17.08.2017, 15:41

Какие правила выдачи денег в подотчет из кассы в 2017 году обязательны для применения работодателями? Правда ли, что с 19 августа применяются новые правила выдачи наличных без заявления? Можно ли перечислять деньги на банковскую карту? Ответим на основные вопросы и приведем 6 главных правил оформления подотчетных сумм.

Список лиц, имеющих право получать деньги

Организация-работодатель в силу норм законодательства о бухгалтерском учете обязана организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Заявление на выдачу денег под отчет: новшества 2017 года

До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявление в произвольной форме, в котором требовалось указать необходимую сумму, а также пояснить, на какие цели она будет потрачена. Заявление могло выглядеть так (бланк):

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании. Приведем образец приказа о выдаче подотчетных сумм в 2017 году:

Вы можете скачать образец приказа о выдаче денег в подотчет в 2017 году по .

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2017 году

Какую максимальную сумму можно выдавать в подотчет? Можно ли выдать большую сумму генеральному директору на длительный срок? Правда ли, что выдавать больше 100 000 рублей нельзя? Такие вопросы зачастую возникают у бухгалтеров и кадровых работников.

Напомним, что предельный размер расчета наличными – 100 000 рублей по одной сделке не применяется при выдаче денег под отчет (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У). Ведь эта предельная сумма применяется исключительно при расчетах с другими организациями или индивидуальными предпринимателями (п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). Следовательно, работнику организации можно выдавать и большую сумму. Так, например, руководителю (директору) можно выдать, допустим, 350 000 рублей и это не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

В 2017 году подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Отчет за полученную сумму: обязателен или нет?

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.

До 19 августа 2017 года нельзя было выдавать деньги под отчет, если работник не представил отчет о ранее полученных суммах. Однако с указанной даты такие требования из пункта 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У исключены.

Когда нужно отчитаться по полученными суммам: сроки

Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Выданные под отчет денежных средства не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. В связи с этим, некоторые недобросовестные лица пытаются уйти от налогов и взносов путем выдачи денежных средств под отчет на неопределенный срок. Экспертам нашего портала, к примеру, известна ситуация, когда директор ООО выдал сам себе под отчет довольно крупную сумму (550 000 рублей) и в приказе не указал срок возврата. Он думал, что эти деньги теперь можно не возвращать. Однако это совершенно не так! Налоговики считают, что если срок возврата не прописан, то отчитаться по полученным суммам нужно в день их получения. Если отчета нет, то налоговики могут расценить денежные средства как доход директора. И, как следствие, доначислить НДФЛ и страховые взносы. Аналогичная ситуация и с выдачей денег под отчет рядовым сотрудникам.

Обратите внимание: специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Измените положение о ведении кассовых операций с 19 августа

Итак, как мы уже сказали, порядок выдаче денег в подотчет с 19 августа 2017 года изменился. В связи с этим организациям целесообразно обновить положение о работе с подотчетными суммами. Мы подготовили для наших читателей образец нового положения (с учетом поправок 2017 года), который вы можете скачать.

6 главных правил выдачи под отчет в 2017 года

Теперь перечислим 6 главных правил выдаче подотчетных сумм в 2017 году:

Под отчет можно выдавать любую сумму, в том числе, более 100 000 рублей;
Для получения денег под отчет с 19 августа 2017 года заявление от работника получать не обязательно. Достаточно приказа руководителя.
С 19 августа 2017 года выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
С 19 августа 2017 году нужно обновить Положение о расчете с подотчетными лицами.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться.

Вводная информация

Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года.

Зачем потребовались изменения

Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:

Что следует из пояснительной записки

Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ».

Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.

Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года.

Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года.

Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.

С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.

Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.

Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности

Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.

Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.

Срок возврата никто не отменял

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.

Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

сам приходный кассовый ордер;
отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Если сумма денег, указанная в “приходнике”, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки. Прежде, заметим, что требовалось выдавать «бумажные» квитанции, даже если РКО формировался в электронном формате.

Кассовую книгу вправе вести не только кассир

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).

Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Однако с 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).

Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет вести не кассир, а другой работник, то в соответствующие обязанности должны быть в его должностной инструкции.

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).

Каковы сроки выплаты заработной платы по Трудовому кодексу?

Сроки выплаты заработной платы устанавливаются локальными нормативными актами организации. О порядке их правильного закрепления и применения читайте далее в нашем материале.

Порядок и место выплаты заработной платы

Периодичность и место оплаты труда (заработной платы, далее — ЗП) предусмотрены в ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ). Выплата производится в денежной форме в рублях РФ. В других формах ЗП может выдаваться только в случаях, установленных трудовым или коллективным договором, по заявлению сотрудника, сделанному письменно. Доля неденежной выплаты не может превышать 20% от месячной ЗП (ст. 131 ТК РФ).

Выплаты, производимые в деньгах, могут осуществляться:

Путем уплаты наличных денежных средств из кассы предприятия. Производится, как правило, в месте расположения самого предприятия-работодателя. Уплата ЗП в другом месте должна быть закреплена в трудовом договоре.
Путем перевода денег на банковскую карту. Сотрудник может заменить банковскую организацию, представив письменное заявление не позднее чем за 5 рабочих дней до дня очередной выплаты ЗП.

Место осуществления выплат, производимых в недежной форме, подлежит закреплению в трудовом или коллективном договоре.

Сроки выплаты заработной платы по ТК РФ в 2018 — 2019 году

Сроки выплаты заработной платы установлены в ст. 136 ТК РФ. Оплата труда производится не реже чем 1 раз каждые полмесяца. При этом окончательная оплата должна быть осуществлена не позднее 15-го числа после окончания оплачиваемого периода. Так, ЗП за июнь не может быть произведена позднее 15 июля.

Данная норма была установлена законом «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 272-ФЗ и вступила в силу с 03.10.2016. Начиная с этой даты выдача ЗП за отработанный период, производимая после 15-го числа следующего месяца, является незаконной.

Порядок и сроки выплаты заработной платы могут быть прописаны:

в коллективном соглашении;
правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
трудовом договоре.

За нарушение установленных сроков выплаты заработной платы в Трудовом кодексе предусматривается уплата предприятием денежной компенсации в размере не ниже 1/150 ключевой ставки, установленной Банком России, за каждый день просрочки. Срок последней начинает течь со дня, следующего за днем выплаты (ст. 236 ТК РФ).

Образец приказа о сроках выдачи заработной платы

При перемене сроков осуществления выдачи денежных средств составляется приказ, предусматривающий конкретные даты выдачи ЗП. Необходимо учитывать, что о таких изменениях работник должен быть уведомлен за 2 месяца до начала их действия. Кроме того, обновленные сроки подлежат включению в ПВТР, трудовой и коллективный договоры (т. е. понадобится заключить дополнительные соглашения к трудовым и коллективному договорам).

Приказ о смене сроков выдачи ЗП должен содержать следующие атрибуты:

название организации;
место и дату его составления;
наименование документа («Приказ») и его порядковый номер;
обоснование (например, в соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ);
даты выдачи (перечисления) ЗП;
указание на внесение изменений в трудовые договоры с работниками и ПВТР;
указание ответственного за выполнение приказа;
подпись руководителя предприятия, его должность и расшифровку подписи;
перечень сотрудников, подлежащих ознакомлению с данным приказом.

Сколько составляет периодичность выплаты заработной платы

Как мы уже писали выше, ТК РФ предписывает выплачивать ЗП 2 раза в течение 1 месяца. При этом окончательным расчетом за отработанное время будет вторая выплата. Первая, именуемая авансом, была закреплена еще в советские времена постановлением Совета министров СССР «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца» от 23.05.1957 № 566 (далее — постановление № 566).

ТК РФ такого понятия, как аванс, не содержит, однако постановление № 566 не утратило своей силы до настоящего времени и применяется в части, не противоречащей действующему законодательству. Таким образом, здесь и далее под авансом мы будем подразумевать оплату труда за отработанную первую половину месяца.

Также в порядке, установленном на предприятии для выдачи ЗП, производится выплата пособий:

по беременности и родам;
временной нетрудоспособности;
уходу за ребенком.

ВАЖНО! Работодатель вправе предусмотреть более частые выплаты ЗП, чем 2 раза в месяц (письмо Минтруда от 28.11.2016 № 14-1/В-1180).

Как правильно начислять и платить аванс по заработной плате

В письме от 30.11.2009 № 3528-6-1 Федеральная служба по труду и занятости разъяснила, что положение о выплате аванса является императивной нормой и применяется ко всем сотрудникам вне зависимости от формы их занятости или желания. Аванс по заработной плате должен быть начислен и уплачен даже в тех случаях, когда:

сотрудник написал заявление с просьбой платить ему ЗП 1 раз в месяц;
размер аванса по заработной плате является незначительным;
сотрудник работает по совместительству.

Локальные акты предприятий-работодателей, в которых прописана уплата ЗП 1 раз в течение месяца, в этой части являются ничтожными и применению не подлежат. Таким образом, аванс по заработной плате в 2018 — 2019 году обязателен.

Как рассчитывается размер аванса: расчет суммы аванса по заработной плате в 2018 — 2019 году

При исчислении аванса следует учесть:

размер месячного оклада;
надбавки за вредные (особые) условия труда;
доплаты за расширенный круг обязанностей;
доплату за замещение временно отсутствующего сотрудника, находящегося на больничном или в отпуске;
выплаты за совмещение должностей и пр.

Не включаются в расчет:

премии, т. к. еще неизвестно, будет ли произведена работнику такая стимулирующая выплата;
социальные выплаты, т. к. они не являются оплатой труда;
материальная помощь и т. п.

Как рассчитывается аванс по заработной плате? Ответ на этот вопрос мы найдем в рассмотренном выше постановлении № 566: минимальная величина аванса не должна быть ниже тарифной ставки за отработанное время.

При сдельной оплате труда подлежит учету реально сделанная работа (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 08.09.2006 № 1557-6) или фактически отработанное время (письмо Минтруда от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660).

Расчет аванса по заработной плате осуществляется 2 основными путями:

В зависимости от фактически сделанной работы или отработанного промежутка времени за 1/2 месяца. Ставка оклада делится на норму рабочих дней в месяце и умножается на фактически проработанное время.
В виде фиксированного процента от ежемесячного оклада, например 50%.

При применении фиксированного процента есть вероятность, что сотрудник не отработает выданный ему аванс. Это возможно, когда работник провел значительную часть рабочего времени в отпуске без сохранения зарплаты или на больничном. В этом случае работодатель сам решает, как платить аванс по заработной плате.

Выдача расчетных листков

Уже упоминавшаяся нами ст. 136 ТК РФ предписывает предприятию-работодателю письменно информировать каждого работника:

О составных частях причитающейся ему ЗП (окладе, надбавке, доплатах и т. п.).
Размерах других начисленных выплат, таких как пособие по временной нетрудоспособности. В данную категорию входит и сумма компенсации, начисленная работодателем за несоблюдение сроков осуществления выплат.
Размерах произведенных удержаний и основаниях, в соответствии с которыми они осуществлены.
Итоговой сумме, подлежащей выдаче сотруднику.

Форма такого листка, а также иные сведения, которые должны быть в него включены, подлежат утверждению в виде локального акта предприятия с обязательным учетом мнения представительного органа работников.

Ответственность за нарушение сроков выплаты зарплаты

Кроме денежного наказания, о размере которого мы говорили выше, за невыплату ЗП в срок законодатель предусмотрел также административную и уголовную ответственность.

П. 6 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации установлены следующие размеры штрафов:

10 000-20 000 руб. для руководителя предприятия;
1 000-5 000 руб. для граждан-предпринимателей;
30 000-50 000 руб. для юрлиц.

Ч. 1 ст. 145.1 Уголовного кодекса Российской Федерации предусматривает уголовную ответственность руководителя юрлица либо его обособленного структурного подразделения за частичную невыплату зарплаты, других пособий и выплат в виде:

денежного штрафа до 120 000 руб. или в размере ЗП руководителя либо другого его дохода за период до 1 года;
либо принудительного труда до 2 лет;
либо лишения права занимать определенные должности на срок до 1 года;
либо срока заключения до 1 года.

Полная невыплата зарплаты свыше 2 месяцев влечет увеличение сумм штрафов и реального срока заключения до 3 лет, а действия, совершенные повторно, могут привести к 5 годам лишения свободы.

Таким образом, ЗП нужно не только платить, но и соблюдать при этом сроки и правила, описанные нами в данном материале. Главное — запомнить, что ничто не освобождает от выплаты аванса и конечный срок не может быть позднее 15-го числа месяца, следующего за расчетным.

День «получки» — самый долгожданный день на работе для всех сотрудников. Если в организации производится выплата зарплаты через кассу, то во всех коридорах и отделах с самого утра, когда только привезут деньги, царит оживление.

И только бухгалтер даже в такие, казалось бы, радостные минуты должен держать ушки на макушке. Потому что его святая обязанность – не только свои «кровные» получить, но и обеспечить выдачу зарплаты другим сотрудникам по всем правилам законодательства. Как это сделать, читайте в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

2. Дата выдачи зарплаты

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

7. Выдача зарплаты — проводка

8. Выдача зарплаты — пример

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником.

Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК). Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты.

Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств :

Выплата зарплаты через кассу производится из денежных средств, которые сняты с расчетного счета . Снять деньги на зарплату с расчетного счета может уполномоченный сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег, например, кассир. В чеке необходимо указать цель: выдача заработной платы.
Заработная плата может выплачиваться из денежных средств, поступивших в кассу организации за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги . Указание ЦБ от 07.10.2013 №3073-У это разрешает.

2. Дата выдачи зарплаты

До сентября 2016 года Трудовой кодекс не устанавливал конкретных сроков для выплаты заработной платы. В ст.136 было просто написано, что зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. А конкретная дата выплаты должна устанавливаться во внутренних документах компании.

Чтобы соблюсти правило про «полмесяца», зарплата разбивается минимум на две части – за первую половину месяца (так называемый «аванс») и окончательный расчет за вторую половину месяца.

В июле 2016 года с данную статью приняты поправки, которые начинают действовать с 3 октября 2016 года. Конкретная дата выдачи зарплаты по-прежнему устанавливается организацией, но есть крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена .

Таким образом, аванс (фактически это зарплата за первую половину месяца) должен быть выплачен не позднее 30 числа, а окончательный расчет – не позже 15 числа следующего месяца.

Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.

Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней.

Обратите внимание, устанавливать, что зарплата в организации выплачивается «не позже какой-то даты» или в диапазоне дат, нельзя. Потому что ТК требует установить конкретный день.

Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа.

Если дата выдачи зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному.

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

Заработная плата из кассы может выплачиваться по:

расходным кассовым ордерам (форма №КО-2)
расчетно-платежным ведомостям (форма №Т-49)
платежным ведомостям (форма №Т-53)

Пример оформления платежной ведомости вы можете видеть на скриншотах.

На первой странице платежной ведомости указывается название организации и подразделение, если для каждого подразделения составляется своя ведомость.

Также вносится срок выплаты по ведомости, сумма прописью и цифрами, номер и дата составления ведомости, период, за который выплачивается заработная плата. Руководитель организации и главный бухгалтер ставят свои подписи.

На второй странице расположена табличка, в которую вносятся табельные номера и фамилии всех работников, которые будут по ней получать деньги. Указывается сумма в рублях к выдаче.

Подписи работники ставят непосредственно при получении денежных средств от кассира.

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

Независимо от того, по какому документу будет происходить выплата зарплаты через кассу, последовательность действий по выдаче денег будет одинакова. Складывается она из следующих шагов.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Заполненные и подписанные документы передаются кассиру для исполнения.
Кассир, получив ведомость или РКО, проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
Наличные деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в РКО или ведомости. Или в доверенности, если за работника деньги будет получать другое лицо.

Для идентификации получателя кассир просит его предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а для получателя по доверенности — доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества, указанного в паспорте, данным, указанным в РКО или ведомости, при наличии – указанным в доверенности.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО после ФИО получателя денег кассиром указываются ФИО лица, которому доверено получение денег.

При получении денег доверенным лицом по ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО или ведомости, по которым производилась выдача.

Кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО или ведомость получателю для подписи.
Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму так, чтобы получатель мог четко видеть его действия, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Получатель может пересчитать полученные деньги под наблюдением кассира.
После выдачи денег по РКО кассир подписывает его.

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

Если выдача производилась по ведомости, то после того, как все сотрудники получили деньги, или получили не все, но срок, установленный для выдачи, закончился, кассир указывает сумму выплаченной заработной платы.

Напротив фамилий лиц, которым зарплата не выплачена, кассир ставит штамп или делает отметку от руки: «Депонировано». Указывается сумма задепонированной зарплаты цифрами и прописью.

Затем кассир ставит свою подпись и отдает ведомость на проверку бухгалтеру.

Рассматривая форму платежной ведомости, вы, наверное, обратили внимание на строки первой страницы «В кассу для оплаты в срок» . Какие даты здесь можно указывать и как долго может затягиваться срок выплаты зарплаты по ведомости?

Платежная (расчетно-платежная) ведомость действует в течение срока, определенного руководителем организации, но не более 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п.6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. №3210-У).

Поэтому началом периода по этой строке будет дата, установленная локальным актом для выплаты зарплаты. Концом периода – максимум 5-й рабочий день со дня получения денег в банке.

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

После того, как ведомость закрыта, расчеты по ней произведены, на всю сумму выплат по ведомости составляется расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО указываются в платежной ведомости. Дата РКО – последний день выплаты зарплаты по ведомости.

Ведомость является приложением к РКО и в нем указываются ее реквизиты. Иногда спрашивают – куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ – к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости.

Организация может принять решение не использовать ведомости. Иногда это связано с тем, чтобы сотрудники не знали, кто и сколько получает. В таком случае производится выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру . И он составляется на каждого работника отдельно. В строке «Выдать» указывается конкретная фамилия работника, который получает деньги.

На основании РКО, составленных как на всю сумму заработной платы, так и по каждому работнику отдельно, вносится запись в кассовую книгу (форма №КО-4).

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).

7. Выдача зарплаты — проводка

Если производится выплата зарплаты через кассу, проводка будет составляться с использованием счетов:

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
50 «Касса» — при выплате зарплаты из кассы

А при выплате зарплаты перечислением на карты работников используется счет 51 «Расчетный счет».

Таким образом:

Дебет 70 – Кредит 50 – при выплате зарплаты из кассы

Дебет 70 – Кредит 51 – при выплате зарплаты с расчетного счета перечислением на карты работников

Если заработная плата в срок не получена работником, то она депонируется, при этом составляется проводка:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 70 – на сумму не полученной заработной платы сотрудником.

8. Выдача зарплаты — пример

В ООО «Сокол» установлена дата выдачи зарплаты – 7 число месяца, следующего за расчетным. Для отдела маркетинга составлена ведомость на 3 сотрудников на сумму 50 000 руб.

Дебет 50 – Кредит 51 – на сумму 50 000 руб. – получены денежные средства на выплату зарплаты из банка

Заработная плата выдавалась 7 июля: 15 000 руб. получено по доверенности женой маркетолога Соловьева С.С., 20 000 руб. получено лично начальником отдела маркетинга Чайкиным О.Л. Копирайтер Воробьев В.В. на работе отсутствовал и зарплату получить не смог.

Дебет 70 – Кредит 50 – на сумму 35 000 руб. – выдана работникам заработная плата из кассы

12 июля ведомость была закрыта, неполученная Воробьевым зарплата задепонирована и сдана кассиром Синицыной на расчетный счет.

Дебет 70 – Кредит 76 – на сумму 15 000 руб. – задепонирована заработная плата, не полученная в срок работником

Дебет 51 – Кредит 50 – на сумму 15 000 руб. – задепонированная заработная плата сдана в банк

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится выплата зарплаты через кассу в 1С в видео-формате.

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Теперь некоторые важные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы не «нарваться» на неприятности.

В ведомости можно указывать только суммы, относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам. Не указывайте в ведомости, а выдавайте по отдельным РКО: возмещение командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества, дивиденды, оплату аренды и т.п.

Обратите внимание, что деньги, предназначенные для таких выплат, нельзя хранить в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты. Превышать лимит в течение этого срока (но не более 5 рабочих дней) можно только на суммы, которые включены в ведомость как оплата труда и социальные выплаты.

Не отражайте в ведомостях выплаты физическим лицам, работавшим в организации по гражданско-правовым договорам . Регулярные выплаты по ведомости могут стать поводом для попытки переквалифицировать гражданские договоры в трудовые и доначислить страховые взносы.

Выплата наличными заработной платы иностранным работникам (временно пребывающим в РФ) не разрешается (ч. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Таким сотрудникам нужно перечислять зарплату на банковский счет.

Какие проблемные вопросы по выплате заработной платы из кассы накопились у вас? Задавайте их в комментариях!

Также вы можете , по вопросу дат выплат заработной платы.

Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила