Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила. Авансовый отчет

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

• перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
• подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

• Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
• Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие .
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
• , утвержденный руководителем.
• Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

• Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
• Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
• Бланки строгой отчетности . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

• 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
• 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 51 – «расчетный счет»;
• 50 – «касса»;
• 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

• При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
• При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
• Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
• Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
• При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
• В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

• . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.

Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 - единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».

Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).

Авансовый отчет командированного сотрудника

Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

К командировочным тратам можно относить:

• Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
• Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
• Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
• Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами - 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа - не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

• истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
• сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
• работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника - отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

• траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
• сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?

Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы - наличные деньги.

Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

• При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
• Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
• Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.

Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.

Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).

В данной статье рассмотрены особенности нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, налоговом учете, а также порядок отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0). Статья подготовлена М.С. Сучковой.

• по проезду;
• по найму жилого помещения;

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:

• на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• на оформление обязательной медицинской страховки;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• иные обязательные платежи и сборы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Отражение командировочных расходов в налоговом учете

В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

С 1 января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008 №158-ФЗ). Моментом признания расходов на командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ).

Суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).

В соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей (2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день, необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В соответствии с п. 2 статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0)

Рассмотрим пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на хозяйственные нужды в программе "1С:Бухгалтерия 8". В рамках примера рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.

Пример 1

01.04.2011 года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего жесткого диска.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей . На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.

Рис. 1. Выдача денежных средств подотчетному лицу

Вариант 1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество - 1 шт., цену, сумму - 9 000 рублей, % НДС - 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически - 1 372,88 рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска - 10.09 и счет учета НДС - 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2. В результате проведения документа формируются проводки:

Дебет 10.09 Кредит 71.01

- 7 627,12 рублей,

Дебет 19.03 Кредит 71.01

- 1 372,88 рублей.

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе "1С:Бухгалтерия 8" с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:

Дебет 50.01 Кредит 71.01

- 1 000 рублей.

Рис. 3. Приходный кассовый ордер

Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис. 4. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову

Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей. Организация возместила сумму превышения.

В данной ситуации в программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.

Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами

Иванов В.Д. представил авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по 07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей. Далее они списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В программе "1С:Бухгалтерия 8" операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются в документе «Операции, введенные вручную». Для данного примера должны быть сформированы следующие поводки:

Дебет 94 Кредит 71.01

- 1 000 рублей - отражение недостачи;

Дебет 73 Кредит 94

- 1 000 рублей - списание задолженности по недостачи на сотрудника;

Дебет 70 Кредит 73

- 1 000 рублей - удержание невозвращенной суммы из зарплаты.

Рис. 5 - Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

Пример 2

Авансовый отчет на командировку

Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2011 по 25.05.2011). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300 рублей.

27.05.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного НДС в документах выделены отдельной строкой.

Порядок отражения операций в программе "1С:Бухгалтерия 8":

1. 20.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу» (рисунок 6). Документ формирует проводку:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

- 30 000 рублей .

Рис. 6. Выдача денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы

2. 27.05.2011 формируется документ «Авансовый отчет». На вкладке «Авансы» указывается документ, по которому был выдан аванс «Расходный кассовый ордер». На вкладке «Прочее» указываются суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд (Рисунок 7). Документ сформирует следующие проводки:

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 2 700 рублей - суточные;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 11 440,68 рублей - расходы по найму жилья;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

- 2 059,32 рублей - НДС с расходов по найму жилья;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 11 864,41 рублей - расходы на проезд;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

- 2 135,59 рублей - НДС с расходов на проезд.

Рис. 7. Отражение командировочных расходов в документе «Авансовый отчет»

3. 27.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» для отражения компенсации перерасхода по авансовому отчету на сумму 200 рублей. Документ формирует проводку:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

- 200 рублей.

4. 31.05.2011 необходимо отразить начисление НДФЛ с суммы превышающей нормы по суточным. Сумма превышения составляет: (900 рублей - 700 рублей)*3 дня = 600 рублей. Сумма НДФЛ составляет: 600*13%=78 рублей. В программе "1С:Бухгалтерия 8" операция начисления суммы НДФЛ отражается следующим образом:

• В документе «Операция, введенная вручную» указывается проводка Дебет 70 Кредит 68 на 78 рублей.
• Если учет заработной платы ведется в программе "1С:Бухгалтерия 8", то для целей расчета заработной платы и формирования отчетов по НДФЛ, сумму доходов с превышения и сумму НДФЛ необходимо ввести документом "Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ", причем
• сумма дохода (600 рублей) указывается на закладке "НДФЛ: доходы и налоги" (рисунок 8),
• сумму НДФЛ (78 рублей) необходимо указать на закладках "НДФЛ по ставке 13%", "НДФЛ удержанный" (рисунок 9, рисунок 10).

Рис. 8. Отражение суммы дохода с превышения норм суточных по НДФЛ

Рис. 9. Отражение суммы НДФЛ

Рис. 10. Отражение суммы удержанного НДФЛ

Под отчет (или) подотчет - как правильно называются денежные средства, выдаваемые сотрудникам для решения тех или иных производственных задач? Как оформить авансовый отчет? Можно ли выдавать денежные суммы под отчет сторонним лицам? Ответы на все этим вопросы вы найдете в данной статье.

Кому можно выдавать суммы под отчет

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

С 2014 года ситуация изменилась:

• Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
• Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

• Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
• Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Предприятие вправе устанавливать свой срок предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Его необходимо отразить во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.

На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.

Скачать бланк авансового отчета можно на нашем сайте по ссылке .

Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале .

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

Пример

ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

• Дт 71 Кт 50 - выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
• Дт 10 Кт 71 - оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
• Дт 19 Кт 71 - выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
• Дт 50 Кт 71 - возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
• Дт 68 Кт 19 - НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
• Дт 91 Кт 19 - НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье .

Итоги

Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам , то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить , работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П). Выглядеть оно может, например, так.

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты - это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сами (Статья 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П).Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО "Промсервис".
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:
1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником (Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.
6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после - ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.