
В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.
Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.
О непредоставлении трудовой книжки
Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.
Требования к оформлению
Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.
Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
- наименование компании;
- название;
- дата подписания и номер;
- место составления;
- заголовок;
- подпись руководителя и ответственных за составление лиц.
Согласно порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) депонированные суммы не обязательно сдавать на хранение в банк, однако несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.
В кассе нельзя хранить неограниченное количество денег – наличность должна быть передана в банк. Существует понятие кассового лимита – это определенная сумма наличных денег свыше, которой наличные в кассе держать нельзя.
Исключением являются только субъекты малого предпринимательства, которые указанный лимит могут не устанавливать (п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Если организация – субъект малого предпринимательства не установила лимит остатка наличных, то она может любую сумму имеющейся у нее наличности хранить в кассе, не сдавая в банк.
Лимит остатка наличных в кассе организации, которая получает наличную выручку, рассчитывается по формуле, которая прописана в п. 1 Приложения к Указанию Банка России № 3210-У.
В данной статье мы рассмотрим алгоритм действий по депонированию заработной платы с последующей сдачей депонированных сумм в банк.
Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости
Необходимо построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег.
Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме № Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись «депонировано».
Обратите внимание
Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты сотруднику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Депонированная зарплата считается выданной, поэтому НДФЛ уплачивается в общеустановленном порядке.
Подводим итог по платежным ведомостям
В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:
- фактически выданных наличных денег;
- подлежащие депонированию и сдаче в банк.
Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».
Составляем реестр депонированных сумм
С 1 июня 2014 года вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет.
Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.
Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:
- наименование (фирменное наименование)организации;
- дата оформления реестра депонированных сумм;
- период возникновения депонированных сумм наличных денег;
- номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
- табельный номер работника (при наличии);
- сумма невыплаченных наличных денег;
- итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
- подпись кассира;
- расшифровка подписи кассира.
Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.
Вносим в книгу учета депонированные суммы
Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. Т. е. она не является обязательной.
Форму данной книги фирма разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.
В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.
Заверяем подписью
После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.
Обратите внимание
Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.
Выплаты в пользу работников по трудовым договорам являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). При этом взносы необходимо рассчитывать на дату начисления этих выплат (ст. 11 Закона № 212-ФЗ).
Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент (ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Передаем на проверку
Заверенные подписью бухгалтера формы № Т-49 или № Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.
Оформляем расходный кассовый ордер
На сумму фактически выданной зарплаты нужно оформить один общий расходный-кассовый ордер по форме № КО-2. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (подп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У). Номер и дату РКО надо проставить на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.
Сдаем в банк депонированные суммы заработной платы
Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания № 3210-У).
Выдаем заработную плату
По просьбе сотрудника ему необходимо выдать депонированную зарплату. Для этого достаточно устного заявления сотрудника. Бухгалтер должен подать заявку в банк на получение необходимой суммы. После выдачи банком денежных средств, нужно выдать сотруднику заработную плату, оформив расходник. Не забудьте внести сведения о выданных суммах в книгу учета депонированных сумм.
Если зарплата не востребована в течение трех лет
Если сотрудник не обратился за заработной платой в течение трех лет, то бухгалтер включает ее в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом – в составе внереализационных доходов. Для этого нужно провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда, подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку и издать приказ руководителя организации. Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.
Учет депонированной заработной платы
Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, в котором она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).
Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т.д) КРЕДИТ 70
– начислена заработная плата;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с суммы заработной платы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– выплачена заработная плата за минусом НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 субсчет «расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
– уплачен НДФЛ в бюджет.
Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».
Депонирование заработной платы отражается проводками:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»
– депонирована сумма неполученной зарплаты;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
– сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.
Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
– получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
ДЕБЕТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
– выдана депонированная зарплата.
Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:
ДЕБЕТ 76, 76-4 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1
– депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.
Профессиональная пресса для бухгалтера
Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи.
Выплата заработной платы на зарплатные банковские карты работников уже достаточно распространенное явление. Но многие работодатели продолжают, по прежнему, выплачивать заработную плату по-старинке - через кассу. Движут ими, в большинстве своем, не консервативные взгляды, а простой предпринимательский расчёт. При небольшом количестве сотрудников обслуживание зарплатного проекта с банком может быть дорогостоящим удовольствием. Да и часто, выручку, накопившуюся в кассе, удобнее не везти в банк, а использовать на выплаты сотрудникам.
Но при выплате заработной платы через кассу всегда есть вероятность, что кто-либо из сотрудников не получит причитающихся ему денежных средств. Вот в таких случаях бухгалтеру, или предпринимателю, если он лично занимается выдачей заработной платы, приходится депонировать причитающиеся работнику выплаты.
Что такое депонированная заработная плата
Сам термин происходит от французского слова «dépôt» - то есть хранилище, склад. В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» - место стоянки подвижного состава железных дорог. Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» - хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.
Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана - понятно: работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо не выйти на работу в дни выдачи заработной платы. Но кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника, потому что нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки её выдачи. Если работодатель в платёжной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней. Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.
Как оформить депонирование заработной платы
Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платёжных либо расчётно-платёжных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись. В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована. То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.
Отметим, что сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.
В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платёжной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платёжной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.
Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.
Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель - налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.
Депонированная зарплата, проводки бухгалтерского учета
Соответственно, как и каждую операцию с денежными средствами депонирование заработной платы необходимо отразить соответствующей бухгалтерской проводкой по счета бухучета. Проводка, отражающая выдачу заработной платы через кассу, выглядит следующим образом:
Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) - Кредит 50 (Касса)
Если какая-то часть заработной платы не выплачена, например, вследствие заболевания работника, и её сумма задепонирована, то производится следующая проводка:
Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) - Кредит 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам)
Так как заработная плата работника не получена, то согласно, указаниям Центробанка России она должна быть возвращена на расчетный счет работодателя. Для этих целей используется следующая проводка:
Дебет 51 (расчетный счет) - Кредит 50 (касса)
Как выдать депонированную заработную плату
Работник получить депонированную заработную плату может в любое время, как только появится на рабочем месте. Отказать ему в выдаче заработной платы нельзя. Выдача такой заработной платы происходит, как правило, по расходному кассовому ордеру, выписываемому на сумму неполученной ранее заработной платы. Отражаются операции связанные с выдачей таких сумм следующими бухгалтерскими проводками:
- Дебет 50 (Касса) Кредит 51 (Расчетный счет) - данная бухгалтерская проводка отражает получение работодателем денежных средств в банковском учреждении, в котором он обслуживается.
- Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» - Кредит 50 (Касса) - выдача работнику ранее не полученной и депонированной работодателем заработной платы.
Обратите внимание: Зарплата работника отражается в бухгалтерском учёте в месяц её начисления, в не зависимости от того в каком месяце работник её получил. Этот момент имеет значение для учета сумм израсходованных на оплату труда для целей налогообложения.
Что делать если работник так и не получил депонированную заработную плату?
Не секрет, что многие работники работают на условиях внешнего совместительства, либо имеют по несколько трудовых книжек. Часто при фактическом уходе с места работы, сотрудники отдела кадров не имеют возможности правильно оформить увольнение, а кассир выдать заработную плату. Суммы невыплаченной зарплаты продолжают числиться на бухгалтерских счетах предприятия.
Законодательство позволяет списать такую задолженность перед работником по истечении трёх лет с момента образования задолженности. Если заработная плата так и и не была получена работником, она включается в состав прочих доходов организации (предпринимателя).
Проводки по счетам бухгалтерского учета, в этой ситуации используются следующие:
Дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» - Кредит 91-1 - списание задепонированной зарплаты в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
На практике депонирование заработной платы сейчас очень редкое явление, потому что каждый работник старается получить причитающуюся ему зарплату в минимальные сроки. Если работник отсутствовал по причине командировки или болезни, то он получит зарплату как только вернётся на работу. В случае же длительной болезни бухгалтер, предварительно выписав ордер, имеет право навестить сотрудника в больнице и выдать ему зарплату там, заполнив все необходимые документы.
В случае смерти работника, его зарплату можно выплатить только членам его семьи. При их отсутствии денежные средства можно перечислить на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ), который занимается вопросами наследования умершего сотрудника. Сделать это следует через 4 месяца после смерти сотрудника. Спорные денежные средства станут частью наследственной массы, и могут быть переданы наследникам в соответствии с очередностью наследования, в том случае если они обратятся к нотариусу.
На основании ст. 1151 ГК РФ при отсутствии наследников у работника, его заработная плата становится вымороченным имуществом и передаётся в казну РФ.
В любом случае, несмотря на кажущуюся легкость оформления депонирования заработной платы, это достаточно ответственный процесс. В нём затрагиваются как интересы работника, или индивидуального предпринимателя, так и государства. Необходимо помнить, что право на оплату труда - одно из важнейших трудовых прав предоставленных сотруднику трудовым законодательством. И необоснованное лишение, а так же выплата по истечении установленного внутренними документами срока, может иметь последствия для работодателя в виде штрафов трудовой инспекции.
