Приказ о проведении внеплановой инвентаризации имущества. Кто может проверять соблюдение кассовой дисциплины

Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы . Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.

Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 .

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.

Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний:

• комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
• все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
• пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
• документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.

Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.

Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.

Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.

Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств - на втором листе.

Как часто проводится инвентаризация кассы

Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:

• если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
• когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
• организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
• форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
• конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.

Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет , а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.

Проведение проверки наличия основных средств (далее также - ОС) и правильность отражения информации о них на счетах бухгалтерского учета являются неотъемлемой и обязательной стороной финансово-хозяйственной жизни любого предприятия. В ходе такой проверки осуществляется сопоставление фактического наличия соответствующих ОС с показателями, отраженными в бухгалтерском учете. Независимо от ситуации и обстоятельств, при которых проводится такая проверка, ей должно предшествовать издание приказа об инвентаризации основных средств.

Целями проведения рассматриваемой проверки являются:

• установление факта существования основных средств на предприятии и их конкретизация;
• сравнение полученных сведений о наличии основных средств с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета;
• инвентаризация соответствующих обязательств в бухгалтерском учете;
• приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с установленными сведениями путем внесения соответствующих изменений и уточнений.

Инвентаризация основных средств: документальное оформление

Помимо приказа (форма ИНВ-22) в ходе проведения инвентаризации оформляются следующие документы:

• инвентаризационная опись ОС форма N ИНВ-1);
• сличительная ведомость инвентаризации ОС форма N ИНВ-18).

Обращаем внимание, что начиная с 2013 года унифицированные формы применять необязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации, организация вправе разработать и утвердить собственные формы документации с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов. После этого организация вправе осуществлять оформление инвентаризации ОС с использованием собственных форм документации.

Порядок проведения инвентаризации ОС

В целом порядок проведения инвентаризации таков:

• утверждение инвентаризационной комиссии, срока, основания инвентаризации (документальное оформление - приказ руководителя);
• определение наличия ОС (в т.ч. выявление наименований ОС, их количества, номеров, стоимости, возможности использования по назначению). В процессе инвентаризации основных средств составляется опись ИНВ-1;
• сверка полученных в результате вышеуказанных действий сведений с данными бухгалтерского учета (документальное оформление — ведомость ИНВ-18).

Если в ходе сверки были установлены разночтения в бухучете (по суммам, количеству ОС и т.п.), необходимо их устранить.

В описи следует отражать верные данные об ОС вне зависимости от того, как именно эти данные были отражены в учете.

Если в результате инвентаризации выявлено основное средство, которое не было учтено ранее, то оно также должно быть включено в опись.

При оценке ОС следует руководствоваться рыночными ценами.

При выявлении ОС, которые нельзя использовать по назначению, для их учета оформляется своя опись с указанием выводов комиссии об их непригодности.

Арендованные ОС также подлежат инвентаризации. Ее результаты записываются в отдельную опись. Издание же отдельного приказа по инвентаризации арендованных основных средств не требуется, т.к. такая инвентаризация проводится одновременно с проверкой всех ОС в организации.

При составлении приказа, касающегося вопроса инвентаризации, специалисту-делопроизводителю важно помнить, что есть установленный единый образец. Именно им надо руководствоваться. Информация, которая подлежит обязательному отражению в приказе:

• состав комиссии по инвентаризации;
• предмет инвентаризации, то есть, что конкретно будет инвентаризироваться (имущество, документы, обязательства);
• указывайте на сроки, в которые подлежит провести инвентаризацию;
• указание на причину проведения инвентаризации, например, переоценка или проверка;
• в какие сроки материалы по результаты инвентаризации должны быть предоставлены в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим образец данного приказа на конкретном примере

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «РОГА И КОПЫТА»

ПРИКАЗ

г. Новгород

Об инвентаризации имущества

1. Провести по состоянию на 18 октября 2015 г. инвентаризацию финансовых активов, имущества и обязательств.
2. Для организации инвентаризации средств, которые находятся на балансе и числятся на бюджетных счетах учета у лиц материально-ответственных Ковалевой Н.Н., Безруковой О.Р., Раковой П.С., создать комиссию по инвентаризации следующего состава:

1. Для осуществления инвентаризации, имеющихся в кассе денежных средств, бланков, подлежащих строгой отчетности, иных материальных запасов, которые закреплены за ответственными лицами Волковой П.Р., Зайцевой Р.Р., Медведевым П.Н. создать комиссию по инвентаризации следующего состава:

1. Процесс инвентаризации начать 18 октября 2015 г. и закончить 20 октября 2015 г. Не позднее 21октября предоставить материалы о результатах инвентаризации в финансовый отдел.
2. Руководителю финансового отдела Красновой Д.Ю. данные описей инвентаризации и акты проверить, после чего сопоставить с данными бюджетного учета и до 25 октября 2015 г. руководителю организации подготовить предложения, касающиеся результатов проведенной инвентаризации.
3. Результаты проведенной инвентаризации подлежат отражению в бюджетном учете до 01 ноября 2015 года.
4. Лицам, несущим материальную ответственность, необходимо осуществить проверку по факту наличия и состояния объектов материальных запасов и основных средств по месту их хранения, и 30 октября 2015 года предоставить расписку в финансовый отдел.
5. Контроль исполнения данного приказа возложить на и.о. заместителя директора ООО «Рога и копыта» Коробова С.Д.

Представленный образец вы можете изменять, дополнять либо сокращать. Главное, чтобы приказ был составлен с учетом названных в начале статьи требований. Многие ошибочно указывают членов комиссии в зависимости от их должности. Правильно будет составлять список по алфавиту. Инициалы по отношению к фамилии в приказах, касающихся основной деятельности, указываются так, как указанно в образце.

Представляем вашему вниманию еще один образец - это приказ, составляемый при перераспределении должностных полномочий, о проведении инвентаризации материальных объектов.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГЛУХАРЬ»

(ЗАО «Глухарь»)

ПРИКАЗ

г. Иваново

О проведении инвентаризации материальных объектов запаса

В связи с кадровой перестановкой в хозяйственном отделе п р и к а з ы в а ю:

1. Организовать проведение инвентаризации по части материальных запасов (бумаги, канцелярских принадлежностей) по состоянию на 09 сентября 2014 г. у специалиста отдела хозяйственного обеспечения Черновой Н.Н.
2. Для проведения инвентаризации утвердить комиссию в составе:

1. Начало инвентаризации назначить на 09 сентября 2014 г. и окончить 09 сентября 2014 г.
2. Все материалы о результатах проведенной инвентаризации сдать в бухгалтерский отдел не позднее 14.09.2014 г.
3. Материальную ответственность по вопросам выдачи, распределения, получения и хранения бумаги и канцелярских принадлежностей возложить на Малинникова Е.Д. с 14.09. 2014 года.
4. Обязанности по контролю исполнения приказа возложить на начальника бухгалтерского отдела Звягинцева Д.Р.

• доступен для скачивания.

Использование представленных образцов поможет вам правильно составить приказ об инвентаризации с учетом конкретных обстоятельств.

Инвентаризация представляет собой масштабную проверку имущества, которое находится на балансе предприятия. Помимо фактического наличия имущества, во внимание принимается еще и объем существующих обязательств. Целью проведения такой проверки является своевременное выявление фактов утраты товарно-материальных ценностей, их порчи или хищения. Наличие материальных ценностей или имущества в сочетании с обязательствами компании дает возможность оценить ее текущее состояние и разработать комплекс мер по развитию.

Как составить приказ об инвентаризации?

Проведение указанной проверки осуществляется на основании приказа об инвентаризации. Данный приказ издается во всех случаях и определяет порядок проверки и ее объем. При этом каждая организация должна вести журнал контроля за выполнением приказов об инвентаризации.

Основными моментами, которые необходимо отразить в приказе, являются следующие:

• Цель проверки. Следует точно определять задачи, которые ставятся перед проведением проверки. Ведь задействованные в ней лица должны четко понимать поставленные перед ними цели.
• Объем проверки. Руководство может решить оценить все товарно-материальные ценности или только часть таких ценностей. Возможна проверка имущества на определенном складе или только тех ценностей, которые находятся в ведении того или иного филиала компании. В подобных случаях оценивается не наличие имущества в полном объеме, а только в той части, которая определена приказом;
• Срок. Учреждение должно составить документ с указанием срока проведения мероприятий и их продолжительности. Это позволит разработать график и закончить проверку в установленное время.

Организация имеет право самостоятельно определять все важные моменты мероприятия. А приказ представляет собой внутренний документ, который может составляться с учетом текущей специфики работы организации.

Причина инвентаризации в приказе

Помимо указанных выше условий, документ должен содержать причину проведения мероприятия. Это важно поскольку проверка может быть плановой или внеплановой. Плановые проводятся несколько раз в год или реже. Это зависит от руководства организации. Но если имеются сведения об утрате имущества или других материальных ценностей, то такая информация способна стать поводом для внепланового мероприятия. Такой характер мероприятия обязательно должен быть отражен в документе.

Образец приказа о инвентаризации

Правильно составленный образец документа о проверке имущества и прочих материальных ценностей организации можно найти здесь. Это унифицированная форма, которая подойдет для любого предприятия.

Приказ на инвентаризацию материальных ценностей

Данный документ предполагает более узкий предмет исследования. В этом случае мероприятие будет проводиться только в отношении материальных ценностей. Наличие обязательств и их исполнение не входит в предмет исследования.

Инвентаризация в бюджетном учреждении

Причины проведения мероприятия в бюджетном учреждении могут быть различными. Как правило, такие действия проводятся в следующих случаях:

• Смена руководства. Поэтому нужно выяснить фактическое наличие имущества и оценить его состояние. Это требуется для передачи материальных ценностей под ответственность нового руководителя;
• Реорганизация. Если учреждение переходит в другое ведомство и меняет место нахождения, также требуется установить наличие нужного имущества. При этом происходит сверка имеющихся предметов с данными бухгалтерии о находящемся на балансе организации имуществе;
• Указанные мероприятия проводятся ежегодно и отчетный период нередко закрывается только после проведения исследования.

В случае установления задолженности или недостачи, необходимо организовать дополнительную проверку. Вполне вероятно, что такие факты станут предметом разбирательства правоохранительных органов.

Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность также может являться предметом инвентаризации. В этом случае оценивается динамика задолженности перед компанией. В целом, увеличение ее объемов представляет собой признак роста предприятия и увеличения объемов оборота средств. Однако оценивать дебиторскую задолженность следует вместе с динамикой кредиторской задолженности. Проводить мероприятия следует как минимум один раз в год. Унифицированный образец документа можно найти тут.

форме формой , которая утверждена .

Если инвентаризация проведена после 1 октября отчетного года, то перед составлением годовой отчетности ее проводить не надо. Об этом сказано в пункте 1.5 .*

Подготовка к инвентаризации

Прежде чем начать инвентаризацию, нужно, во-первых, подготовить приказ о ее проведении . И во-вторых, собрать подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для таких подписей предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте) .

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Приказ о проведении инвентаризации можете составить по форме , разработанной самостоятельно. Такую форму должен утвердить руководитель организации. Но можно воспользоваться и типовой формой , которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что именно нужно проверить (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице .*

Из форм

Пример заполнения приказа о проведении инвентаризации

Из форм

Приказ о проведении инвентаризации

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа »

ПРИКАЗ № 11

о проведении инвентаризации

г. Москва 09.01.2014

В связи с завершением отчетного периода в целях обеспечения сохранности имущественно-материальных ценностей и в связи с составлением годовой бухгалтерской отчетности

ПРИКАЗЫВАЮ:

председатель комиссии – финансовый директор А.Б. Захаров ,

члены комиссии:

начальник отдела внутреннего аудита П.П. Михайлов,

начальник отдела планирования А.И. Иванов,

менеджер А.С. Кондратьев .

главного бухгалтера А.С. Глебовой,

начальника цеха В.К. Волкова .

1. Провести инвентаризацию имущества и обязательств организации по состоянию на 1 января 2014 года .
2. Создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию на 2014 год в
   следующем составе:
3. Инвентаризацию провести в присутствии:
4. К инвентаризации приступить 15 января 2014 года и окончить 20 января 2014 года .
5. Материалы по инвентаризации оформить не позднее 22 января 2014 года .
6. Контроль выполнения приказа возложить на П.П. Михайлова .