Контроль дебиторской задолженности по покупателям. Проблемы внутреннего характера

Контроль дебиторской задолженности включает несколько этапов.

1. Контроль за отгрузкой продукции, выпиской счета и его отправкой покупателю, составление картотеки дебиторов.

На этом этапе необходимо контролировать дату отгрузки продукции, отслеживать время выписки счета с тем расчетом, чтобы время выписки счета было максимально приближено ко времени отгрузки продукции. Лучше всего синхронизировать выписку счета и отгрузку продукции. После этого надо следить за тем, чтобы счет был отправлен плательщику как можно быстрее. На этом этапе следует составить картотеку дебиторов с указанием по каждому размера и сроков погашения дебиторской задолженности.

2. Контроль за финансовым состоянием дебиторов.

Финансовое состояние дебиторов может измениться в худшую сторону. Важно не упустить этот момент и получить с должника хотя бы часть суммы долга. Для ускорения процесса оплаты можно использовать телефонные звонки, телексы и другие формы напоминаний об оплате, а также взаимную выверку сроков и размеров дебиторской задолженности.

При поступлении средств делаются соответствующие пометки в регистрах учета и сумма дебиторской задолженности уменьшается.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование компьютеров и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. При этом ведение отдельного учета состояния дебиторской задолженности по каждому дебитору повысит детальность информации, позволит прослеживать ее динамику. На основе такой информации целесообразно будет составлять кредитную историю покупателя для принятия решения о дальнейших с ним взаимоотношениях.

По Указу Президента РФ от 20 декабря 1994 г. № 2204 "Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполненных работ или оказание услуг", предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров. Суммы не истребованной кредитором задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками, подлежат списанию по истечении четырех месяцев со дня фактического получения предприятием-должником товаров как безнадежная дебиторская задолженность на убытки предприятия – кредитора.

Если должник признает долг и не отказывается уплатить его, то в соответствии с письмом Банка России от 11 августа 1995 г. № 31-1868-95 "О порядке бесспорного списания средств на основании признанных должником претензий" в предъявляемых в банк распоряжениях на взыскание в бесспорном порядке признанной должником суммы претензии должна быть сделана ссылка на пункт законодательного акта либо договора, которыми взыскателю предоставлено право решения спорных вопросов в претензионном порядке. К распоряжению прилагается ответ должника о признании претензии с указанием суммы за подписью руководителя предприятия.

В случае признания долга может происходить совместная выработка нового графика его погашения, т.е. реструктуризация долга. При этом за каждый день просрочки платежа начисляются пени в размере одной трехсотой действующей ставки рефинансирования Банка России, но не более 0,1% от суммы долга.

3. Обращение предприятия-кредитора в Арбитражный суд с иском о взыскании просроченной задолженности.

Если должник отказывается признать долг и не оплачивает его, предприятие-кредитор вправе подать иск в арбитражный суд о взыскании долга. Эта процедура регулируется Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации (АПК РФ). В соответствии со ст. 4 АПК РФ заинтересованное лицо вправе обратиться в арбитражный суд за защитой своих нарушенных прав и законных интересов в порядке, установленном этим кодексом. Отказ от права на обращение в суд недействителен.

В том случае, если установлен претензионный порядок урегулирования споров, в соответствии с ч. 3 ст. 4 АПК РФ спор может быть передан на рассмотрение арбитражного суда лишь после соблюдения такого порядка. Основанием для взыскания средств является исполнительный лист арбитражного суда, что регулируется ст. 198 АПК РФ.

Принудительное исполнение судебного акта производится на основании исполнительного листа, выдаваемого арбитражным судом, принявшим этот акт. Исполнительный лист выдается взыскателю после вступления судебного акта в законную силу. Исполнительный лист на взыскание денежных средств в доход бюджета направляется налоговому органу по месту нахождения должника.

Исполнительный лист на взыскание денежных средств направляется взыскателем банку или иному кредитному учреждению, а в отдельных случаях – судебному исполнителю. Для списания средств со счета должника предприятие – кредитор направляет исполнительный лист в банк предприятия – должника.

4. Возбуждение дела о банкротстве.

В случае неспособности должника оплатить счет поставщика, тот может обратиться в арбитражный суд с иском о несостоятельности (банкротстве). Данная процедура регулируется Федеральным законом от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (далее – Закон о банкротстве). В соответствии с ГК РФ этот федеральный закон устанавливает основания признания должника несостоятельным (банкротом) или объявления должником о своей несостоятельности (банкротстве), регулирует порядок и условия осуществления мер по предупреждению несостоятельности (банкротства), проведения внешнего управления и конкурсного производства и иные отношения, возникающие при неспособности должника удовлетворить в полном объеме требования кредиторов.

Закон о банкротстве распространяется на все юридические лица за исключением казенных предприятий, политических партий и религиозных организаций.

Признаки банкротства: юридическое лицо считается неспособным удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей, если соответствующие обязательства и (или) обязанности не исполнены им в течение трех месяцев с момента наступления даты их исполнения.

Дело о банкротстве может быть возбуждено арбитражным судом, если требования к должнику – юридическому лицу в совокупности составляют не менее 100 000 руб., а к должнику-гражданину – не менее 10 000 руб.

Правом на обращение в арбитражный суд с заявлением о признании должника банкротом в связи с неисполнением денежных обязательств обладают должник, конкурсный кредитор и уполномоченные органы.

С момента принятия арбитражным судом к производству заявления о признании должника банкротом кредиторы не вправе обращаться к должнику в целях удовлетворения своих требований в индивидуальном порядке.

Требования кредиторов удовлетворяются в порядке установленной законом очередности. Вне очереди погашаются судебные расходы должника и все расходы, связанные с проведением конкурсного производства.

В первую очередь удовлетворяются требования граждан, перед которыми должник несет ответственность за причинение вреда жизни и здоровью путем капитализации соответствующих повременных платежей.

Во вторую очередь производятся расчеты по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, и по выплате вознаграждений по авторским договорам.

В третью очередь удовлетворяются требования кредиторов но обязательствам, обеспеченным залогом имущества должника.

5. Возмещение убытков из фонда компенсации безнадежных долгов.

В случае признания должника банкротом дебиторская задолженность списывается как безнадежная и возмещается из фонда компенсации безнадежной дебиторской задолженности.

Согласно п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, предприятия могут создавать резервы сомнительных долгов. Сомнительной считается дебиторская задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором и не обеспечена соответствующими гарантиями.

До 1 января 1999 г. резерв мог создаваться только в конце отчетного года по итогам проведения годовой инвентаризации дебиторской задолженности, теперь же его разрешено создавать в течение всего года. Для предприятий это выгодно, так как суммы резерва учитываются в составе внереализационных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, а следовательно, снижают сумму налога на прибыль. Если предприятие платит налог на прибыль раз в квартал, то инвентаризацию дебиторской задолженности следует проводить по окончании квартала, если раз в месяц – ежемесячно. Инвентаризация расчетов с дебиторами оформляется актом по форме № ИНВ-17, утв. постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

По результатам инвентаризации руководитель организации принимает решение о создании резерва сомнительных долгов. Сумма резерва относится на финансовые результаты деятельности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и вероятности погашения долга полностью или частично. Обязательным условием создания резерва является истечение сроков погашения задолженности. Резерв сомнительных долгов создастся на всю сумму задолженности с учетом НДС. Резервы сомнительных долгов могут создаваться только по расчетам за продукцию, товары, работы или услуги.

Контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью является неотъемлемой частью в формировании финансовых потоков на предприятии. На практике встречается множество методов по осуществлению контроля задолженности. Данные методы позволяют вовремя отследить дебиторскую и кредиторскую задолженность организации. А также выявить причины неуплаты.

Дебиторская задолженность – это актив предприятия, поэтому контроль за дебиторской задолженностью необходим для предприятия. Иначе организация сможет столкнуться с рядом проблем, а именно с ростом задолженности. Что в свою очередь может привести к неуплате по текущим обязательствам. А в дальнейшем и к банкротству.

— Как происходит отслеживание задолженности?

Отслеживание дебиторской задолженности осуществляется с помощью контроля сроков оплаты по договорам с покупателями и заказчиками. Стоит отметить, что бывает отсрочка платежа. Таким образом, нужно учитывать текущую дату оплаты. Если покупатель не смог оплатить за продукцию (работу, услугу), то возникает просроченная дебиторская задолженность.

Отслеживание кредиторской задолженности осуществляется с помощью контроля сроков оплаты по договорам с поставщиками и подрядчиками. Если предприятие не смогло оплатить вовремя долг, то может запросить отсрочку платежа у поставщика. Просроченная кредиторская задолженность возникает в том случае, если поставщик произвел реализацию компании, а оплата так и не поступила.

Для подтверждения задолженности необходимо проводить сверки с контрагентами (хотя бы раз в квартал). Данная сверка обеспечит предприятию возможность правильного отслеживания задолженности. Так как данные между контрагентами и компанией могут расходиться. В таком случае, в бухгалтерском учете происходит отражение хозяйственных операций и делается повторная сверка.

ВАЖНО. Если срок исковой давности прошел (3 года), то организация вправе списать дебиторскую или кредиторскую задолженность на прибыль (убыток). Также можно списать долг раньше срока, если предприятие ликвидировалось или обанкротилось. В данном случае при образовании просроченной задолженности нужно проверить действующее предприятие или нет.

— Что такое контроль за дебиторской задолженностью?

Анализируя деятельность компании, необходимо в первую очередь провести анализ дебиторской задолженности. Так как дебиторская задолженность является главным аспектом в формировании финансового потока предприятия. В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность представляет оборотный актив предприятия. Если не контролировать дебиторскую задолженность, то могут возникнуть финансовые трудности.

На практике многие компании не контролируют дебиторскую задолженность и задаются вопросом: что такое контроль дебиторской задолженности. Этот вопрос несомненно важен в жизнедеятельности компании. Контроль дебиторской задолженности – это управление задолженностью перед предприятием у покупателя. Отвечая на вопрос другими словами, это долг покупателя, который образовался в течении отчетного периода.

Контроль могут осуществлять специальные отделы, которые проводят анализ дебиторской задолженности на отчетную дату. Специалист должен провести следующие процедуры по контролю дебиторской задолженности:

2) согласно, акту сверки потребовать оплату от покупателя;

3) если оплата не поступила – отправление официального письма руководителю компании об оплате долга;

4) если оплата не поступила – обращение в суд.

Для упрощения работы, можно создать таблицу по взысканию долгов.

Таблица 1

Контрагент Сумма долга 1 обращение 2 обращение 3 обращение

Данная таблица позволит специалисту проанализировать действия компании и вовремя взыскать долги. Также можно добавить сроки взыскания. Например, перед запросом актов сверок и отправки письма должно пройти 15 дней и т.д. Раз в год компания должна проводить инвентаризацию по долгам, это позволит отследить сомнительную задолженность. На время взыскания долга бухгалтер должен отнести его на забалансовый счет. Следовательно у специалиста будет возможность взыскать долг за определенный период и избежать отражения убытка предприятия. Таким образом, следует тщательно отслеживать и контролировать оплату от покупателей и заказчиков, а также от прочих дебиторов.

— Что такое контроль за кредиторской задолженностью?

Контроль кредиторской задолженности представляет собой урегулирование задолженности между предприятием и поставщиком. Контроль за задолженностью осуществляется следующим образом:

1) подтверждение задолженности у поставщика – составление акт сверок на отчетную дату и исправление ошибок в бухгалтерском учете, если это требуется;

2) при обнаружении задолженности необходимо учесть сроки оплаты по договору. Если срок по договору с поставщиком истек, то у предприятия возникает возможность попросить отсрочку платежа у контрагента.

Кредиторская задолженность подразделяется на:

— перед поставщиками и подрядчиками;

— перед персоналом по оплате труда;

— перед бюджетными и внебюджетными органами;

— перед прочими кредиторами;

— перед учредителями.

ВАЖНО. В первую очередь необходимо контролировать долг перед бюджетными и внебюджетными фондами, чтобы избежать штрафных санкций, а также пени. Далее следует оплата по заработной плате сотрудникам. За задержку оплаты труда работникам выплачивается компенсация. А за последующие задержки по оплате труда предприятию грозит штраф от 100 000 рублей.

Контроль за кредиторской задолженностью представляет собой также контроль над расходами предприятия. Оптимальное использование средств позволит повысить эффективность работы организации с целью соответствия кредитной политики. Управление своими расходами — залог успешного развития предприятия. Оплата поставщику должна осуществляться в максимальные сроки, как предусмотрено в договоре.

Следует отметить, что осуществление контроля дебиторов и кредиторов играет важную роль в хозяйственной деятельности организации. Анализ позволит взыскать денежные средства и вовремя погасить текущие обязательства. А также избежать финансового убытка.

К управлению дебиторской задолженностью необходим грамотный подход. Часть руководителей четко выстраивают все бизнес-процессы, связанные с предоставлением контрагентам отсрочки платежа, другие предпочитают пустить все на «самотек». Если организация, как свидетельствует практика, не уделяется должного внимания работе с дебиторской задолженностью, она очень часто приходит к печальному финалу.

Дебиторская задолженность (Accounts receivable) является составной частью оборотного капитала и характеризует отвлечение средств из оборота предприятия и использование их дебиторами. С юридической точки зрения, под дебиторской задолженностью понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав (ст. 128 ГК РФ). Имущественные требования организации к контрагентам, которые своевременно не оплатили товары, выполненные работы, оказанные услуги и т.п., являются типичными и самыми распространенными примерами дебиторской задолженности. В значительно меньших объемах дебиторская задолженность возникает в рамках недоговорных обязательств: из причинения вреда или неосновательного обогащения. В сфере вертикальных правоотношений дебиторская задолженность возникает, когда по каким-либо основаниям государственные органы обязаны произвести организации компенсационные выплаты. Таким образом, дебиторская задолженность — это входящие в состав имущества организации ее имущественные требования к другим лицам.

Доводы в пользу необходимости контроля

Вопрос управления дебиторской задолженностью требует тщательной проработки, поскольку, прежде всего, это вопрос финансовой устойчивости и, следовательно, безопасности бизнеса.

Позволяя вопросам дебиторской задолженности решаться «самим собой», собственники и руководители компаний тем самым ограждают себя от траты времени и сил, необходимых для наведения порядка в данной сфере (разработки документов, анализа «дебиторки», контроля действий сотрудников и т.п.). И вроде бы все хорошо. Вот только, готовы ли собственники потерять бизнес, в который они вложили столько сил и времени? Готовы ли топ-менеджеры потерять работу и лишиться репутации по причине краха бизнеса, не выдержавшего проблем с дебиторской задолженностью...?

Ответ, казалось бы, очевиден. Тем не менее, в подавляющем большинстве организаций контролем дебиторской задолженности пренебрегают, что приводит к таким негативным последствиям, как:

1. Потеря денежных средств. Она обусловлена проблемой компаний-однодневок, получивших без каких-либо разумных оснований отсрочку платежа и не вернувших долг. С такой компании взять нечего, и поэтому даже наличие решения суда не гарантирует бизнесу кредитора возврат своих денежных средств.
2. Потеря финансовой устойчивости компании. Если дебиторская задолженность не погашается, компании нечем будет оплачивать имеющиеся у нее обязательные платежи (налоги, заработная плата персонала и т.п.).
3. 3. Низкая эффективность использования ресурсов компании. Возвратом долгов, как правило, занимаются в компании многие сотрудники: менеджеры, юристы, директор. На это тратится время, которое можно было бы использовать более эффективно, например, на развитие и новые проекты. Кроме того, стоит помнить и про судебные издержки при взыскании долгов, которые могут также составлять значительные суммы.
4. Потеря или ухудшение деловой репутации. В бизнесе важно всё, однако репутация и отношения с клиентами имеют особое значение. Если компания отгрузила продукцию одному клиенту, значит, продукция не досталась другому. Либо другая компания получила продукцию гораздо позже. В итоге ухудшение отношений с покупателями. Но, скорее всего, помимо репутационных проблем возникнут и финансовые. Клиент, заинтересованный в совершении сделки не будет ждать, а закажет аналогичную продукцию у конкурентов. Конечно, речь не идет о продукции, которой затоварен склад, и которую компания вынуждена продавать на любых условиях.
5. Потеря конкурентных преимуществ. Любая дебиторская задолженность — это замороженные денежные средства. Причем они либо заемные, либо собственные. Собственные деньги можно вложить в бизнес и получать с этого доходы. За заемные деньги нужно платить проценты. В любом случае возникают дополнительные расходы, которые в микроэкономике называются альтернативными.

Тщательный анализ может выявить наличие и других проблем. При этом необходимо каждую организацию рассматривать комплексно. Очевидно одно — дебиторская задолженность всегда дополнительная нагрузка на бизнес, и, как показывает практика, не каждый бизнес способен вынести такую нагрузку.

Одно из ключевых правил менеджмента гласит: «хочешь управлять, начни измерять». Именно поэтому при управлении «дебиторкой» так важно проводить периодический анализ ее показателей.

Методы и мероприятия контроля

Эффективный контроль дебиторской задолженности предполагает отдельный учет двух основных ее видов: непросроченной и просроченной. Непросроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса не наступили. Они, в принципе, могут быть получены при надлежащем исполнении должником своих обязанностей. Следовательно, эта задолженность реальна к взысканию.

Просроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса наступили и нарушены дебиторами.

Выявлению дебиторской задолженности способствует инвентаризация расчетов с контрагентами, которая в обязательном порядке проводится перед составлением годового отчета. Однако для получения достоверной информации о состоянии расчетов этого недостаточно, поскольку проблемы с контрагентами могут возникать и в течение отчетного года. Поэтому основным способом контроля состояния дебиторской задолженности должна быть регулярная (лучше — ежемесячная) сверка расчетов с контрагентами. Если позволяют трудовые ресурсы, то желательно такой контроль осуществлять не менее двух раз в месяц. Это связано, прежде всего, с человеческим фактором. Мотивация менеджеров по продажам часто «завязана» на собираемости денежных средств, что, несомненно, правильно. Но менеджеры используют для этого много разных способов, и не все они в интересах компании. Поэтому нужен комплексный подход, который наравне с используемыми способами и методами мотивации персонала включает также организационные мероприятия, связанные с финансовым контролем.

В понимании подавляющего большинства руководителей финансово-экономическая служба только мешает и тормозит развитие бизнеса. Но с объективной точки зрения, она — якорь, который необходим каждому кораблю. В данном случае контрольные мероприятия, проводимые этой службой по работе с дебиторской задолженностью, позволяют вернуть в компанию немалое количество денежных средств. Даже сам факт введения контрольных мероприятий дисциплинирует менеджеров по продажам.

Мероприятия по управлению дебиторской задолженностью можно условно разделить на мероприятия организационного характера и мероприятия, направленные на оценку различных показателей дебиторской задолженности.

Для реализации организационных мероприятий, как минимум, требуется:

• назначить ответственного за контроль дебиторской задолженности в компании, это может быть ревизор или внутренний аудитор;
• установить контрольные точки, в какие именно даты будет контролироваться дебиторская задолженность;
• ввести четкий регламент по отгрузке товаров (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа и оформлению документов. Исполнение регламента после его введения в действие нужно в обязательном порядке контролировать;
• учесть величину дебиторской задолженности (показатели дебиторской задолженности) в системе мотивации сотрудников компании, занимающихся продажами;
• установить кредитные лимиты для всех контрагентов по длительности и сумме предоставляемой отсрочки платежа. Сформировать кредитный комитет, ввести и соблюдать его регламент работы. На основании решений кредитного комитета контрагентам будет предоставляться отсрочка платежа;
• назначить ответственным лицом за состояние дебиторской задолженности коммерческого директора, а контролировать её должен ревизор либо внутренний аудитор, причем важно, чтобы ревизор подчинялся напрямую руководителю (генеральному директору).

Для оценки различных показателей дебиторской задолженности необходимо:

• организовать подготовку бюджета дебиторской задолженности в разрезе контрагентов — покупателей и направлений их деятельности. Такая классификация позволяет лучше понять клиентов, использовать дифференцированные методики оценки их различного статуса и условий кредитования. Составление такого бюджета поможет прогнозировать уровень дебиторской задолженности на будущий период и вовремя его скорректировать;
• для планирования дебиторской задолженности на конец каждого месяца рекомендуется рассчитывать коэффициент инкассации, который показывает долю оплаты ранее отгруженной продукции в текущем периоде. Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% — в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего — 20%.

С помощью коэффициента инкассации составляется план погашения дебиторской задолженности , на основе которого можно спрогнозировать ее остаток на конец каждого месяца, а также сроки поступления денежных средств;

• отслеживать динамику изменения такого показателя деловой активности компании как коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. По этому коэффициенту можно судить о том, сколько раз в среднем в течение отчетного периода дебиторская задолженность превращается в денежные средства, т.е. погашается. Этот коэффициент сравнивают со среднеотраслевыми коэффициентами, со значениями коэффициента компании за предыдущие периоды.
  Кроме того, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности полезно сравнивать с коэффициентом оборачиваемости кредиторской задолженности. Такой подход позволяет сопоставить условия коммерческого кредитования, которыми компания пользуется у других фирм, с теми условиями кредитования, которые предприятие предоставляет другим компаниям.
• использовать для анализа оборачиваемости дебиторской задолженности также показатель длительности ее оборота, который часто называют «сроком кредитования». Он дает расчетное количество дней для погашения кредита, взятого дебиторами.

Для оценки степени деловой активности компании можно сравнивать сроки погашения дебиторской задолженности с фактическими сроками, на которые предоставляется кредит покупателям.

Таким образом, можно определить эффективность механизмов кредитного контроля, а также получить представление о надежности дебиторов.

Пример.

Проведенное Министерством Торговли США исследование показало, что доля безнадежных долгов находится в прямой зависимости от продолжительности периода, в течение которого дебитор обязуется погасить свою задолженность. При этом зависимость такова: в общей сумме дебиторской задолженности по срокам погашения до 30 дней около 4% относится к разряду безнадежной; 31—60 дней — 10%; 61-90 дней — 17%; 91-120 дней — 26%; при дальнейшем увеличении срока погашения на очередные 30 дней доля безнадежных долгов повышается на 3 — 4%.

Кроме этого, для оценки различных показателей дебиторской задолженности рекомендуется устанавливать критический срок оплаты, который представляет собой дату, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по коммерческому кредиту. В общем виде критический срок оплаты определяется, как дата возникновения дебиторской задолженности плюс установленное количество дней отсрочки. При этом момент возникновения дебиторской задолженности каждая компания определяет самостоятельно.

Учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед дебитором, весьма полезно, так как иногда можно произвести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность.

Среди мероприятий, направленных на оценку различных показателей дебиторской задолженности, рекомендуется проводить оценку её реального состояния.

Взвешенное «старение» счетов дебиторов — довольно распространенный в мировой учетно-аналитической практике прием. В этой фазе анализа подробно рассматривается состав просроченной задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, то есть оценивается качество дебиторской задолженности. Исходной информацией для анализа служат данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов, при этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения.

Для получения информации о просроченности задолженности следует провести анализ договоров с контрагентами.

Когда такая информация получена, составляется реестр «старения» счетов дебиторов , где все дебиторы ранжируются на 12 групп по убыванию величины задолженности. Такая группировка позволяет прогнозировать появление безнадежных долгов.

Ну и, наконец, рекомендуется создавать резерв на списание безнадежных долгов. Предоставляя товар в кредит, компания рано или поздно столкнется с ситуацией, когда покупатели не оплатят поставленные товары или услуги. К сожалению, по российскому законодательству списанные безнадежные долги непосредственно не уменьшают налогооблагаемую базу. Бухгалтер должен исходить из того, что резерв на списание безнадежных долгов должен быть достаточно большим, чтобы покрыть всю дебиторскую задолженность, которая просрочена, например, более чем на 180 дней, и определенную небольшую часть просрочки в других временных интервалах.

Предложенная система комплексного подхода с указанием современных методов контроля дебиторской задолженности может помочь выработать логику принятия решений в области её эффективного управления.

Сопутствующие риски

Образование сомнительной к взысканию дебиторской задолженности из-за «неблагонадежных» контрагентов сопряжено с рядом рисков.

Среди «неблагонадёжных» могут быть организации, которые фактически находятся и ведут деятельность в регионе действия компании, но при этом имеют регистрационные данные (ОРГН, ИНН) другого региона. Очень часто подобные контрагенты оказываются фирмами-однодневками.

Имеется также высокий риск при работе с компаниями, которые только что организованы. В данном случае не понятно, насколько успешно они будут развиваться. Или с компаниями, которые не имеют на балансе никакого имущества. В случае образования задолженности взять с дебитора, несмотря на решение суда и исполнительный лист, будет нечего.

Риск возникает, если компания имеет в качестве директора некое номинальное лицо, встретиться и пообщаться с которым не представляется возможным. Если руководителем представляется один человек, а в договоре указан другой, то это повод задуматься и получить больше информации о контрагенте перед тем, как заключать с ним сделку.

Если компании находятся в разных регионах, важно понять, насколько их сотрудничество удобно с точки зрения логистики. В случае отсутствия выгоды от логистики встает вопрос, почему компания не работает с поставщиками своего региона. Речь, конечно же, не идет о компаниях, имеющих филиалы в различных регионах и ведущих через них свою деятельность.

Чтобы определить «серость» контрагента, надо проверить факт занесения сведений о компании в ЕГРЮЛ, запросить копии учредительных документов, а также ксерокопии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Бывает также, что проблемы с «дебиторкой» возникают в компании из-за отступлений работников от установленных в компании правил предоставления отсрочки платежа контрагентам, а порой из-за откровенных мошеннических действий сотрудников.

Примеры.

1. Профессиональный менеджер по продажам может «играть» с цифрами не хуже высококлассного финансового сотрудника, но в своих личных интересах.
2. Обычно для получения премии нужно до первого числа собрать денежные средства за месяц. При этом срок оплаты первые числа месяца. Чтобы сотруднику отдела продаж не «портить отношения» с клиентом, проще попросить покупателя заплатить до конца месяца. В итоге он получит свою премию, а компания — покупатель лишний месяц попользуется чужими деньгами. И премию менеджер может получить в таком случае не только от своего руководства. Откаты, увы, устоявшиеся практика во многих российских компаниях. Таким образом, в описанной ситуации, менеджер компании — поставщика и клиент будут довольны друг другом, а компания — поставщик будет терять свои деньги.
3. Реализация товара или оказание услуги не всегда проводятся в бухгалтерской базе данных. За проведение документов обычно отвечают операторы, которые часто не понимают важности своей работы, и поэтому сотрудники отдела продаж могут, как показывает практика, с ними легко договориться. При этом «продажника» не наказывают за просрочку, а поставщик формально выполняет условия контракта. Вот только у компании в таком случае нет документальных оснований для взыскания задолженности.
4. Часто у сотрудника отдела продаж бывают «карманные» фирмы, через которые он проводит реализацию конечным потребителям. Проблема в том, что поставщик продает «карманной» фирме с отсрочкой и по минимальной цене, а она, в свою очередь, продает полученное уже по другой цене и, как правило, с предоплатой. Потери компании-поставщика, в которой трудится такой менеджер по продажам, не нуждаются в дополнительном описании. И таких примеров, к сожалению, множество.

Проводя регулярный контроль дебиторской задолженности, факты, перечисленные выше и им подобные, можно выявить. Разумеется, для этого требуется грамотный аналитик, услуги которого стоят определенных денег. Многие компании решают сэкономить и обойтись без него. В результате, сэкономив на аналитике, компании регулярно теряют значительные суммы от злоупотреблений сотрудников, аферы которых остаются незаметными для компании.

Таким образом, наличие у компании дебиторская задолженность не грозит ей гарантированными финансовыми потерями и окончательно упущенной выгодой. Напротив, грамотно построенная система управления дебиторской задолженностью позволит менеджерам выбирать «правильных» дебиторов, а предприятию — увеличить портфель заказов и величину операционной прибыли.

Факторы, определяющие допустимый уровень дебиторской задолженности

Образование дебиторской задолженности является объективным фактом процесса функционирования предприятия: отгружая произведенную продукцию или оказывая некоторые услуги, предприятие, как правило, не получает деньги в оплату немедленно, т. е. оно, по сути, кредитует покупателей. При этом, с одной стороны, возникающая дебиторская задолженность отвлекает средства из сферы производства, что приводит к снижению эффективности использования оборотных средств в целом, отражается на показателях выполнения плана поставок по договорам, планов по прибыли и рентабельности. Но с другой стороны, увеличивая продажи в кредит (и соответственно размер дебиторской задолженности), предприятие может привлечь новых покупателей, увеличить объем продаж и получаемую прибыль. На величину дебиторской задолженности предприятия влияют внешние факторы: ♦ состояние экономики в стране (спад производства увеличивает размеры дебиторской задолженности); ♦ состояние расчетов в стране (кризис неплатежей приводит к росту дебиторской задолженности); ♦ уровень инфляции (при высокой инфляции не торопятся расстаться с долгами – чем позже срок уплаты долга, тем меньше его сумма); ♦ эффективность денежно-кредитной политики ЦБ РФ (ограничение эмиссии вызывает «денежный голод» и затрудняет расчеты); ♦ вид продукции (если это сезонная продукция, то дебиторская задолженность возрастает); ♦ емкость рынка и степень его насыщенности (если рынок мал и насыщен данным видом продукции, то возникают трудности с реализацией продукции). Внутренние факторы, определяющие уровень дебиторской задолженности: ♦ общий объем продаж и доля в нем реализации на условиях последующей оплаты (с ростом объема продаж растут и остатки дебиторской задолженности); ♦ условия расчетов с покупателями и заказчиками (увеличение сроков, снижение требований по оценке надежности дебиторов ведут к росту дебиторской задолженности); ♦ политика взыскания дебиторской задолженности (чем активнее предприятие во взыскании дебиторской задолженности, тем меньше ее остатки и тем выше «качество» дебиторской задолженности); ♦ платежная дисциплина покупателей и общее экономическое состояние тех отраслей, к которым они относятся.

Мониторинг состояния дебиторской задолженности рекомендуется начинать с запроса учетной информации и проверки ее достоверности.

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация : данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на текущий момент; время просрочки платежа по каждому из счетов должников; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности; кредитная история контрагента (сумма долга, период просрочки и пр.). Мониторинг расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах ООО «РЭМЗ». Устанавливаются причины образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения, реальность получения; выясняется, не пропущены ли сроки исковой давности, и какие меры принимались для взыскания задолженности. При мониторинге состояния расчетов ООО «РЭМЗ» необходимо изучить качество и ликвидность дебиторской задолженности. Графики инкассации средств в расчетах ООО «РЭМЗ» можно сопоставить за ряд смежных лет и по результатам сопоставления выявить общие тенденции в оборачиваемости долговых обязательств и отклонения от них в отдельные периоды.

В ходе выполнения мониторинга ООО «РЭМЗ» целесообразно сформировать развертку дебиторской задолженности по периодам просрочек, что позволит аналитику пред­ставить четкую картину состояния расчетов завода с разными дебиторами, а также выявить просроченную задолженность. Для определения оптимального размера дебиторской задолженности можно использовать ряд методов. Например, метод ранжирования дебиторов в зависимости от суммы задолженности. Кроме того, можно рекомендовать ранжирование контрагентов по значению кредитных рейтингов (таблица 1).

Таблица 1 – Ранжирование кредиторов по кредитным рейтингам

Мечта любого предпринимателя получать авансовые платежи за свою продукцию, и не иметь дебиторской задолженности покупателей вовсе. Но рынок, есть рынок, борясь за покупателя, предприятия отгружают в отсрочку, и соревнуются с конкурентами в том, кто больше подвинет срок оплаты.

Дебиторская задолженность – это форма бесплатного кредитования покупателей. Беспроцентный коммерческий кредит. Слишком большая дебиторка может погубить бизнес, потому что вам элементарно не будет хватать денег на обеспечение производственного процесса.

Считается, что если дебиторская задолженность занимает более 30% структуры активов баланса, бизнес начинает испытывать сложности с платежеспособностью.

Чтобы задолженность покупателей не росла неуправляемо, ее нужно контролировать.

Управление Дебиторской Задолженностью включает в себя два этапа:

1. Контроль образовавшейся задолженности
2. Контроль будущей задолженности – формирование кредитной политики.

Контроль образовавшейся Дебиторской Задолженности

Первый инструмент контроля

Отчет по оперативному мониторингу задолженности. Этот отчет может быть ежедневным, еженедельным, или ежемесячным в зависимости от размеров Дебиторской задолженности.

Это операционный отчет – часть Управленческого Учета. Главное требование к управленческой отчетности – быстрота понимания информации и возможность быстрого принятия решений.

Управленческий отчет по дебиторской задолженности должен быть быстро и легко читаем, с хорошим «usability». Для этого важно, чтобы вся задолженность была сгруппирована в определенные разделы.

Сравните два отчета:

Кластеризация Дебиторской Задолженности

Текущая – задолженность в рамках условий договора или обычных условий хозяйствования (например, для вас может считаться текущей задолженность, которая сформирована в течение 10 дней с момента наступления обязанности оплаты).

Просроченная – задолженность клиента, которую вы допускаете и проводите «предпретензионные действия». Например, это может задолженность со сроком образования от 10-30 дней.

Проблемная – задолженность, которая не погашена в срок, который вы для себя определяете как максимальный. Период претензионной работы (например, от 30-60 дней с момента наступления срока платежа).

Судебная – задолженность, отношения по которой переданы в суд.

Сомнительная – задолженность, по которой вероятность возврата составляет менее 50%, например задолженность контрагента- банкрота.

Второй инструмент контроля

Регламент действий по работе с дебиторской задолженностью. По каждой стадии дебиторской задолженности должен быть свой порядок работы с контрагентами. Например:

Текущая задолженность – работа на уровне ответственного менеджера. Отправка уведомительных писем и счетов с напоминанием об оплате – за 10 дней, за 5 дней, за 1 день до дня оплаты.

Просроченная задолженность – руководитель подразделения, юрист, менеджер. Формирование писем с предложением заплатить, и указанием суммы штрафных санкций. Претензионная работа.

Судебная задолженность – коммерческий директор, руководитель продаж, юрист – судебные процедуры.

Сомнительная задолженность – директор, коммерческий директор коллекторы. Задолженность, по которой есть сомнения в получении.

И конечно, все регламенты должны подкрепляться мотивацией сотрудников. Наличие просроченной задолженности должно негативно сказываться на заработной плате менеджеров, а получение досрочной оплаты – поощряться.

Набор инструментов для управления дебиторской задолженностью

Подведем итог. В список основных инструментов по работе с дебиторской задолженностью входят:

• еженедельный отчет;
• регламент действий;
• мотивация.