Основными документами, которые регулируют составление первичной документации во время использования контрольно-кассовой техники, считаются типовые нормы эксплуатации ККМ при условии осуществления денежных операций с населением, сегодня в виде книги кассира применяется заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 . Типовые правила по прибытию инкассатора или при закрытии организации, кассир обязан:
Подготовить платежные документы и денежную выручку.
Оформить кассовый отчет, сдать имеющуюся выручку совместно с кассовым отчетом и приходный ордером главному кассиру или инкассатору банка.
В присутствии кассира представитель администрации снимает показания контрольных и секционных регистров. На конец рабочего времени все показания отчетной ведомости вписываются в журнал кассира-операционниста. После того, как произошло снятие показаний регистров или распечатка проверки и определения фактической суммы выручки наличных денег делается соответствующая запись в «Книге кассира » и заверяется подписями представителя администрации и кассира. В настоящее время применяются , и . Нормы по их составлению предусматривают существующую возможность заполнения не только по концу рабочего времени, но и после окончания смены.
Форма КМ-4 образец заполнения:
Правила заполнения формы КМ-4 (ГРАФЫ):
1.
Графа – дата или смена. В этой графе проставляется соответствующая дата снятия денег Z-отчета. Предположим на 1м кассовом аппарате трудятся 3 смены и разные кассиры, в таком случае, нужно вносить 3 отдельных строки, привязанные к одной дате.
2.
Графа – № отдела или секция. В этой графе содержится информация, указывающая № отделов, на которые поступила сумма денежных средств за данную смену.
3.
Графа – ФИО кассира.
4.
Графа – порядковый № контрольного счетчика на конец рабочей смены (дня). 5
5.
Графа - № контрольного счетчика, который регистрирует число переводов суммирующего денежного счетчика. В этой графе дублируются показания с графы 4.
6.
Графа – Показания суммированных денежных счетчиков к началу смены (рабочего дня). В этой графе, содержится сумма на период начала смены и все прибытия денежные средства на кассовый аппарат за все время его существования. Сведения за предыдущую смену необходимо брать с 9 графы.
7.
Графа– подписи администратора и кассира.
9.
Графа – данные суммирующих денежных регистров на конец смены (рабочего дня).
10.
Графа – Общая сумма всей выручки за смену.
11.
Графа – сдача наличными деньгами.
12.
Графа – сколько оплачено по документации, количество.
13.
Графа – сумма оплаченных денежных средств по доку ментам.
14.
Графа – сколько сдано всего (прописывается сумма безналичных и наличных платежей за текущую смену, возвраты не считаются).
15.
Графа – сумма возвратов за смену.
16.
Графа – подпись кассира операционниста. В этой графе проставляется подпись кассира, после того, как будут заполнены все графы формы МК-4, а так же справка-отчета по форме МК-6.
17.
Графа – подпись администратора проставляется после того, как произошло факт принятия налички от кассира за текущую смену.
18.
Графа - заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 считается завершенным после того, как руководитель организации ставит свою подпись после окончания каждой смены.
Заполнять журнал кассира-операциониста происходит только на основании Z-отчетов. После того, как вы закончили смену и сняли Z-отчет.
Скачать бланк (форму) КМ 4 в формате Excel можно
Заполняются следующие строки:
Графа 1: Дата (смена)
Прописывается дата смены(например: 20.05.2014), которая указана в Z-отчете.
Графа 2: Номер отдела (секции).
Прописывается секция/отдел, на которой пробивалась сумма в данную смену. Необходимо в случае, если касса обслуживает более 1 отдела и выручка по ним ведется раздельная. В большинстве случаев, данное поле не заполняется, дабы не наводить путаницу с цифрами. К тому же, во многих кассовых аппаратах, в Z-отчетах не предусмотрена разбивка по отделам.
Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира.
Вписывается Ф.И.О. кассира-операциониста. Если кассир, администратор, бухгалтер, ген. директор является одним лицом, то вписывается их фамилия.
Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены).
Здесь вписывается порядковый номер номер Z — отчета, соответствующий текущей дате. Его можно посмотреть на самом Z-отчете. К примеру на аппарате Меркурий 180К, поле называется ЗАКР. СМЕНЫ 0001; Альфа 400К: Z-отчет №0002; Касби 02К: Z 0109; АМС 100К: КЛ 0233.
Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
Данная графа является спорной. Некоторые записывают номер Z-отчета, по аналогии, как в графе 4, кто то вписывает количество продаж за смену, для кого-то это техническая графа. На самом деле, это форма документа является устаревшей, которая подразумевает, что счетчик Z-отчета обнуляется. Но во всех современных ККМ данную функцию убрали, а графа так и осталась. Поэтому рекомендуем не заполнять вообще. В налоговой на нее не обращают внимания, так как информация в ней не имеет особого налогового или финансового смысла. Но большинство все же сюда копируют данные из графы №4.
Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)
В данную графу вноситься накопительный итог на начало дня, другими словами указывается необнуляемый итог на конец прошлой смены. Еще данную цифру называют «Гросс Итого». Накопительный (необнуляемый) итог – это сумма всех пробитых денег на данном аппарате за все время его работы.
Если данный аппарат, является новым, то первым накоплением будет 1 рубль и 11 копеек. Такая сумма пробивается при регистрации кассового аппарата.
Если аппарат уже не новый, то данные нужно брать:
- Из графы №9 прошлого дня (распространенный способ)
- Из утреннего Х-отчета. Но не все аппараты поддерживают функцию вывода накопления в Х-Отчетах. (например: Меркурий-115Ф)
Графы 7 и 8: подпись кассира и администратора.
В полях должны поставить свою подпись кассир и администратор за каждую смену. Если это один человек, то подписи будут одинаковыми.
Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)
В поле прописываются накопления (необнуляемый итог(Гросс итого)) в конце рабочей смены. Это накопления из Графы 6, но к ним уже прибавляется выручка за прошедший день. Списываются они из Z-отчета, которые снимаются в конце смены кассиром.
Так же можно данную сумму сразу же переносить на начало следующей смены в графу 6.
Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).
В поле прописывается выручка за день, пробитая по ККМ. Данную сумму можно подсчитать по следующей формуле: Графа10 = Графа 9 – Графа 6. Т.е. нам нужна разницу между двумя этими строками. Так же можно переписать сумму итога с сегодняшней закрытой смены (Z – отчет).
И обязательно проверяйте, чтобы значение, полученное по формуле совпадало со значением по Z–отчету. Если не совпадают, значит или вы допустили ошибку или какие то другие неполадки. Надо разбираться.
Графа 11: Сдано наличными.
Вписывается сумма наличных средств по итогу смены. Сюда не включаются возвраты и безнал.
Графа 12: Оплачено по документам, количество
Вписывается количество безналичных платежных документов за день. К таким документам относятся: дорожные чеки, банковские карты, банковские чеки и т.д. Т. е. если за день по безналу оплатили 4 раза, то вписываем цифру 4. Если таких операций не совершалось, то ставим прочерк. Кроме того, у многих ККМ нету счетчиков безналичных платежей и посчитать безналичные сделки сложно, то заполнять графу не надо.
Графа 13: Оплачено по документам, сумма.
Указывается сумма пробитая по платежным документам (дорожные чеки, банковские карты, банковские чеки и т.д.). На некоторых аппаратах ее можно выделить из Z-отчетов.
Графа 14: Сдано всего.
Прописывается общая сумма денежных средств по наличным и безналичным расчетам и минусуются возвраты. Если не было по ошибке пробитый чеков и не проводились возвраты, то данное поле будет равняться графе 10. В иных случаях Графа14 = Графа10 – Графа15
Графа 15: Сумма возвратов.
В поле вписывается общая сумма средств, которая была возвращена. Данную строчку можно посмотреть в Z-отчете. Сумма полей 14 и 15 обязана совпадать с суммой, указанной в строке 10.
Графа 16: подпись кассира.
Графа 17: подпись администратора.
Графа 18: подпись руководителя.
Зачастую кассиром, администратором и руководителем является одно и тоже лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.
Для учета сумм наличных денег, полученных организацией с применением контрольно-кассовых машин (ККМ), ведется специальный журнал. Существует два вида такого журнала:
- Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
- Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста ().
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал ведется кассиром-операционистом. Все записи должны быть указаны в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. На одной строке журнала отражают операции за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККТ.
Подготовка журнала к работе осуществляется аналогично подготовке . Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью организации. На последнем листе журнала указывают общее количество листов в журнале. Для этого на последней странице делают запись: "в журнале пронумеровано и прошнуровано ____ листов".
Заполнение и ведение журнала кассира
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-го по 3-го указывает дату (смену), номер отдела (секции), свою фамилию, имя и отчество.В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе "Показания" показатель устанавливается только при проверке, перерегистрации, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.
В графе до начала работы кассир-операционист должен записать показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).
После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен записать показания счетчика на конец дня (графа 9).
В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену). Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.
В графах с 11-ю по 14-ю отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает в главную кассу организации в конце дня:
- графа 11 – наличными деньгами;
- графа 12 и 13 – количество оплаченных документов и сумма по ним (здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и т.п.);
- графа 14 – общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Складывается из показателей граф 11 и 13.
ВНИМАНИЕ! Сумма по Z-отчету из-за этого не соответствует наличности.
В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку старшему кассиру по .
После снятия показаний счетчиков на конец дня, проверке фактической суммы выручки, сделанные в журнале кассиром-операционистом, записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. Для этого предназначены графы с 16-й по 18-ю. в организации должны быть утверждены приказами конкретные лица, которые проверяют, принимают и подтверждают сданную кассиром выручку.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.
Подчистки и помарки в журнале не допускаются. Если в журнал вносятся исправления, они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
Заполненный журнал хранится в организации пять лет.
Если организация использует несколько ККТ, то дополнительно заполняют форму № КМ-7 –
Дата берется со снятого в конце дня Z-отчета. Если в течение дня на одном кассовом аппарате было снято несколько Z-отчетов, то их следует вносить отдельными строками, но при этом дату указать одну и ту же. Слово "смена" в данной графе означает, что на одном и том же кассовом аппарате работали два разных кассира. Например: 01.08.2014 (1) и 01.08.2014 (2).Данное обозначение может использоваться в организации по желанию.
2. Номер отдела (секции)
Если в Z-отчете предусмотрено пробивание товаров/услуг по отделам, то заполнять данную графу следует по Z-отчету. Если же организация все продажи бьет на один и тот же отдел, например, отдел 1, то заполнять графу не обязательно.3. ФИО кассира
В графу вносится ФИО работающего в смену кассира-операциониста.4. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)
Графа предназначена для внесения порядкового номера Z-отчета, который обычно пропечатывается в верхней части снятого Z-отчета. Номера должны идти в хронологическом порядке, если какой-то номер пропущен, значит, Z-отчет был снят, но в журнал кассира-операциониста по какой-то причине не попал.5. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика
Данная графа обычно не заполняется, либо заполняется показателями «0», так как фирма журнала предполагает, что Z-отчетов должен обнуляться. В современных кассовых аппаратах эта функция убрана.6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)
Графа обязательна к заполнению. В неё вносится накопительный итог на начало дня, цифра которого берется с Z-отчета. Это сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования. С каждым снятым Z-отчетом эта сумма увеличивается. Если никаких сбоев не было, то она должна равняться накопительного итога на вечер предыдущего дня (графа 9).При покупке нового аппарата первое накопление будет равняться 1 руб. 11 коп. (соблюдается требование налоговых инспекций) налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата.
7 и 8. Подпись кассира и администратора
В этих графах расписываются кассир-операционист и администратор. В некоторых организациях эту должность занимает один и тот же человек, в такое случае подписи будут совпадать.9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)
В графу вносятся накопления (необнуляемый итог) на конец рабочей смены. По логике, это суммы из графы 6, к которым прибавлена выручка за прошедший день. Показания берутся из Z-отчета, снятого в конце рабочего дня (смены).10. Сумма выручки за рабочий день (смену)
В графу вносится сумма выручки за рабочий день (смену), которая берется с Z-отчета. В неё входят как суммы, пробитые наличными, так и безналичные продажи, а также возвраты в течение дня.11. Сдано наличными
В графу вносится сумма выручки с Z-отчета за минусом безналичных продаж. Как правило, данные этой графы равны данным предыдущей.12 и 13. Оплачено по документам, количество, сумма
Если в Z-отчете предусмотрено разделение выручки на наличные и безналичные деньги, то в графе 12 ставится цифра, соответствующая количеству покупок по безналичному расчету за день, а графе 13 – суммовой итог таких покупок. Если в Z-отчете нет разделения, то графа не заполняется.14. Сдано всего
В графе суммируются наличные и безналичные суммы (графы 12 и 13), из которых вычитается сумма возвратов (если они были).15. Сумма возвратов
Если за день по Z-отчету были пробиты возвраты, то их сумма указывается в данной графе. Если возвратов не было, строка не заполняется, либо ставится «0».16. Подпись кассира
Кассир-операционист ставит свою подпись в данной графе и, прежде чем сдать наличные средства администратору, заполняет справку-отчет кассира-операциониста по форме КМ-6, в которую вносятся данные с Z-отчета.17. Подпись администратора
Администратор принимает наличные средства от кассира, проверяет правильность расчетов и расписывается в данной графе.18. Подпись руководителя
Графа предназначена для подписи руководителя, который ставит ее после завершения смены и сдачи наличных средств администратору.Журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4) обычно заполняется кассиром, главным бухгалтером или администратором, согласно приказу директора. Журнал кассира-операциониста бывает двух типов: вертикальный и горизонтальный. Горизонтальный журнал имеет широкие строчки, в них помещаются большие суммы, но вертикального хватает на большее число записей, его придется реже менять.
Страницы нужно нумеровать от руки, начиная с первой внутренней (обложку нумеровать не надо). Достаточно пронумеровать листы, а не каждую страницу отдельно. Чтобы прошить журнал, следует сделать снизу два отверстия и продеть через них плотную нить, наклеив на последней странице маленький кусочек бумаги. На этой бумаге должно быть написано “пронумеровано и прошнуровано 50 листов”, ставится печать организации, подпись директора. Заполняя титульный лист журнала, можно заполнить только самые важные графы. Регистрационный номер (его указывают справа вверху) вам предоставит налоговый инспектор во время регистрации. Первый лист состоит из 10 граф, второй – из 8:- Графа 1: Дата (смена). Здесь нужно указать дату снятия Z-отчета, который кассир делает в конце смены с целью проведения инкассации и обнуления кассы. Если за день было несколько смен и снималось несколько Z-отчетов, то можно записать несколько раз одинаковую дату в разных строчках, поставив в скобках номер каждой смены.
- Графа 2: Номер отдела (секции). Ее следует заполнять, если имеются различные отделы в магазине. Тогда здесь ставятся номера отделов, по которым за смену пробивались суммы. Если все пробивается на единственный отдел, данную графу можно и не заполнять.
- В графе 3: Фамилия, имя, отчество кассира указываются соответствующие данные.
- В графах 4 и 5 записывается порядковый номер Z-отчета, который можно взять непосредственно на самом отчете. Информация дублируется, так как форма документа немного устарела, а в современные кассовые аппараты были внесены некоторые изменения.
- графы 9 прошлого дня;
- из X-отчета, снятого утром;
- из разницы между графой 9 (вечерние накопления) и графой 10 (выручка за день), тогда запись осуществляется в конце дня.
Купить журнал кассира-операциониста можно в любом канцелярском магазине. Данный журнал привязывается к кассовому аппарату. Когда он подойдет к концу, следует купить новый, пронумеровать и прошить его, заверить в налоговой инспекции в отделе оперативного контроля.
