ПКО — это документ, который всегда оформляется бухгалтером-кассиром при получении наличных денег. Бланк приходного кассового ордера имеет унифицированную форму (КО-1) и регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Бюджетные организации обязаны использовать именно его, поэтому ниже вы можете скачать (Word) приходный кассовый ордер, бланк.
Скачать бесплатно приходно-кассовый ордер, бланк 2019 года
Как оформляется ПКО
Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
- на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
- на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Центробанк разрешает заполнять книгу любому сотруднику. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).
Инструкция по заполнению
Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.
Рассмотрим эту процедуру по шагам.
Шаг 1. Заполняем шапку
Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.
Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.
Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»
Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.
Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства
В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.
В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.
Шаг 4. Вписываем сумму
Сумму указываем прописью.
Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».
Шаг 5. Заполняем квитанцию
Квитанция к ПКО заполняется аналогично.
Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.
Приходный кассовый ордер
Одним из документов оформления кассовых операций является приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1). Рассмотрим его бланк и заполнение . Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается при приеме наличных денег в кассу. Оформлен он может быть в ручную на бланке или на компьютере. ПКО по форме 0310001 всегда выписывается в одном экземпляре.
Приходный кассовый ордер — бланк
Бланк приходника состоит из двух частей: основной и квитанции. Заполняются обе части одинаково. После оформления ПКО отрывная квитанция передается лицу, вносящему деньги, для подтверждения факта оплаты.
ПКО выписывается при поступлении денег с расчетного счета, поступлении оплаты за товары или услуги, возврате подотчетных сумм, поступлении розничной выручки и других случаях пополнения кассы.
Исправления в ордере не допускаются . При ошибке в заполнении реквизитов, необходимо выписать новый документ. Все приходный ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3).
Приходный кассовый ордер — заполнение
При заполнении бланка обратите внимание на следующие моменты:
- В заголовке указывают наименование своей организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя и код ОКПО. Вторая строка для названия структурного подразделения (если есть).
- Нумерация приходников начинается с 1 января текущего года. Номер документа ставим из журнала регистрации ПКО. Дата составления - текущий день, так как ПКО заполняется в день проведения операции.
- Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов. Индивидуальные предприниматели эти графы могут не заполнять. Сумма указывается цифрами в рублях и копейках. Код целевого назначения заполняется при использовании таких кодов.
- Если деньги вносит работник своего предприятия или ИП, то в строке «принято» записывается его фамилия, имя и отчество. При приеме наличных от других лиц - указывается наименование организации и ФИО вносителя, через которого происходит оплата.
Например : принято от ООО «Фантик» через Павлова Николая Николаевича.- В строке «основание» указывают содержание операции.
Например : оплата по договору № 5 от 10.10.2012 г. за услуги; получено с расчетного счета на хозяйственные расходы или заработную плату; возврат остатка подотчетных сумм; пополнение кассы ИП для текущей деятельности; розничная выручка.- Далее указывается сумма прописью с начала строки с большой буквы. Копейки записываются цифрами. При наличии НДС, его сумма заносится в строку «в том числе» цифрами или делается запись «без налога (НДС)».
- В приложении записываются номера и даты прикладываемых документов. После приема денег эти документы погашаются специальным штампом «получено» с указанием текущей даты.
Ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером, а при его отсутствии руководителем (индивидуальным предпринимателем). Достаточно в расшифровке подписи указать фамилию и инициалы.
При получении денег, кассир или предприниматель должен проверить правильность всех реквизитов, наличие подписи главного бухгалтера, соответствие сумм цифрами и прописью, приложение всех указанных документов.
На квитанции кассир ставит свою подпись, печать организации (чтобы захватывала часть ПКО) и указывает дату приема наличных.
Приходный кассовый ордер — образец
Образец заполнения приходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер, его бланк и заполнение рассмотрим далее.
Получение наличной выручки от розничных продаж накладывает на организацию определенные обязанности. Если расчеты между организациями по реализации товаров, работ, услуг происходят в основном в безналичном порядке, то расчеты с физическими лицами обычно происходят наличными деньгами, реже – с помощью электронных средств платежа.
В этой статье мы подробно разберем оформление кассовых документов, бухгалтерский, налоговый учет и проводки по розничной выручке, которая поступает в виде наличных денег от физических лиц. Немного коснемся и необходимости использовать контрольно-кассовую технику.
1. Продажа за наличный расчет с кассовым аппаратом
2. Как оформить розничные продажи
3. Как заполнить журнал кассира-операциониста
4. Отчет о продажах в розницу
5. ПКО на розничную выручку
6. Внесение данных ПКО в кассовую книгу
7. Проводки по розничной выручке — пример
8. Счет-фактура при розничной продаже и книга продаж
9. Учет розницы на УСН
10. Отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.
1. Продажа за наличный расчет с кассовым аппаратом
Юридическое лицо или ИП, планирующий принимать в оплату за свои товары, работы или услуги наличные денежные средства или вести расчеты с использованием платежных карт, в первую очередь решает вопрос, обязан ли он применять контрольно-кассовую технику, или можно использовать другие формы подтверждения приема оплаты.
Сферу применения контрольно-кассовой техники (ККТ) регулирует Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». В 2016 году в него внесены глобальные изменения.
Несмотря на то, что тема данной статьи напрямую не посвящена использованию в расчетах кассовой техники, мы коснемся этого вопроса. Т.к. от этого напрямую зависит дальнейшее оформление документов.
ККТ применяется всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Это условие по умолчанию.
Сроки обязательного применения ККТ при расчетах наличными и картами с покупателями:
- — с 1 февраля 2017 года – для тех, кто уже сейчас использует ККТ
- — с 1 июля 2018 года – для организаций и ИП, оказывающих услуги населению (сейчас они выдают БСО), для налогоплательщиков на ЕНВД и патенте (сейчас они могут выдавать товарные чеки по требованию покупателя), владельцев торговых автоматов.
Используемые в расчетах ККМ должны позволять через интернет в режиме онлайн передавать данные о расчетах в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель может получить как бумажный чек, так и чек на электронную почту (это будет реализовано через специально приложение на телефонах покупателей).
Есть ряд исключений, когда ККТ можно не применять. Среди них, например, продажа газет и журналов, проездных документов, торговля на рынках и ярмарках, разносная торговля, продажа из цистерн кваса, молока, торговля овощами вразвал и др. Также не применяют ККТ при расчетах в отдаленных и труднодоступных местностях.
Поэтому в ближайшем будущем при продаже за наличный расчет кассовый аппарат использовать будет обязательно, исключения очень скромные.
2. Как оформить розничные продажи
Итак, далее мы предполагаем, что вы используете контрольно-кассовую технику. Но просто пробить чек на ККТ и передать его покупателю (отправить ему на электронную почту) – это еще далеко не все. А точнее, все только начинается, поскольку нужно знать, как оформить розничные продажи документально.
Следует четко понимать различия между операционной кассой и основной кассой организации. Операционная касса – это ящик с денежными средствами при ККТ (документ учета здесь – журнал кассира-операциониста). Основная (главная) касса – это те деньги, по которым установлен лимит кассы (документ учета уже другой – кассовая книга).
Сначала обсудим обязанности кассира-операциониста по приему денежных средств и оформление документов. Затем разберем процедуру передачи наличных из операционной кассы в основную.
Итак, каждому покупателю при продаже пробивается и выдается кассовый чек. Все движения по операционной кассе отражаются в Журнале кассира-операциониста . В связи с переходом на онлайн-кассы пока не ясно, нужно будет ли в дальнейшем вести данный журнал или нет. Но пока он используется, не отменен, поэтому обсудим порядок его ведения и заполнения.
Нормативные документы:
- «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (утв. Минфином РФ 30.08.1993 №104, применяется в части, не противоречащей закону №54-ФЗ)
- «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132) – этим документом утверждена форма Журнала кассира-операциониста КМ-4.
Несмотря на даты, эти документы актуальны.
Журнал кассира-операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал кассира-операциониста КМ-4 – это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. Его заводят для каждого кассового аппарата отдельно.
3. Как заполнить журнал кассира-операциониста
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями руководителя и главного бухгалтера организации и печатью.
Все записи в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4 ведет кассир-операционист в хронологическом порядке, построчно, без пробелов, чернилами или шариковой ручкой.
Запись делаются на основании z-отчетов (отчет с гашением), которые снимаются в конце рабочего дня (смены). Примеры z-отчетов мы приводить не будем, т.к. их внешний вид зависит от используемого кассового аппарата.
Каждый новый отчет должен оформляться новой строкой. Пример заполнения вы можете посмотреть на скриншотах ниже.
Если на одном кассовом аппарате работают в три смены и разные кассиры, то надо вносить три отдельных строки от одной даты.
Обратите внимание на графу 11 «Сдано наличными» — в этой графе указывается только сумма наличных денежных средств, полученных от покупателей (не включается оплата картами и возвраты).
Запись в журнал должна заноситься каждый раз, когда открывалась смена по кассе, даже если наличные деньги в кассу за день и не поступили.
4. Отчет о продажах в розницу
После того как снят z-отчет и заполнена очередная строка в журнале кассира-операциониста, заполняется справка-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 . В справке-отчете отражаются показания счетчиков контрольно-кассовой машины на начало и конец смены, выручка за день (смену), сумма, возвращенная покупателями. Эти данные идентичны тем, которые заносятся в журнал кассира-операциониста.
Z-отчет прикладывается к справке кассира-операциониста (отчет о продажах в розницу) и вместе с наличной выручкой сдается в основную кассу.
5. ПКО на розничную выручку
Итак, мы выяснили, что по окончании рабочего дня розничная выручка сдается из операционной кассы в основную кассу. При этом кассир основной кассы получает (от кассира или старшего кассира) наличную выручку, справку кассира-операциониста (отчет по продажах в розницу) и приложенный к ней z-отчет.
Кассир должен оформить ПКО на имя лица, сдающего наличную выручку в основную кассу (кассир, старший кассир) – на всю сумму принятой от него выручки. Если выручку сдают несколько кассиров, то ПКО оформляется на каждого.
В строке «Принято от» указывается ФИО лица, которое сдает выручку, в строке «Основание» — розничная выручка (можно также указать название магазина или номер операционной кассы).
На квитанцию от ПКО ставится печать, и она выдается вносителю денег (кассиру).
Данные о поступлении наличной выручки заносятся в кассовую книгу.
6. Внесение данных ПКО в кассовую книгу
Кассовая книга – это специальная форма (журнал) для отражения операций с наличными деньгами, в которую вносится информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации.
Ведение кассовой книги опирается на следующие нормативные документы :
- — Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
- — Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У.
В первом приведена типовая форма кассовой книги (№КО-4), во втором содержатся некоторые правила по заполнению. Юридическое лицо, осуществляющее операции с наличными денежными средствами, независимо от применяемой системы налогообложения, обязано вести кассовую книгу (п. 1, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). ИП могут не вести кассовую книгу.
Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде :
- — на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
- — в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.
Вести кассовую книгу на бумажном носителе можно двумя способами:
- — с заполнением от руки (книга распечатывается заранее или покупается, прошивается и нумеруются страницы);
- — с заполнением с помощью программно-технических средств (книга заполняется на компьютере, а затем распечатывается).
Заполнение кассовой книги удобно осуществлять при помощи технических средств, например, в бухгалтерской программе. Обычно в программе кассовая книга формируется автоматически, на основе введенных приходных и расходных кассовых ордеров.
В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает лист кассовой книги, передает бухгалтеру оформленные за день ПКО и РКО. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, за этот день записи в кассовую книгу не вносятся.
В течение календарного года (или другого периода, определенного организацией) распечатанные листы кассовой книги нумеруются (обычно нумерация происходит автоматически при распечатывании из бухгалтерской программы), собираются в папку, и минимум раз в год сшиваются в единую книгу, опечатываются по аналогии с кассовой книгой, заполненной от руки, с заверением подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации (если вы ее используете).
Пример заполнения кассовой книги смотрите ниже.
7. Проводки по розничной выручке — пример
Теперь, когда мы разобрались с оформлением первичных документов, давайте посмотрим проводки по розничной выручке на примере.
ООО «Огородник» занимается продажей овощей в розницу физическим лицам. 14 сентября было продано овощей на сумму 22000 руб., в т.ч. НДС 10%. Физические лица расплачиваются в магазине наличными. Себестоимость проданных товаров составила 8000 руб. Составим проводки по розничной выручке:
Дебет 50-2 – Кредит 90-1
Дебет 90-3 – Кредит 68 – на сумму 2000 руб. – начислен НДС
Дебет 50-1 – Кредит 50-2 – на сумму 22000 руб. – наличная выручка сдана в основную кассу
Дебет 90-2 — Кредит 41 — на сумму 8000 руб. — списана себестоимость проданных товаров.
Можно использовать и 62 счет, в этом случае проводки по розничной выручке будут такими:
Дебет 62-1 – Кредит 90-1 – на сумму 22000 руб. – отражена выручка
Дебет 50-2 – Кредит 62-1 — на сумму 22000 руб. – погашена задолженность покупателя.
Остальное – все аналогично.
Несколько слов о признании доходов в целях расчета налога на прибыль. Доход признается:
- При методе начисления: на дату реализации товаров, работ, услуг.
- При кассовом методе: на день поступления денег на счета в банках или в кассу.
При розничных продажах, если не рассматривать предоплату, момент получения оплаты за товары, работы, услуги и передачи товара, выполнения работ, оказания услуг, совпадает во времени. Поэтому дата признания дохода в налоговом учете при методе начисления и кассовом методе совпадет.
Доход будет признаваться на дату реализации товара, работы, услуги. Т.е. в нашем примере ООО «Огородник» отразит получение дохода на 14 сентября.
8. Счет-фактура при розничной продаже и книга продаж
Если организация – продавец находится на ОСНО, то она является плательщиком НДС. Следовательно, при реализации товаров появляется обязанность начислить НДС и выставить счет-фактуру. Однако розничному покупателю, который приобретает товары для собственного потребления, счет-фактура не нужен.
По этой ситуации НК предусматривает отдельное правило. Согласно п.7 ст.168 НК при реализации товаров за наличный расчет организациями и ИП в розничной торговле, общепите и при выполнении работ, оказании услуг населению счета-фактуры выставлять не обязательно. Достаточно выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
Но возникает вопрос, если счет-фактура при розничной продаже не выставляется, что же тогда регистрировать в книге продаж? В Правилах ведения книги продаж (утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137) прописано, что в такой ситуации в книге продаж регистрируются реквизиты контрольной ленты ККТ (z-отчет), формируемой за день.
При заполнении книги продаж вы также столкнетесь с вопросом, что указывать в графах 7 и 8. Это наименование и ИНН/КПП покупателя, у вас их нет. В этих графах нужно проставить прочерки. В графе 2 «Код вида операции» вы укажете код 26. Это код по неплательщикам НДС, в том числе по физлицам.
9. Учет розницы на УСН
В налоговом учете на УСН дата признания дохода – это дата получения денежных средств от покупателя (кассовый метод). Т.е. для нашего примера, если ООО «Огородник» работает на УСН, доход будет признан в тот же день – 14 сентября, когда состоялась реализация и денежные средства пришли в кассу.
Проводки по розничной выручке на УСН будут аналогичными предыдущему примеру, только проводка по начислению НДС будет отсутствовать.
Налоговый учет розницы на УСН ведется в Книге учета доходов и расходов. Основанием для внесения записи в книгу будет служить приходный кассовый ордер, т.к. именно он является первичным учетным документом, подтверждающим внесение денежных средств в кассу.
Запись в книгу будет примерно такая:
ПКО №54 от 14.09.16
Получено от продаж покупателям в розницу
10. Отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия
Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как составить отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия в видео-формате.
Какие проблемные вопросы встретились вам по учету и оформлению розничной выручки? Задавайте их в комментариях!
Проводки по розничной выручке и оформление кассовых документов
С помощью формы ПКО осуществляются операции по поступлению наличных денежных средств в операционную кассу предприятия.
Документ выписывается в момент взноса сумм и отражает поступление выручки, перерасхода по авансовым отчетам, депонированной части заработной платы и прочих поступлений.
Форма бланка КО-1 обязательна для всех предприятий.
Документ относится к унифицированным видам , не подлежащим самостоятельной разработке.
Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ первичного кассового учета. В нем отражаются величины наличных сумм, внесенных в кассу.
Порядок применения данного бланка и его форма описаны в Указании ЦБ РФ о порядке ведении кассовых операций.
Записи в ПКО производятся с обязательным заполнением всех реквизитов. Ответственность за ведение кассовых операций, выписку бланков первичного учета несет кассир или иное лицо, временно исполняющее его обязанности.
Образец заполнения журнала учета
Документ состоит из 2-х частей – собственно самого ПКО и квитанции к форме. В первоначальном виде обе части находятся слитно и содержат дублирующую информацию. После совершения операции квитанция отрезается и передается лицу, внесшему средства.
Приходные кассовые ордера регистрируются в журнале . Запись производится сразу после выписки документа.
Форма приходного ордера и порядок его заполнения одинаковы вне зависимости от регистрационной формы предприятия. Для ИП допускается возможность не заверять печатью текст и подписи должностных лиц. Предприниматели не ведут бухгалтерский учет в полном объеме и с использованием двойной записи. Поля со счетами ИП не заполняют.
Подробная инструкция по заполнению
При ручном заполнении все строки формы требуют заполнения. Пустые, не имеющие информацию строки прочеркиваются . При машинном заполнении документа ряд реквизитов заполняется автоматически.
В бланке КО-1 указываются:
- Наименование организации в точном соответствии с учредительными документами. Если наряду с полным зарегистрировано краткое наименование, допускается внести название предприятия в сокращенном виде.
- Строка о структурном подразделении предназначена для филиалов торговых точек и прочего внутреннего разделения. При отсутствии данных указывается «основное» подразделение или ставится прочерк.
- В окошко «Номер документа» заносится его числовая регистрация в журнале приходных и расходных ордеров.
- В графе «Дата документа» заносится день проведения операции по взносу наличных. Требуемый формат данных – дд.мм.гггг.
- В табличной части в окошке «дебет» вносится номер счета синтетического учета и аналитический корсчет к нему. В дебете располагается кодировка кассы.
- В окошке «кредит» показываются данные корреспонденции счета кассы и отнесение сумм в рамках аналитического учета.
- Код целевого назначения заполняется только при организации кодировок на предприятии некоммерческого направления деятельности. Коды в учете имеют бюджетные организации всех уровней. В преимущественном числе случаев в окошке ставится прочерк.
Образец заполнения приходного кассового ордера (бланк КО-1)
Проводки, счета учета могут заносится позднее при разноске документов. Учет ведется бухгалтером по обработке первичных документов. Реквизиты счетов и корреспонденции к ним не являются необходимыми реквизитами и заполняются для удобства внутреннего документооборота.
Одним из основных реквизитов ПКО выступают данные о вносимых денежных средствах . В табличной части сумма заносится в числовом исполнении с обязательным указанием рублей и копеек. В случае взноса сумм в целых рублях допускается прочерк в месте размещения копеек.
Под табличной частью КО-1 заносятся данные:
- Лица, вносимого суммы. Указываются его полные данные – фамилия, имя, отчество в родительном падеже без сокращений и наименование компании, которую представляет плательщик. Для работников компании допускается запись только ФИО.
- «Основания» – запись о причинах вноса средств – выручка, заем и прочее.
- «Суммы» – полностью рублями в форме прописи и копейками в виде цифр. Если в составе суммы имеется НДС, его величина указывается строкой ниже.
Документ подписывается главным бухгалтером и ответственным за составление кассовым работником.
Сведения в точном порядке переносятся в соответствующие разделы квитанции.
Видео: Учет денежных средств, внесенных в кассу предприятия
В данном видеоматериале рассматриваются общие сведения по приходным кассовым ордерам.
Заполнение ПКО в ПО «1С Бухгалтерия 8.2» на примере возврата от подочетного лица описано в следующем видеофайле.
Кассовая дисциплина предписывает всем предпринимателям при совершении операций, сопряженных с принятием денежных средств, заполнять приходные кассовые ордера.
Эти первичные бухгалтерские документы подтверждают факт поступления платежа в кассу и помогают отследить притоки денежных средств. В то же время заполнение приходного документа требует строгого соблюдения предписанных законодательством норм.
Форма КО-1
Приходный кассовый ордер (ПКО) представляет собой первичный документ, куда вносятся сведения по факту поступления наличности в кассу. Как правило, в начале финансового года бухгалтер или кассир фирмы приобретает альбом унифицированных форм, являющий собой подшивку бланков приходных и расходных ордеров. В течение всего года он изымает их для учета операций с денежными средствами.
Следует отметить, что стандартный приходный ордер в бухгалтерской практике носит название форма КО-1 и заполняется на каждую операцию в единичном экземпляре.
Предназначение
В процессе деятельности любой фирмы наличность может вливаться в кассу фирмы из следующих источников:
- в виде выручки от продаж;
- с банковского счета;
- после продажи имущества;
- в форме возвратов неиспользованных средств;
- в порядке уплаты штрафов;
- от учредителей в процессе инвестирования ими в уставной капитал.
По факту совершения всех перечисленных операций оформляются приходные кассовые ордера. Вместе с ними выписывается и отрывная квитанция, которая выдается на руки лицу, предоставившему наличность в кассу.
В ПКО обязательно указываются источник притока средств и их сумма по каждой отдельной операции.
Это позволяет не только соблюдать предписанную законом кассовую дисциплину, но и вести грамотный учет движения наличности на предприятии.
Законодательство
Порядок и обязательные требования к заполнению приходных кассовых ордеров подробно изложены в положении ЦБ РФ, которое носит название «Порядок ведения кассовых операций РФ». Этот акт вступил в силу в 1993 году и с той поры, именно форма КО-1 служит основным документом учета поступлений денежных средств в кассу.
В статьях 13,19,20,21 данного документа расписано, как правильно заполнять ПКО и отрывные квитанции при приеме денежных средств. Подчеркивается здесь и важность подписей-подтверждений. Так, кассир или другое уполномоченное лицо ставят личную подпись на каждой приходной бумаге, подтверждая, тем самым, её достоверность. Для юридических лиц обязательным является заверение каждого ПКО печатью.
В 1998 году Госкомстат РФ издал постановление №88, в котором окончательно узаконил ПКО, как унифицированный документ первичного учета кассовых операций.
Как заполнять приходный кассовый ордер?
Заполнение приходного документа – процедура довольно простая. Уполномоченное лицо вносит достоверные данные в обязательные поля, а пустые строки помечает прочерками.
Оформление ПКО осуществляется только после приема суммы наличных денег и их поштучного пересчета в присутствии предоставившего их лица. Фактическая сумма и вносится в документ, деньги поступают в кассу и на ордере проставляется личная подпись бухгалтера.
Кто заполняет?
Приходный документ по закону имеют право заполнять бухгалтер или кассир, которые берут на себя ответственность за достоверность внесенных в поля формы данных. Если фирма действует в форме ИП и не имеет финансовых работников, то приходные ордера заполняет сам владелец бизнеса.
Порядок оформления ПКО можно представить в виде такой последовательности операций:
- Средства передаются в фирму конкретным лицом;
- Кассир пересчитывает наличность и заполняет приходный ордер и отрывную квитанцию;
- После регистрации в учетном журнале отрывная квитанция выдается лицу, передавшему средства в кассу;
- Кассир подписывает приходный документ, указывает в нем свои Ф.И.О. и заверяет его печатью, если таковая имеется в компании.
Следует отметить, что печать на ПКО ставится так, чтобы она краешками касалась и квитанции, и приходного документа.
Обязательные реквизиты приходного ордера
Поскольку приходный ордер является элементом кассовой дисциплины, то у него имеются обязательные реквизиты, в том числе:
- Поля для указания регистрационного номера документа и даты его заполнения;
- Места для внесения наименования компании, её ОКПО и структурного подразделения, принявшего денежные средства;
- Поля, где прописываются наименование плательщика или его Ф.И.О., а также номер корреспондирующего счета;
- Графа для указания источника прихода средств и их суммы.
Что касается отрывной квитанции, то в ней имеются те же самые поля, что и в основном документе, следовательно, информацию следует просто продублировать.
Процесс заполнения ПКО
Начиная заполнять ПКО, следует в первой строке указать название организации, а под ней – структурное подразделение, в которое поступила наличность. Если фирма небольшая и работает на правах ИП, то в строке «Структурное подразделение» можно поставить прочерк.
Что касается кодов ОКПО и ОКУД, то их можно посмотреть в справке Госкомстата. Пометка «Номер документа» определяет позицию ПКО в журнале регистрации. Ордера нумеруются по порядку с самого начала финансового года.
В графе «Дата составления» указываются число, месяц и год. Причем делается это арабскими цифрами, которые разделяются точками. Если случится, что первое число состоит из одного символа, то перед ним приписывается ноль. Указанная в приходном документе дата показывает точный момент поступления денег в кассу, что немало важно в учетной политике фирмы.
Основными графами ПКО являются дебет и кредит. Порядок их заполнения таков:
- По дебету прописывается номер счета или субсчета, по которому приходуются средства.
- По кредиту – код структурного подразделения, получившего средства, или самого предприятия, а также субсчет и аналитический счета, если такая система учета принята в организации.
Все пустующие ячейки таблицы необходимо закрыть прочерками.
В графе «Сумма» прописывается точный размер поступившей наличности в рублях и копейках цифрами. Последний столбец заполняется в том случае, если такая система используется фирмой: в нем указывается, куда именно направлена наличность.Если после указания суммы в строке остается пустой промежуток, то его закрывают прочерком. В строке ниже рассчитывается приток за вычетом НДС.
В строки под основной таблицей вносят Ф.И.О. лица, от которого были приняты денежные средства, а также источник их поступления. Например, оплата за товары и услуги, возврат неиспользованной наличности, штраф и т.п.
Разного рода первичные документы, если таковые имеются, описываются в графе «Приложение». Как правило, эти бумаги выступают основанием для выписки ордера и впоследствии прикрепляются к нему.
Вся указанная в ПКО информация аккуратно дублируется на отрывную квитанцию, после чего бухгалтер или кассир заверяет документ своей подписью с её подробной расшифровкой. Здесь же указываются Ф.И.О. заполнившего бланк лица.
Образец заполнения приходного кассового ордера на выручку смотрите здесь. В нем предельно ясно представлены все нюансы оформления ПКО:
Заполнение ПКО онлайн и в электронном виде
Приминая во внимание тот факт, что большинство компаний ныне ведут бухгалтерию в электронном виде, закон не запрещает заполнять и ПКО на компьютере в специальных программах.
Наиболее известными бухгалтерскими электронными сервисами ныне считаются такие разработки, созданные компаней 1С, как:
- ИНФО-Бухгалтер;
- Галактика;
- Парус;
- ABACUS и др.
Заполнить приходный кассовый ордер онлайн можно и через такие популярные сервисы, как «Мое дело», «Бухонлайн» и «СКБ-Контур». Работая в них, кассир просто оформляет записи в основной части ордера, а информация тут же автоматически дублируется на отрывную квитанцию и регистрирует документ в электронном журнале, присваивая ему номер.
Таким образом, заполнение приходных документов онлайн может обеспечить кассиру или бухгалтеру преимущества по сравнению с обычным оформлением их на бумажном носителе.
Они заключаются в следующем:
- Экономия времени, поскольку данные прописываемые единожды автоматически копируются на отрывную квитанцию и в журнал регистрации первичных бумаг.
- Возможность избежать ошибок и своевременно их исправить.
- Архив документов формируется автоматически, а, значит, в конце года можно распечатать все ПКО сразу в хронологическом порядке.
- Наличие автоматической нумерации документов позволяет исключить разного рода мошеннические операции;
- Страницы с ордерами можно хранить в формате Excel и PDF.
Если компания практикует ведение кассовой книги в электронной форме, то систему онлайн-заполнения ПКО можно связать с ней, чем обеспечить её автоматическое заполнение.
Следует отметить, что в конце года все ПКО распечатываются и подшиваются в отдельную папку, где и хранятся на протяжении 5-ти лет.
Учёт и хранение
Основными вехами в учете первичных документов на современных предприятиях являются:
- Журнал учета ПКО и РКО.
- Подшивка с приходными документами.
- Кассовая книга.
В конце каждого дня все ордера заносятся в кассовую книгу. На основании них формируется информация о притоке и оттоке средств и выводится их остаток в кассе.
Как отмечалось ранее, при выписке ПКО регистрируется в учетной книге под индивидуальным порядковым номером. В конце года именно по ней проводится сверка всех притоков средств на предприятие. После оформления все приходные документы подшиваются в отдельную папку со скоросшивателем в хронологическом порядке. В конце папки следует вставить итоговый лист, в котором за подписью бухгалтера указывается, сколько именно бумаг было оформлено за год и подшито в папку.
Стоит отметить, что кассовая дисциплина 2019 года исключает необходимость ведения ПКО и РКО фирмами, функционирующими на правах ИП. Однако с точки зрения повышения эффективности внутрифирменного учета такая практика все же весьма уместна.
По итогам финансового года журнал учета, скоросшиватель с ПКО и кассовую книгу закрывают и хранят на предприятии в течение пяти лет. Данные всех трех документов должны полностью совпадать.
Если при заполнении ордера была допущена ошибка
Порядок оформления ПКО, регламентируемых законодательством запрещает наличие любого рода ошибок в этом документе. Именно поэтому любые помарки и исправления повлекут за собой необходимость полностью переписать ордер.
В практике бухгалтерской деятельности встречаются случаи, когда ПКО оформлен без помарок, в то время как в нем имеются следующего характера несоответствия:
- Нарушены стандартные правила заполнения;
- Не везде имеются подписи уполномоченного лица;
- Неверно, неправильно или неразборчиво указана сумма.
При обнаружении этих неточностей документ также придется переоформить. Особенно актуален данный аспект для крупных предприятий, где приходные ордера оформляет кассир, а заверяет их главный бухгалтер.
Таким образом, процедура оформления приходных ордеров не таит в себе серьезных трудностей, главное вносить достоверные данные в отведенные поля и следить за правильностью оформления этих первичных документов. По итогам месяца желательно сверять все оформленные ПКО с записями в кассовой книге, дабы вовремя выявить неточности в финансовом учете компании ещё до завершения финансового года.
