Отчет в фсс бланк. Электронная отчетность в ФСС

4-ФСС - это форма ежеквартальной отчетности в Фонд социального страхования РФ. Она представляет собой расчет по страховым взносам, начисленным и уплаченным работодателем в соцстрах. Речь идет о взносах по временной нетрудоспособности, в связи с материнством и на травматизм.

С отчетности за 2015 год использовать нужно новую Форму 4 – ФСС, которая утверждена Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 N 59. Первый отчет по этой новой форме нужно было сдать за 1 квартал 2015 года.

Кто должен сдавать 4-ФСС?

По 4-ФСС отчитываются абсолютно все плательщики страховых взносов, которые выплачивают деньги физлицам, - как организации, так и индивидуальные предприниматели (если у них есть наемные работники). Сдают расчет 4-ФСС и частнопрактикующие лица (адвокаты, нотариусы), а также - все граждане, которые нанимают официальных помощников по трудовым договорам (среди таких помощников могут быть няни, домработницы, сторожа, водители и другие).

Обязательство в подаче расчета 4-ФСС не зависит ни от режима налогообложения (ОСНО, УСНО, ЕНВД, патент и т.п.), ни от формы собственности организации (коммерческая, бюджетная и т.п.).

Сроки отчетности по форме 4-ФСС

4-ФСС сдается ежеквартально. В бумажном виде - не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом. В электронном - не позднее 25-го числа того же месяца.

Отчетность в электронном виде с 2015 года обязаны сдавать все работодатели с количеством работников 25 человек и более.

Состав отчета 4-ФСС

Форма 4-ФСС - довольно объемный отчет. Она состоит из титульного листа и 14 таблиц.

Обязательными к заполнению всеми страхователями являются:

• Титульный лист
• Таблица 1 (расчет по ОСС по временной нетрудоспособности и в связи с материнством)
• Таблица 3 (расчет базы для начисления взносов)
• Таблица 6 (база для начисления взносов)
• Таблица 7 (расчет по ОСС по травматизму)
• Таблица 10 (сведения о результатах спецоценки условий труда и медосмотрах работников

По мере наличия данных заполняются:

• таблица 2 (расходы по «больничному» страхованию)
• таблица 3.1 (сведения о работающих у вас иностранцах)
• таблица 4, 4.1, 4.2 и 4.3 (расчет соответствия условий на право применения пониженного тарифа)
• таблица 5 (расшифровка выплат за счет ФСС)
• таблица 8 (расходы по страхованию на травматизм)
• таблица 9 (численность пострадавших по всем видам страхования)

В России существует 32 класса профессионального риска. Например, торговля и образование отнесены к минимально рискованным сферам деятельности, тогда как добыча угля, руды имеют наивысшей класс риска. От класса риска зависит величина тарифа обязательного страхового взноса «за травматизм». Все компании и ИП должны ежеквартально сдавать в Фонд Социального страхования отчет по форме 4-ФСС, содержащий расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения. Как выглядит новая форма отчета 4-ФСС, как ее заполнять, куда и в какие сроки сдавать – ответы на эти вопросы в нашей статье.

С 2017 года страховые взносы в РФ перечисляются в Федеральную налоговую службу (ФНС), ответственность за них передана от страховщиков налоговикам. Однако есть исключение – у Фонда социального страхования остался контроль над одним обязательным страховым взносом, который широко принято называть взносом «за травматизм».

Компании и ИП, начисляющие зарплату сотрудникам, обязаны сдавать по этому взносу в соцстрах отчетность по форме 4-ФСС. Исключением являются только ИП, работающие в одиночку, то есть без найма сотрудников.

Новая форма 4-ФСС: без отчетности по нетрудоспособности

Действующая форма расчета взноса за травматизм утверждена в июне 2017 года. Эта новая форма 4-ФСС включает в себя расчет по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний, также в нее вносятся данные о пособиях при травматизме, медицинских осмотрах, оценке рабочих мест. Напомним, действовавшая ранее форма 4-ФСС включала в себя также отчетность по взносам на случай временной нетрудоспособности по болезни и в связи с материнством. Теперь отчетность по нетрудоспособности ушла в ведение ФНС.

Отчет 4-ФСС состоит из титульного листа и 6 таблиц:

• Таблица 1. Расчет базы для начисления страховых взносов.
• Таблица 1.1 Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями.
• Таблица 2. Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
• Таблица 3. Расходы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
• Таблица 4. Численность пострадавших (застрахованных) в связи со страховыми случаями в отчетном периоде.
• Таблица 5. Сведения об оценке условий труда и медицинских осмотров работников.

4-ФСС: заполнение и сдача обязательны

В 4-ФСС все блоки отчета можно разделить на обязательные и ситуативные. То есть те, без которых отчет у страхователей не будет принят, и те, которые необходимо заполнять только при определенных ситуациях. В отчете 4-ФСС обязательными для заполнения являются титульный лист, таблица 1, таблица 2, таблица 5. Если нет каких-то показателей, титульный лист заполняется по общим правилам, в таблицах 1, 2, 5 напротив отсутствующих показателей ставятся прочерки. Если нет данных для таблиц 1.1, 3, 4, то эти таблицы не заполняются.

Сдача отчета 4-ФСС обязательна и при нулевых показателях. При отсутствии выплат отчет по форме 4-ФСС все равно подается в Фонд социального страхования. В нем заполняется титульный лист, в таблицах 1, 2, 5 ставятся прочерки, а таблицы 1.1, 3, 4 не заполняются. Если нулевой отчет не предоставить, ждет штраф в размере 1000 рублей.

Юридические лица новый отчет 4-ФСС сдают в отделение Фонда социального страхования по месту нахождения организации. Индивидуальные предприниматели сдают отчет 4-ФСС в отделение соцстраха, к которому они относятся по месту жительства.

Как и когда сдавать 4-ФСС?

Сдавать отчет по форме 4-ФСС пока можно в двух видах – электронном и бумажном. Однако на бумаге предоставлять его могут только небольшие компании и ИП со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек. По желанию «малыши» могут представить отчет и в электронном виде, а вот если среднесписочная численность работников превышает планку в 25 человек – выбирать не придется, сдача отчетности возможна только по ТКС (телекоммуникационным каналам связи).

Отчет по форме 4-ФСС сдается ежеквартально. Точная финальная дата сдачи отчета зависит от двух обстоятельств: от вида, в котором сдается отчет (бумажного или электронного), и от дня недели, на который выпадает крайняя дата – в случае, если срок сдачи приходится на выходной или праздничный день, то он переносится на ближайший рабочий день. Отчет в электронном виде, отправляемый по ТКС, необходимо сдавать до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Крайний срок сдачи отчета в бумажном виде на 5 дней раньше, то есть не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Отчет 4-ФСС 2018: актуальные сроки сдачи

• 3 квартал 2018 г. (за 9 месяцев)

Бумажный отчет сдается до 22 октября 2018 года. Срок сдвинут на 2 дня, так как 20 октября выпадает на субботу.

• 4 квартал 2018 г. (за 12 месяцев).

Бумажный отчет сдается до 21 января 2019 года. Срок сдвинут на 1 день, так как 20 января выпадает на воскресенье.

Как учесть все нюансы сдачи 4-ФСС

За ошибки в отчетности по социальным выплатам грозит финансовое наказание. Какие ошибки подстерегают при подготовке и сдаче отчета 4-ФСС? Аналитики составили рейтинг ошибок в отчетности 4-ФСС. Этот пьедестал неточностей выглядит так:

1 место. Неверные расчеты. Показатели определены неправильно или «не бьются» между собой.

2 место. Неверное оформление отчета.

3 место. Несвоевременная сдача отчета, предоставление отчета в бумажном виде компаниями с численностью сотрудников выше 25 человек.

Как не пополнить ряды тех, кто дал основания для составления этого «антирейтинга»? Ответ лежит на поверхности: воспользоваться электронным помощником, который с легкостью учтет все тонкости сдачи отчетности. Одним из наиболее популярных сервисов электронной отчетности является СБИС. Его главные конкурентные преимущества – широкий спектр возможностей, удобный интерфейс, доступная цена.

Индивидуальные предприниматели и организации, которые используют наемный труд, сдают отчетность в Фонд соц. страха (ФСС). Далее пойдет речь о том, как сдать данный отчет.

• взносы по травматизму (0,2 – 8,5% от фонда зарплаты);
• взносы по поводу материнства, по временной потере трудоспособности (2,9% от зарплаты).

Расчет формы 4-ФСС представляется по взносам, начисленным и уплаченным на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на производстве (НС и ПЗ). Обязанность по представлению отчетности возникает у организаций и ИП, имеющих принятых по трудовым договорам наемных работников и выплачивающих им вознаграждения.

Сроки представления расчета

Расчет в ФСС по отчислениям на страхование от НС и ПЗ представляется как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Критерием вида формы является численность работников предприятия. При среднесписочной численности сотрудников выше 25 человек отчетность представляется только в электронной форме. Остальные предприятия имеют право выбора формы представления отчетности.

Показатель среднесписочной численности рассчитывается с начала года по окончание отчетного периода. Критерий среднесписочной численности равнозначно применяется для периодов деятельности предприятий:

• Действующих в течение длительного периода.
• Вновь созданных, с момента достижения предельной численности.
• Реорганизованных, если после преобразований среднесписочный показатель превысил 25 человек.

Срок представления расчета зависит от выбранной предприятием формы. Для расчетов, поданных в бумажном формате, срок сдачи установлен по 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. При использовании электронной формы отчетности предельная дата представления установлена на 25 число следующего месяца.

Форма представления расчета

Начиная с 9 месяцев 2017 года расчет в ФСС представляется на новом бланке. Допускается сдача расчета нового образца за полугодие. Корректирующие расчеты предшествующих периодов, несмотря на указание показателей нарастающим итогом, предприятия представляют на бланках, по которых была сдана первоначальная отчетность. В форме отчетности произведены изменения:

• На титуле дополнены данные о принадлежности организации бюджету определенного уровня.
• Дополнены строки расчета пунктами 1.1 и 14.1 относительно расчетов по обособленным подразделениям, снятым с учета.
• Уточнен порядок расчета численности, указываемой на титуле. Данные определяются с начала налогового периода – календарного года.

Формат отчетности, представляемой в электронном виде, также изменился с отчетности за 9 месяцев – периода действия нового бланка. Изменения внесены Приказами ФСС России от 09.03.2017 № 83, от 11.09.2017 № 416.

Предприятия, у которых в отчетном периоде отсутствует деятельность, должны представлять нулевую отчетность – расчет с отсутствием показателей. ИП, не имеющие работников, не несут обязанности по представлению расчета. Расчет содержит таблицы, обязательные к представлению. Предприятия обязаны подать титульный лист, таблицы 1, 2, 5. Остальные данные в табличной форме представляются по необходимости. Например, данные таблицы 4 потребуется включить в составе расчета при возникновении несчастных случаев на предприятии.

Использование услуг операторов электронного документооборота

Передача отчетности может быть произведена при участии ОЭД – операторов, осуществляющих электронный обмен данными с Фондом или ИФНС. Изменения, внесенные приказами в Технологию приема расчетов (утверждена приказом ФСС от 12.02.2010 № 19), предназначены для защиты электронного оборота. Для отправки отчетности в электронном виде через ОЭД необходимо обновить сертификаты ключей.

Использование сайта ФСС для передачи отчетности

Налогоплательщикам предоставляется возможность воспользоваться официальным сайтом ФСС. Пользователи имеют право использовать 2 варианта представления отчетности.

Обособленные подразделения предприятий самостоятельно отчитываются в филиал, расположенный по месту территориального нахождения организации. Отчетность представляется структурными отделениями при наличии у подразделения расчетного счета, баланса, созданных отдельно от головного предприятия рабочих мест. Подразделение должно быть поставлено на учет в ФСС, иметь присвоенный уникальный номер.

Процедура отправки отчетности в электронном виде через сайт ФСС

При использовании сайта ФСС для передачи расчета необходимо иметь сертификат ключа проверки квалифицированной ЭЦП, выданный страхователю специализированным центром и сертификата ключа должностного лица ФСС, полученного на сайте. Реализация электронной формы отправки отчетности осуществляется в несколько действий:

• Составление расчета по взносам. Для создания файла используются онлайн-сервисы сайта ФСС или специализированные программы по формированию отчетности.
• Проверка верности показателей расчета в соответствии с контрольными соотношениями.
• Печать документа.
• Формировании расчета в формате XML.
• Подпись файла и шифрование.
• Передача файла через официальный сайт ФСС. На странице http://f4.fss.ru необходимо зайти на вкладку «отправить документ», после чего выбрать файл и произвести действие передачи документа.

Обработка документа производится в течение суток. На вкладке «проверка и контроль» можно проследить за обработкой файла. Проверку состояния обработки можно просмотреть по истечении времени, имея данные идентификатора.

В соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек , а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов, т.е. в случае ФСС РФ - в отделение Фонда или его филиал в зависимости от того, где плательщик состоит на учете в качестве страхователя.

Для того, чтобы сдать отчетность в электронном виде, требуется следующее:

Получить расширенные права доступа на портале ФСС;

Получить в специальной организации - Удостоверяющем центре сертификат электронной подписи (ЭП) организации-страхователя на ключевом носителе (дискете, специальном защищенном от несанкционированного доступа устройстве, флешке или др.);

Установить на компьютер сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSPили VipNet CSP;

Установить на компьютер сертификаты ЭП ФСС и специальную программу (утилиту) для шифрования и подписания документов с помощью ЭП.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

1.Получение расширенных прав доступа на портале ФСС

Для начала нужно зарегистрироваться на портале ФСС fz122.fss.ru , нажав кнопку "Регистрация" вверху в левой части страницы портала. При регистрации необходимо указать адрес действующей (актуальной) электронной почты, так как на этот адрес придет уведомление о регистрации с указанием логина и ссылкой для подтверждения регистрации, но пароль необходимо запомнить (и записать в надежном месте) самостоятельно, т.к. в письме он не содержится.

Получив письмо, нужно подтвердить регистрацию, пройдя по вложенной в письме ссылке.

После подтверждения регистрации для получения расширенных прав доступа необходимо заполнить реквизиты своей компании на закладке «Организации». При заполнении реквизитов потребуется выбрать из списка региональное отделение/филиал Фонда – обычно номер регионального отделения ФСС совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера страхователя и указывается в отчете по форме 4 ФСС РФ в графе «Код подчиненности».

После сохранения заполненных реквизитов можно переходить к формированию «Заявления страхователя о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС РФ» . При выборе пункта меню «Заявление страхователя» данные будут проставлены автоматически из реквизитов организации.

Далее распечатываем заявление, подписываем его у руководителя, заверяем печатью и передаем его в ФСС, в тот филиал, в котором плательщик состоит на учете в качестве страхователя. Кроме того, можно отправить оригинал заявления по почте заказным письмом. В течение нескольких дней заявление будет рассмотрено и на электронную почту придет письмо с уведомлением о предоставлении расширенных прав доступа.

Подробные пошаговые инструкции изложены в документе «Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП» , который можно найти на сайте portal.fss.ru.

2.Получение сертификата ЭП на ключевом носителе

Предупреждаем сразу: «бесплатное предоставление отчетности через портал ФСС» означает только то, что самому ФСС платить ничего не нужно. Однако если у нас нет цифровой подписи, то придется ее заказать у поставщиков данной услуги – Удостоверяющих центров за деньги.

Список доверенных Удостоверяющих центров Фонда социального страхования РФ можно найти по ссылке: http://fss.ru/uc/ .

Порядок действий в различных удостоверяющих центрах разнится в деталях, но суть одна и та же. Подробности можно узнать, если зайти на сайт конкретного удостоверяющего центра или позвонить им по телефону.

3.Получение сертифицированных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Крипто Про CSP или VipNet CSP

СКЗИ «КриптоПро» CSP. Дистрибутив программы Крипто Про CSP можно скачать на сайте http://cryptopro.ru после регистрации. Бесплатная версия программы действует 30 дней, а затем необходимо приобрести лицензию на право пользования продуктом.

Чтобы скачать дистрибутив программы Крипто Про CSPс сайта, нужно выбрать на главной странице меню Продукты - СКЗИ «КриптоПро CSP/TLS/JCP» - Загрузка файлов.

Для начала рекомендуется скачать файл «Документация по установке и использованию КриптоПро CSP 3.6 R2» и в списке предложенных дистрибутивов выбирать тот, который подходит для операционной системы, которая установлена на Вашем компьютере.

Для скачивания доступны дистрибутивы КриптоПро, предназначенные для 32 и 64 разрядных версий Windows. Чтобы определить версию своей системы, зайдите на своем компьютере в Панель управления – Система/Сведения о системе. Если тип системы не указан, то, скорее всего, она 32 разрядная. Установка дистрибутива СКЗИ КриптоПро CSP должна производиться пользователем, имеющим права администратора .

Затем необходимо установить и настроить программу, руководствуясь документацией по установке и использованию СКЗИ КриптоПро.

Программу ViPNet CSP можно скачать с сайта производителя http :// infotecs . ru

4.Получение сертификатов ЭП ФСС и утилиты для шифрования и подписания ЭП документов

Для продолжения работы необходимо с сайта f 4. fss . ru скачать и установить на свой компьютер следующие файлы:

Корневой сертификат УЦ ФСС РФ;

Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции;

Утилиту для шифрования и подписания ЭП документов.

Устанавливать сертификаты ФСС и настраивать утилиту для шифрования нужно, руководствуясь «Рекомендациями по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭП», упомянутыми в 1 пункте.

После установки и настройки всех компонентов можно переходить к подготовке файла отчета. Данный файл можно подготовить с помощью сервиса сайта portal.fss.ru (раздел Форма 4-ФСС), который позволит произвести проверку взаимоувязок между таблицами расчета, а в конце выгрузить расчет в виде XML-файла.

Подготовленный файл отчета необходимо подписать закрытым ключом (ЭП организации) и зашифровать открытым ключом уполномоченного лица ФСС согласно Рекомендациям ФСС. После подписания и шифрования файл отчета можно отправлять либо с помощью Утилиты для подписания и шифрования arm.exe, либо непосредственно шлюз ФСС РФ f4.fss.ru. После отправки отчету будет присвоен уникальный Идентификатор – обязательно надо записать и сохранить этот номер.

В случае выявления ошибок при проверке файла отчета необходимо еще раз повторить этапы заполнения отчета с последующим его сохранением, подписанием и шифрованием.

Просмотреть расшифровку ошибки можно, воспользовавшись ссылкой «Скачать отчет» на портале ФСС и открыв его в Блокноте.

При успешном прохождении четырех этапов проверки файла отчета будет сформирована Квитанция, которую необходимо скачать и сохранить на своем компьютере. Квитанцию можно скачать на портале ФСС в разделе «Проверка и контроль», воспользовавшись уникальным Идентификатором отчета. Файл Квитанции является юридически значимым документом , подтверждающим факт приема отчета ФСС.

С помощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4 на вкладке «Проверить подпись» можно расшифровать и проверить подпись Квитанции. Расшифрованную Квитанцию нужно распечатать и подшить к отчету.

Обращаем Ваше внимание, что обработка файла отчета может происходить на портале ФСС в течение 48 часов, поэтому необходимо отправлять отчет заблаговременно.

В случае, если в браузере недоступны кнопки, которые должны быть активными, попробуйте сделать сделать следующие настройки в обозревателе:

Меню «Сервис» - «Свойства обозревателя» - вкладка «Дополнительно» - Восстановить значения по умолчанию ;

- вкладка «Безопасность» - Надежные узлы - кнопка «Другой» - элементы Active X и модули подключения – выбрать «включить» во всех подразделах ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Параметры - выбрать уровень низкий ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Блокирование всплывающих окон – Включить блокирование всплывающих окон - галочку снять ;

- вкладка «Дополнительно» - «TLS 1.0, SSL 2.0 SSL 3.0» - галочки поставить ;

- вкладка «Дополнительно» - Показывать уведомление о каждой ошибке сценария - галочку поставить;

- вкладка «Общие» – История просмотра – кнопка «Удалить» - удалить Cookie, временные файлы интернета.

После этого проблем с работой портала ФСС РФ быть не должно.