Учет резерва на оплату отпускных. Показатели учетной политики организации

ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

• отпускные;
• либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — . Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня. Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью .

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2019 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.

Кто обязан формировать резерв отпусков

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:

• в пункте 3 ПБУ 8/2010;
• статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

• конец каждого месяца;
• конец каждого квартала;
• конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким. Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года. Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в .

Как считать резерв отпусков

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998:

1. По каждому сотруднику.
2. По всей организации.
3. По группам персонала.

Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

РО = К × ЗП,

• РО — резерв отпусков;
• К — остаток неиспользованных сотрудником дней отдыха;
• ЗП — его среднедневной заработок.

Во всех трех случаях все данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв = К × ЗП × С,

• Рсв — запас расходов на страховые взносы;
• С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Предположим, в организации числятся три работника, данные по ним таковы:

• Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб;
• Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб;
• Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

• ПФР — 22 %;
• ФСС — 2,9 %;
• ФФОМС — 5,1 %;
• ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
2. Страховые взносы = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020 рублей.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого нужно зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20 рублей.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

РО = К × ЗПср,

• К — суммарный остаток неиспользованных всеми работниками дней отдыха;
• ЗПср — средняя заработная плата по учреждению.

Сумму страховых взносов определяем так:

Рсв = К × ЗПср × С.

Пример расчета по методике 2

Допустим, у сотрудников учреждении накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850 рублей.

Итого нужно зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850 рублей.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

РО = К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3,

• К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
• ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Рсв = (К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3) × С.

Пример расчета по методике 3

• по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
• по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680 рублей.

Итого нужно зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680 рублей.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:

Какие проводки использовать

Помимо этого, бухгалтеру, который отражает резерв на оплату отпусков, проводки понадобятся.

Для отпускных и компенсаций:

• кредит — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Для взносов:

• дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»;
• кредит — 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Что делать, если резервной суммы не хватило

В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

Затем доначислите средства в резерв в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

Резервирование денег на отпуска необходимо для равномерного распределения расходов на оплату времени отдыха сотрудников. Создание таких «запасов» является правом налогоплательщика, а не его обязанностью.

Вопрос о том, формировать резервы в налоговом учете или нет, компания решает самостоятельно (Письма Минфина от 19.10.2012 г. № 03-03-06/4/104, от 17.12.2009 г. № 03-03-06/2/234). Денежный «мешок» нужен тогда, когда расходы запланированы на конец года. Ежемесячно организация может уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму отчислений в создаваемые запасы.

Расходы в виде переводов средств в резерв на предстоящую оплату отпусков осуществляются в соответствии со . Они включаются в расходы на оплату труда на основании

Согласно пункту 1 статьи 324.1 НК РФ, компания, решившая вести равномерный учет для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков, обязана отразить в учетной политике принятый способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент переводов в указанный резерв.

Для этих целей организация обязана составить специальный расчет, в котором будет прописан расчет размера ежемесячных отчислений, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме затрат на оплату отпусков, включая сумму с этих расходов. При этом процент отчислений определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру затрат на заработную плату.

Размер ежемесячных отчислений в отпускную «копилку» будет определяться как произведение полученного процента отчислений и суммы расходов на оплату труда за текущий месяц. На основании пункта 24 статьи 255 НК РФ отчисления в «отпускной» резерв включаются в состав расходов на оплату труда.

Важные моменты

Пункт 4 статьи 324.1 НК РФ предусматривает, что резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы трат на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений страховых взносов. Алгоритм создания данного «запаса» предполагает, что в течение года компания учитывает в составе расходов не фактические суммы отпускных, а лишь предполагаемые. Следовательно, на последнее число налогового периода следует провести инвентаризацию резерва.

Если по итогам проверки сумма «запасов» в части неиспользованного отпуска превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумму превышения нужно включить в состав расходов на оплату труда.

Размер ежемесячных отчислений в отпускную «копилку» будет определяться как произведение полученного процента отчислений и суммы расходов на оплату труда за текущий месяц. На основании отчисления в «отпускной» резерв включаются в состав расходов на оплату труда.

Если же инвентаризация покажет, что размер резерва в части неиспользованного отпуска окажется меньше фактического остатка «запасов», то отрицательную разницу необходимо включать в состав внереализационных доходов ().

Законодательство позволяет компании переносить остаток неиспользованного отпускного резерва на следующий год. Однако делать это можно только в том случае, если такой резерв создается вновь. То есть, если фирма намерена в новом году резервировать суммы на оплату отпусков, то это необходимо отметить в налоговой политике и произвести расчет остатка «запасов». При определении неиспользованного резерва организация подсчитывает, какое количество дней запланированных отпусков не использовано персоналом, определяет среднедневную сумму расходов на оплату труда сотрудников, не использовавших отпуск, и устанавливает сумму отпускных по «не отгулянным» дням, которая и является остатком резерва.

Если фирма формирует резерв на предстоящую оплату отпусков, то отказаться от создания резерва в течение налогового периода она уже не может. Также компания не вправе создавать отпускные «запасы» только в отдельных .

На примерах

На основании пункта 2 статьи 324.1 НК расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. Зарезервированные суммы необходимо отражать по кредиту счета 96, на отдельном субсчете «Резерв на оплату отпусков»:

Дебет 20   Кредит 96«Резерв на оплату отпусков» -начислен резерв на оплату отпусков работникам основного производства;

Дебет 26   Кредит 96«Резерв на оплату отпусков»
начислен резерв на оплату отпусков управленческому персоналу.

В бухгалтерском учете суммы отпускных, начисленных сверх резерва, необходимо отразить следующими проводками:

Дебет 20   Кредит 70
- отражена сумма отпускных, начисленных сверх резерва;

Дебет 20 (25, 26)   Кредит 69
- отражена сумма обязательных страховых взносов на отпускные, начисленные сверх резерва.

В бухгалтерском учете сумму резерва на оплату отпусков необходимо регулярно (ежеквартально или ежемесячно) уточнять следующими проводками:

Дебет 20 (25, 26…)   Кредит 96
-увеличена сумма резерва на оплату отпусков;

Дебет 96   Кредит 91.1
- уменьшена сумма резерва на оплату отпусков (уменьшена величина оценочного обязательства в виде резерва на оплату отпусков).

Начисление отпускных за счет резерва, созданного на счете 96, отражается в учете следующими проводками:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет)   Кредит 70
-начислены отпускные за счет резерва;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» (аналитический счет)   Кредит 69
- начислены за счет резерва обязательные страховые взносы с отпускных.

Организация в текущем году создала резерв на предстоящую оплату отпусков в сумме 200 000 руб. В течение года фирма принимала новых работников, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска, поэтому фактическая сумма отпускных превысила размер резерва. Возникшую разницу в сумме 20 000 руб. (220 000 руб. - 200 000 руб.) организация обязана включить в расходы 31 декабря текущего года.

Сумма расходов на оплату неиспользованных отпусков рассчитывается путем умножения количества дней, которые не отгуляли сотрудники, на среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, не использовавших отпуск. К полученному результату нужно прибавить страховые взносы, начисленные на соответствующую величину.

Сумма начисленного в текущем году резерва, соответствующая сумме расходов на оплату неиспользованных отпусков, это и есть остаток резерва, который бухгалтер может перенести на следующий год.

Организация в 2013 году создала резерв на оплату отпусков в размере 200 000 руб.

Работник организации Иванов И.И. в текущем году находился в отпуске 14 дней. Предположим, что сумма выплаченных ему отпускных, исчисленная исходя из средней заработной платы, составила 20 000 руб.

Остальные работники организации отгуляли свои отпуска полностью, общая сумма начисленных отпускных (с учетом сумм страховых взносов) составила 160 000 руб.

Организацией принято решение и в следующем году формировать резерв.

Рассчитаем сумму «запасов», которую можно перенести на следующий год, Сначала определим по состоянию на 31 декабря 2013 года количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных: (28 дней - 14 дней). Их получилось 14. Далее рассчитаем сумму расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, исчисленную исходя из среднего дневного заработка работника (с учетом страховых взносов):

14 дней * (20 000 руб. / 28 дней) = 10 000 руб.

Следовательно, 10 000 руб. - это остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

Далее, необходимо определить сумму неиспользованного в 2013 году резерва: 200 000 руб. - (160 000 руб. + 10 000 руб. + 10 000 руб.) = 20 000 руб. То есть 20 000 рублей - это и есть та часть резерва, которую организация должна включить в доходы 2013 года.

Екатерина Никиташина , для журнала «Расчет»

В бухучете формировать резерв на оплату отпусков обязательно. Данное требование закреплено в ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Во-первых, резерв на оплату отпусков признается оценочным обязательством, поскольку обладает всеми признаками такового (п. 5 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107). Во-вторых, в подпункте «а» пункта 2 ПБУ 8/2010 сказано: нормы данного положения применяются, в частности, к трудовым договорам. А оплачиваемые отпуска положены сотрудникам в рамках трудовых отношений, то есть как раз на основании трудовых договоров.

При этом применять ПБУ 8/2010 обязаны все организации. Исключение - организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухучета. В частности, это субъекты малого предпринимательства (п. 3 ПБУ 8/2010, ч. 4 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Оценка необходимого резерва

В бухучете величина резерва должна быть равна общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на такие выплаты. Речь идет о тех днях отпуска, которые сотрудник уже заработал.

Это следует из общего правила, по которому надо определять размер оценочных обязательств согласно разделу III ПБУ 8/2010. Оценочное обязательство признают в бухучете по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами или перевести обязательство на другое лицо (п. 15 ПБУ 8/2010).

Однако конкретная методика определения величины резерва разделом III ПБУ 8/2010 не предусмотрена. Поэтому данную методику определите самостоятельно и закрепите в учетной политике организации для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

Наиболее оптимальный вариант: оценивать предполагаемую сумму расходов, которые возникнут у организации в связи с выплатой отпускных, так часто, как составляете бухгалтерскую отчетность. Ведь промежуточную бухгалтерскую отчетность в налоговые инспекции представлять не нужно (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Но если учредители, акционеры или собственники организации требуют, то составлять ее следует обязательно (ч. 4 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть если учредителям бухотчетность нужна раз в квартал - чтобы знать размер прибыли и распределить дивиденды, то и предполагаемую сумму расходов на выплату отпускных оценивайте ежеквартально.

Важная деталь: в бухгалтерской отчетности размер резерва на оплату отпусков нужно показывать отдельной строкой, только если такая величина является существенной (п. 24 ПБУ 8/2010).

Бухучет

В бухучете резерв на оплату отпусков учтите на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Учет по этому счету нужно вести по видам резервов, поэтому к счету 96 откройте субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам» (Инструкция к плану счетов (счет 96)).

Резервирование сумм отразите по кредиту счета 96 в корреспонденции с тем счетом, на котором отражена зарплата сотрудников, по будущим отпускам которых рассчитываете оценочные обязательства:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»

- произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков.

Создав резерв в бухучете, спишите затраты по отпускным за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включайте. Вместо этого в течение календарного года в составе затрат учтите отчисления в резерв на оплату отпусков (п. 8, 21 ПБУ 8/2010, Инструкция к плану счетов (счет 96)).

Пример отражения в бухучете отчислений по формированию оценочного обязательства на оплату отпусков

ООО «Производственная фирма "Мастер"» в учетной политике для целей бухучета на 2016 год прописало следующий порядок расчета оценочного обязательства на оплату отпусков:

1. Оценочное обязательство на оплату отпусков определяется на последнее число каждого квартала.

2. Основная сумма оценочного обязательства рассчитывается как произведение количества неиспользованных всеми сотрудниками организации дней отпусков на конец квартала (по данным кадрового учета) на средний дневной заработок по организации за последние шесть месяцев.

3. Основная сумма оценочного обязательства увеличивается на сумму страховых взносов. При этом взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование рассчитываются по общеустановленным тарифам.

По состоянию на 31 декабря 2015 года в организации отсутствуют сотрудники, за которыми числились неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы. Поэтому на 31 декабря 2015 года величина оценочного обязательства на оплату отпусков равна нулю.

По данным кадровой службы на 31 марта 2016 года число заработанных отпускных дней всеми сотрудниками организации составляет 51 день, в том числе:

• 25 дней отпуска причитается сотрудникам основного производства;
• 16 дней отпуска - сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;
• 10 дней отпуска - сотрудникам управленческого аппарата.

Средний дневной заработок в организации за период с 1 октября 2015 года по 31 марта 2016 года равен 1371 руб.

Средний заработок на одного сотрудника, рассчитанный нарастающим итогом в организации за период с 1 января по 31 марта 2016 года, составляет 81 368 руб. Таким образом, оценочное обязательство за I квартал нужно рассчитать с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по суммарному тарифу 30 процентов.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в течение 2016 года организация начисляет по тарифу 0,2 процента с доходов всех сотрудников.

Бухгалтер оценивает величину резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 марта 2016 года. С этой целью сначала он определил размер оценочного обязательства исходя из среднего дневного заработка:
51 дн. × 1371 руб. = 69 921 руб.

Затем с этой суммы бухгалтер рассчитал сумму страховых взносов:
69 921 руб. × (30% + 0,2%) = 21 116,14 руб.

Таким образом, величина резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 марта 2016 года составляет:
69 921 руб. + 21 116,14 руб. = 91 037,14 руб.

В учете бухгалтер сделал проводки:

Дебет 20 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
- 44 626,05 руб. (91 037,14 руб. × 25 дн. : 51 дн.) - начислено оценочное обязательство на оплату отпусков сотрудникам основного производства;

Дебет 25 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
- 28 560,67 руб. (91 037,14 руб. × 16 дн. : 51 дн.) - начислено оценочное обязательство на оплату отпусков сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;

Дебет 26 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
- 17 850,42 руб. (91 037,14 руб. × 10 дн. : 51 дн.) - начислен резерв на оплату отпусков с зарплаты управленческого персонала.

Ситуация: какой тариф страховых взносов нужно применять, рассчитывая величину резерва на оплату отпусков при его формировании по состоянию на 31 декабря отчетного года? С 1 января года, следующего за отчетным, у организации изменяются тарифы страховых взносов.

При расчете величины резерва используйте тарифы страховых взносов, которые организация будет применять с 1 января года, следующего за отчетным.

Резерв на оплату отпусков представляет собой виртуальную задолженность организации по погашению обязательств, связанных с оплатой отпусков, права на которые возникли у сотрудников, на отчетную дату. При расчете величины резерва необходимо учитывать в том числе страховые взносы, которые начисляют на сумму отпускных. Эти начисления возникают при выходе сотрудника в отпуск, то есть в следующем году. Это следует из пункта 15 ПБУ 8/2010 и письма Минфина России от 27 января 2012 г. № 07-02-18/01.

Вот и получается, что, формируя резерв на оплату отпусков по состоянию на 31 декабря отчетного года, для расчета величины этого резерва нужно брать тарифы страховых взносов уже следующего года.

Малые предприятия

Ответственность

Тех, кто обязан, но не создает резервов на оплату отпусков в бухучете, ждет наказание. Им могут выставить как налоговый, так и административный штраф.

Налоговый штраф

Отказ создавать, использовать или пересматривать резерв означает, что в бухучете и регистрах будут неверно отражены расходы на отпуск. Налоговые инспекторы посчитают это грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За такое нарушение в течение одного года штраф организации выпишут в размере 10 000 руб. Если то же зафиксируют в период за несколько лет, то штраф увеличат до 30 000 руб. Это предусмотрено статьей 120 Налогового кодекса РФ. Порядок создания, использования и пересмотра резерва на оплату отпусков прописан в пунктах 5, 21 и 23 ПБУ 8/2010.

Административный штраф

Если же из-за отказа от создания резерва любая из строк баланса будет искажена более чем на 10 процентов, то заплатить придется и административный штраф. Именно такое пороговое значение установлено в КоАП РФ для признания грубого нарушения требований к бухучету, в том числе бухгалтерской отчетности . Если искажение найдут, то должностных лиц оштрафуют на сумму от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет. Поступить так могут с руководителем или тем, кто назначен ответственным за ведение бухучета, например главным бухгалтером. Убедиться в этом можно, заглянув в статью 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Налог на прибыль

Резерв на оплату отпусков в налоговом учете может создать организация, применяющая метод начисления (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

В таком случае на сумму отчислений в резерв можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль уже с января текущего года. То есть даже до того месяца, в котором сотрудники фактически пойдут в отпуск.

Пример отражения в налоговом учете отчислений в резерв на оплату отпусков

ООО «Производственная фирма "Мастер"» в учетной политике для целей налогообложения на 2016 год закрепило:

• создание резерва на оплату отпусков;

• расчет ежемесячных отчислений в резерв с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

• ежемесячный процент отчислений в резерв в размере 8,6 процента от фонда оплаты труда;

• предельную сумму отчислений в резерв за год в размере 490 584 руб.

В январе 2016 года фонд оплаты труда (без отпускных) с учетом страховых взносов составил 400 000 руб., в том числе:

• 200 000 руб. учтено на счете 20 «Основное производство»;
• 50 000 руб. - на счете 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 150 000 руб. - на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

За январь 2016 года общая сумма отчислений в резерв составила 34 400 руб. (400 000 руб. × 8,6%), в том числе:

• 17 200 руб. - с зарплаты сотрудников основного производства;
• 4300 руб. - с зарплаты сотрудников, занятых в процессе обслуживания производств;
• 12 900 руб. - с зарплаты управленческого персонала.

УСН

Организации на упрощенке не могут создавать налоговый резерв на оплату отпусков.

Если организация платит единый налог с доходов, она не учитывает никакие расходы, в том числе расходы в виде отчислений в резервы (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Организации же, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, также не смогут создать резерв. Ведь расходы они учитывают по факту оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). То есть расходы по отпускным уменьшат базу по единому налогу только в момент их выплаты сотруднику. И заранее их учесть за счет создания резерва не удастся. Потому и в закрытом перечне учитываемых расходов, который есть в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, отчисления в любые резервы не названы.

ЕНВД

Возможность создавать налоговый резерв на оплату отпусков при ЕНВД не предусмотрена. Организации на ЕНВД не учитывают никакие виды расходов, в том числе расходы в виде отчислений в резервы (ст. 346.29 НК РФ).

ОСНО и ЕНВД

Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, она может создать резерв на оплату отпусков в налоговом учете (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Но по сотрудникам, занятым в деятельности на ЕНВД, отчислять в резерв ничего не нужно.

На сумму отчислений в резерв можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль уже с января текущего года. То есть даже раньше того периода, в котором сотрудники фактически пойдут в отпуск.

Организации, применяющие кассовый метод, в налоговом учете создать резерв не могут. Это связано с тем, что расходы при кассовом методе всегда учитываются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). То есть расходы по отпускным уменьшат базу по налогу на прибыль только в момент их выплаты сотруднику.

Если организация создает резерв в налоговом учете, затраты в виде отчислений в резерв, относящиеся к двум видам деятельности организации, нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, учесть нельзя.

В расходы по налогу на прибыль включите лишь сумму отчислений в резерв, относящихся к деятельности организации на общей системе налогообложения. Подробнее об этом см. Как в налоговом учете создать резерв на оплату отпусков, выплату вознаграждений .

Резерв на оплату отпусков - это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2019 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010 , ст. 4 , ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

• последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
• последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
• 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей .

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:

Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.

Как рассчитать резерв отпусков

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей .

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.

Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

Способ 1

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.

Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.

Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 « Прочие доходы».

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо:

Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.

Способ 3

Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

Для этого необходимо:

Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:

Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.

Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:

Шаг 3. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков. На указанную сумму начисляется (доначисляется или корректируется) резерв по дебету счетов 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96.

Каждая организация, самостоятельно определяет, когда ее работники будут идти в отпуск, при этом учитывается месяц их оформления в штат. Для этого создается график ежегодных отпусков, на основании которого формируется резерв их оплаты. Как показывает практика, чаще всего сотрудники фирм отдыхают в летнее время года, поэтому и случается неравномерное распределение расходов на оплату отпусков. Чтобы оптимизировать налоговую нагрузку работодателям необходимо создавать резерв на оплату отпусков в налоговом учете, порядок формирования которого регламентируется статьей 324 Налогового Кодекса РФ.

Главные цели и принципы резерва

Резерв на оплату отпусков создается для того, чтобы работодатели смогли равномерно включать соответствующие издержки в ежемесячные расходы на оплату труда. Таким образом, им удастся уменьшать в течение отчетного года налоговую базу. Несмотря на то, что порядок формирования отпускного резерва регламентируется НК, его создание является абсолютно добровольным.

Резерв могут создавать юридические лица, которые являются плательщиками налога на прибыль и признают свои расходы и доходы по методу начисления. Те компании, которые являются плательщиками ОСНО или УСН, применяющие при исчислении расходов и доходов кассовую методу, не должны формировать отпускной резерв.

При создании отпускного резерва ответственным лицам компании нужно ориентироваться на регламент Налогового Кодекса РФ, а именно на статью 324. Стоит отметить, что организации, которые являются плательщиками налога на прибыль, могут вести соответствующий налоговый регистр, в котором отражается использование отпускного резерва, в электронной форме. Если компания принимает решение не создавать отпускной резерв, ей все равно нужно отразить этот факт в учетной политике.

Важным моментом, который должны учитывать бухгалтера, является процедура покрытия расходов из отпускного резерва.

Из него можно покрывать только отпускные, а также начисленные на них страховые взносы. При этом если сотрудник получает от компании компенсацию за неиспользованный отпуск, то эти суммы не покрываются за счет резерва. Если ответственные лица нарушат нормы Федерального законодательства, касающиеся процедуры формирования и использования отпускного резерва, то к ним контролирующие органы применят штрафные санкции.

Отражение резерва в учетной политике

Факт создания отпускного резерва в обязательном порядке должен отражаться в учетной политики компании. Это делается для того, чтобы организация могла оптимизировать свою налоговую нагрузку. Читайте также статью: → “ ». В учетной политике каждой компании, которая формирует отпускной резерв, должны отражаться следующие данные:

• порядок расчета отпускного резерва;
• с какой периодичностью он будет создаваться;
• какие виды учетных регистров будут использоваться бухгалтерами для отражения отпускного резерва.

Если в отчетном году юридическим лицом был создан такой резерв, отказаться от него работодатель сможет только в начала следующего года, после внесения соответствующих изменений в учетную политику. В учетной политике помимо отпускного резерва юридическое лицо должно отражать следующие моменты:

• каким способом будет проводиться резервирование;
• максимальная сумма отчислений в отпускной резерв;
• величина ежемесячных отчислений в процентном соотношении.

Определение ежемесячного процента отчислений

Порядок определения ежемесячного процента отчислений в отпускной резерв регламентируется 324 статьей Налогового Кодекса РФ. Организация, которая создается такой резерв, обязана составить специальную смету. При этом в соответствующем налоговом регистре должны отражаться фактические суммы отчислений.

Каждая компания самостоятельно разрабатывает форму такой сметы, так как законодательством не предусмотрена типовая форма. После этого разработанный бланк расчета утверждается приложением, являющимся неотъемлемой частью учетной политики. Вместо приложения компания может утверждать форму сметы отдельным приказом.

Как в отпускной резерв делается расчет отчислений?

В том случае, когда компания приняла решение создать отпускной резерв, ей необходимо будет включать в расходы на оплату труда суммы ежемесячных резервных отчислений. Таким образом, будет осуществляться не только планирование, но и выравнивание расходов каждого налогового периода.

Что следует понимать под понятием «оплата труда», которое непосредственным образом влияет на формирование отпускного резерва:

• фонд оплаты труда;
• дневная заработная плата (средняя);
• суммы выплат за отпуск;
• суммы выплат за неиспользованный отпуск. Читайте также статью: → “ ».

Чтобы на отчетный год определить предполагаемую сумму расходов для фонда оплаты труда, можно использовать несколько способов:

• задействовать данные предыдущего отчетного периода (года);
• использовать штатное расписание.

Стоит отметить, что в отпускной резерв не должны включаться выплаты, которые делает компания физическим лицам на основании договоров гражданско-правового характера и оплата отпускных.

Как в налоговом учете должен отражаться отпускной резерв?

В том случае, когда компания создает отпускной резерв, то все расходы, которые будут возникать в связи с отпусками, должны буту списываться именно за счет него. Если его не хватит, то в этом случае разница будет уменьшать налоговую базу отчетного периода. Неиспользованная в отчетном году сумма отпускного резерва должна переноситься на следующий год.

Бухгалтерам таких организаций нужно учитывать один нюанс. В налоговом и бухгалтерском учете процесс создания отпускного резерва будет отличаться.

Пример : В бухгалтерском учете процесс создания отпускного резерва отражается Кт 96 Дт 20. В налоговом учете компания может не отражать момент его создания. В бухгалтерском учете процесс создания и использования отпускного резерва должен отображаться следующим образом:

Каждый бухгалтер должен отражать операции, связанные с созданием и использованием отпускного резерва в следующих учетных регистрах:

Основные отличия отпускного резерва в бухгалтерском и налоговом учете

Чтобы понять, чем отличается процесс формирования и использования отпускного резерва в налоговом и бухгалтерском учете нужно рассмотреть основные моменты:

Инвентаризация отпускных резервов

Ежегодно субъекты предпринимательской деятельности, которые являются плательщиками налога на прибыль, должны проводить инвентаризацию. Это делается из-за того, что сумма фактически начисленных отпускных, как правило, не совпадает с суммой отчислений, которые делала компания в соответствующий резерв.

Каждая организация должна ежегодно приводить в соответствие учтенные расходы с фактическими. Для этого проводятся инвентаризационные мероприятия по состоянию на 31 декабря отчетного года. Этот порядок регламентирован статьей 324 Налогового Кодекса, действующего на территории Российской Федерации.

Чтобы провести инвентаризацию бухгалтерам необходимо использовать данные бухгалтерского и налогового учета, в которых отражаются записи о фактически начисленных отпускных и сумме сформированного отпускного резерва.

Частые вопросы и ответы на них про отпускной резерв

Вопрос №1. Обязательно ли компании формировать отпускной резерв?

Несмотря на то, что в Федеральном законодательстве предусмотрен порядок формирования отпускных резервов, каждая организация должна самостоятельно решать для себя, будет ли она его создавать. Если компания планирует оптимизировать налоговую нагрузку, то ей просто необходим отпускной резерв.

Пример: В организации работает большое количество штатных сотрудников. Большинство из них планируют пойти в отпуск в летнее время года. В результате налоговая нагрузка компании в течение нескольких месяцев будет существенно увеличена. Решить эту проблему поможет отпускной резерв.

Вопрос №2. Предусмотрены ли штрафные санкции за нарушение учета расходов отпускного резерва?

Федеральным законодательством России предусмотрены финансовые взыскания за грубое нарушение учета расходов из отпускного резерва. Виновным грозит штраф, который может достигать 30 000 рублей. Также действия ответственных за процесс формирования и использования отпускного резерва лиц будут попадать под действие Административного Кодекса России.

Вопрос №3. Из каких источников должен формироваться отпускной резерв?

Каждый субъект предпринимательской деятельности самостоятельно определяет, какого размера будет его отпускной резерв. В качестве источников его финансирования может рассматриваться фонд оплаты труда штатных сотрудников предприятия. Также формирование отпускного резерва может происходить за счет страховых взносов, которые организация делает во внебюджетные фонды при начислении и последующей выплаты заработной платы. Источником финансирования отпускного резерва могут стать и страховые взносы, начисляемые в фонд травматизма.

Вопрос №4. Как формируется резерв на оплату отпусков?

Бухгалтер компании, которая формирует отпускной резерв, должен использовать формулу, которая поможет рассчитать нужную величину. Отпускной резерв отчетного периода = средняя заработная плата за отчетный период (учитывается дневная зарплата) х количество неизрасходованных дней отпуска (определяются на конец отчетного периода).

Вопрос №5. Если на конец отчетного года в отпускном резерве остались неизрасходованные суммы, что с ними делать?

Каждая организация, использующая отпускной резерв, должна ежегодно делать его инвентаризацию. Если на конец отчетного года по результатам проведенной проверки будет выявлен остаток, то его в обязательном порядке нужно учесть в процессе формирования отпускного резерва на следующий отчетный год. В этом случае в новом резерве будет на 01 января перенесен остаток. Если компания израсходовала на покрытие ежегодных отпусков больше денег, чем было в соответствующем резерве, то все фактические издержки она будет покрывать за счет своих затратных счетов.

Каждый субъект предпринимательской деятельности, который планирует сформировать отпускной резерв, должен понимать, что отражение данной процедуры в бухгалтерском и в налоговом учете будет отличаться. Различия будут не только в процессе создания резерва, но и в его пополнении и последующем использовании, а также в отражении неиспользованных сумм. Несмотря на все различия, каждая компания все важные моменты, которые касаются отпускных резервов, должна своевременно отражать в учетной политике. В процессе использования средств из резерва должны учитываться соответствующие нормы закона, которые позволяют расходовать деньги только на покрытие отпусков и страховых взносов.