Кассовая книга: бланк. Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

Происходящие изменения в сфере применения контрольно-кассовой техники затрагивают не только организацию работы с ККТ в сфере розничной торговли, но и, без сомнения, приведут к утверждению новых форм первичной кассовой документации. Грамотное ведение учета – защита от штрафов и претензий со стороны контрольных органов, в связи с этим предпринимателей волнует вопрос: Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы? Каким образом вести такой документ? И какие требования к составлению и хранению формы предъявляет Законодательство РФ?

Кассовая книга при онлайн-кассе

Кассовая книга – это важный документ бухучета предприятия/ИП, предназначенный для отражения и контроля операций по наличным расчетам в компании. Бланк отчета по форме КО-4 утвержден Постановлением № 88 от 18.08.98 г. В соответствии с действующими требованиями Порядка ведения кассовых операций, регулируемых Банком России в Указаниях № 3210-У от 11.03.14 г., все юридические лица/ИП обязаны фиксировать поступающую наличность в кассовой книге. В виде исключения разрешается не вносить средства по агентским и субагентским взаимоотношениям.

Кассовая книга является обязательным регистром учета и заполняется в соответствии с текущими приходно-расходными операциями за операционный день. Допускается не составлять форму при отсутствии движений наличности по кассе. В связи с введением поправок в Закон № 54-ФЗ, нужно ли вести кассовую книгу при онлайн-кассе?

Новое оборудование с ФН оснащено усовершенствованным объемом памяти, способно ежедневно передавать данные по поступающей выручке в контрольные органы (с помощью ОФД) и подключено к онлайн-режиму в сети интернет. Возможно, чиновники учли все эти моменты и упростили кассовый документооборот для тех розничных торговцев, которые оперативно установили в своих магазинах «умные» ККТ? Безусловно, некоторые послабления в части первичной документации уже действуют. Этому посвящены разъяснения Минфина и ФНС в Письмах №№ 03-01-15/54413 от 16.09.16 г., ЕД-4-20/18059@ от 26.09.16 г., 03-01-15/19821 от 04.04.2017 г.

О чем идет речь? Прежде всего, о необходимости применения первичной документации по Постановлению № 132 от 25.12.98 г. Это всем знакомые формы – от КМ-1 до КМ-9, включая журнал кассира КМ-4, справку кассира КМ-6, акты и т.д. До вступления в силу Закона № 290-ФЗ составление подобных форм было обязательным для всех субъектов, работающих с ККТ. С появлением инновационной техники использование указанных бланков более не является обязанностью, а носит добровольный характер. Преимущество онлайн-касс заключается в автоматизации учета, в связи с чем минимизируется первичный документооборот магазина.

Однако кассовая книга не относится к первичным бланкам бухучета, а является обязательным унифицированным регистром, форма которого принимается на федеральном уровне и не подлежит самостоятельному утверждению предприятиями/ИП. Вести кассовую книгу обязаны все компании вне зависимости от рабочего налогового режима. Некоторые послабления предусмотрены для СМП и ИП, но относятся эти нормы не к составлению кассовой книги, а к другим моментам, к примеру утверждению лимитов кассы.

Онлайн-кассы – правила ведения кассовой книги

Формат ведения кассовой книги выбирается по решению фирмы – в электронном или бумажном виде. Основанием для внесения денег в главную кассу предприятия/ИП при онлайн-технике являются Z-отчеты, предназначенные для закрытия смены в конце рабочего дня. Отчет гашения выбивает кассир, одновременно данные передаются в ИФНС. По полученным сведениям заполняются журнал и справка кассира (при использовании таких первичных документов), а затем вся информация поступает в бухгалтерию, где и составляется кассовая книга.

К отрывным листам КО-4 прикладываются приходные и расходные кассовые ордера, оформленные на унифицированных бланках. Общая сверка данных производится в конце каждого дня, контроль осуществляют руководящие лица предприятия. Листы кассовой книги сшиваются по итогам выбранного периода – за декаду, месяц, квартал. Исправления допускаются только при заверении данных главным бухгалтером/директором компании. Электронная кассовая книга может не распечатываться, а заверяться ЭЦП и храниться на магнитных носителях данных. Каждый год в организации/ИП открывается новый экземпляр книги. Срок хранения регистра составляет 5 лет (Закон № 402-ФЗ, п. 362 Приказа № 588).

Вывод – составление кассовой книги по форме КО-4 является обязанностью всех розничных торговцев независимо от того, какую модель ККТ применяет продавец.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Руководствуясь Положением банка России № 373-П от 12.10.2011 г., как организации так и ИП обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Это Положение касается всех, кто проводит расчеты наличными денежными средствами. Ниже приводится образец и заполнение кассовой книги .

Приказом руководителя устанавливается лимит остатка кассы. На поступившие денежные средства выписывается приходный кассовый ордер (ПКО), а на расход денег - .

По мере совершения операций данные ПКО и РКО заносятся в кассовую книгу формы КО-4 .

Ведение кассовой книги на бланке

В начале года все страницы книги нумеруются, книга прошивается, на последнем листе проставляется число страниц, печать и подпись предпринимателя или руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в книгу заносятся ежедневно по мере совершения наличных денежных расчетов. В дни, когда операций не было, книга не заполняется.

Кассовую книгу можно вести в электронном виде и бумажном варианте. Журнал установленного образца можно приобрести в магазине. Книга рассчитана на один календарный год, независимо от числа проведенных операций.

Скачать бланк кассовой книги для ИП:

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе заполняется название и ОКПО организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Кассовая книга в виде журнала обычно содержит 50 или 100 листов. Если записи ведутся ежедневно, то одной книги на год может не хватить, тогда указываются месяцы и год (например: на январь - апрель 2016 г.). При небольшом числе записей — только отчетный год.

Образец кассовой книги

Лист кассовой книги и отчет кассира

На что нужно обратить внимание при заполнении:

1. Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей с линией отрыва. Одна часть - это собственно лист кассовой книги, вторая часть называется отчетом кассира. В бумажном варианте лист сгибается по линии отрыва и заполняются сразу обе части через копирку.
2. Листы кассовой книги нумеруются в порядке возрастания. Затем листы книги разрезаются по линии, первые части подшиваются, а к отчету кассира прикрепляются первичные документы (ПКО, РКО, ведомости, доверенности и др.).
3. Остаток на начало дня переносится из графы «остаток на конец дня» предыдущего листа. Если это первый лист календарного года - то остаток на конец предыдущего года. В поле «номер документа» проставляем номер приходного или расходного ордера-основания.
4. В графу 2 записываем информацию из ПКО или РКО. Номер корреспондирующего счета ИП могут не заполнять. Для организаций: 51 - расчетный счет, 62 - покупатели и заказчики, 70 - зарплата, 71 - подотчетные суммы и др. Приходный и расходные суммы записываются полностью в рублях и копейках.
5. «Перенос» суммирует приходные и расходные операции всех предыдущих строк. На бланке рядом расположена обратная сторона листа книги. Строки её заполняются или прочеркиваются буквой Z.
6. Затем выводят итоги за день по приходу и расходу. Остаток на конец дня равен остатку на начало дня + приход за день - расход за день. Если в сумме остатка на конец дня присутствуют средства на выплату заработной платы и выплаты социального характера (например: на выплату пособий по нетрудоспособности), они записываются ниже в том числе. Это необходимо, для контроля за соблюдением лимита остатка кассы.
7. Ниже следуют подписи кассира, бухгалтера и количество приходных и расходных ордеров прописью. Если предприниматель работает один, он расписывается только за кассира.

Заполнение кассовой книги — образец

Электронная кассовая книга

Ведение кассовой книги в электронном виде немного отличается от книги на бланке. Заполнение листов аналогично, но при этом они разрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц.

Оба листа заполняются абсолютно одинаково и верхний лист является листом кассовой книги, а нижний - отчетом кассира. К нижним листам прикрепляются первичные документы, а верхние собираются в течение года и сшиваются по его окончании.

Пример заполнения для ИП

После последнего листа располагается лист с подписями, кассовая книга сшивается, ставится печать и подписи ответственных лиц. Там же указывается число листов.
Надеюсь, что образец и заполнение кассовой книги теперь не вызовет у вас трудностей.

Получайте новые статьи блога к себе на почту:

Главбух одного краснодарского холдинга разработал чек-листы для кассиров. В результате число ошибок в кассовых документах снизилось, а обрабатывать их кассиры начали быстрее. Мы попросили вашего коллегу рассказать подробнее о своей разработке.

В 2016 году руководство нашего холдинга задалось целью повысить управляемость бизнеса. Перед бухгалтерией поставили задачу оптимизировать работу — увеличить скорость выполнения трудовых функций и снизить количество ошибок. Расскажу, как мы решили эту задачу, на примере участка «Касса».

• Важная статья:

Почему кассиры делали много ошибок

В нашем холдинге под торговлю было отведено две кассы — основная и на складе. В среднем за день по двум кассам проходило 250 документов: 200 приходников, 30 расходников и 20 авансовых отчетов. Занимались этими документами три кассира.

Время обработки приходника с поштучным пересчетом наличных денег в среднем составляло у сотрудников 4 минуты, расходника — 5 минут, авансового отчета — 12 минут. В итоге ежедневно кассиры тратили на всю эту работу 20 часов (200 шт. × 4 мин. + 30 шт. × 5 мин. + 20 шт. × 12 мин.). То есть каждый из них был занят оформлением кассовых документов почти по 7 часов в день (20 ч: 3 чел.). И это без учета времени, которое сотрудники тратили на исправление своих ошибок.

Понятно, что сотрудники не машины и не могут ежедневно работать в авральном режиме. Поэтому качество их работы было крайне низким. Порядка 37 процентов документов содержали ошибки. Это отражалось на качестве работы сотрудников, отвечающих за другие участки учета — сверку, материалы, НДС.

Какие способы не помогли решить проблему

Сначала мы решили, что проблема в квалификации кассиров. Нашли организацию, которая провела обучающие занятия. Сотрудникам показали, как работать в учетной программе, объяснили, как устроен участок учета «Касса» (откуда в цене НДС, на каких счетах отражают выручку и т. д.). Сотрудникам учеба понравилась. Обучающая фирма выставила солидный счет. Только вот работать быстрее и качественнее кассиры после этого не стали.

Может быть, проблема в неправильном распределении полномочий? Мы перевели одного из трех сотрудников на должность старшего кассира. Он получил административные полномочия — проверял работу других кассиров, указывал им на ошибки, следил, чтобы они были исправлены. Процент ошибок снизился с 37 до 9 процентов. Но достигалось это за счет «ручного управления», поэтому время обработки документов увеличилось в 2,5 раза.

Таблица. Как изменилось качество работы кассиров благодаря чек-листам

По какому алгоритму разработали чек-листы для кассиров

Через полгода поисков мы нашли альтернативное решение проб-лемы — применять чек-листы. Чек-лист — это краткий перечень шагов, которые должен сделать кассир, чтобы успешно завершить операцию. Он не учит специалиста выполнять работу, а показывает, что нужно сделать. Основной принцип чек-листов — не «прочитал и сделал», а «сделал и отметил». Чек-листы хороши также тем, что для их создания не нужны особые знания или технологии. Достаточно посмотреть на работу специалиста со стороны.

Сначала мы разработали основной чек-лист для всей бухгалтерии. Конечно, он был неидеален. За полгода мы исправляли его 20 раз. К основному чек-листу составили чек-листы по участкам учета: денежные средства, взаиморасчеты, материалы, производство и т. д. Эти листы тоже много раз переделывались. Наконец, разработали чек-листы для конкретных специалистов.

Алгоритм создания чек-листов был такой. Мы создавали справочник трудовых функций. Например, у кассира это прием денежных средств, выдача денежных средств и т. д. На основе справочника фиксировали правильную последовательность действий, которая нужна для качественного выполнения функции. Действия в такой последовательности и попадали в итоге в чек-лист.

Как внедряли чек-листы для кассиров

Внедряли чек-листы постепенно. Выбирали трудовую функцию и настаивали, чтобы бухгалтер при любых обстоятельствах действовал в точном соответствии с чек-листом. А когда это оказывалось невозможным, сообщал руководителю.

Сотрудники бухгалтерии с недоверием отнеслись к затее, при любой возможности пытались ее саботировать. С некоторыми даже пришлось попрощаться. Самыми популярными возражениями были: «Зачем это нужно, у нас и так времени не хватает» и «Зачем мне напоминание, я и так знаю, как работать».

Чтобы приучить кассиров работать по чек-листам, мы изменили функционал старшего кассира. Теперь он мог сам остановить работу тех, кто не использовал чек-листы для кассиров.

Чек-лист для кассира «Поступление наличных в кассу»

Какие результаты получили, используя чек-листы для кассиров

На первых порах время оформления кассовых операций увеличилось. В первый месяц на 250 документов у кассиров стало уходить 30 часов вместо прежних 20. Но по мере того как сотрудники привыкали к чек-листам, ситуация улучшилась. Кассиры больше не тратили время на лишние операции, реже «прыгали» между окнами в программе, перестали формировать ошибочные документы.

Через 4 месяца общее время обработки кассовых документов составило уже 16 часов. Кассиры стали обрабатывать приходники за 3,5 минуты, расходники — за 4 минуты, авансовые отчеты — за 8 минут. Количество непроведенных документов в учетной программе снизилось практически до нуля. А объем ошибок в операциях — до 5 процентов.

Четыре часа, которые высвободились у кассиров, они используют теперь для архивной работы и обучения. Так как кассиры стали ошибаться реже, качество работы повысилось и на других участках (взаи-морасчеты с покупателями и поставщиками, учет НДС, выданных и полученных авансов, бухгалтерская отчетность).

Сергей Шелудешев,
главбух группы компаний (товары повседневного спроса, производство, строительство).

С 1 июня 2014 г. согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У устанавливается . В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрена та же самая форма кассовой книги. Здесь дан пример оформления, заполнения и образец, а также бланк кассовой книги, которую можно скачать бесплатно.

Кассовую книгу КО-4 форма по ОКУД 0310004 могут НЕ вести и НЕ заполнять . Для них предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем. и кассового приходного и расходного ордера - 5 лет. Как сшивать и подшивать кассовые документы, кассовую книгу? Это делается в обычном порядке.

1. 
   Правомерность осуществления налоговыми органами проверок по соблюдению организациями и ИП порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, расчетов наличными деньгами с другими организациями.

Для того, что бы держать все под контролем и иметь возможность легкого отслеживания движения средств, на вашем предприятии должна быть заведена кассовая книга КО-4, а так же все расходные операции по выдаче наличности должны своевременно вносится в данную книгу.

Ведение данной книги заключается в том, что кассир, или сотрудник бухгалтерии вносит и фиксирует суммы получаемые предприятием или передаваемые другим лицам, через кассу. Вносить данные в данную книгу можно только при наличии соответствующего сопроводительного документа, таких как приходной или расходный кассовый ордер.

Кассовая книга (образец). Пример заполнения формы

Заполненный лист кассовой книги (форма КО-4). Начало листа

Ниже мы опишем как правильно заполнять кассовую книгу, а для визуального восприятия прикреплен образец формы КО-4.

Если ваша кассовая книга имеет бумажный вид, следите строго за тем, что бы все листы содержали нумерацию, даже если они на текущий момент пустые. На первой странице данной книги, должно быть указано полное число листов и данная информация обязана быть заверена мокрой печатью организации с подписью руководителя. Записи в книге ведутся ежедневно, и каждую операцию с наличкой непременно вносят в день ее свершения, и прикреплением сопроводительных документов, подтверждающих данную операцию.

При поступлении материальных ценностей в кассу, на бланке КО-4 необходимо вписать “Приход”, в случае, если средства изымаются из кассы, в данную строку вписываем слово “Расход”.

Каждая операция сопровождается порядковым номером, кратким содержанием операции, и номером счета (корреспондирующий с счетом наличности). Ежедневно, в конце рабочего дня (смены) кассир производит подсчет наличности в кассе, сверяет сумму поступивших и выбывших средств и на основании полученной информации, вносит ее в кассовую книгу в соответствующее поле “Остаток на конец дня: ____ руб. ___ коп.”

Заполненный документ, должен быть заверен личной подписью кассир и бухгалтер организации. Стоит отметить, что число подтверждающих операции документов должно совпадать с числом дневных операций. Вся эта информация вносится в кассовую книгу КО-4 и фиксируется в 2-х экземплярах, первый остается в книге, а второй передается в бухгалтерию вместе с оригиналами подтверждающими документами.

Заполненный лист кассовой книги (форма КО-4). Конец листа с подписями