Передача дел бухгалтерии. Необходима пошаговая инструкция с образцами приказа и акта передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

1. Первичные.
2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

• внутренние и внешние;
• распорядительные и оправдательные;
• разовые и накопительные;
• строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

• наименование;
• номер документа;
• суть сделки или операции;
• данные составителя;
• подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

• в специальных книгах (журналах);
• на отдельных листах и карточках;
• в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
• непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

• бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
• учетную политику и локальные нормативные акты;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
• переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.

На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего не отражена в действующем законодательстве. Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, компания должна максимально четко и прозрачно организовать передачу дел. Процедуру можно разбить на несколько этапов. Ведущий аудитор ООО «Юринформ-аудит» Тенгиз Бурсулая подробно расписал весь алгоритм.

Знакомство с должностной инструкцией и приказом о передаче дел

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией.

К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), а также имена других сотрудников, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе следует указать: причину проведения приема-передачи дел – например, увольнение главного бухгалтера; сроки проведения приема-передачи дел и период, за который эта процедура будет выполнена. Если главный бухгалтер увольняется по (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели в соответствие со статьей 80 Трудового кодекса. В этом случае целесообразно установить срок, равный двум неделям. Кроме этого, в приказе нужно указать имя сотрудника, ответственного за передачу дел (фамилия, имя и отчество уходящего главного бухгалтера), и имя сотрудника, ответственного за прием (фамилия, имя и отчество нового специалиста). Не забудьте поименно указать каждого участника, включенного в состав комиссии, а также председателя комиссии по передаче дел. Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В ее состав могут включаться сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего контроля, службы безопасности и прочие работники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии. Кроме всего прочего, не забудьте, что в приказе необходимо указать сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Инвентаризация имущества и обязательств

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести ревизию состояния . Для этого необходимо проверить наличие документов. К ним относятся: учредительные и регистрационные бумаги; учетная политика; первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т. п.); регистры бухгалтерского и налогового учета; бухгалтерские справки; финансовая и налоговая отчетность; отчетность во внебюджетные фонды; акты сверок с ИФНС, акты по проводимым проверкам; инвентаризационные описи; кассовые документы, выписки банков и платежные поручения; кадровые бумаги, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и ; должностные обязанности сотрудников бухгалтерии; список лиц, имеющих право подписи на первичных документах, и другие бумаги, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При отсутствии подписи делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись документов.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период, т. е. тот временной интервал, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Обратите внимание

Передача работы оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние компании на дату увольнения прежнего специалиста, и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству. Например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т. д. Также проверяется отчетность на соответствие показателей данным бухучета и правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Конечно, проверить все первичные бумаги новому главному бухгалтеру из-за их большого количества бывает просто нереально. В этом случае следует подтвердить наличие первичных документов, правильность заполнения реквизитов и их отражения на счетах. Сделать это нужно хотя бы можно выборочно. Критерием такой проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Прием-передача документов

Главный бухгалтер должен получить следующие документы.

Учредительные и регистрационные бумаги:

• устав, учредительный договор;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о регистрации;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:

• учетная политика;
• политика по налоговому учету;
• план счетов;
• должностные инструкции работников бухгалтерии.

Регистры бухгалтерского и налогового учета:

• оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
• регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:

• бухгалтерская отчетность;
• декларации и расчеты по всем налогам;
• книги покупок и продаж;
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Документы по инвентаризации:

• приказ о проведении инвентаризации;
• инвентаризационные и сличительные описи.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:

• акты налоговых проверок;
• акты сверок с инспекторами.

Документы по учету основных средств:

• приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
• акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
• инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
• акты на списание основных средств.

Документы по учету товарно-материальных ценностей:

• карточки учета материалов;
• приходные ордера по форме № М-4;
• требования – накладные по форме № М-11.

Документы по учету денежных средств:

• кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
• платежные поручения;
• выписки банков по расчетным счетам;
• журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

Документы по учету труда и заработной платы:

• трудовые договоры;
• приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
• штатное расписание;
• табели учета рабочего времени;
• расчетно-платежные ведомости.

Документы по расчетам с подотчетными лицами:

• авансовые отчеты.

Документы по учету расчетов контрагентами:

• договоры с поставщиками и покупателями;
• акты сверок с дебиторами и кредиторами;
• товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.

Прочие бумаги:

• первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
• бухгалтерские справки;
• путевые листы;
• бланки строгой отчетности;
• доверенности и другие бумаги.

Получение пояснений

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской фирмой и налоговыми органами.

Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача работы оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние компании на дату увольнения прежнего специалиста, и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел. Акт приема-передачи дел может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В документе нужно отразить много данных: Ф. И. О. лиц, сдающих и принимающих дела, дату, период, за который осуществлена передача дел, дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел, название и количество переданных документов (дел, папок, подшивок), серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности, список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел, все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов, число переданных печатей, штампов и тому подобное, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, характеристику бухгалтерского и налогового учета.

На характеристике остановимся подробнее. Она может включать в себя несколько разделов.

«Организация бухгалтерского учета». В этом разделе проводится анализ учетной политики. Здесь указываются организационная структура бухгалтерии, укомплектованность кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками, квалификация учетных работников. Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

Следующий раздел – «Учет денежных средств». В нем указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира-операциониста, результаты инвентаризации наличных, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных. Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в банках, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками.

Увольнять главного бухгалтера предприятия можно, опираясь на нормы ТК РФ. Какие-то особые документы для этого не нужны. Но бывает, что о смене бухгалтера требуется уведомлять некоторые инстанции, о чем мы сегодня и поговорим. Далее мы разберем, на кого пишется уведомление о смене главного бухгалтера и есть ли в нем необходимость.

Когда это нужно

Ответственности за несообщение в налоговую о смена бухгалтера не предусмотрено, однако уведомление может помочь избежать конфликтных ситуаций, если смена происходит в середине налогового периода.

А вот извещать банковские организации нужно в обязательном порядке. В противном случае финансовая деятельность фирмы может быть приостановлена. Для этого есть общий пакет документов, но уточнить его содержание лучше в своем банке, возможны отличия. Общий пакет документов таков:

• Сопроводительное письмо в двух экземплярах.
• Приказ об увольнении старого главного бухгалтера (копия).
• Приказ о принятии на работу бухгалтера нового (копия).
• Новая банковская карточка, которая содержит образцы подписей лиц, которые имеют право данным счетом распоряжаться.
• Нотариально заверенный оттиск печати юридического лица.
• Паспорт нового главбуха (ксерокопия).

Каждая ксерокопия в обязательном порядке должна быть заверена руководителем компании. На копиях должна быть подпись директора, его ФИО и пометка, что копия верна. Кроме этого нужно указать точную дату и поставить печать организации. В противном случае ксерокопии не будут иметь законную силу, и банк просто может их не принять. Этот пакет документации нужно отправить в банк, причем лучше всего отнести лично с помощью ответственного лица. Если банковская организация потребует дополнительные бумаги, то нужно их предоставить.

И в заключение

На вопрос, кого уведомлять при смене главного бухгалтера обязательно, ответ однозначный – только банковские организации. Иначе банк может приостановить работу с компанией, а это повлечет негативные последствия. А вот в Федеральную налоговую службу РФ сообщать о такой смене вовсе не обязательно, потому что документальных оснований для этого не существует. Хотя сами налоговики настаивают, чтобы эта информация им также поступала. Но делать это или нет, вам решать самостоятельно.

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице. Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована. Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена. Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны. Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с .

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность. Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст. 8 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица). При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Порядок действий при передаче дел

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется . Так, в соответствии с п. 4 разд. І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І , при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.

Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации. Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке. Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1 ).

Порядок проведения инвентаризации таков:

• создание инвентаризационной комиссии;
• выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
• непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
• подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

Этап 2. Подготовка документов для передачи

На данном этапе необходимо позаботиться о качественной подготовке всей бухгалтерской документации для передачи новому работнику (либо директору предприятия – см. выше).

Бывший бухгалтер подшивает, нумерует все регистры, приводит в порядок отчетность и т. д. Это достаточно трудоемкий процесс, однако если этого не сделать, велика вероятность того, что уволившегося сотрудника (декретницу) будут беспокоить по тем или иным вопросам только потому, что новый главбух не может найти необходимую документацию.

Этап 3. Создание комиссии по передаче дел

Комиссия создается приказом руководителя по предприятию (фрагмент приказа приведен ниже в образце 2 ). В этом приказе рекомендуем отразить и сроки приемки-передачи дел.

В комиссию обычно входит не менее трех человек: работник, передающий дела, работник, принимающий дела, и руководитель предприятия. Могут быть привлечены и другие сотрудники (например, юрист), а также аудиторы и независимые эксперты.

Комиссия проверяет правильность оформления передаваемых документов, состояние бухгалтерского и налогового учета, достоверность отчетных данных, а также наличие и правильность оформления первичных документов (как полностью, так и выборочно).

Этап 4. Оформление акта приемки-передачи дел

После завершения проверки документов составляется акт приемки-передачи дел. В нем отражается полный перечень документации, которую передает бывший главный бухгалтер новому (или директору предприятия). К акту может прилагаться опись документов, которые находятся в бухгалтерии и/или архиве предприятия.

В акте приемки-передачи в обязательном порядке следует:

• зафиксировать все факты выявления документации без подписей, с ошибками и/или неточностями;
• указать перечень недостающих документов (при выявлении).

Поскольку на сегодня форма такого документа законодательно не утверждена, акт может быть составлен в произвольной форме. При этом не следует забывать о таких обязательных реквизитах, как наименование предприятия, код ЕГРПОУ, дата и место составления акта, Ф. И. О. и должности членов комиссии, перечень передаваемой документации (см. образец 3 ).

Акт составляется в двух экземплярах: один остается на предприятии, другой передается бывшему главному бухгалтеру. По желанию акт можно составить в трех экземплярах (дополнительно для принимающего дела работника).

Акт подписывают передающая и принимающая стороны, а также остальные члены комиссии. Если кто-то из подписантов с чем-то не согласен либо имеет возражения по тексту акта, он может подписать его с соответствующей пометкой и приложить к акту письменное пояснение своих возражений.

С момента подписания акта приемки-передачи всеми членами комиссии главный бухгалтер, покидающий свою должность, фактически освобождается от своих обязанностей.

Выводы

При смене главного бухгалтера на предприятии во избежание неприятных ситуаций и конфликтов необходимо провести внеплановую инвентаризацию, подготовить документы для передачи, создать комиссию по передаче дел и оформить акт приемки-передачи дел.

Нужно формировать акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Какие документы в нем перечислять? Приведем актуальный образец акта приема-передачи, который может потребоваться при увольнении (смене) главного бухгалтера организации.

Акта приема-передачи: составлять или нет

Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. « » Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.

После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.

Пример акта

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера это произвольный документы. Унифицированного бланка – не существует, а четкие требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

При приеме-передаче должны передаваться все документы, которые относятся к сфере деятельности главного бухгалтера за период как минимум пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В нашем образце акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы перечислили лишь некоторые документы и ценности, которые могут передаваться при смене бухгалтера. Вы можете ознакомиться и, при желании,