Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила. Переход на новые классификаторы перенесен на год

Выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам, но и лицам, с которыми у вас заключены гражданско-правовые договоры. Дальше мы подробно поговорим о том, как выдать деньги под отчет штатным и внештатным работникам в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

• Кому, кроме штатных работников можно выдать наличные под отчет
• Как составить заявление на выдачу денег под отчет 2016
• Как заполнить авансовый отчет 2016

Правило № 1. Можно выдавать деньги под отчет подрядчикам, работающим по гражданско-правовым договорам

До 1 июня 2014 года выдавать наличные под отчет можно было исключительно штатным сотрудникам. Дело в том, что по общему правилу работником принято считать человека, с которым у фирмы заключен трудовой договор (ч. 2 ст. 20 ТК РФ).

Однако в новом порядке ведения кассовых операций появилось более широкое определение работника. Теперь, «работник»- это лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (). Это значит, что сейчас вы можете выдать деньги под отчет не только человеку, принятому по трудовому договору. А, к примеру, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданко-правовому договору.

Правило № 2. Выдавать деньги в подотчет можно только на основании заявления

Каждый раз, когда вы выдаете работнику деньги под отчет, просите у него написать заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Текст заявления составьте в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:

• сумма денег под отчет;
• срок, на который выдается подотчет;
• подпись руководителя;
• дата написания заявления.

Отметим, что до 1 июня 2014 года руководителю нужно было от руки писать на каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Сейчас можно вписать все эти данные в форму заявления на компьютере, а директор просто поставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У). Образец заявления на выдачу подотчетных сумм смотрите ниже.

Образец заявления на выдачу денег под отчет 2016

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. на срок пять календарных дней для покупки дизельного топлива для рабочего автомобиля «Газель».

02.02.2016 Иванов Е.В. Иванов

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Прохорова А.С. Прохорова

Директор Морозов В.П. Морозов
02.02.2016

Правило № 3. Проверьте, нет ли у работника старых подотчетных сумм

Выдать любому сотруднику деньги под отчет вы можете только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У). То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый. Как выявить задолженность сотрудника, читайте в статье .

Правило № 4. Можно перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета

Вы можете выдавать деньги под отчет не только наличными, но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 .

Чтобы перечислить подотчет на карту, сделайте следующее:

• закрепите в бухгалтерской учетной политике, а так же в локальных нормативных актах (например, в положении о расчетах с подотчетными лицами), что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника;
• попросите работника, чтобы он написал в заявлении, что просит перечислить подотчетную сумму ему на карту и указал реквизиты своего счета;
• в платежном поручении в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными;
• разработайте и закрепите в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту;
• попросите подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами.

Сколько денег можно выдать под отчет вы узнаете из статьи.

Правило № 5. Отразите выдачу наличных под отчет в бухгалтерском и налоговом учете

Как отразить выдачу денег под отчет из кассы (с расчетного счета на личную карту работника)

Для начала, на дату выдачи денег оформите расходный кассовый ордер. Посмотреть, как оформлять кассовые операции вы можете в статье .

В бухгалтерском учете на момент выдачи денег сделайте проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу. Возврат оформите приходным кассовым ордером. И сделайте обратную проводку:

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71

– возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.

Пример. Выдача денег под отчет из кассы

Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу. Бухгалтер сделал следующие проводки.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Как отразить выдачу подотчетных сумм на корпоративную карту

Вы можете завести специальную корпоративную карту, на которую будете класть деньги и выдавать такую карту подотчетным лицам. Чтобы получить карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. Например, с таким текстом: «Прошу выдать мне корпоративную карту для закупки канцелярских принадлежностей».

Зачислите деньги на карту на основании приказа руководителя. Так же рекомендуем утвердить порядок использования корпоративных карт (образец смотрите ниже). Как организовать использование корпоративных карт, читайте в статье.

Обратите внимание! Передача корпоративной карты работнику – это еще не выдача денег под отчет. Делайте записи в бухгалтерском учете на момент снятия денег с такой карты. Узнать, когда подотчетное лицо сняло деньги вы можете из банковской выписки.

Учет операций по корпоративной карте ведите на счете 55 на отдельном субсчете. Субсчет вы можете назвать, например, «Специальный карточный счет».

На дату списания денег с карты сделайте проводку:

– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.

Пример. Выдача денег под отчет на корпоративную карту

Менеджеру ООО «Салют» М.И. Банных 14 марта 2016 года выдали корпоративную карту для покупки хозтоваров. 16 марта Банных снял со счета 2000 руб. Что подтверждает банковская выписка за этот день.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– 2000 руб. – выданы Банных деньги под отчет на корпоративную карту.

Как отразить выдачу денег под отчет в налоговом учете

Выдачу подотчетных сумм рассматривайте как выдачу аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывайте. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).

Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляйте и НДФЛ не удерживайте (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).

Правило № 6. Следите за сроками предоставления авансового отчета

Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.

Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Правило № 7. Возьмите у работника авансовый отчет

Форму авансового отчета вы можете разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.

Образец авансового отчета 2016. Собственная форма

Отметим, что каких-либо ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть вы даты, закон не содержит. Выдать деньги вы можете хоть на год, если директору так захочется (это правило не относится к командировочным расходам). Руководитель может самостоятельно ввести ограничение сроков, чтобы проконтролировать движение денег. Для этого нужно издать приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм.

Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов. Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями. Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.

Как составить

Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.

В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:

1. Центральная часть бланка - главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
2. Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
3. Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
4. Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.

Пример заполнения авансового отчёта по командировке

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо - сотрудник, вернувшийся из командировки.

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

• фамилия, имя и отчество командировочного;
• номер отчёта;
• дата составления отчёта;
• сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
• количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
• число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.

При выдаче подотчетных денежных сумм на предприятии работнику возникает необходимость в составлении авансового отчета.

Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2019 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур.

Обязанность подотчетного работника – представить в установленные сроки отчет и документы, что могут обосновать понесенные расходы.

Но при подготовке такой отчетности стоит придерживаться четких правил, что устанавливаются не только законодательством России, но и руководителем компании посредством утверждения локальных документов.

Общие моменты

Авансовый отчет – один из документов, составляемых на предприятии, при подготовке которого стоит придерживаться законов.

Разберемся, в каких нормативных документах дано определение и на какие положения законодательства необходимо опираться бухгалтерам и подотчетным сотрудникам фирмы.

Что это такое?

Под авансовым отчетом понимают тип бухгалтерского документа, что необходим для отчета сотрудника компании о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ.

Такой документ должен предоставляться бухгалтеру вместе с документацией, что подтвердит обоснованность понесенных затрат.

Авансовые же суммы могут выдаваться только при издании , в котором есть перечень подотчетных лиц, отражены сроки, цели, на которые могут выдаваться деньги, их размер.

Назначение документа

С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.

Как правильно заполнять авансовый отчет?

Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией. Передается заполненный бланк сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.

Все оставшиеся средства подотчетный сотрудник должен вернуть в кассу компании по в соответствии с утвержденными правилами.

Сумма сверх предусмотренного лимита выдается по . На базе авансовых отчетов списывают деньги, выданные подотчет.

Унифицированная новая форма бланка (АО-1)

Используют регламентированную форму первичной учетной документации АО-1 (ОКУД 0302001), что принята правительством (в соответствии с ).

Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.

После утверждения составленного бланка авансового отчета, бухгалтер его списывает и проводит в бухучете.

При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.

Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.

Сдачи в бухгалтерию

Лицо, что получило подотчетные деньги, должно в течение 3 дней после окончания сроков, которые они выданы, подать отчет. Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.

Такие особенности рассмотрены в п. 11 правил ведения всех кассовых операций в России, что были принят .

Подается отчет:

Хранение в организации

Период, в течение которого авансовые отчеты будут храниться, установлен законодательством Российской Федерации.

Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:

• налоговые (при расчете налоговых платежей);
• бухгалтерские.

Сроки оговариваются в таких положениях:

Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.

При смене руководства документы должны передаваться в соответствии с правилами, прописанными в локальных документах предприятия ().

Основным источником является , где указано, что отчет должен храниться не менее 5 лет (подпункт 4 п. 4 второго раздела).

Наличие документов, подтверждающих расходы

Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:

• документ, что подтвердит направление работника в ;
• в фирмы.

После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.

Если такой сотрудник будет тратить выданные средства, он должен собраться справки, что подтвердят расходы.

После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.

Если сотрудник расходует больше денег, причем не оправданно, излишняя сумма из авансового отчета вычитается из прибыли такого работника.

Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.

Часто задаваемые вопросы

Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.

К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.

Как сделать АО на хозяйственные нужды?

К примеру, работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды в кассе. Он ставит подпись в .

После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?

Но для получения суммы подотчет все работники должны написать заявление, в котором отражаются такие данные:

• размер суммы;
• период, на который получаются средства;
• дата;
• подписи руководства.

Раньше директор проставлял на каждом сумму и сроки. В 2019 году такие сведения можно набирать на персональном компьютере.

От руководителя требуется только поставить подпись. Образец заявления:

Если работник не отчитается по средствам, что были выданы подотчет ранее, он не имеет права получить другую сумму.

Право производить перечисления на расчетные счета подотчетных средств появилось после утверждения .

Для перечисления на карту нужно:

1. Поставить отметку в бухгалтерской документации отметку о том, что наличность из кассы перечислена на карточку работника.
2. Получить от сотрудника заявление с такой же отметкой и реквизитами счета.
3. должно содержать отметку о том, что средства являются подотчетными.
4. В учетной политике бухгалтерии разрабатывается и закрепляется бланк авансовых отчетов, где будет пункт для отражения денег, что перечисляются на карточку.
5. Попросить работника сохранить слип после того, как будет производиться оплата.

Наличные средства теперь также должны отражаться в налоговом и бухгалтерском учете:

Допускается отражение подотчетных денег, что перечислены на корпоративные карты. Пишется заявление в свободной форме, руководителем издается приказ.

Помните, что не нужно списывать подотчетные суммы по налогу на прибыль до тех пор, пока работником не будет представлено авансовый отчет со всеми необходимыми документами.

Не стоит также начислять страховые взносы и удерживать налог на доход физического лица. Может включаться НДС в авиабилетах. В остальном же просто следуйте простым правилам.

вывод документа

Минфин в очередной раз внес изменения в форму отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, изложив ее в новой редакции

Да-да, и это не шутка! А вот Порядок составления отчета остался прежним. Зачем же тогда нужно было менять форму? - спросите вы. Потому что с 2016 года изменились ставки НДФЛ, которые применяются к доходу в виде излишне израсходованных средств, полученных работником на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки (см. п. 170.9 НКУ ).

В 2015 году такие средства облагались по ставкам 15 и 20 % в зависимости от суммы общего налогооблагаемого дохода работника за месяц, что было зафиксировано на лицевой стороне бланка авансового отчета. Теперь же ставка НДФЛ единая - 18 %.

Но вот незадача: «старые» ставки убрали, порядок расчета суммы НДФЛ поменяли, а вот о ВС забыли!

Дело в том, что сумма подотчетных средств, за которые работник не отчитался и не вернул их в установленные сроки, превращается для него в налогооблагаемый доход на основании п.п. 164.2.11 НКУ .

Среди доходов, которые в соответствии с п.п. 1.7 п. 16 1 подразд. 10 разд. ХХ НКУ освобождены от обложения ВС, этот доход замечен не был ☺. Следовательно, ему прямая дорога в базу обложения ВС. Ставка взноса - 1,5 %. Учтите это обязательно, если у вас есть «забывчивые» подотчетные лица, которые не возвращают своевременно средства, полученные под отчет или на командировку.

Конечно, мы очень надеемся, что подобный сценарий при проверках не будет реализован. Если такое и произойдет, то уверены: есть все шансы доказать собственную правоту в суде. Ведь незначительные неточности в первичных документах к их недействительности и потере ими доказательной силы не приводят.

Но в любом случае будьте внимательны!

Авансовые отчеты - это первичные документы, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм. Рассмотрим, каков порядок оформления этих документов действует в 2016 году.

Нередко чтобы произвести какие-то расходы компания выдает подотчетным работникам наличные или переводит средства на их карту. После того, как производственные задачи выполнены, необходимо отчитаться – представить авансовые отчеты и подтверждающие расходы документы.

В какой срок надо отчитаться о потраченных суммах

Деньги выдаются подотчетным работникам на определенные сроки. После того, как сроки истекут, в течение трех рабочих дней необходимо сдать в бухгалтерию авансовые отчеты. Если речь идет о командированном сотруднике, трехдневный срок отсчитывается со дня выхода на работу.

А как быть, если работнику выдали деньги, а он заболел? В таких случаях авансовые отчеты должны быть предоставлены в течение трех дней после окончания больничного и выхода сотрудника на работу.

Сдать в бухгалтерию нужно не только авансовые отчеты. К ним прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы. Такими, например, могут быть кассовые и товарные чеки, квитанции и другие документы, свидетельствующие об оплате.

Отметим, что наименование и количество купленных товаров обязательно должно присутствовать в первичном документе. А значит, в товарном чеке должно быть название каждого приобретенного предмета. Обобщать в этом случае нельзя. Иначе налоговики не признают в расходах учтенные суммы. Чтобы избежать неприятностей, проинформируйте об этом подотчетного работника заранее.

Вам может быть интересно:

Как заполнить авансовые отчеты в 2016 году

Авансовые отчеты составляются по унифицированной форме № АО-1 либо по форме, разработанной и утвержденной фирмой. Авансовый отчет заполняется подотчетником не полностью. До конца авансовые отчеты оформляет бухгалтер.

Работник в шапке указывает следующие данные: дату, структурное подразделение, ФИО, свою должность и цели, на которые получены деньги (назначение аванса).

Далее он заполняет левую таблицу. Отметим, что в таблице имеется место для отражения остатка по предыдущему авансу. Деньги не могут быть выданы до тех пор, пока не погашена имеющаяся задолженность. А значит, в указанной строке всегда будет прочерк.

После таблицы работник указывает количество подтверждающих документов. Подробную информацию по ним он заносит в таблицу на оборотной стороне авансового отчета. После этого он ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Получив от работника авансовый отчет , выдайте ему расписку – отрезную часть авансового отчета.

В течение отведенного срока бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшуюся часть. Срок на проверку установлен внутренним документом компании. Обязательно проверьте суммы, которые указал подотчетник. Соответствуют ли они суммам из первичных документов. Подтвержденные суммы занесите в таблицу на оборотной стороне в столбец «сумма расхода, принятая к учету». Там же укажите счет, на которой отнесли затраты.

Проверенные авансовые отчеты в 2016 году подписываются у руководителя фирмы. Именно он указывает сумму, на которую утвердил отчет, ставит дату и подпись.

Как быть с перерасходом и остатком денежных средств

Очень редко, когда сотрудник расходует полученные деньги «в ноль». Обычно остается сдача, либо он добавляет свои.

Перерасход по подотчетным суммам можно выдать работнику из кассы. Тогда в авансовый отчет заносятся реквизиты расходного ордера. Если организация не работает с наличными и у нее нет кассы, деньги перечисляются на карту работника. Сделать это можно в день выплаты аванса или зарплаты, увеличив обычную выплату на сумму перерасхода.

Остаток, образовавшийся по авансовой сумме, работник должен вернуть в кассу. Отметку об этом опять же нужно сделать в авансовом отчете, указав номер и дату приходника. Если же работник этого не сделает, деньги следует удержать из его зарплаты.

Авансовый отчет: образец 2016