При выплате на предприятии зарплаты, премии, аванса, оформляется платежная ведомость. Унифицированная форма Т-53 «Платежная ведомость» (ОКУД 0301011) утверждена Госкомстатом России 5 января 2004 г.
В принципе, выплаты вполне возможно оформлять приходно-расходными кассовыми ордерами, однако они действительны в течение только одного рабочего дня, а для крупного предприятии, где много выплат, это просто неудобно.
Правила заполнения
Предприятие может выбрать форму ведомости, удобную для применения: Т-49, Т-53 или Т-51. Платежная ведомость – бухгалтерский кассовый документам, составляемый в бухгалтерии для кассира предприятия. Этот документ существует в единственном экземпляре.
Форма Т-53 состоит из таблицы в 4-6 столбиков и с количеством строк по числу получающих деньги, а также из итоговой строки. На титульном листе бухгалтер, который отвечает за заполнение ведомости, пишет название организации и структурного подразделения или ФИО индивидуального предпринимателя. Также нужно указать код по классификатору предприятий и организаций и в графе «Корреспондирующий счет» – «дебет 70».
Здесь же указывают срок действия ведомости (5 дней с момента подписания) и общую сумму по ведомости (цифрами и прописью). Также должна быть указана дата платежной ведомости и ее порядковый номер.
При указании расчетного периода в платежной ведомости проставляют даты, за которые выплата производится. Например, при выдаче аванса, писать нужно время с 1 по 15 число, даже если аванс выдается 20 числа. Кассир не может приступить к выдаче денег, пока ведомость не завизирована руководителем предприятия.
Когда все деньги по ведомости выданы и учтены, главный бухгалтер должен проверить правильность ее заполнения, и при отсутствии замечаний подписать. На крупных предприятиях, где много сотрудников, ведомость составляет несколько листов. Количество листов ведомости необходимо указать в специальной графе.
До выдачи средств кассир обязан проверить правильность оформления ведомости и в случае обнаружения ошибки, вернуть ее в бухгалтерию для переделки.
Исправления в платежной ведомости
Крайне нежелательно допускать в платежной ведомости исправления и ошибки, поскольку она является первичным учетным документом. Если ошибка все-таки допущена и вовремя обнаружена, лучше переделать ее до выдачи денег. Если по каким-то причинам переоформить ведомость невозможно, ошибки нужно аккуратно зачеркнуть, а сверху написать правильный вариант, и заверить исправление подписями лиц, подписывающих ведомость. Обязательно также указать дату, когда внесено исправление.
Закрытие платежной ведомости
По окончании срока действия платежной ведомости кассир должен оформить ее закрытие, если даже не все выплаты произведены. При закрытии ведомости кассир производит следующие действия:
- напротив фамилии работников, не получивших деньги; пишет «депонировано»;
- подсчитывает, сколько денег выдано и сколько осталось на депоненте и на последнем листе указывает две суммы;
- итог заверяет собственной подписью;
- составляет расходный кассовый ордер с указанием суммы выданных наличных, проставляет в ведомости номер ордера;
- заполненную платежную ведомость передает в бухгалтерию.
В бухгалтерии платежные ведомости должны фиксировать в специальном журнале. В журнале указывается назначение ведомости, сумма выданная, дата и номер ведомости и ответственные лица. Нумерация платежных ведомостей ведется с начала календарного года.
Нужно учитывать, что ведомость по заработной плате может быть просто платежной или расчетно-платежной, но ведомость на аванс всегда только платежная, так как аванс не начисляется, а выплачивается. Это касается всех подобных выплат.
С наемными сотрудниками, требуется ведение определенной документации по начислению и выдаче заработной платы. Расчетно-платежная ведомость – это наиболее востребованный документ для фиксирования заработной платы на многих предприятиях. Рассмотрим детально специфику ведомости и виды бланков, которые будет использовать ваш бухгалтер.
Виды ведомостей для начисления и выплаты зарплаты
Каждое предприятие или ИП могут самостоятельно выбрать документ, который станет основным в вопросе денежных отношений с работником. Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге. Некоторые работодатели предпочитают составлять отдельную ведомость на каждого сотрудника, чтобы сохранить коммерческую тайну о денежном вознаграждении каждого работника. Это необходимо для того, чтобы не возникало разногласий в коллективе.
Но оформление индивидуальной ведомости по заработной плате – это трудоемко и затратно, потому что для отчетности перед проверяющими инстанциями каждый документ должен быть приложен в отчет не в электронном виде, а в бумажном. Вот и представьте, сколько средств вам придется потратить, чтобы только начислить зарплату для каждого работника. Также стоит учесть отпускные, авансы и .
Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге.
Поэтому были приняты общие ведомости по заработной плате. Отличие лишь в форме, которую использует предприятие:
- Ведомость для начисления на всех сотрудников.
- Ведомость для выдачи заработной платы на всех сотрудников.
- Унифицированный бланк, где одновременно производится расчет и выдача денег.
Какую форму выбрать, решать вам.
Классификация ведомостей по заработной плате
Необходимо различать несколько видов бланков, которые отражают разные операции бухгалтера. Это может быть ведомость для расчетов, которая нужна только бухгалтерии, или унифицированная форма, имеющая силу для выдачи средств и отчета для проверяющих органов.
Если в организации нет готового образца расчетной ведомости, то вы можете скачать бланк . При возникновении вопросов по внесению информации можно посмотреть образец заполнения расчетной ведомости.
Документ составляется в 1 экземпляре и не требует подписи руководителя.
Бланк Т-53
Эта ведомость носит название платежной, именно она является основанием для выдачи денег. В этой ведомости должна стоять подпись работника.
Ведомость Т-53 является основанием для выдачи денег сотрудникам.
Как заполнить ведомость:
- На основании расчетной ведомости бухгалтер формирует список сотрудников с указанием их данных и суммы, подлежащей выдаче на руки.
- Расчетная ведомость обязательно подписывается руководителем. Только после его разрешения документ переходит кассиру. Выдавая деньги, кассир/бухгалтер дает ведомость работнику, чтобы он увидел сумму и поставил подпись. Такая процедура относится ко всем работникам.
- После выдачи заработной платы кассир фиксирует в конце ведомости сумму реально выданных денег. Если кто-то не смог прийти за деньгами, то кассир вносит слово «депонировано» и указывает на это в конце бланка. Ставит подпись и передает ведомость в бухгалтерию.
Перед оформлением ведомости посмотрите образец: лист 1 , лист 2 , а саму форму можно бесплатно скачать.
Форма Т-49
Является унифицированным вариантом расчетно-платежной ведомости. Позволяет сократить расходы на бумагу. Можно увидеть всю информацию о начислении в одном бланке. Если возникнут вопросы, то не придется поднимать никаких документов.
Оформление имеет определенную специфику – в одной строке по каждому сотруднику заносят полную информацию о количестве отработанных дней, ставку, премии, вычеты и окончательную сумму для выплат. Существует здесь и понятие «сальдо», которое рассчитывается по каждому сотруднику отдельно и по всей ведомости общим итогом.
Если на предприятии принята выдача заработной платы авансом и расчетом, если на текущий период возникла задолженность работодателя с предыдущего месяца или иные условия для возникновения остатка, то требуется выведение сальдо, чтобы исключить ошибки в расчетах. Но это значение также может быть нулевым в каждой расчетно-платежной ведомости.
Сводная расчетно-платежная ведомость должна быть подписана бухгалтером, директором и каждым работником при получении зарплаты.
Другие виды
Помимо перечисленных форм в бухгалтерии есть и другие виды ведомостей для начисления зарплаты. Приведем пример:
- 0504401 – расчетно-платежная ведомость для бюджетных организаций, утвержденная Министерством финансов РФ (приказ №52н .) В ней рассчитывается и начисляется зарплата физическим лицам, имеющим отношение к различным бюджетным ведомствам, учебным заведениям. Является унифицированным документом и не может быть использована на других предприятиях небюджетного типа или у ИП.
- 0504402 – форма расчетной ведомости, которая тоже используется только в бюджетной сфере. В этом бланке бухгалтерия проводит только начисления. Используется как основание для ведомости платежного типа. В нее заносят количество отработанных часов, согласно установленному в организации графику работы.
- 0301009 – аналог бланка Т-49, который имеет отношение только к частным организациям и ИП. Применяется для одновременного начисления и выдачи заработной платы сотрудникам.
Учет и хранение ведомостей
В бухгалтерии существует определенный порядок по перемещению документов и их хранению.
Расчетно-платежные ведомости составляются только бухгалтером в период выдачи зарплаты на предприятии.
Порядок заполнения ведомостей:
- Если за основу отчетности взяты две формы (Т-51 и Т-53), то сначала формируется расчетный бланк, где подробно расписываются все денежные средства, имеющие отношение к конкретному сотруднику, – оклад, отпускные, премии, больничный, вычеты в пользу третьих лиц, аванс и другое. Так бухгалтер выводит итоговое значение, которое идет к выдаче. Документ составляется в одном экземпляре и остается только для отчетов.
- Дальше бухгалтер заполняет вторую ведомость – платежную, указывая в ней только сумму, идущую к выдаче. Этот документ подается на утверждение директору и только потом поступает в кассу. Когда выдача зарплаты завершена, а это период в течение 5 дней, бланк с подписью всех сотрудников и кассира возвращается в бухгалтерию для хранения.
Срок хранения первичной документации, в том числе расчетно-платежных ведомостей, составляет 5 лет. Все бланки должны быть подшиты в определенную папку в строгой последовательности.
Подведем итоги
Для упрощения работы предприятия или ИП были утверждены специальные формы расчетно-платежной ведомости. Для государственных предприятий – одна форма, для коммерческих организаций, ИП или юридических лиц – другие виды бланков.
Что выбирать за основу, каждый работодатель решает сам. Популярностью пользуется унифицированный бланк Т-49 для частников, 0504401 для бюджетников. Но такие документы возможны к применению, если заработная плата выдается наличными через кассу организации. Если работодатель перешел на выдачу денег работникам посредством пластиковой карты, то необходимость в оформлении унифицированной формы отпадает. Здесь нужна только расчетная ведомость, в которой расписывается лишь бухгалтер. Подпись работника нигде не требуется.
Если вы выдаете зарплату сотрудникам на банковскую карту, то заполнять ведомость Т-49 не нужно.
Платежные ведомости очень важны в работе предпринимателя, к их оформлению нужно отнестись серьезно. Если на предприятии существует понятие коммерческой тайны, то удобнее вести индивидуальные ведомости по каждому сотруднику.
Расчетная ведомость - это документ, в котором сводятся все сведения о вознаграждениях сотрудникам, удержаниях из зарплаты и суммах, причитающихся к выплате. Расскажем о том, в какой форме можно вести первичку по расчету заработной платы, а также приведем образец заполнения расчетной ведомости Т-51. В статье вы найдете ссылку, по которой сможете бесплатно скачать бланк «Форма Т-51».
Правовые основы
Порядок начисления и выплаты заработной платы работникам компании регламентируется Трудовым кодексом РФ. В нем оговаривается методика начисления различных видов вознаграждений за труд и компенсационных выплат, сроки их перечисления, регулирование режима работы и отдыха, иные аспекты взаимоотношений работника и работодателя.
Заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Сроки выплаты устанавливаются руководством компании с учетом правил статьи 136 ТК РФ.
Заработная плата работнику, отработавшему полный месяц, не должна быть менее МРОТ, устанавливаемого Правительством РФ. Сейчас он составляет 11 163 руб. Если же в субъекте Федерации, в котором работает организация, установлен МРОТ выше федерального, то организации при установлении минимальной оплаты труда следует ориентироваться на него. Такова ситуация, например, в Москве (18 742) или Санкт-Петербурге (17 000).
Какие используются документы для расчета выплат работникам
С вступлением в силу Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (произошло это 01.01.2013) организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать используемые в деятельности первичные документы (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Это относится и к документам, используемым при расчете сумм, выплачиваемых работникам за труд. Для того чтобы использовать самостоятельно разработанную форму, необходимо предусмотреть в ней наличие всех обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ) и утвердить локальным нормативным актом.
Если же нет желания или необходимости разрабатывать образец расчетной ведомости по зарплате самостоятельно, то можно использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом.
Унифицированные формы документов
Для расчета и выплаты заработной платы Госкомстат в Постановлении № 1 от 05.01.2004 утвердил следующие бланки ведомостей:
- форма Т-49 — расчетно-платежная;
- форма Т-51 — расчетная ведомость;
- форма Т-53 — платежная.
Указания по заполнению форм даны в том же Постановлении № 1. В настоящей статье более подробно остановимся на порядке заполнения бланка Т-51.
Бланк Т-51 — расчетная ведомость: порядок применения и заполнения
Рассматриваемую форму документа применяют для отражения только начисления заработной платы. Для отражения выплат через кассу предприятия в этом случае применяется платежная ведомость Т-53. Если же компания применяет для отражения начисления вознаграждений сотрудникам расчетно-платежную ведомость Т-49, то это исключает применение форм Т-51 и Т-53.
Заполнение бланка можно производить от руки, а можно заполнять на машинных носителях, используя соответствующее программное обеспечение для учета бухгалтерских операций (например, семейства 1С). Сведения о начислениях и удержаниях приводятся по каждому сотруднику отдельно.
Данные о начисленной заработной плате заполняются на основании следующих первичных документов:
- табели учета рабочего времени;
- трудовые договоры;
- приказы о премировании;
- документы об отсутствии на рабочем месте (оплачиваемом и нет). Например, больничные листы, приказы об отпусках др.;
- распоряжения об иных выплатах.
После расчета сумм к начислению производится расчет удерживаемых из зарплаты сумм: НДФЛ, алиментов, профвзносов и др. В последней колонке табличной части документа приводится сумма, подлежащая выплате сотруднику (скачать бланк ведомости начисления заработной платы можно в конце статьи).
Образец заполнения
Исходные данные о рабочих днях, окладах и иных выплатах сотрудников ООО «Компания» за август 2019 г.:
По графику пятидневной рабочей недели в августе 23 рабочих дня. Все сотрудники уплачивают НДФЛ по ставке 13 %, иных удержаний нет.
Для оплаты труда каждая организация обязана формировать ведомость на заработную плату. Это основной документ бухгалтера по учету затраченных на эти цели средств.
Выплаты трудящимся должны осуществляться таким образом, чтобы они понимали, откуда берутся суммы к выдаче, по каким правилам производятся удержания из зарплаты и начисления на нее.
Выдачу заработка необходимо тщательно документировать в соответствии с требованиями законодательства РФ. Любая ревизионная комиссия должна с легкостью проверять обороты средств организации, порядок расчетов с сотрудниками.
Основные моменты
Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан придерживаться определенного порядка и сроков выдачи зарплаты, подготовки и заполнения соответствующих бумаг.
Сведения и определения
Процедура выдачи денег должна оформляться документально. На предприятии формируют специальные ведомости. Их формы утверждены законодательством.
Они бывают трех видов:
- расчетные;
- платежные;
- расчетно-платежные.
Применение той или иной формы зависит от некоторых нюансов.
Уполномоченные сотрудники, выдающие зарплату, в первую очередь, должны подробно изучить следующие вопросы:
- определения;
- предназначение документа;
- существующие нормативы.
Недопустимо нарушать действующие нормы. Это может привести к проблемам с трудовой инспекцией.
Для более легкого изучения законодательной базы по поводу заполнения РКО и иных документов, нужно знать соответствующую терминологию.
К основным понятиям относятся следующие:
| Заработная плата | Это сумма, которую должен выдать работодатель сотрудникам за выполнение ими своих трудовых обязанностей. Ее размер регулируется трудовым соглашением и законодательством. Он не может быть ниже МРОТ. Сейчас по России он составляет 7500 р., а с первого июля 2019 года повысится еще на 300 р. |
| Расходный ордер | Это документ, который заполняется при выдаче зарплаты через кассу. Оформляется на каждого сотрудника отдельно. |
| Платежная ведомость Т-53 | Отражает фактически полученную персоналом зарплату. Оформляется на группу работников (цех, подразделение и т. д.) или предприятие в целом. |
| Расчетная ведомость Т-51 | Отражает расчет заработка по всем сотрудникам организации. |
| Расчетно-платежная ведомость Т-49 | Используется для выдачи жалования, а также содержит сведения о том, как она рассчитывалась: оклад, число рабочих дней, начисления, удержания. Данный документ объединяет в себе формы Т-51 и Т-53. |
Порядок составления бумаг по расчету и выдаче зарплаты отражен в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04. Из этого нормативного документа можно скачать бесплатно бланк ведомости. Расхождения с утвержденными в Постановлении формами не допускаются.
Существующие формы
Ведомость по зарплате отражает все начисления сотрудникам. Данный бухгалтерский документ может состоять из одной части или нескольких, если работники разделены по структурным подразделениям компании.
Ведомость отражает точные исчисления по каждому трудящемуся. Данные из нее применяются при составлении бухгалтерской отчетности.
Платежно-расчетная форма (Т-49) включает 23 графы. В них содержится необходимая информация для выведения итога. Она состоит из двух разделов. В основном указывается название организации (подразделения), общая сумма по документу, подписи главбуха и директора.
Табличная часть содержит колонки:
- номер по порядку;
- табельный номер сотрудника;
- должность;
- ставка (оклад);
- отработанное время;
- начисления и удержания;
- сумма к выдаче или переплата;
- фамилия, роспись в получении.
Ведомости Т-49 и Т-53 подписывают бухгалтер и руководитель, а форму Т-51 только исполнитель. Для учета оплаты труда на малых предприятиях используют ведомость формы В-8. В документе указывают начисления, удержания, сумму к выдаче. По ней же предусмотрены колонки, отражающие получение денег.
Назначение бланка
Ведомости по зарплате необходимы для следующих целей:
- систематизации информации по зарплатным выплатам;
- подтверждения целевого расходования денег;
- упрощения осуществления ревизии налоговиками;
- проведения проверок трудовой инспекцией.
ТК РФ обязывает работодателя начислять и выплачивать заработок персоналу так, чтобы люди уясняли, каким образом сформировалась сумма к выдаче. Расчетная ведомость наглядно демонстрирует все начисленные и удержанные суммы.
Помимо расчета, следует зафиксировать сам факт получения жалования на руки в виде подписи работника. Эта функция возложена на платежную ведомость. С ее помощью отражается факт получения заработка каждым конкретным тружеником.
Расчетно-платежная ведомость объединяет обе вышеперечисленные функции: начисление и получение средств.
Сейчас платежную ведомость используют очень редко. Это связано с тем, что зарплата в основном перечисляется на пластиковые карты безналичным путем. Выплаты единичным сотрудникам, например, не оформившим карту, осуществляются с помощью РКО.
Еще одной причиной отказа от применения формы Т-53 является то, что расписываясь напротив своей фамилии, сотрудник видит суммы других работников, отраженные в документе. Это нарушает конфиденциальность зарплатных данных и часто привод к конфликтам.
Оформление документа
Ведомость заработной платы заполняется в три этапа:
| Оформление титульной части | Указывается название организации, порядковый номер документа согласно журналу, дату заполнения, общую сумму средств к выдаче, отчетный период. Отдельные строки отведены для подписей должностных лиц. Эта часть является общей для всех видов ведомостей. Она содержит обязательные сведения, которые указывают независимо от метода расчета и выдачи заработка. |
| Оформление табличного раздела | Таблица предусмотрена для разбивки общей суммы на детальные начисления и удержания для каждого работника. Содержание колонок и их число зависит от формы документа, способа выплаты, численности персонала.
В расчетной ведомости необходимо дополнительно отразить метод исчисления суммы к выдаче. Таблица расширяется для максимально подробного отражения того, из чего сложился трудовой доход, который работник получит на руки. В платежной ведомости таблицу корректируют так, чтобы отразить факт получения зарплаты и сопроводительную информацию. Для этого предназначены колонки для подписей и примечаний. В последней указывают удостоверяющий личность документ, который предъявляется при получении денег либо доверенность, если заработок выдан доверенному лицу трудящегося. Если зарплата выдается персоналу по платежной ведомости, то дополнительно каждому сотруднику нужно подготовить расчетный листок. В нем человек может увидеть:
Расчетно-платежный вариант ведомости сочетает в себе два вышеописанных, т. е. отражает порядок расчета и факт выплаты. |
| Заполнение пустых полей после выдачи денег |
|
Требования к заполнению ведомости заработной платы
Ведомость заработной платы можно составлять от руки или в электронном виде, например, в зарплатной программе 1С ЗУП.
В документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- подписи должностных лиц;
- итоговая сумма;
- период выплаты заработка;
- номер и дата документа;
- наименование организации (ИП).
При заполнении формы бухгалтер берет сводные данные из табеля рабочего времени и кадровых приказов. Ведомости состоят минимум из двух листов: титульного (содержит реквизиты) и табличного (включает данные для расчета выплат). При необходимости к документу можно добавлять страницы.
Зарплата должна выдаваться в течение пяти рабочих дней, начиная со дня ее получения со счета (п. 6.5 Указаний ЦБ от 11.03.14 г. №3210-У). Ведомость составляется, если в организации трудится более трех человек, в ином случае заполняют расходный ордер.
Руководитель организации и главбух отвечают за правильность начислений и удержаний. Если в ведомости отсутствуют их подписи, то они не могут быть приняты к исполнению.
Кассир несет ответственность за получение, учет, выдачу, сохранность и хранение денег. Образец заполнения ведомости можно найти в интернете.
Ответственность за ведение
Составление ведомости относится к обязанностям бухгалтера-расчетчика. Он отвечает за достоверность данных в документе и правильность его оформления. Исполнитель должен расписаться в ведомости накануне выдачи денег по ней и до утверждения ее руководителем.
После осуществления всех выплат и подведения итогов по ведомости бухгалтер вновь подписывает уже полностью заполненный и оплаченный документ. Далее бланк подшивается и убирается на хранение.
Ведомости относятся к бумагам строгой отчетности и подлежат проверкам. Нужно обеспечить их надлежащую регистрацию и хранение. Для этого ежегодно в организации разрабатывается и утверждается учетная политика. В ней должна предусматриваться разработка и ведение журнала учета ведомостей формы Т-53а. Он открывается на год.
В журнале регистрируют все сформированные и оплаченные в течение года ведомости. Указываются их номера и даты оформления. Затем расчетные документы подшиваются и сдаются на хранение. Беречь их нужно в течение пяти лет.
Исправление, хранение и закрытие
В идеале в ведомостях на зарплату ничего не исправлять. Зачеркивания некрасиво выглядят и влекут за собой некоторые трудности. Однако опечатки, хоть и ненамеренные, имеют место.
При их появлении нужно сделать следующее:
- одной прямой линией аккуратно зачеркнуть неверную цифру;
- выше либо рядом написать правильное значение;
- все лица, которые подписали документ до момента исправления, должны поставить подписи вновь;
- указать дату корректировки.
Ведомость на выплату заработка необходимо закрыть в срок, отраженный на титульной странице.
Если деньги к установленному дню получили не все работники, бухгалтер должен сделать следующее:
- около ФИО работника, не получившего зарплату, написать слово «Депонировано»;
- после табличной части отражаются общие выданная и депонированная суммы;
- ведомость заверяют своими подписями ответственные лица;
- выписывается РКО на выданную сумму, его номер вписывается в соответствующую ячейку ведомости;
- документ отправляется на хранение.
Оформлять и закрывать ведомость нужно внимательно, т. к. она часто подвергается проверкам.
Каждый вид бухгалтерских бумаг имеет свой срок хранения. Ведомость хранится 5 лет при условии, что в ходе этого периода будет отчетная ревизия. В противном случае период хранения удлиняется до 75 лет.
Итак, выплата зарплаты должна строго регламентироваться и предельно ясно отражаться в соответствующих документах каждой организации. Для этого и предусмотрены ведомости, утвержденные Госкомстатом. Их оформление упрощает и унифицирует начисление и выдачу денежных средств работникам.
