Представительские встречи и деловые переговоры являются одним из основных инструментов взаимодействия организации с действующими бизнес-партнерами и потенциальными клиентами. Проведение таких встреч, как правило, требует затрат, которые принято называть представительскими расходами. В статье Вы узнаете, какие расходы относят к представительским, как они отражаются в бухгалтерских проводках и какими документами оформляются.

Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.

В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:

• организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
• предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
• в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
• организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.

Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства.

Отражение представительских расходов в проводках

В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период.

Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий.

Представительские расходы во время командировки

Сотрудник ООО «Магнит» Свиридов К.Л. был направлен в командировку в г. Саратов для проведения переговоров с представителями ООО «Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает расходы на проведение деловой встречи.

Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.

В учете ООО «Магнит» представительские расходы были отражены следующими проводками:

Представительская встреча с проведением культурно-развлекательного мероприятия

В октябре 2015 ООО «Фиалка» была организована деловая встреча с бизнес-партнерами, программа которой включала обед в ресторане «Парус» и посещение театра. Для проведения мероприятия сотруднику ООО «Фиалка» Катаеву С.Р. были выданы средства под отчет в размере 74 000 руб.

Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57 200 руб., в том числе:

• обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в ресторан 5 200 руб.;
• билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в театр 5 500 руб.

Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО «Фиалка».

Бухгалтер ООО «Фиалка» сделал в учете такие проводки:

Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими расходами не признаются.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Представительские расходы: гуляем для дела

Для поддержания сложившихся деловых связей, а также для установления новых нередко компании организовывают встречи с деловыми партнерами - будь то поставщики или клиенты. При учете расходов на такие встречи самое главное - правильное документальное оформление.

Рассматривать будем учет только при методе начисления.

Упрощенцы не могут учесть представительские расходы в целях налогообложения, так как в закрытом перечне расходов их нетПисьмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22 .

Определяемся, какие расходы относятся к представительским

Для целей налогообложения к представительским относятся те расходы, которые связаны с официальным приемом и/или обслуживание мподп. 22 п. 1 , п. 2 ст. 264 НК РФ :

• физических лиц и представителей организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничеств аПисьма Минфина от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149 , от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351 ;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

С налоговой точки зрения будет безопаснее, если иногородние представители контрагентов сами оплатят свой проезд и проживание. Если же такие затраты оплатит приглашающая компания, налоговики наверняка не разрешат учесть их в качестве представительских расходов.

Под официальным приемом понимается завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие.

А под обслуживанием подразумевается:

• доставка участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно (однако нельзя учесть как представительские затраты на оплату авиационных и железнодорожных билетов и издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по проживани юПисьмо ФНС от 18.04.2007 № 04-1-02/306@ );
• буфетное обслуживание во время переговоров. В Налоговом кодексе нет перечня продуктов и напитков, затраты на которые нельзя включать в состав представительских расходов. Поэтому расходы на алкогольные напитки, купленные для проведения официальных мероприятий, тоже можно учесть в составе представительских расходо вПисьмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А55-14189/2012 ;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы можно учесть даже в том случае, если по итогам встречи желаемый договор или контракт не будет подписан. Ведь Налоговый кодекс не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от результативности проведенного мероприяти яп. 2 ст. 264 НК РФ ; Постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 № А48-2871/08-18 ; ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 .

Затраты, направленные на повышение лояльности клиентов, поставщиков или иных организаций и физических лиц, однако не подходящие строго под определение представительских расходов, данное в Налоговом кодексе, лучше представительскими в своем учете не называт ьПостановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 . Безопаснее учесть их как прочие расход ыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Такой подход не только предотвратит возможные разногласия с проверяющими, но и позволит учесть ваши обоснованные расходы без каких-либо ограничений в налоговом учете. К примеру, нельзя отнести к представительским расходам затраты на чай, кофе и сладости, которыми секретарь угощает клиентов, посещающих офисПисьмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 .

Иногда организации учитывают в составе представительских расходов затраты на проведение корпоративных праздников, к примеру Нового года, 8 Марта или 23 Февраля. Однако подобные расходы связаны с развлечением работников, поэтому их нельзя учесть при расчете налога на прибыль ни в качестве представительских, ни в качестве иных прочих расходо вп. 2 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206 .

А вот если на развлекательное мероприятие были приглашены представители контрагентов и цель его проведения - улучшение деловых связей и поддержание сотрудничества, в суде можно будет настаивать, что расходы на проведение такого мероприятия представительски еПостановление ФАС УО от 19.01.2012 № Ф09-9140/11 . Но риск спора с инспекцией все же сохраняется.

Место встречи изменить можно

Место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан или кафе. Но вы не должны давать проверяющим повода усомниться в том, что встреча была организована с деловыми целями. К примеру, у инспекторов могут возникнуть претензии к расходам на организацию встречи в театре, сауне, аквапарке, бильярдном клубе или боулинг-центре (особенно если в них нет ресторанного обслуживания).

Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет представительских расходов. Переговоры можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни.

Составляем подтверждающие документы

В НК нет жесткого перечня документов, которыми подтверждаются представительские расходы. По мнению Минфина, подтвердить их помогу тПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 :

• первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
• отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное - чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприяти йПисьмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 .

Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходо вПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 , от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 . Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращен оп. 10 разд. IV Плана, утв. Распоряжением Правительства от 10.02.2014 № 162-р .

Привычнее все же составлять отчет. Форма его произвольная. Предлагаем вам образец такого отчета.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Красная смородинка»

Отчет о проведении официального приема представителей ООО «Любимые сады»

Официальный прием представителей ООО «Любимые сады» состоялся 21 апреля 2014 г. Место проведения переговоров - г. Москва, Ленинский проспект, д. 38, банкетный зал ресторана «Спутник».

На приеме присутствовали:
- представители ООО «Любимые сады» - 7 человек, в том числе генеральный директор Ю.И. Велебужский;
- представители ООО «Красная смородинка» - 8 человек, в том числе генеральный директор Е.В. Слейман.Нет необходимости перечислять тех, кто присутствовал на официальном банкете. Подобных требований в НК нет. Но в отчете об официальном банкете не лишним будет указать количество присутствовавших представителей контрагентов и потенциальных клиентов

По итогам официального приема подписан контракт на поставку новой продукции - сока «Юбилейный». Также заключено дополнительное соглашение к действующему договору № 1168/2013 о поставках продукции.

Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 47 000 руб., в том числе:
- на аренду банкетного зала - 10 000 руб.;
- на покупку еды и напитков - 37 000 руб.

Копия кассового чека за ресторанное обслуживание прилагается.Если расходы на проведение представительского мероприятия были оплачены наличными деньгами, оригиналы документов, подтверждающих такую оплату (чек ККТ, бланк строгой отчетности), должны быть приложены к авансовому отчету работника, оплачивавшего наличными затраты на мероприятие

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Налоговый учет представительских расходов состоит из трех этапов.

ЭТАП 1. Считаем представительские расходы текущего месяца (квартала).

Дата признания представительских расходов определяется:

• <если> мероприятие оплачивалось в безналичном порядке - то как дата утверждения отчета о представительском мероприяти ип. 1 ст. 272 НК РФ ;
• <если> представительские расходы были оплачены работником наличными - то как наиболее поздняя из двух датп. 1 , подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ :

• <или> дата утверждения отчета о проведенном мероприятии;
• <или> дата утверждения руководителем авансового отчета.

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива - 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый перио дп. 2 ст. 264 , п. 4 ст. 272 НК РФ .

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала го дап. 7 ст. 274 , ст. 315 НК РФ . И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

ЭТАП 3. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая (отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года).

Но такое бывает довольно редко. И если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим - входного налога не было, то выгоднее пойти по иному пути. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС. НК такой подход не запрещает. Главное, чтобы предъявляемый к вычету налог относился к расходам, принимаемым при исчислении налога на прибыл ьп. 7 ст. 171 НК РФ .

Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично - в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затра тПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285 .

Внимание

НДС по сверхнормативным представительским расходам нельзя ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расхо дп. 1 ст. 170 , ст. 270 НК РФ .

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким.

ООО «Красная смородинка»
форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

Регистр-расчет представительских расходов
за 20 14 годФорма предлагаемого регистра предусматривает нормирование представительских расходов в течение всего года. Однако ее надо заполнять по итогам каждого квартала тем плательщикам налога на прибыль, у кого отчетные периоды - квартал, полугодие и 9 месяцев.
Если же отчетные периоды - месяц, 2 месяца и так далее, граф в регистре-расчете должно быть больше (суммы нормируемых представительских расходов надо считать на конец каждого отчетного периода и на конец года)ст. 285 НК РФ

Лицо, ответственное за составление регистра, п. 20 ПБУ 10/99 . Они отражаются на счете 44 «Расходы на продажу» или на счете 26 «Общехозяйственные расходы»:

• <или> на дату утверждения авансового отчета - если работник отчитался о потраченных наличных деньгах после проведения представительского мероприятия;
• <или> на дату завершения мероприятия и утверждения отчета по нему - если работник отчитался о расходах до этой даты.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Встречу с контрагентами лучше не организовывать в театрах, саунах и различных увеселительных заведениях, в которых нет ресторанного обслуживания. Проверяющие сочтут расходы на такую встречу необоснованными и не разрешат учитывать их при расчете налога на прибыль.

В ситуации, когда организация применяет в бухгалтерском учете ПБУ 18/02 и часть представительских расходов будет превышать налоговый норматив, придется начислить отложенный налоговый актив (дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы» – кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»). Если в следующих кварталах того же календарного года появится возможность признать в налоговом учете дополнительную часть расходов, которые ранее были сверхнормативными, то отложенный налоговый актив надо будет уменьшить обратной проводкой.

Если же на конец года останется часть расходов, которые в налоговом учете признать нельзя, с ней можно поступить так:

• <или> погасить остаток ОНА проводкой по дебету счета 68 и кредиту счета 09 и на ту же сумму начислить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета 68п. 7 ПБУ 18/02 ;
• <или> списать остаток ОНА на счет 99 «Прибыли и убытки» (как при выбытии актива/обязательства, по которому оно было начислено в связи с тем, что списываемая сумма не повлияет на налогооблагаемую прибыль как текущего, так и последующих отчетных периодо в)п. 17 ПБУ 18/02 . Этот способ проще, но он не совсем верный (поскольку как такового выбытия актива/обязательства не происходит). Однако итоговая сумма налога на прибыль по данным бухучета будет такой же, как и при предыдущем варианте проводок.

При списании в конце года на расходы суммы НДС, относящегося к сверхнормативным представительским расходам, надо отразить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 и кредиту счета 68 (субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»)п. 7 ПБУ 18/02 .

Если встречи руководства с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на такие личные встречи не учитывается как представительские расход ыПисьма Минфина от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759 , от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 . Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохо даст. 209 НК РФ . А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

Многие организации рано или поздно сталкиваются с таким понятием, как представительские расходы. В статье разберемся, что это за расходы, что к ним относится и как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Начнем с того, что определимся, какие расходы можно отнести к представительским? Тут все просто, открываем ст.264 2 части НК РФ (скачать его, кстати, можно ) и читаем. Краткие выводы из этой статьи:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

• представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
• участников совета директоров или другого руководящего органа;

В частности, к представительским расходам можно отнести:

• расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
• транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.

К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.

Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.

Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.

Учет представительских расходов в бухгалтерии

Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Проводки по учету представительских расходов (счет 26)

Если оплата представительских расходов происходит лично представителем организации, то ему выдаются денежные средства под отчет, при этом составляется проводка Д26 (44) К71.

Услуги сторонних организаций оформляется проводкой Д26 (44) К60, Д26 (44) К76.

Представительские расходы относятся к тому отчетному периоды, в котором они были утверждены, независимо от их оплаты.

Налоговый учет представительских расходов

Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Как уже выше было сказано, для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда. Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определении . Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на , берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.

Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.

Пример расчета представительских расходов

Бухгалтерский учет представительских расходов (счет 26)

Особенности отражения в учете представительских затрат в том, что они принимаются в расчет базы по налогу на прибыль не всегда в полном объеме. Для них предусмотрен лимит, привязанный к величине затрат на оплату труда по предприятию. Нормирование производится отдельно за каждый налоговый период.

Представительские расходы – это какие расходы?

Перечень издержек, которые могут быть показаны в учетных операциях в качестве представительских затрат, приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ. Законодательно оговаривается, что для принятия к учету эти затраты долж ны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Предназначение таких расходов – организация официальных встреч с партнерами по бизнесу для развития совместных проектов, увеличения продаж и создания условий для роста прибыли.

Что входит в представительские расходы:

• оплата счетов, связанных с подготовкой официальных приемов и переговоров с участием деловых партнеров из других компаний;
• затраты, понесенные в связи с проведением заседаний совета директоров.

Засчитать в качестве представительских издержек можно траты на завтрак, обед или другое мероприятие, носящее официальный характер. Представительскими могут признаваться расходы на трансфер участвующих в переговорах лиц, буфетное обслуживание и оплату услуг сторонних переводчиков на период переговоров или собраний.

Что такое представительские расходы организации? Это затраты, которые обусловлены текущими официальными мероприятиями, необходимость в проведении которых связана с реализацией мер по увеличению прибыли. Нельзя относить в состав этого типа затрат издержки развлекательного характера, оплату счетов медицинских и санаторных учреждений. Не могут признаваться официальными мероприятиями отдых должностных лиц и лечебные процедуры.

В письме Минфина от 25.03.2010, под № 03-03-06/1/176 говорится, что закупка призов, грамот и дипломов, услуги по оформлению зала не являются обоснованными представительскими тратами. Нельзя к ним относить суммы, потраченные на сувенирную продукцию (эта позиция разъяснена в Письме, изданном Минфином 16.08.2006 г. под № 03-03-04/4/136).

Смета представительских расходов

Одним из документов, обосновывающих представительские затраты может выступать смета предстоящих расходов. Она не имеет законодательно регламентированного шаблона. Бланк может составляться самостоятельно и включать такие блоки:

• место для визирования документа директором;
• информация о дате оформления сметы;
• сведения о времени проведения официального мероприятия, предполагаемом месте встречи;
• прогнозируемая численность переговорных групп с указанием статуса каждого участника (кто и чьи представляет интересы);
• статьи затрат с приведением ориентировочных сумм по ним;
• итоговая величина ожидаемых трат;
• сведения об ответственном лице, которое выполняло задачу по составлению сметной документации, графы для подписей и печати.

Налог на прибыль: представительские расходы

Затраты, признаваемые представительскими, могут быть использованы для уменьшения базы по налогу на прибыль. Для этой цели учитывается сумма, находящаяся в пределах расчетного лимита (подробнее о нормировании ). Ограничение зафиксировано на уровне 4% от издержек, связанных с оплатой труда персонала в отчетном периоде. Нормируемый показатель выводится по итогам каждого отчетного периода в течение года накопительно.

В 1 квартале бухгалтером были проведены представительские расходы в размере 105 000 рублей, во 2 квартале – 20 050 рублей, в 3 и 4 кварталах официальных собраний и переговоров не было. Затраты по оплате труда персонала компании были на таком уровне:

• в 1 квартале – 750 250 рублей;
• во 2 квартале – 802 135 рублей;
• в 3 квартале – 564 250 рублей;
• в 4 квартале – 1 020 540 рублей.

Для расчета налога на прибыль по итогам года бухгалтер может зачесть 125 487 рублей ((750 250 + 802 135 + 564 250 + 1 020 540) х 4%). Общий размер затрат представительского типа за налоговый период составил 125 050 рублей (105 000 + 20 050). В расчет налоговой базы можно включить всю сумму понесенных издержек на организацию переговоров и официальных приемов, так как их величина находится в пределах лимита на отчетный год (лимит – 125 487 рублей, что на 437 рубля больше, чем фактические затраты).

По итогам года у предприятия доходы составили 11 210 590 рублей (в том числе НДС 1 710 090 рублей), расходы по группам равны:

• затраты на изготовление продукции – 3 507 000 рублей;
• по оплате труда –3 137 175 рублей;
• амортизационные отчисления – 850 044 рублей;
• издержки представительского характера – 125 050 рублей.

Налоговая база составит 1 881 231 руб. ((11 210 590 – 1 710 090) – 3 507 000 – 3 137 175 – 850 044 – 125 050). Итоговая величина годового налога на прибыль равна 376 246 руб. (1 881 231 х 20%).

Взыскание представительских расходов в арбитражном суде

Контролирующие органы настаивают на том, что представительские издержки могут признаваться в налоговом учете только при условии, что встреча была проведена в месте, предназначенном для деловых переговоров, а не развлечений. Судебные органы допускают включение таких спорных трат в налоговую базу, если налогоплательщик сможет документально подтвердить обоснованность расходов. Например, Постановлением ФАС МО от 03.09.2013 г. под № А40-22927/12-107-106 было установлено, что использование теплохода в качестве места переговоров является обоснованным, а затраты на аренду могут быть зачтены в качестве представительских издержек.

О возможности признания в составе представительского типа затрат стоимости закупленного для встречи алкоголя свидетельствует содержание постановления от 15.01.2013 г. под № А55-14189/2012 (ФАС ПО).

Нельзя причислять к представительскому типу трат организацию встречи с представителями своих филиалов и дочерних структур. Позиция контролирующих органов в этом вопросе подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС ВСО, датированное 11.08.2006 г. № А33-26560/04-СЗ-Ф02-3935/06-С1).

Представительские расходы – это расходы, связанные с такой деятельностью предприятия, как проведение встреч с партнерами и представителями других компаний , специалистов, потенциальных клиентов или поставщиков.

Они могут располагаться как в том же городе, что и предприятие, так и находится в другом регионе и даже государстве.

Что к ним относится

Согласно налоговому законодательству (п.2 ст. 264 НК РФ) к представительским расходам относятся:

• транспортные расходы;
• расходы на организацию форумов, совещаний в том числе оформление залов, установка соответствующего оборудования. Например, установка медиапроектора для проведения презентаций;
• оплату банкетов, деловых ланчей и праздничных обедов;
• расходы на покупку билетов на концерты, музеи;
• расходы на организацию выставок, выступлений и лекций.

Это перечень основных видов расходов. К ним не относят траты на покупку подарков, сувенирной продукции гостям. Товары, приобретенные членами отправляемой делегации для себя, расходы на проживание и личные нужды. То есть, сюда не должна входить оплата лечения или отдыха, не предусмотренного программой деловой встречи.

В налоговом учете

Использование статьи представительских расходов дает возможность снизить размер налогооблагаемой прибыли, поэтому налоговые органы внимательно относятся к ее содержанию, так как нередко недобросовестные бизнесмены используют ее, чтобы утаить часть прибыли от налогов.

Для того чтобы не было проблем с налоговыми службами необходимо представить в ФНС отчет и чеки, подтверждающие факт понесенных расходов. Документ должен быть подписан руководителем.

Сумма расходов не должна превышать 4% от суммы заработной платы на предприятии. Она берется за тот период, в котором были понесены расходы. Если они превышают этот установленный лимит, их можно перенести на следующий период.

Например, в июне были произведены представительские расходы в размере 60 тыс. рублей, а месячный фонд заработной платы составляет 500 тыс. рублей.

Соответственно, они составляют 12% от фонда оплаты , поэтому будут выплачиваться в течение 3 месяцев по 20 тыс. рублей в месяц. Следует учитывать, что если бы они были понесены в марте или апреле, в период, когда все предприятия сдают налоговые декларации, покрывать их пришлось бы из чистой прибыли.

В бухгалтерском учете

В отличие от налогового, в бухгалтерском учете они учитываются сразу же, как только возникли и списываются на счет «Прочие доходы и расходы».

Бухгалтер составляет проводки исходя из того, на какие товары и услуги были израсходованы средства. А это во многом зависит от вида деятельности предприятия и целей деловых поездок и встреч, а также принятой на предприятии системы бухгалтерского учета и плана счетов.

Кем регламентируется

Представительские расходы, способы их определения и учета регламентируют сразу тремя ведомствами: Министерство финансов, антимонопольная служба (ФАС) и налоговая служба (ФНС). Их указы и решения не всегда однозначны, а нередко противоречат друг другу, когда одно ведомство запрещает, а другое поощряет относить расходы к определенной статье.

Это с одной стороны создает путаницу, с другой – дает возможность списать на эту статью расходы, которые одно из ведомств считает представительскими. Ссылаясь на его авторитет, можно добиться поблажек.

Какими бы ни были противоречия между указами и юридическими актами, следует с осмотрительностью относиться к статье представительских расходов и в случае возникновения спорных вопросов спрашивать совета у юриста.

Но если предприятие не тратит средства на те товары и услуги, которые вызывают разногласия или подозрения у налоговых служб, то можно и обойтись без помощи профессионального юриста, хотя бы до тех пор, пока ФНС не предъявила претензий по поводу тех или иных расходов и соотнесения их на счет представительских.

Важен ли результат при подготовке отчета

Любая деловая встреча, совещание, приглашение специалистов, организация форумов и производственных выставок, зарубежных поездок, всегда подразумевает, что предприятия, которые тратят средства на представительство, должна принести какую-нибудь отдачу.

Это должно быть получение каких-нибудь преимуществ, получение выгодного контракта, покупка или продажа ценных активов или обмен опытом работы.

Для налоговой службы и для Минфина результат от понесенных предприятием представительских расходов не важен. По сути, им все равно получит предприятие заказ или контракт. Они рассматривают эти встречи с точки зрения соблюдения налогового и бухгалтерского законодательства.

То есть, не являются ли эти расходы способом уйти от налогов или нет. Насколько правильно они отражены и учтены в бухгалтерском и налоговом учете.