Документы по инвентаризации основных средств. Инвентаризация: пошаговая инструкция

Как оформить и отразить в налоговом учете результаты инвентаризации основных средств

В ходе инвентаризации, которая проводится перед составлением годовой отчетности, компания может выявить не только ранее не учтенные или отсутствующие МПЗ, но и основные средства. Какие документы нужно оформлять в подобных ситуациях? Как оприходовать обнаруженные объекты, а также списать недостачу?

В отношении основных средств инвентаризация должна проводиться не реже чем один раз в три года, хотя организация может установить в учетной политике и более частый период ее проведения (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). В состав проверяемого имущества входят не только собственные, но и арендованные основные средства, а также имущество, находящееся на ответственном хранении.

В целях налогового учета к основным средствам относится имущество первоначальной стоимостью более 40 000 руб., используемое в качестве средств труда для производства и реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также для управления организацией. К таким объектам, в частности, относятся здания, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, инструменты, вычислительная техника, производственный и хозяйственный инвентарь. Малоценные основные средства стоимостью до 40 000 руб. включаются в состав материальных расходов на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Напомним, общие правила инвентаризации установлены соответствующими Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Так, перед проведением инвентаризации компания должна удостовериться в наличии у нее документов на имущество. Необходимо проверить наличие заполненных инвентарных карточек, технических паспортов, свидетельств о праве собственности на объекты, накладных и прочих правоустанавливающих документов (см. также врезку справа).

Инвентарный номер основного средства

Для контроля за сохранностью каждому объекту основных средств при принятии его к учету должен присваиваться соответствующий инвентарный номер. Он может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, наклейки, нанесен краской или иным способом на усмотрение организации.

Для удобства проверки организация может воспользоваться новой технологией штрихкодирования и считывать данные с объекта специальным устройством - сканером. Инвентарный номер сохраняется за объектом на весь период его нахождения в организации.

При невозможности обозначения инвентарного номера на объекте в связи с требованием эксплуатации его можно отразить только в соответствующих регистрах, без нанесения на сам объект (например, на медицинские приборы).

Руководитель организации издает приказ по форме N ИНВ-22, в котором указываются сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, а также перечисляется имущество, подлежащее осмотру и пересчету.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью по форме N ИНВ-1, сличительной ведомостью по форме N ИНВ-18, а также итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме N ИНВ-26 по всему имуществу компании (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 27.03.2000 N 26).

Инвентаризационная опись основных средств - форма N ИНВ-1

Она применяется для фиксирования данных инвентаризации основных средств. Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах по каждому месту хранения ценностей, один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.

Описи составляются отдельно по следующим группам основных средств:

• - производственного назначения;
• - непроизводственного назначения;
• - арендованные;
• - принятые на ответственное хранение.

Перед началом проведения инвентаризации форма N ИНВ-1 выдается комиссии с заполненными графами - с 1-й по 9-ю. А также от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка, которая включается в заголовочную часть формы. При заполнении описи нужно учесть следующие особенности:

• - основные средства вносятся в опись по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта;
• - машины, оборудование и транспортные средства заносятся индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения и мощности;
• - однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов;
• - графа 9 "Номер паспорта" заполняется только на объекты, содержащие драгоценные металлы и камни;
• - если основные средства в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации или в капремонте, то они инвентаризуются до момента их временного выбытия. К таким объектам могут относиться морские и речные суда, отправленные в рейс, железнодорожные составы, автомашины и различное оборудование.

Инвентаризационная комиссия заполняет графу 10 "Фактическое наличие" объектов. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию, а также причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.д.).

Стоимость, по которой объекты отражаются в описи, законодательством не установлена. При этом логично считать, что раз проверка нацелена на установление достоверности статей баланса, то и стоимость имущества следует отражать по балансовой, то есть остаточной стоимости. В этом случае объекты, которые полностью самортизированы, но продолжают функционировать и приносить прибыль компании, будут отражены в инвентаризационной описи по нулевой стоимости.

Имущество других лиц и имущество, требующее госрегистрации. В ходе проведения инвентаризации комиссия может обнаружить излишек не только собственного имущества организации, но и другого лица (например, когда сотрудник использует свой личный компьютер в служебных целях). Либо дорогостоящие подарки от партнеров, которые не были отражены в учете и не подтверждены документально. В подобных ситуациях комиссия устанавливает причину нарушения и порядок дальнейших действий с найденным объектом. В описи нужно обязательно сделать пометку об отсутствии правоустанавливающих документов.

Напомним, использование имущества сотрудника в служебных целях должно быть оформлено документально, а его износ возмещен путем выплаты компенсации или арендной платы (если имущество используется согласно договору аренды). В противном случае принадлежность указанного объекта имущества придется доказывать или он может быть квалифицирован как безвозмездно полученный, с вытекающими негативными налоговыми последствиями.

Примечание. Использование имущества сотрудника в служебных целях должно быть зафиксировано в документах. Кроме того, ему следует выплачивать компенсацию или арендные платежи за износ данного имущества. В противном случае принадлежность указанного имущества компании придется доказывать.

Кроме того, в учете компании могут числиться основные средства, права на которые требуют обязательной государственной регистрации. Если по таким объектам необходимые документы отсутствуют или не поданы на госрегистрацию, то и эксплуатировать их нельзя. В частности, это могут быть здания, котельная, нефтяные вышки, газопроводы и прочее имущество. Об этом также обязательно нужно сделать отметку в инвентаризационных документах.

Нередко организация имеет на балансе сложные активы, состоящие из нескольких частей, которые, в свою очередь, могут быть использованы отдельно друг от друга, являясь самостоятельными инвентарными объектами с присвоенным номером (офисная мебель). В этом случае в опись вносится каждый инвентарный объект.

При выявлении объектов, которые ошибочно не были отражены в учете, они должны быть оприходованы по решению инвентаризационной комиссии (п. 3.3 Методических указаний).

Капвложения, не отраженные в учете. Если по некоторым объектам в учете отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по ним. К примеру, по следующим объектам должна быть указана такая информация:

• - по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
• - по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
• - по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна.

Если комиссия установит, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и указать в описи данные о произведенных изменениях. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Вместе с тем на балансе организации на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы" могут числиться суммы, формирующие стоимость недостроенных, а также прочих объектов основных средств, которые не были приняты к учету. Отметим, что такие внеоборотные активы в отличие от основных средств должны инвентаризоваться вместе с остальным имуществом ежегодно.

В соответствии с п. 3.32 Методических указаний инвентаризационная комиссия по незавершенному капитальному строительству в ведомости указывает наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду, конструктивным элементам, оборудованию и др. При этом проверяется:

• - не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, который фактически не начат;
• - состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов. Выявляются причины и основание для их консервации.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, ввод в действие которых документально не оформлен, а также на законченные, но по каким-либо причинам не введенные в эксплуатацию объекты составляются особые описи (п. 3.33 Методических указаний). В связи с тем что формы документов для таких объектов законодательством не предусмотрены, организации необходимо разработать и утвердить их в учетной политике самостоятельно.

Примечание. Недостроенные объекты, а также прочие не введенные в эксплуатацию основные средства должны инвентаризоваться вместе с остальным имуществом ежегодно. Для них нужно самостоятельно разработать форму инвентаризационной описи.

Имущество, находящееся на ответственном хранении и арендованное. Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются также и объекты, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. На такие объекты составляется отдельная опись в трех экземплярах обособленно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. В ней дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов (п. 3.7 Методических указаний). Один экземпляр данной описи высылают в адрес арендодателя.

Инвентаризация арендованных основных средств у арендатора начинается с проверки копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором, в оценке, указанной в договоре аренды, по арендодателям и по каждому арендованному объекту.

Проверка основных средств, переданных в аренду, у арендодателя носит документальный характер. Поскольку имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя и в течение всего срока аренды учитывается на его балансе, инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость. Исключением из общего правила является аренда организации как имущественного комплекса, а также лизинг.

Так, при аренде имущественного комплекса основные средства учитываются на балансе арендатора, а при лизинге - у любой из сторон согласно договору лизинга. Сведения о переданных в аренду основных средств арендодатель сверяет с данными описи, полученной от арендатора.

Поскольку договором аренды могут быть предусмотрены работы по реконструкции и иному улучшению арендатором объекта, полученного в аренду, в ходе инвентаризации проверяются данные улучшения. Отделимые улучшения по общему правилу являются собственностью арендатора, а неотделимые - признаются собственностью арендодателя и переходят к нему по окончании срока аренды.

Примечание. В ходе инвентаризации проверяются объекты неотделимых и отделимых улучшений, произведенных арендатором согласно договору в отношении предмета аренды.

Опись подписывается членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность основных средств. На каждой странице указывается прописью число вошедших порядковых номеров, общая численность и стоимость объектов.

Сличительная ведомость по форме N ИНВ-18

Данная ведомость применяется для отражения результатов инвентаризации основных средств или нематериальных активов, по которым комиссия выявила отклонения от данных бухучета. В ней указываются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Если обнаружена недостача, то по ней устанавливаются сумма, причины возникновения, виновные лица, а также определяются способы погашения или списания недостачи, которые затем фиксируются в общей инвентаризационной ведомости по форме N ИНВ-26.

На первой странице сличительной ведомости организация перечисляет основные средства, указывает их краткую характеристику, год приобретения, номер паспорта, а также заводской и инвентарный номера. Отдельные сличительные ведомости составляются на ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные).

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам. В остальном порядок заполнения указанного документа не отличается от оформления инвентаризационной ведомости для ТМЦ, которое уже было рассмотрено.

Как учитывать излишки по основным средствам, выявленным в ходе инвентаризации

В налоговом учете выявленные объекты ОС признаются амортизируемым имуществом при соблюдении общеустановленных условий (ст. 256 НК РФ). Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ их рыночная стоимость включается в состав внереализационных доходов на дату принятия к учету. Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина России от 06.06.2008 N 03-03-06/4/42.

Примечание. До 1 января 2009 г. выявленные при инвентаризации объекты не признавались амортизируемым имуществом и принимались на учет по нулевой стоимости, так как налоговое законодательство не содержало норм по установлению стоимости таких объектов.

В соответствии с п. 1 ст. 257 НК РФ первоначальной стоимостью данного объекта имущества будет также являться его рыночная стоимость без учета НДС и акцизов (п. п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ). Организация вправе начать начислять амортизацию по таким ОС в общеустановленном порядке с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию. При этом амортизационная премия по этому объекту не применяется, поскольку отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на его создание и приобретение (Письмо Минфина России от 29.12.2009 N 03-03-06/1/829).

Примечание. Согласно п. 1 ст. 257 НК РФ первоначальной стоимостью выявленного имущества является рыночная стоимость данного объекта без учета НДС и акцизов.

Отметим, выявленное при инвентаризации имущество может быть оценено по стоимости ниже 40 000 руб. Такой объект подлежит включению в состав материальных расходов на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Примечание. Если выявленное при инвентаризации основное средство оценено по стоимости менее 40 000 руб., оно должно быть включено в состав материальных расходов.

Реализация выявленных излишков основных средств

Выручка от продажи основного средства, оприходованного в результате инвентаризации, включается в состав доходов от реализации в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 248 и п. 1 ст. 249 НК РФ). Одновременно организация отражает в расходах его остаточную стоимость и затраты, непосредственно связанные с реализацией: расходы по оценке, хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемого объекта.

Если при продаже ОС организация получила убыток, то она сможет учесть его в расходах не единовременно, а равными долями в течение оставшегося срока полезного использования объекта (п. 3 ст. 268 НК РФ).

Примечание. При продаже основного средства по цене ниже остаточной стоимости убыток от реализации подлежит отнесению на расходы не единовременно, а равными долями в течение оставшегося срока полезного использования данного объекта.

Пример. Компания в октябре 2011 г. в ходе инвентаризации выявила неучтенный компьютер, рыночная стоимость которого - 41 000 руб. (без учета НДС). В налоговом учете в этом же месяце она ввела данный объект в эксплуатацию, а также признала внереализационный доход в сумме 41 000 руб. Срок полезного использования этого основного средства - 3 года (36 месяцев). Амортизацию организация начисляет линейным методом, поэтому с ноября 2011 г. ежемесячная сумма амортизации составляет 1138,88 руб. (41 000 руб. : 36 мес.).

Предположим, данный компьютер продан 1 декабря 2011 г. за 35 000 руб. (включая НДС - 5338,98 руб.). Сумма амортизации, начисленная за ноябрь 2011 г., равна 1138,88 руб. Остаточная стоимость основного средства на момент реализации - 39 861,12 руб. (41 000 - 1138,88).

Таким образом, убыток от реализации компьютера составляет 10 200,1 руб. (39 861,12 - 29 661,02). Часть суммы убытка, подлежащая отнесению на расходы в декабре и следующих месяцах, равна 291,43 руб. .

Налоговый учет недостачи основных средств

В целях налогообложения прибыли недостача основных средств отражается следующим образом. Если виновные лица не установлены, то ущерб, равный остаточной стоимости объекта, учитывается во внереализационных расходах на дату получения документа от следственных органов об отсутствии виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ и Письмо Минфина России от 27.08.2010 N 03-03-06/4/81).

Примечание. При выявлении недостачи основных средств порядок списания недостачи зависит от того, установлены виновные лица или нет.

При наличии виновных лиц убытки от недостачи основных средств также могут быть включены в состав внереализационных расходов. Но только одновременно с отражением во внереализационных доходах суммы компенсации, которую организация получит от виновного лица в счет возмещения ущерба (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 и пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). Моментом признания этих доходов при методе начисления является дата признания должником суммы ущерба или дата вступления в законную силу решения суда при взыскании ущерба в принудительном порядке (см. также врезку справа).

Примечание. Если похищенное основное средство вернули

Списанное в качестве недостачи основное средство может быть возвращено или найдено организацией самостоятельно спустя некоторое время после инвентаризации.

В подобной ситуации налогоплательщику следует пересчитать налогооблагаемую прибыль за прошлый период, исключив из учета расход в размере недостачи. Если организация, согласно разъяснениям финансового ведомства, восстановила НДС, то она должна представить уточненную налоговую декларацию за период, в котором налог был восстановлен (Письмо Минфина России от 01.11.2007 N 03-07-15/175). Кроме того, в связи с пересчетом сумм налогов у организации может возникнуть недоимка и, как следствие этого, пени.

Предположим, похищенное имущество было застраховано, и страховая компания возместила организации убытки от его потери, а затем было установлено виновное лицо. Тогда в соответствии со ст. 965 ГК РФ к страховой компании переходит в пределах выплаченной суммы право требования, которое организация-страхователь имеет к виновному лицу. Поэтому если по решению суда виновное в хищении лицо будет обязано возместить ущерб потерпевшему, то данная сумма в пределах выплаченного страхового возмещения должна быть перечислена страховой компании. Следовательно, у налогоплательщика повторно в доходы указанная сумма включаться не будет. В этом случае организация вправе учесть в составе расходов стоимость похищенного имущества (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), не покрытую суммой страхового возмещения.

Отметим, не удастся списать убыток в расходы, если:

• - виновное лицо установлено, но работодатель решил не взыскивать ущерб;
• - нет документов, подтверждающих отсутствие виновных лиц.

В ходе инвентаризации может возникнуть ситуация, когда недостающее имущество уже полностью самортизировано, но продолжает числиться в учете, так как оно еще способно приносить доход. В данном случае у организации отсутствуют как доходы, так и расходы в виде остаточной стоимости основного средства, а упущенную выгоду, то есть не полученную в будущем прибыль от этого объекта, с виновного работника взыскать нельзя. Основание - ст. 238 ТК РФ.

Примечание. Если недостающее имущество уже полностью самортизировано, но продолжает числиться в учете, так как пригодно к использованию и может приносить доход, то у организации отсутствуют и доходы, и расходы в виде остаточной стоимости имущества, а упущенную выгоду с виновного работника взыскать нельзя.

НДС по недостающим объектам основных средств

По мнению контролирующих органов, в случае утраты ОС следует руководствоваться пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ. А значит, сумму налога, ранее правомерно предъявленную к вычету, в периоде списания объекта следует восстановить пропорционально его остаточной стоимости. При этом восстановленный НДС учитывается в качестве прочих расходов согласно ст. 264 НК РФ (Письма Минфина России от 29.01.2009 N 03-07-11/22, от 15.05.2008 N 03-07-11/194 и от 14.08.2007 N 03-07-15/120).

Однако суды указывают, что п. 3 ст. 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев восстановления НДС и такое основание, как хищение имущества, в нем не указано. Также списание ОС по названным причинам не предполагает их дальнейшего использования для каких бы то ни было операций, в том числе для операций, перечисленных в п. 2 ст. 170 НК РФ. Поэтому при наступлении указанных событий налог восстанавливать не надо (Решение ВАС РФ от 23.10.2006 N 10652/06). Однако, если организация не восстановит налог, то свою позицию ей придется отстаивать в суде.

Так или иначе каждый хозяйствующий субъект столкнется с необходимостью проводить инвентаризацию. Цель данной проверки – установить, соответствуют ли данные учета действительности. Фактически – это проверка того, правильно или нет ведется учет объектов на предприятии. Разберемся, как проводить инвентаризацию и какие нужно соблюсти требования законодательства.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

• при смене материально ответственных лиц;
• перед составлением ;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• или ликвидации компании;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

• Федеральным законом № 129-ФЗ;
• Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее - Положение);
• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее - Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

• сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
• итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Правила проведения инвентаризации основных средств

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в . В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

• по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
• по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
• по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено . При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена , то ее можно отразить одним из следующих способов:

• во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц ());
• во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

Оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

Списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

Списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

Отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

Списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

Работником погашена сумма задолженности.

Пример

В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:

Излишек - ноутбук стоимостью 45 000 руб.;

Недостача - принтер стоимостью 45 000 руб.

Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример )

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Практическая бухгалтерия

Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.

В соответствии с пунктом 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств), проведение инвентаризации объектов основных средств обязательно:

При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года;

При смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порче ценностей;

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других.

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены ошибки в оценке того или иного имущества при принятии его к учету. Например, в первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, не учтены расходы по их установке.

Пример 1 .

В июле ЗАО «Трубник» приобрело токарный станок.

Силами подрядной организации ООО «Монтажник» был осуществлен его монтаж и пусконаладочные работы.

Стоимость работ составила 41 300 рублей (в том числе НДС 18% - 6 300 рублей).

В августе был подписан акт приема-передачи работ.

В этом же месяце работы были оплачены, а «входной» НДС принят к вычету.

В том же месяце станок был введен в эксплуатацию.

Для начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете ЗАО «Трубник» выбрало срок его полезного использования 85 месяцев. Амортизация начисляется линейным методом. Норма амортизации - 1,18% (1: 85 месяцев х 100%).

В декабре в ходе проведения инвентаризации выяснилось, что в результате ошибки стоимость пусконаладочных работ отнесена в состав общехозяйственных расходов - в бухгалтерском учете, и в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, - в налоговом.

Однако, по правилам, действующим как в налоговом, так и в бухгалтерском учете, стоимость таких работ нужно было включить в первоначальную стоимость основного средства.

По результатам инвентаризации необходимо внести следующие исправления:

1. Учесть в первоначальной стоимости станка стоимость пусконаладочных работ – 35 000 рублей (41 300 рублей – 6 300 рублей);

2. Доначислить амортизацию - 413 рублей (35 000 рублей х 1,18%) ежемесячно начиная с сентября;

3. Исправить данные налогового учета прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

4. Кроме того, необходимо исправить ошибку, связанную с вычетом «входного» НДС по пусконаладочным работам.

Напомним, что НДС по основным средствам, требующим монтажа, принимается к вычету в месяце, в котором начала начисляться амортизация Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)). В нашем примере это сентябрь, тогда как вычет был произведен в августе.

В бухгалтерском учете в декабре необходимо сделать следующие проводки:

В налоговом учете первоначальную стоимость станка, отраженную в регистре формирования стоимости основного средства, нужно увеличить на 35 000 рублей. А сумму, отраженную в регистре прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, - уменьшить на ту же величину.

Сумму амортизации, отраженную в регистре начисленной амортизации, необходимо увеличить на 1 239 рублей.

Кроме того, следует сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль и расчет по налогу на имущество за 9 месяцев, а также уточненные декларации по НДС за август и сентябрь.

Если в результате всех перерасчетов возникла недоимка по налогам, ее необходимо погасить вместе с соответствующей суммой пеней.

Окончание примера.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации - изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и так далее.

На объекты основных средств, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и тому подобное).

Пример 2.

В ходе плановой инвентаризации выяснилось, что на балансе ОАО «Соболь» числится автомашина, которая долгое время не эксплуатируется по причине полного физического износа и невозможности восстановления.

Стоимость автомашины, по которой она числится в учете по счету 01 «Основные средства» , - 50 000 рублей, сумма начисленной амортизации - 36 000 рублей.

Руководством ОАО «Соболь» принято решение о ликвидации данной автомашины. Стоимость запасных частей и металлолома, полученного от ликвидации, - 5000 рублей. Расходы по ликвидации – 1 000 рублей, в том числе заработная плата (с отчислениями на социальное страхование) работников, занимавшихся разборкой автомашины, - 650 рублей, общепроизводственные расходы - 350 рублей.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Окончание примера.

Для целей налогового учета расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств, включая суммы недоначисленной в соответствии с установленным сроком полезного использования амортизации, включаются в состав внереализационных расходов на основании НК РФ.

Доходы в виде стоимости полученных материалов или иного имущества при демонтаже или разборке при ликвидации выводимых из эксплуатации основных средств, признаются внереализационными доходами в соответствии с НК РФ.

Как уже было отмечено ранее, при отсутствии виновных лиц убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Согласно пункту 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должен быть приложен один из следующих документов:

Решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;

Документ об отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;

Заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Порядок отражения в бухгалтерском учете списания недостающих основных средств при отсутствии виновных лиц рассмотрим на примере.

Пример 3.

В ЗАО «Квадрат» угнан автомобиль стоимостью 250 000 рублей.

Сумма начисленной амортизации - 50 000 рублей. Автомобиль не найден.

На основании постановления следственных органов, в котором сообщается, что виновники угона не установлены и уголовное дело прекращено, автомобиль подлежит списанию за счет финансовых результатов.

В учете организации будут оформлены проводки:

Окончание примера.

По договору аренды арендодатель передает арендатору имущество во временное пользование. Арендатор в свою очередь обязан вернуть имущество арендодателю после окончания срока договора. Возвращенное имущество должно находиться в том состоянии, в котором его получил арендатор, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором аренды (статья 622 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ)).

Если арендованное имущество утрачено или повреждено, арендодатель несет убытки.

Умышленно;

В состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

В результате преступных действий, установленных приговором суда;

В результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

Не при исполнении трудовых обязанностей.

Согласно статье 248 ТК РФ, работник, виновный в причинении ущерба, может добровольно его возместить полностью или частично.

Взыскание ущерба, превышающего средний месячный заработок виновного, производится в судебном порядке на основании статьи 248 ТК РФ. При этом согласно статье 138 ТК РФ организация может удерживать с работника ежемесячно не более 20% заработной платы.

3. Если убытки нанесены неправомерными действиями третьих лиц, арендатор должен возместить арендодателю убытки.

В этой ситуации арендатор в праве - в порядке регрессного иска - потребовать от третьих лиц, виновных в утрате или повреждении арендованного имущества, компенсации убытков.

Признанные или присужденные решением суда суммы возмещений ущерба арендатор должен отразить в учете, следующей проводкой:

1) возместить стоимость имущества денежными средствами,

2) отремонтировать имущество за свой счет,

3) передать арендодателю аналогичное по назначению имущество.

Арендатор, компенсируя потери арендодателя аналогичным имуществом, может купить это имущество по стоимости, которая больше или меньше стоимости утраченного.

В этом случае дополнительные расходы (доходы) арендатора учитываются в составе внереализационных расходов (доходов) (пункт 12 ПБУ 10/99 и пункт 8 ПБУ 9/99).

Обращаем Ваше внимание на то, что среди специалистов существуют разногласия по вопросу отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета.

Многие специалисты считают, что покупка и передача имущества арендодателю в бухучете арендатора должна производиться через счета учета активов, то есть – счет .

Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» предназначен для обобщения информации о затратах организации на приобретение объектов, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, нематериальных активов и так далее. В данном случае, приобретаемое имущество не предназначено для использования в производстве продукции. Поэтому, на наш взгляд, счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» не подходит, так же, как и счет 10 «Материалы» .

Наиболее приемлемым для отражения данной ситуации является счет 41 «Товары» .

Он предназначен для обобщения информации по движению товара, и на этом счете можно учитывать имущество, приобретенное для возмещения ущерба.

Налоговые последствия у арендатора возникают только в том случае, если он возмещает убытки.

Для целей налогообложения прибыли арендатор, независимо от способа компенсации, может учесть сумму компенсации в составе внереализационных расходов на основании НК РФ.

При методе начисления такая компенсация учитывается либо на дату признания арендатором обязанности возместить убытки, либо на дату вступления в силу решения суда, в соответствии с НК РФ.

Этот доход при методе начисления арендатор указывает на дату признания ущерба должником или на дату вступления в силу решения суда на основании НК РФ.

Налоговые последствия по НДС для арендатора возникают, только если он в качестве возмещения ущерба передает другое имущество.

Такая передача рассматривается как безвозмездная, а, следовательно, как реализация имущества в соответствии с пунктом 1 статьи 39 и НК РФ.

При этом налоговая база определяется согласно НК РФ, как стоимость переданных товаров, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному НК РФ, с учетом акцизов. Иначе говоря, налоговая база в этом случае определяется исходя из рыночной цены.

Уплаченный арендатором при приобретении имущества, передаваемого арендодателю, НДС можно принять к вычету.

Пример 5.

Работник ООО «Мебель» повредил арендованный деревообрабатывающий станок, приобретенный арендодателем в 2003 году.

Остаточная стоимость станка составила 60 000 рублей.

НДС с остаточной стоимости - 12 000 рублей.

Станок не подлежит восстановлению.

Организация-арендатор по договоренности с арендодателем взамен поврежденного станка покупает новый, поскольку за убытки, которые работник причинил арендодателю, отвечает арендатор.

Кроме того, арендатор по условиям договора возмещает арендодателю упущенную выгоду в виде арендной платы до тех пор, пока новый станок не будет передан взамен старого.

Работник, хотя и не несет полной материальной ответственности, согласился добровольно возместить 30 000 рублей. Остальную часть долга возмещает арендатор.

ООО «Мебель» для целей налогообложения прибыли применяет метод начисления.

Допустим, стоимость нового станка составила 90 000 рублей (в том числе НДС 18% - 16 200 рублей), а упущенная арендодателем выгода - 5000 рублей.

Отражена разница между суммой выплаченной компенсации и суммой, начисленной в составе внереализационных расходов (90 000 рублей + 16 200 рублей + 5000 рублей - 72 000 рублей)

Ежемесячно в течение 12 месяцев, отражается удержанная с работника организации компенсация ущерба

В налоговом учете суммы, израсходованные арендатором на приобретение деревообрабатывающего станка, а также на компенсацию упущенной выгоды, являются внереализационным расходом. Он составит 111 200 рублей (106 200 рублей + 5000 рублей).

Убытки признаются в налоговом учете на дату признания арендатором своей вины. Внереализационный доход 30 000 рублей в виде возмещения убытков арендатора работником признается на дату, когда работник согласился возместить часть ущерба.

При кассовом методе внереализационный расход арендатор признал бы в момент передачи нового станка арендодателю.

А внереализационный доход он признавал бы ежемесячно в размере 2500 рублей (12 500 рублей х 20%) в течение 12 месяцев (30 000 рублей: 2500 рублей), поскольку у работника удерживается компенсация только в пределах 20% от заработной платы.

Окончание примера.

Более подробно с вопросами, касающимися инвентаризации и расчетов по претензиям, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» « Инвентаризация ».

Целью инвентаризации основных средств является выявление и сопоставление фактического наличия объектов основных средств с данными бухгалтерского учета.

Понятие инвентарного объекта основных средств дано в п. 6 ПБУ 6/01. Отдельным инвентарным объектом может быть признан как обособленный объект, так и комплекс конструктивно сочлененных предметов, предназначенный для выполнения определенной работы.

Организация арендует производственную площадку, где установила свой электрический счетчик и подвела к нему силовой кабель. Если использование кабеля и электрического щитка предполагается только в комплексе, они должны учитываться как единый инвентарный объект.

В соответствии с пунктом 3.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств до начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным. Проведение инвентаризации обязательно: при выдаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Если проводится инвентаризация зданий, сооружений и другой недвижимости, то комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

В случае выявления объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

По рыночным ценам определяется и излишек основных средств. При этом если рыночная цена определяется с помощью независимых оценщиков, то расходы по независимой оценке должны быть оплачены за счет чистой прибыли организации, поскольку они непосредственно не связаны с производственной деятельностью.

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:

Дебет 26 Кредит 60

Отражены расходы по оплате услуг независимого оценщика по оценке стоимости излишка основных средств, выявленных при проведении инвентаризации. Данные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль;

Дебет 60 Кредит 51

Оплачены услуги независимого оценщика.

Сумма недостачи основных средств рассчитывается на основании их остаточной стоимости. Для этого из первоначальной стоимости надо вычесть сумму начисленной амортизации.

В ходе инвентаризации основных средств в ЗАО "Комета" была выявлена недостача объекта основных средств - мобильного телефона. Его первоначальная стоимость - 12 000 руб., а сумма начисленной амортизации - 2000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету по этому объекту основных средств, составила 2400 руб.

За сохранность пропавшего телефона отвечал финансовый директор ЗАО "Комета" Ложкин А.А. В своих объяснениях по поводу недостачи он заявил, что мобильный телефон был утерян по его вине. Поэтому он добровольно согласился возместить рыночную стоимость телефона, которая составила 12 500 руб.

В бухгалтерском учете ЗАО "Комета" были сделаны следующие записи:

Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01 субсчет "Основные средства в организации"

12 000 руб. - списана первоначальная стоимость мобильного телефона;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

2000 руб. - списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 94 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

10 000 руб. - списана остаточная стоимость основных средств;

Дебет 94 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

2000 руб. (10 000 руб. x 20%) - восстановлена предъявленная к вычету сумма НДС, соответствующая остаточной стоимости телефона;

Дебет 73 Кредит 94

12 000 руб. - сумма недостачи основного средства по остаточной стоимости отнесена на виновное лицо;

Дебет 73 Кредит 98

500 руб. (12 500 руб. - 12 000 руб.) - отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью основного средства.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Объект, подвергшийся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось основное его назначение, вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, приводятся в описях по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.) (пункт 3.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

При проведении инвентаризации по основным средствам применяются следующие формы инвентаризационных описей:

инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1);

инвентаризационная опись многолетних насаждений (форма N ИНВ-22 АПК);

инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей (форма N ИНВ-21 АПК);

сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18). Применяется для отражения результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов, по которым выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета;

акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10). Применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования и других объектов основных средств.

Инвентаризационные описи, сличительные ведомости и акты инвентаризации составляются в двух экземплярах и подписываются ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту нахождения объектов и лицом, ответственным за сохранность объекта. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Инвентаризация завершается составлением протокола. В нем указываются сведения о выявленных недостачах или излишках, в том числе о причинах их возникновения с указанием виновных лиц и мер, которые следует к ним применить. Протокол утверждает руководитель организации.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении, и арендованные основные средства. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

ООО "Крокус" проводит инвентаризацию основных средств.

Всю информацию по основным средствам инвентаризационная комиссия записывает в опись (форма N ИНВ-1). Объекты вносятся в опись в соответствии с их прямым назначением. ООО "Крокус" имеет основное средство, которое было реконструировано, после чего изменилось его назначение, поэтому данный объект вносится в опись в соответствии с новым назначением.

У ООО "Крокус" есть группа однотипных объектов (станки, инструмент, хозяйственный инвентарь и т.д.), которая записана в карточку группового учета. В описи приводится наименование этой группы и указывается количество предметов в ней.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием их заводских номеров (по техпаспорту изготовителя), года выпуска, назначения, мощности и т.д.

При ревизии обнаружены основные средства, которые пришли в негодность и их нельзя восстановить, по ним составляется отдельная опись. В ней указываются время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые привели его в негодность (порча, полный износ и т.д.).

По основным средствам производственного и непроизводственного назначения также составляются отдельные описи. Кроме того, отдельно оформляется опись по не принадлежащим фирме основным средствам (арендованным или находящимся на ответственном хранении). В ней делаются ссылки на документы, по которым эти основные средства находятся у организации.

Инвентаризация основных средств - это одна из форм проверки, в результате которой выявляется количество и текущее финансовое состояние имущества. Рассказываем, как следует проводить инвентаризацию, и какими документами оформляются результаты.

Что такое инвентаризация основных средств

В первую очередь необходимо разобраться с вопросом, что же такое инвентаризация имущественных активов. Это процедура сверки бухгалтерских данных с имеющимися в наличии объектами имущества организации.

Проведение инвентаризации основных средств законодательно регулируется ФЗ № 402 от 06.12.2011, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, закрепленными в Приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 и положением по ведению бухучета, утвержденным Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998.

Когда проводить

Инвентаризация объектов основных средств санкционируется в учреждении с периодичностью раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний). Сверка библиотечного фонда производится один раз в 5 лет. Порядок и сроки проведения закрепляются в учетной политике каждой организации.

Лучше всего проводить сверку в конце отчетного периода, непосредственно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением ряда случаев, требующих немедленной проверки:

• чрезвычайная ситуация;
• продажа или аренда активов;
• реорганизация, ликвидация учреждения;
• обнаружение пропажи, хищения и порчи основных средств;
• назначение нового руководителя учреждения или материально ответственного лица.

Как провести инвентаризацию

Инвентаризируется как имущество, находящееся в собственности организации, так и оборудование, полученное на правах аренды (хранения), которое находится в распоряжении компании. Проверка в компании должна проводиться непосредственно по адресу фактического нахождения объектов ОС. При процедуре должны присутствовать матответственное лицо организации и руководитель в случае коллективной материальной ответственности.

В порядке проведения инвентаризации основных средств существуют три общепринятых этапа.

Этап 1 — оформление приказа (ИНВ-22) о проведении инвентаризации, определении ее сроков и проверяемых активах организации и формировании инвентаризационной комиссии. Членов назначает и утверждает руководство. Обычно в состав комиссии входят представители бухгалтерии, ответственные за основные средства работники и руководитель. При проведении проверки должны присутствовать все члены комиссии.

До начала процедуры все члены комиссии получают для изучения сводную документацию и отчеты о состоянии основных средств в учреждении, в которой необходимо отметить дату, указав «до инвентаризации на ____». Проверяют документы, правоустанавливающие собственность на имущество, актуальные данные бухгалтерского учета, технические регистры.

Этап 2 — проведение процедуры. Все сведения, полученные в ходе сверки, указываются в описи ИНВ-1. Комиссия должна отразить в акте наименование объектов, инвентарный номер основных средств и текущие физическое состояние и фактическую сумму ОС. Если проверяется оборудование или транспорт, то необходимо внести данные техпаспорта:

• заводской номер;
• год изготовления;
• уровень мощности.

Если основные средства на момент проведения проверки отсутствуют в учреждении по функциональной причине, то сверка производится до момента временного отсутствия объекта.

Скачайте образец заполнения инвентаризационной описи основных средств, чтобы упростить работу.

Этап 3 — выявление несоответствий в результатах сверки и данных бухгалтерского учета. По итогам проверки необходимо составить ведомость ИНВ-18, в которую и вносятся все изменения и расхождения, указанные членами комиссии в инвентаризационной описи. ИНВ-18 формируется в двух экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и материально ответственному лицу. Ответственные сотрудники должны передать членам комиссии на рассмотрение объяснительную, в которой будут изложены причины образовавшихся несоответствий.

Если какие-либо имущественные объекты находились во время инвентаризации в ремонте, то для них необходимо составить ведомость ИНВ-10 и внести в нее сведения о стоимости активов и ремонтных издержках. Для объектов, которые находятся в аренде (на хранении), также составляется обособленная ведомость, в которой указываются документы, подтверждающие правовой факт аренды (хранения) ответственной организации.

Отдельный реестр формируется и для тех объектов, которые не используются в деятельности учреждения из-за невозможности их восстановления. Необходимо указать в описи дату ввода таких ОС в эксплуатацию и технические особенности, по которым фактическое пользование оборудованием невозможно.

Как отразить инвентаризацию в бухгалтерском учете

Бухгалтерские записи формируются, исходя из установленных результатов инвентаризационной сверки. По факту проведения инвентаризационной проверки может быть выявлен либо излишек, либо недостача.

При отражении результатов и составлении итоговых проводок бухгалтер должен руководствоваться п. 28 Приказа Минфина России № 34н от 29.07.1998.

Под излишком в данном случае понимается ситуация, когда имущественные объекты на дату проведения сверки отражаются по текущей стоимости данного актива на рынке. Выявленная цена относится к финансовым результатам, а именно: прибыли, включенной в состав прочих доходов у коммерческих компаний, или же на доходы для некоммерческих организаций.

Недостача, выявленная по итогам, бывает двух видов:

1. Недостача в рамках естественной убыли. При ее обнаружении денежное значение записывается либо на затраты, либо на издержки обращения.
2. Недостача сверх естественной убыли. В ходе проведения сверки обнаруживают виновных сотрудников и списывают такую недостачу на конкретных лиц. Однако бывают ситуация, что лиц, из-за которых образовалась недостача, обнаружить не удалось, следовательно, нет возможности к взысканию долговых обязательств по судебному решению. Тогда сумма недостатка списывается на убыток (финрезультат) для коммерческих фирм. Некоммерческие организации списывают убыток на расходы.

По ст. 138 ТК РФ, удержание выявленных сумм недостатка с виновных сотрудников не может превышать 20 % от заработной платы за месяц.

Если же в ходе проверки комиссией были обнаружены неучтенные имущественные объекты, то их надлежит проводить по текущей рыночной стоимости на учетных счетах для ОС (п. 36 Методических рекомендаций — Приказ Минфина России № 91н от 13.10.2013).