Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности. Сколько лет должны «жить» документы в бухгалтерии

В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

• Налоговый Кодекс РФ;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
• ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
• Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

• 1 год – для месячной отчетности;
• 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
• 4 года – для счетов-фактур;
• 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
• 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
• 25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Ответы на популярные вопросы на тему:

Как долго хранить кадровые документы

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

• 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
• 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

• Приказы по основной деятельности;
• Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
• Протоколы проверки отдела кадров.
• Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
• Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

• 1 год – для графиков отпусков;
• 3 года – приказы по командировкам;
• 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
• 10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

• Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
• Распечатывать файлы не нужно.
• Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
• Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
• В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
• Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
• Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

При этом имеют место несколько исключений:

• Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
• Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
• Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Как уничтожить старые бумаги

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

• Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
• Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
• На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

• Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
• Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

• За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
• За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
• Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.

Здравствуйте! Сегодня мы поговорим о правилах хранения бухгалтерских документов.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие документы нужно хранить;
2. Какие требования предъявляются к «хранилищу»;
3. Какие сроки хранения устанавливаются для каждого типа документов.

Бухгалтерские документы можно сравнить с древними окаменелостями, сохранившими отпечатки вымерших животных. Отгрузки, закупки, сделки по продаже, расчеты фирмы уже давно в прошлом, и никто о них не вспоминает, а бухгалтерские документы продолжают бережно хранить каждый шаг жизнедеятельности компании.

Не дожидаясь, чтобы какой-нибудь «археолог» из проверяющей инспекции «раскопал» нарушения, разберем правила хранения документации предприятия, строго регламентированные законодательством.

Правовая база

Соблюдать законы по срокам хранения документации важно прежде всего потому, что вы можете аргументировать ваши затраты в случае проверки. При раннем уничтожении бумаг или их потере вы не сможете доказать хотя бы сам факт их существования. И проверяющие будут вправе не учесть ваши расходы и , они доначислят штрафы и налоги.

Вот почему в хранении документов вы должны быть безупречны – вы избавите себя и организацию от лишних волнений и разбирательств.

Сроки хранения бухгалтерских бумаг устанавливаются тремя фундаментальными документами:

• Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете», последние изменения были внесены 28.11.2018 г. законом №444-ФЗ;
• Перечень, утвержденный приказом Министерства культуры России;
• Налоговый кодекс.

Почему существует несколько правовых документов вместо одного? Бухгалтерский учет многозадачен, он затрагивает отчетность, трудовые отношения, кадровые решения и многое другое.

Нормативные бумаги могут упоминать одни и те же документы и устанавливать различный порядок их хранения. Таким образом, происходит своеобразный «нахлест». При несовпадении двух сроков хранения следует руководствоваться тем сроком, который дольше.

Отсчет хранения документа начинается не с той даты, которой он датирован, а с начала следующего года.

Пример . Вы получили счет-фактуру от поставщика, датированную 1 февраля 2019 года. Вы знаете, что этот тип документации ваше предприятие хранит пять лет. Исходя из этого, вы имеете право уничтожить бумагу после 1 февраля 2024 года, так как именно в эту дату ваш документ официально будет храниться пять лет.

Чаще всего в официальных документах звучит формулировка: «хранить не менее какого-либо количества лет». То есть точные сроки выбирает для себя сама компания, сообразуясь со своими возможностями (если есть кому заниматься архивом, позволяет помещение). Выбранные сроки по основным документам принято и лучше всего прописывать во внутренних документах, например, в части «Положение об архиве».

Где хранить документы

Если документооборот компании небольшой, документы допускается хранить в том же помещении, где происходит основная работа. При большом бумажном обороте документов компании выделяют отдельное помещение под архив.

Помещение должно отвечать нескольким правилам хранения:

• Оно не должно находиться в подвальных этажах, где высокая влажность, а также должно отапливаться. Главная цель этих требований – уберечь недолговечный носитель информации от сырости;
• Окна должны плотно зашториваться, лучше использовать жалюзи. Попадание солнечного света приводит к выгоранию бумаг;
• Помещение необходимо защитить от несанкционированного доступа: на окнах должны быть решетки, если этаж низкий. Дверь должна запираться на ключ или кодовый замок.

Если организация не может выделить помещение под архив документов бухгалтерского учета, допускается сдать их на хранение в компанию, которая специализируется на архивах.

Сроки хранения документов

Каждый вид документа имеет свои сроки хранения – от минимального до такого периода, в который может вместиться человеческая жизнь.

Таблица с перечнем сроков хранения.

Сдача документов в архив

В архив сдаются документы для долгосрочного хранения (более десяти лет) при минимальной вероятности, что они понадобятся в настоящий момент или в ближайшем будущем. Как мы видели из таблицы, некоторые категории документов подлежат невероятно длительному хранению – до 75 лет.

Передача документов в архив совершается согласно графику, который утверждается руководителем компании в приказе о формировании архива. Это может быть раз в месяц или раз в год – в зависимости от документооборота предприятия.

В приказе должны быть представлены и разъяснены такие положения:

• Кто ответственен за сдачу в архив и выдачу из него документов;
• Как ведется архивный журнал;
• Порядок уничтожения бумаг, срок которых истек;
• Какие мероприятия и с какой частотой должны быть организованы, чтобы сохранить архив в надлежащем виде.

Архив не должен содержать ксерокопий. Если подлинник по объективным причинам невозможно поместить в архив, туда сдается заверенная копия.

В идеале документы, сданные в архив, должны быть впоследствии сброшюрованы по какому-либо признаку и подшиты – для повышения уровня безопасности. Если документ прошит нитками по правилам, незаметно подменить один лист другим практически невозможно.

Когда эти действия выполнены, на обложке брошюры ставится идентифицирующая информация, а именно: год, порядковый номер, количество подшитых листов, область учета, вид подшитых документов и другие данные.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании – с него и спросят. Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам.

Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа. За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 300 – 500 рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на 2000 – 3000 рублей.

Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 000 до 30 000 рублей.

При большом рвении в отсутствии документов можно усмотреть мошеннические действия и применить статью из Уголовного кодекса. Этот наихудший вариант грозит ответственному лицу штрафом до миллиона рублей и заключением до шести лет.

Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи.

Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования. Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию.

Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения. Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов.

Уничтожение документов с истекшим сроком

В том случае, если архив выстроен логично (даты на полках и папках легко просматриваются, доступ к папкам не затруднен, документы расположены строго по типам), с процедурой утилизации документов не будет больших хлопот.

Условно ее можно разбить на два этапа:

• Выявление документов с истекшим сроком хранения;

Первый этап предполагает, что компания через установленный внутренними правилами период проводит разбор накопившихся бумаг и снимает с полок те папки, содержимое которых уже можно не хранить.

В больших компаниях с огромным документооборотом выбирается конкретная дата для мероприятия или череда дат, созывается экспертная комиссия из нескольких человек, которые проводят многие часы в архиве, выявляя, от чего стоит избавиться. Эти люди должны обладать высоким уровнем квалификации, чтобы суметь отличить важные документы от неважных.

Во-первых, эти действия подкреплены приказом об инвентаризации в свободной форме, который издает руководитель. В нем перечислены участники, цели, проставлены даты.

Во-вторых, уже сами участники составляют акт об отобранных документах, в котором они кратко перечисляются. Реквизиты каждой бумаги не указывают – в этом нет необходимости, кроме того, при больших объемах такие действия «съедят» время участников комиссии.

Пример . Если нужно произвести списание однородных бухгалтерских документов, достаточно указать: «Табели учета рабочего времени за период с 1 января 2013 по 31 декабря 2013 – 1 коробка».

В случае если объемы действительно велики, компания может нанять профессиональных архивистов. Они не только не дадут уничтожить нужные документы, но и выдадут официальную опись уничтоженного.

В маленьких компаниях задача по уничтожению бумаг возложена либо только на сотрудника архива, либо на одного бухгалтера. При этом для законности процедуры приказ и акт также должны составляться.

Второй этап предусматривает, что при отсутствии найма архивистов со стороны, сотрудники компании либо уничтожают бумаги с помощью шредера, либо разрывают их руками. Второе возможно только при очень маленьких объемах бумаг.

Недопустимо использование оборотной стороны документов, подлежащих ликвидации, в качестве черновиков. Обязательные к хранению бумаги могут содержать тайну персональных данных или налоговую тайну.

Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы? Если надо, то где и как долго?

Три группы

Все правила хранения документов, возникающих в процессе деятельности организации, можно разделить на три большие группы. В первую войдут правила, установленные налоговым законодательством. Соответственно, они распространяются на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов. Во вторую группу попадут кадровые документы. А в третью — бухгалтерские документы и документы по хозяйственной деятельности. Рассмотрим их все по порядку.

Налоговые документы

Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет. Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа. А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы. Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит. Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Отсюда вывод: документы о правах на льготы надо хранить в течение трех лет после окончания периода, в котором организация перестала применять льготу.

Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию. Ну и, конечно, не стоит забывать про возможность выездной проверки.

С учетом ее глубины, получаем вывод: документы по амортизируемому имуществу можно уничтожить не ранее чем через три года после окончания периода, в котором прекращено начисление амортизации.

Нарушение сроков хранения налоговых документов помимо доначисления налогов с пенями может обернуться еще и штрафами. Так, согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. А это влечет штраф в размере от 5 000 руб. до 15 000 руб. Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кадровые документы

Перейдем теперь к кадровым документам. Тут сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов.
Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно «всего» 50 лет.

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для табеля учета рабочего времени срок сокращен вообще до 1 года. Также в течение года хранятся графики отпусков и документы на сотрудников, которым отказано в трудоустройстве.
Обратите внимание, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе. Так что не спешите избавляться от кадровых документов!

Бухгалтерские и хозяйственные документы

По идее, сроки хранения бухгалтерских документов должны устанавливаться в Законе о бухучете. Но этот Закон, хотя и содержит целую статью, посвященную хранению документов (ст. 17) дает весьма скудную информацию по этому поводу. Так, хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность Закон требует не менее пяти лет. При этом особо оговаривается, что в отношении рабочего плана счетов и других документов учетной политики этот срок считается с года, следующего за тем, в котором данные документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

В остальном же Закон о бухучете отсылает организации к архивному законодательству. А если говорить точнее, то к уже упоминавшемуся Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В нем приведены сроки хранения практически всех возможных документов, которые могут образовываться в деятельности организации. При этом в отношении бухгалтерских документов все сроки в Перечне равны именно пяти годам. Столько нужно хранить бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и квартальную), всевозможные хозяйственные договоры, первичные и кассовые документы, приемо-сдаточные акты и т п. При этом данные сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом прекращения использования документа (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Еще одной особенностью хранения бухгалтерских документов является то, что в законодательстве четко прописано, где и как надо сохранять подобную документацию. А также установлены ответственные лица и порядок доступа к бумагам.
Так, согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.83 № 105) первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы могут храниться либо в архиве организации, либо в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. А бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Ведь, как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2-3 тыс. руб.).

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие распространяется на организации любой формы собственности.