Как отразить в бухгалтерском учете инкассацию через терминал банка. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе.

Вопрос: В случае оформления приказа о разменном фонде мы обязаны сдавать всю выручку до копейки в банк? Но есть нюанс: мы сдаем выручку через банкомат, где нет возможности вносить копейки. Как быть в этом случае?

Ответ: Нет, сдавать в банк нужно сверхлимитную выручку.

кассовой книге

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку.

Непосредственно в кассовом аппарате может оставаться только разменный фонд, если он выдается на продолжительный срок.

Обоснование

Как отразить в бухучете инкассацию через терминал банка

«…Сдаем выручку в банк через специальный терминал. Он печатает ордер-чек. Деньги почти мгновенно зачисляются на наш счет за вычетом комиссии. Как отразить сдачу наличных в банк в бухучете?..»

— Из письма главного бухгалтера Ольги Самойловой, г. Воронеж

Ольга, надо сделать проводки по счету 57 «Переводы в пути».

Компания вправе сдавать наличную выручку на расчетный счет через специальные терминалы. Для этого она заключает с банком договор на самоинкассацию. Кассир на основании расходника забирает выручку и отвозит ее в терминал. Как правило, деньги почти сразу поступают на счет. Но терминал может принять не все купюры, поэтому безопаснее использовать для таких операций счет 57 . В учете надо сделать проводки:

Дебет 57 Кредит 50

— выданы деньги сотруднику для сдачи в банковский терминал;

Дебет 51 Кредит 57

— наличная выручка за вычетом комиссии поступила на расчетный счет;

Дебет 91 Кредит 57

— комиссия банка учтена в прочих расходах.

Электронный справочник «Годовой отчет — 2016»

Между тем есть законный способ хранить в кассе определенное количество лишних денег, не вызывая при этом вопросов проверяющих. Достаточно оформить наличие разменного фонда. Образец приказа .

Для того чтобы у налоговиков точно не возникло вопросов, в приказе нужно четко прописать сумму, которая будет находиться в кассовом аппарате, а также порядок выдачи и сдачи этой суммы. Можно выдавать разменный фонд утром каждый день из кассы организации, а вечером сдавать обратно. Это соответствует порядку, изложенному в пункте 3.8 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России 30 августа 1993 г. № 104 . Там сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы. В идеале именно так и нужно делать. Но в принципе законодательство не запрещает выдавать сумму размена под отчет на более длительный срок (на неделю, месяц или еще дольше). Такого запрета просто нет в указании Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У.

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку.* Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка - 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Это следует из пунктов и

Самое сложное: Поддерживать «нулевой» лимит кассы.
Будет проще, если: Оформить расчет в банк и установить удобный для компании лимит.

Законодательство предписывает хранить деньги в кассе в пределах лимита. Его должны соблюдать все компании, которые ведут расчеты наличными. По умолчанию лимит равен нулю. Но в случае необходимости его можно согласовать с банком и увеличить. Для этого нужно представить в банк соответствующий бланк расчета (форма № 0408020).

Вся выручка сверх допустимого лимита на конец дня должна быть сдана в банк. Если режим работы компании сделать этого не позволяет — то на следующий день. Один раз в несколько дней можно сдавать выручку только в том случае, если поблизости нет ни одного отделения банка (п. 2.4 Положения Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14 - П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»). Задержаться в кассе могут только деньги на заработную плату и пособия. И то на три дня, включая день, когда они были получены.

В этой инструкции мы расскажем, как составить расчет лимита в кассе. А также какие проводки сделать, когда деньги в банк сдает сотрудник компании или инкассаторы.

Если лимит кассы у вас уже есть, смело переходите к шагу № 3.

Шаг №1. Рассчитайте лимит остатка денег в кассе

Чтобы заполнить бланк расчета по форме №0408020, сперва рассчитайте показатели и укажите размер выручки за три последовательных месяца. Как правило, расчет представляют в банк в конце года, так как лимит устанавливается на год и действует до 31 декабря. Но его можно пересчитать и в течение года. Например, если показатели выручки резко изменились или поменялся режим работы компании.

ООО «Макора» торгует сувенирами. Магазин работает ежедневно с 10 до 20 часов, без обеда и выходных. Выручку сдают в банк на следующий день в 11 часов. За последние три месяца — март, апрель и май 2011 года число рабочих дней составило 92 дня, а количество рабочих часов — 920 (92 дн. 10 ч). Выручка магазина за три месяца равна 952 000 руб. Из них потрачено за март—май 2011 года:

— на оплату товара поставщику — 86 000 руб.;

— на общехозяйственные расходы — 24 000 руб.;

— на выплату заработной платы персоналу — 142 000 руб.

Соответственно, среднедневная выручка за три последних месяца составляет 10 348 руб. (952 000 руб. : 92 дн.). Среднечасовая выручка — 1035 руб. (952 000 руб. : 920 ч).

Среднедневной расход магазина составляет 1196 руб. ((86 000 руб. + + 24 000 руб.) : 92 дн.). При этом суммы заработной платы и социальных выплат в состав расходов не включаются.

Лимит равен 9152 руб.(10 348 - 1196). Компания указала в расчете для банка лимит в 10 000 руб.

Если у вашей компании есть структурные подразделения, которые не выделены на отдельный баланс и не имеют собственных расчетных счетов, лимит остатка денежных средств в кассе рассчитайте исходя из общего оборота денег в целом. То есть нужно учесть выручку по всем подразделениям единовременно.

Когда структурные подразделения выделены на отдельный баланс и имеют свои расчетные счета, лимит остатка денежных средств в кассе установите отдельно по каждому такому подразделению.

Шаг №2. Представьте расчет лимита в банк

Расчет заполните в двух экземплярах. Один экземпляр остается в банке, а второй вы получите обратно, когда банк подтвердит лимит. Пример заполнения расчета приведен ниже.

Если у вашей компании открыты расчетные счета в разных банках, то лимит устанавливает только один из них. После направьте уведомление о размере установленного лимита в остальные банки.

Уведомление можно составить в произвольной форме и прикрепить к нему копию расчета.

Шаг №3. Заполните документы для сдачи наличных в банк

Как именно нужно сдавать сверхлимит выручки, компания должна решать сама. Можно, например, поручить это ответственному сотруднику.

Для этого нужно заполнить объявление на взнос наличными (форма № 0402001). Данный документ оформляет сотрудник компании, который сдает выручку. Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: непосредственно объявления, квитанции и ордера.

Квитанция выдается работнику и прикрепляется к расходному кассовому ордеру. Документы на взнос наличными могут быть заполнены вручную или на компьютере. Главное, чтобы были сохранены все реквизиты бланка.

Также можно воспользоваться услугами инкассации. В этом случае компания ничем не рискует при доставке в банк крупных сумм. А отвечают за то, что деньги будут сданы в банк, инкассаторы. И разумеется, если по их вине деньги вывезены и сданы в банк не будут, штраф компании не положен (постановление ФАС Северо - Западного округа от 17 августа 2007 г. № А56 - 50165/2006).

Передавая денежные средства инкассаторам, заполните препроводительную ведомость. Один экземпляр остается в компании, второй передается в банк. После того как средства поступят на расчетный счет, банк отправит вам мемориальный ордер, который и подтвердит операцию.

Шаг №4. Отразите операции в бухгалтерском учете

Если выручку сдает сотрудник компании напрямую в банк, то все просто. Такая операция отражается одной проводкой:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— отражена сдача выручки из кассы в банк.

Когда же деньгами занимаются инкассаторы, проводки такие:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50

— переданы деньги инкассаторам для сдачи в банк;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57

— зачислены деньги на расчетный счет.

Может случиться и так, что, принимая выручку, сотрудник банка обнаружит сомнительные купюры. Естественно, на расчетный счет они не поступят. Банк отправит их на экспертизу, которая длится, как правило, 10 —15 дней.

Если подозрения не подтвердятся, удержанную ранее сумму банк вернет. А если купюры действительно окажутся поддельными, то компания получит копию акта экспертизы денежных знаков. На основании этого документа в бухгалтерском учете отражается недостача:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57

— отражена недостача номинальной стоимости поддельных купюр.

Сумму такой недостачи можно взыскать с материально ответственного лица, например кассира. Конечно, при том условии, что его вина установлена.

Предположим, что кассир не использовал детектор валют при работе с наличными. В таком случае возьмите с работника письменное объяснение о том, откуда взялась подделка. И только после этого издайте распоряжение о взыскании.

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующими проводками:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

—отражена недостача, которую нужно взыскать с кассира;

ДЕБЕТ 70 (50) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

—удержана недостача из заработной платы кассира (либо внесена в кассу).

Если в вашей компании нет оборудования, при помощи которого можно было бы распознать подделку, или оно неисправно, обвинить кассира нельзя. Соответственно, виновного установить тоже не получится. Тогда всю сумму недостачи от фальшивых купюр спишите за счет собственных средств компании:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

—списана сумма недостачи за счет собственных средств.

Шаг №5. Спишите в учете расходы по инкассации

Услуги инкассации, в том числе оказанные банком, облагаются НДС. Налог, предъявленный инкассаторской службой, можно принять к вычету. Естественно, после того, как услуги будут оказаны и у вас будет счет - фактура (п. 1 ст.172 Налогового кодекса РФ).

При расчете налога на прибыль средства, истраченные на инкассацию, учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). И спишите в том месяце, в котором инкассаторы сдали выручку в банк.

Инструкция

Небольшие суммы можно сдавать в банк по объявлению на взнос наличными. Подготовьте и пересчитайте выручку , оформите расходный кассовый ордер, заполните объявление на взнос наличными от руки или распечатайте его из бухгалтерской программы. Обратите внимание на то, что в кассовых документах не допускаются помарки и исправления.

Некоторые банки оформляют объявления на взнос наличными самостоятельно, поэтому можете воспользоваться этой услугой. Предъявите сотруднику банка документ, удостоверяющий личность, сообщите источник выручки и реквизиты для зачисления денег. Подпишите верхнюю отрывную часть объявления. Затем передайте наличность кассиру и получите квитанцию о ее приеме с печатью банка.

Кроме того, деньги можно сдавать в банк с помощью услуги автоматических сейфов. Для этого заключите с банком специальный договор и получите необходимое количество сумок для упаковывания денег. На сумках укажите присвоенный банком номер и идентифицирующие сведения, определенные договором.

При каждой сдаче наличности заполняйте под копирку препроводительную ведомость к сумке, накладную и квитанцию. Ведомость и накладную вложите внутрь сумки, опломбируйте ее, а квитанцию оставьте себе. При вложении сумки в сейф введите ее номер, сумму, пароль и идентифицирующие сведения, установленные договором. Не забудьте взять распечатку сейфа о приеме средств.

В хозяйственной практике широко используются услуги инкассации. Заключите соответствующий договор с банком или подразделением Росинкас Банка России. Деньги передаются инкассаторам в опломбированных сумках, внутрь которых вкладывается препроводительная ведомость. Кроме того, к сумке нужно приложить накладную. Обязательно проверяйте документы инкассатора: паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и доверенность на перевозку и инкассацию денег.

Недавно появилась новая услуга – прием и зачисление наличных средств от юридических лиц через банкоматы, оснащенные функцией cash-in, с помощью инкассационных карт. Чтобы воспользоваться этой услугой, нужно заключить дополнительное соглашение к договору банковского счета или отдельный договор на обслуживание. Но поскольку система самоинкассации через банкоматы или платежные терминалы находится в стадии становления, она пока доступна не во всех городах и банках.

Некоторые организации успешно пользуются услугами операционных касс банков, которые располагаются вблизи торговой точки либо устанавливают кассовые кабины на площадях клиента. При этом выручка за товары и услуги минует кассу предприятия и непосредственно на расчетный счет. Обратитесь в банк для заключения договора на от физических лиц, обговорите сумму комиссии за услуги. Как правило, она не превышает затрат на инкассацию, прием и пересчет наличности при использовании сейфов.

Организация не пользуется услугами инкассаторских служб, и наличные из кассы отвозит в банк для зачисления на расчетный счет один из работников. Как в такой ситуации оформить РКО при выдаче денег из кассы - должны ли там быть ф. и. о. и паспортные данные этого работника и его подпись? В разных организациях к решению этого вопроса подходят по-разному. Рассмотрим часто применяемые способы и решим, какими можно пользоваться, а какими - не нужно.

СПОСОБ 1. Неправильный и опасный. В РКО вообще нет упоминания о работнике, который везет деньги в банк

То есть строка «Выдать» остается пустой или же в ней указано название банка. В строке «Основание» пишут «Для зачисления на расчетный счет в таком-то банке». По возвращении работника к РКО прикалывают квитанцию банка к объявлению на взнос наличными и указывают ее реквизиты в строке «Приложение».

Обычно бухгалтеры объясняют это тем, что указывают в ордере проводку Дт счета 51 – Кт счета 50, а она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть они считают, что деньги по такому РКО выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная к ордеру квитанция банка.

Что неправильно. Нарушены следующие правила составления РКО и правила выдачи денег из кассы.

Во-первых, в РКО должны быть указаны ф. и. о. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, и должна стоять его подпись. Это требование не только Положения о порядке ведения кассовых операци йп. 4.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение) , но и Закона о бухучет еп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Ведь РКО - первичный документ.

Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму пропись юп. 4.3 Положения .

В-третьих, РКО должен быть полностью оформлен (в том числе иметь все приложения) уже на момент выдачи денег из касс ып. 4.2 Положения ; п. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А значит, реквизиты квитанции банка в строке «Приложение» в РКО служить заменой подписи получателя не могут. Ведь квитанция появляется позже, когда банк примет деньги.

Когда деньги сдают в банк через инкассаторскую службу банка, ее работник, принимающий наличные, не ставит свою подпись в РКО. Однако это еще не причина поступать так же и в нашем случае. Во-первых, есть специальные правила инкассаци иПоложение ЦБ от 24.04.2008 № 318-П . Во-вторых, подпись в РКО в этом случае заменяет подпись инкассатора на другом документе - квитанции к сумк еп. 9.7 Положения ЦБ от 24.04.2008 № 318-П . Потому что ее инкассатор подписывает сразу же при передаче денег, то есть она оформляется одновременно с РКО. И именно этот документ служит основанием для составления РКО на деньги, сданные инкассаторам.

Чем опасно. Конечно, налоговики за такое нарушение не штрафуют. Опасность в другом: если все деньги или их часть вдруг по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир. Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал, - всякое бывает. И доказать обратное кассиру нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался.

Злоупотребления тут могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму бо´ ль -шую, чем выдал работнику.

Этот способ безопасен только в одном случае - если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.

Если кассиров несколько, то передача денег от старшего кассира тому кассиру, который отвозит деньги в банк, оформляется записью в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5.

СПОСОБ 2. Неправильный, но безвредный. Работнику, который должен сдать деньги из кассы в банк, они выдаются под отчет

По возвращении из банка работник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему в качестве подтверждающего документа квитанцию к объявлению на взнос наличными (в ней есть ф. и. о. человека, от которого приняты деньги).

В РКО указывают проводку Дт счета 71 – Кт счета 50, а на дату зачисления денег на счет делают проводку Дт счета 51 – Кт счета 71.

Бухгалтеры, которые применяют этот способ, аргументируют это так. Если работнику из кассы выданы деньги для передачи кому-либо, то он обязан по ним отчитаться. А как это сделать? Есть привычный способ - авансовый отчет, который предполагает, что ранее наличные были выданы под отчет.

Что неправильно. Деньги под отчет выдают работникам только на расходы - то есть для расчетов с третьими лицами за приобретаемые для компании товары (работы, услуги)п. 4.1 Положения . А при сдаче наличных в банк расходования денег нет - они остаются у организации, хотя и меняют «местонахождение» с кассы на расчетный счет.

Поэтому аргумент, что по любой полученной из кассы сумме работник является подотчетником (кроме зарплаты и прочих выплат непосредственно самому работнику), неверный.

Почему безвредно. Штрафа за ошибочное оформление выданных денег как находящихся под отчетом нет. Факт передачи определенной суммы из кассы работнику зафиксирован. И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут с тем, с кем надо.

СПОСОБ 3. Предпочтительный. В РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет

В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководител яп. 1.5 Положения .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ КАССИРА

Любая передача наличных из рук в руки внутри организации должна быть документально оформлена с указанием ф. и. о. получателя денег и его подписью. Обезличенные документы на движение наличных могут привести к злоупотреблениям.

Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.

ВАРИАНТ 1. Дт счета 51 – Кт счета 50. Она допустима в составленном на работника РКО, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема - дата на квитанции к объявлению на взнос наличными. Основание для проводки - РКО и квитанция банка.

ВАРИАНТ 2. Если же есть вероятность, что работник сдаст деньги в банк лишь на следующий день (например, он вечером объезжает несколько принадлежащих фирме точек продаж и может не успеть в банк до его закрытия), лучше делать проводку Дт счета 57 «Переводы в пути» – Кт счета 50. Когда деньги сданы в банк, делаем проводку Дт счета 51 – Кт счета 57.

Этот вариант хорош еще и потому, что банк при приеме наличных может выявить фальшивые купюры и тогда указанная в РКО при выдаче денег проводка Дт счета 51 – Кт счета 50 окажется составленной на неверную сумму.

Образец правильного оформления РКО приведен ниже.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. работника с пометкой «Для зачисления на расчетный счет организации в таком-то банке».

С составлением РКО в организациях разобрались. А как оформлять расходник на сдачу денег в банк у индивидуального предпринимателя?

Если он сам ведет кассовые операции и сам сдает наличные из кассы в банк, то подходит и «обезличенный» РКО, то есть способ 1. А если что-то одно из этого делает его работник, нужно фиксировать передачу денег между ним и ИП, то есть использовать способ 3.

Что грозит компании, которая не сдает наличные в банк по выходным

В выходные и праздники компания принимает от покупателей наличную выручку. Накопленные за это время деньги превышают лимит. По общему правилу наличные сверх предельной величины организации и должны хранить в

Но инкассировать выручку получается не всегда. Ведь отделения банков в выходные дни и праздники, как правило, не работают. Получается, что компания не сдает наличные в банк в выходные.

Однако нарушения в этом нет. Действующий порядок допускает превышение лимита остатка наличных, если в выходные и нерабочие дни компания ведет кассовые операции. В данном случае сверхлимитную выручку инкассируйте не позднее первого рабочего дня. То есть если наличные накопились за субботу и воскресенье, то их надо сдать в понедельник, не позже.

Если и в этот день не будет возможности отправить деньги в банк, то можно оформить выдачу подотчетных средств. Позже, когда компания будет сдавать выручку, подотчетник просто вернет аванс в полной сумме. Еще вариант — можно выплатить зарплату или аванс работникам немного раньше установленной даты.

Предположим, компания вовсе не устанавливала лимит остатка наличных. Обычно не утверждают кассовый лимит те организации, у которых совсем нет операций с наличными деньгами. В таком случае лимит равен нулю. Значит, деньги всегда надо сдавать в тот же день, когда они появились в кассе. Но если покупатель расплатился в субботу или воскресенье, то отвезти выручку в банк надо будет в понедельник.

Если же в понедельник в кассе останутся сверхлимитные деньги, то компания нарушит порядок работы с наличными. За это предусмотрен штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для работника (кассира) — от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 и подп. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

Кстати, никак не ограничен период действия кассового лимита. И если компания не установила конкретный срок, то надо ориентироваться на последний утвержденный лимит до тех пор, пока не подпишет новый приказ.

Кроме того, изменять сумму установленного лимита можно сколь угодно часто. То есть компания вправе повысить предельную величину в любой момент, если объем наличных поступлений резко увеличился. Можно пересчитать лимит и в сторону уменьшения также в любое время.