Проводить инкассирование торговых точек имеют право специализированные службы, банковские охранные подразделения и определенные отделы на предприятиях. С каждой из указанных служб заключается договор на оказание услуг по сбору и транспортировке денежной массы и материальных ценностей.
Инкассаторы не только собирают наличность и транспортируют ее в различные инстанции. Они также имеют право перевозить культурные ценности, ювелирные изделия, секретные документы и драгоценности. Каждый из таких служащих выполняет сбор денежной массы или ценностей, как того требует инструкция проведения инкассации. Наказание за нарушение предписаний очень строгое, начиная от увольнения или большого штрафа и заканчивая уголовной ответственностью. Все зависит от того, какие последствия повлекло нарушение.
При заключении договора со специальной службой или банковской вооруженной охраной, порядок проведения инкассации регулируется действующими нормативами и внутренним распорядком этих учреждений и служб. Уполномоченные подразделения имеют право обслуживать торговые точки клиентов и транспортировать наличность из них в соответствии с регламентными нормами, закрепленными фактическим договором.
Иногда крупными предприятиями допускается самостоятельная организация инкассации денежных средств на своих филиалах и у партнеров, реализующих их продукцию. Для этого создается собственная служба, занимающаяся сбором и транспортировкой наличности. Деятельность на остальных торговых точках, не относящихся к этой организации, запрещается.
Порядок проведения операций инкассации
Процедура сбора наличности начинается с того, что подразделение, выполняющее инкассацию, готовит специальную вместе с частично заполненной препроводительной ведомостью. Затем материалы развозят по предприятиям, согласно маршрутному листу и заключенным договорам.
В указанное время служба инкассации снова посещает торговую точку. Если это небольшой магазин, его работа временно приостанавливается. При инкассации супермаркета прекращать работу нет необходимости, поскольку для подсчета и передачи наличности существует специальное помещение.
Как предписывают правила инкассации денежных средств, в присутствии представителя торговой точки и инкассатора выполняется пересчет и проверка денежной массы на подлинность. После этого сумму фиксируют в препроводительной ведомости, и отправитель предоставляет бланк, уже заполненный к моменту приезда службы. Затем документ визируется подписями и печатью.
Заполненная ведомость вкладывается в инкассаторскую сумку, которая закрывается и опечатывается представителями службы и торговой точки. Все материалы транспортируются в банковское или другое финансовое учреждение.
Как требует инструкция по инкассации денежных средств, представители службы в обязательном порядке должны:
- четко соблюдать график и маршрут передвижения;
- при сборе наличности убедиться в том, что сумма денежной массы соответствует прописанной в ведомости;
- проконтролировать корректное заполнение бланка;
- обеспечить опечатывание инкассаторской сумки с последующей доставкой к месту хранения.
При инкассировании внутренней службой предприятия, процедура отличается от стандартной. На торговой точке наличность не всегда передается по препроводительной ведомости, иногда просто заполняется акт передачи денежных средств. Кроме того, руководство предприятия часто экономит на инкассаторских мешках, и денежную массу транспортируют в мини-сейфах или металлических контейнерах.
Требования к проведению инкассации
Проведение инкассации нередко сопряжено с риском для жизни и здоровья. Поэтому строгое соблюдение всех предписаний иногда спасает от возможного разбойного нападения. Специальные службы не раскрывают всех требований, которые должны выполнять инкассаторы, поскольку эти сведения относятся к разряду служебной информации, недоступной для посторонних.
Существующие требования к инкассации денежных средств распространяются также и на отправителей. Они должны обеспечить:
- свободный подъезд к дверям торговой точки или запасного выхода;
- хорошее освещение у входа, а также внутри, по ходу следования инкассатора;
- отдельное помещение для инкассирования, которое должно запираться изнутри, либо временное прекращение работы магазина, если нет отдельного помещения для кассы;
- свободное продвижение сотрудников службы внутри в сопровождении уполномоченного персонала или представителя службы охраны объекта.
Если вышеперечисленные пункты не выполняются, инкассаторы имеют право отказать в сборе и транспортировке ценностей.
Правила инкассации не регулируются на правительственном уровне. Описанные нормативы основываются на действующем законодательстве, поэтому соблюдение инструкций помогает не только сохранять денежные средства или материальные активы, но жизнь и здоровье работников службы.
Вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций мы рассматривали в . А каким образом оформляется в бухгалтерском учете сдача денег инкассатору? Расскажем об этом в нашей консультации.
Как сдаются наличные в банк
Хранение наличных денежных средств в кассе организации сверх установленного лимита не допускается, кроме дней выплаты зарплаты (абз. 8, 9 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому излишне накопленную наличность, в т.ч. выручку от наличной продажи товаров, необходимо сдать в банк, где у организации открыт расчетный счет.
Организация сдает наличные денежные средства в банк, как правило, через своего сотрудника (к примеру, кассира) или специализированную организацию – инкассаторскую службу.
Как оформить передачу наличных инкассатору
Для передачи наличных денежных средств в банк через инкассатора оформляется препроводительная ведомость к сумке 0402300, которая представляет собой комплект документов, состоящий из (п. 2.4 Положения, утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П):
- ведомости к сумке;
- накладной к сумке;
- квитанции к сумке.
При этом у организации в качестве подтверждения того, что инкассатор принял от нее сумку с наличными для передачи в банк, остается квитанция к сумке, на которой должна стоять подпись инкассаторского работника и оттиск его штампа.
Кроме того, при передаче наличности инкассатору по препроводительной ведомости в обычном порядке оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2 (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Он составляется на лицо (как правило, кассира организации), которое сформировало и передало инкассатору сумку с наличными (Письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).
Как отразить в учете сдачу денег инкассатору
Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью с использованием счета 57 «Переводы в пути». При этом на счете 57 движение денежных средств в иностранных валютах должно учитываться обособленно (
При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. Выходом из ситуации станет инкассация.
Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П .
Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.
Инкассация имеет следующие преимущества:
- ответственность за сохранность денег и ценностей;
- быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
- обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.
Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает , обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.
Кто может заниматься инкассацией
Проведение инкассации возможно банком или силами внутренних служб. Банковские учреждения могут привлекать к данной деятельности специализированные организации с лицензией на инкассацию. Часто мелкие банковские структуры пользуются услугами инкассаторских служб, закрепленных за более крупными банками.
Транспортировка денег осуществляется на специальном транспорте с усиленной защитой корпуса, пуленепробиваемыми стеклами. Внутри установлены камеры, производящие запись ситуации на дорогах. Самим инкассаторам необходимо носить бронежилет и огнестрельное оружие, которое они могут применить при нападении. Также инкассаторы передвигаются в сопровождении охраны.
Процесс инкассации
Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.
Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.
После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.
Как организовывается транспортировка денег
Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:
- Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
- Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
- Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
- Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
- Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
- Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
- В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.
Инкассация наличности в бухгалтерском учете
Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.
Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации
| Дебет | Кредит | Сумма | Основание | Операция |
| 57 | 50.1 | 875 000 | ||
| 51 | 57 | 875 000 | Выписка банка, приходный ордер | Выручка зачислена на счет магазина |
| 91.02 | 51 | 1 050 | Выписка банка | Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег) |
Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи
| Дебет | Кредит | Сумма | Основание | Операция |
| 57 | 50.1 | 875 000 | Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов | Дневная выручка передана в банк через инкассаторов |
| 51 | 57 | 861 000 | Выписка банка, акт пересчета денег инкассаторами | Зачислена выручка магазина на счет за минусом недостачи (875 000-14 000) |
| 91.02 | 51 | 1 033 | Выписка банка | Списана комиссия за услуги (прием и пересчет денег) |
| 94 | 57 | 14 000 | Акт пересчета | Недостача отражена в учете |
Особые случаи
Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?
Безопасность
Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.
Недостача
Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.
В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.
Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:
- Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
- Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
- Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
- Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.
Инкассация обеспечит безопасную перевозку и хранение денег на счете. Это особенно важно для компаний с большой выручкой, которые работают в регионах с высоким уровнем преступности, или при наличии конкурентов.
Все предприятия, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Такое правило установлено Порядком ведения кассовых операций в РФ №40 . В своих кассах наличные средства можно хранить только в пределах лимитов, установленных по согласованию с обслуживающим банком. Заключение договора на инкассацию является одним из способов своевременного зачисления денег на расчетный счет предприятия.
Нахождение в кассе сверхлимитной денежной наличности является основанием для привлечения предприятия к административной ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ и для наложения штрафа:
- - на должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб.;
- - на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
Согласно п. 2.4 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ № 14-П порядок и сроки сдачи наличности устанавливаются по согласованию с обслуживающим банком. При этом могут определяться следующие сроки для предприятий:
- - расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или отделения связи, - ежедневно в день поступления денег в кассы;
- - которые из-за специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы у учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банк или отделения связи, - на следующий день;
- - расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или отделений связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.
Большинство предприятий торговли заканчивают работу ближе к полуночи, когда банки и отделения связи уже не работают. Порядок, согласно которому выручка сдается на следующий день, не выход. Так как в связи с тем, что деньги остаются в кассе на ночь, существует риск их кражи. Да и доставка денег в банк собственными силами связана с большими затратами, в том числе и временными. Поэтому положительную роль играет заключение с банком договора на инкассацию.
Порядок инкассации денежных средств регулируется Положением № 318-П. При этом все необходимые условия, которые должны выполнять банк и предприятия торговли, прописываются в договоре. Как правило, банки выдвигают требование обеспечить наличие свободных и освещенных подъездных путей, входов, изолированного и запираемого изнутри помещения для приема ценностей инкассаторами. Также для банка желательно, чтобы было обеспечено визуальное наблюдение за инкассаторами (или их сопровождение) при следовании с сумками от помещения, где деньги были ими получены, до момента посадки в автомобиль.
В кредитное учреждение необходимо представить для заверения образцы оттисков пломб, которыми будут опломбироваться сумки с ценностями. Банк, в свою очередь, закрепляет за своим клиентом необходимое количество инкассаторских сумок, каждой из которых присваивается индивидуальный номер (п. 9.2 Положения № 318-П). Данные сумки являются собственностью банка и при расторжении договора подлежат возврату. Ежемесячно на каждую инкассируемую организацию оформляются явочные карточки по форме 0402303 (п. 9.1 Положения № 318-П).
Обязанностью предприятия торговли являются своевременная (до приезда инкассатора) упаковка денег в сумки и правильное оформление сопроводительных документов к ней. Инкассатор, прибывший за деньгами, должен предъявить кассовому работнику предприятия торговли документы, удостоверяющие его личность, доверенности на перевозку наличных денег и их инкассацию, порожнюю сумку и явочную карточку (п. 9.5, 9.6 Положения № 318-П). Сумку с деньгами, подлежащую передаче инкассатору, кассир формирует и опломбирует таким образом, чтобы ее нельзя было вскрыть без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы (п. 4.2 Положения № 318-П). На сумку с деньгами кассир составляет препроводительную ведомость к сумке (по форме 0402300), которая вкладывается им в сумку, накладную к сумке (форма 0402300) и квитанцию к сумке (форма 0402300). Далее кассир предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с деньгами, а также накладную и квитанцию к сумке (п. 9.6 Положения № 318-П).
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После проверки кассир заполняет явочную карточку. Инкассатор сверяет данную запись с теми, которые указаны в накладной и квитанции (на соответствие сумм денег и номера сумки в этих документах), подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с деньгами и возвращает ее кассиру (п. 9.7 Положения № 318-П). Если в явочной карточке запись будет внесена неправильно, кассиру следует ее зачеркнуть, сделать новую и заверить своей подписью (п. 9.8 Положения № 318-П). Инкассатор сам в явочной карточке не должен делать никаких записей.
При выявлении нарушения целости сумки или пломбы, неправильного составления накладной сумка не принимается. Эти дефекты и ошибки можно устранить в присутствии инкассатора, если это не нарушит график его работы. В остальных случаях прием сумок с деньгами осуществляется инкассатором при повторном заезде в удобное для него время, о чем в разделе "Повторные заезды" явочной карточки делается соответствующая запись (п. 9.9 Положения № 318-П). Если кассир предприятия торговли отказывается от сдачи сумки с деньгами, в явочной карточке им делается запись "Отказ", указывается причина отказа и заверяется его подписью.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов выручка предприятия торговли, внесенная в кассу банка для зачисления на расчетный счет предприятия, но еще не зачисленная по назначению, отражается по дебету счета 57 "Переводы в пути" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса". Данная запись делается согласно расходному кассовому ордеру (форма КО-2), который, в свою очередь, оформляется на основании квитанции к сумке по форме 0402300 (п. 9.6, 9.7 Положения № 318-П). После получения выписки банка отражается зачисление денег на расчетный счет записью Дебет 51 "Расчетные счета" Кредит 57.
Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, в том числе инкассаторских услуг, учитываются в составе прочих расходов и отражаются на счете 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы" (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Сумму НДС, предъявленную банком, предприятие принимает к вычету в общеустановленном порядке (п.п. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В налоговом учете вознаграждение банка за услуги инкассации учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если кассир банка при пересчете денег в сумке выявит излишек, недостачу денег, в произвольной форме составляется акт пересчета денег в трех экземплярах (п. 4.6 Положения № 318-П). Первый экземпляр акта передается заведующему кассой банка, второй направляется организации, третий - инкассаторским работникам. Заметим, что при обнаружении недостачи в исправной инкассаторской сумке банки ответственности не несут, поскольку осматриваются и вскрываются сумки кассиром банка в соответствии с Положением № 318-П в присутствии контролера. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, банк несет перед своим клиентом материальную ответственность согласно действующему законодательству в размере суммы утраченных денежных средств.
Выявленную банком сумму недостачи на основании акта пересчета со счета 57 списывают в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Кассир, в силу п. 32, 33 Порядка ведения кассовых операций, является материально ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за причиненный своими действиями предприятию ущерб. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допустима. Данная сумма признается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций). При этом деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Согласно п. 2, 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете № 129-ФЗ , п. 27, 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ №34н при выявлении фактов хищения или злоупотребления в кассе необходимо провести ревизию. Недостача взыскивается с виновных лиц в установленном порядке, а излишки денег приходуются и зачисляются на результаты хозяйственной деятельности. При отнесении недостачи на виновных лиц данную сумму со счета 94 списывают в дебет счета 73, субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Если деньги вносятся в кассу, операция отражается следующим образом: Дебет 50 Кредит 73-2, если удерживаются из заработной платы кассира - Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-2. В соответствии со ст. 248 ТК РФ по распоряжению работодателя с виновного работника можно взыскать сумму причиненного ущерба, не превышающую размер среднего месячного заработка. Это распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. При этом в силу ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.
В ситуации, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, недостача со счета 94 списывается на финансовые результаты организации - в дебет счета 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы". В налоговом учете недостача в целях налогообложения прибыли не учитывается на основании п. 49 ст. 270 НК РФ как иные расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
При выявлении излишков, зачисленных на расчетный счет, делается запись: Дебет 57 Кредит 91, субсчет 91-1 "Прочие доходы". В налоговом учете выявленный излишек наличных денежных средств учитывается в составе внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).
Выводы по ГЛАВЕ 1. Денежный оборот складывается из наличных и безналичных денег. Наличные же денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций. Бухгалтерский учет денежных средств должен осуществляться в строгом соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации с целью обеспечения информацией о наличии и движении денежных средств и денежных документов всех заинтересованных пользователей. Порядок ведения бухгалтерского учета денежных средств действующим законодательством очень подробно регламентирован.
Все предприятия, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В своих кассах наличные средства можно хранить только в пределах лимитов, установленных по согласованию с обслуживающим банком. В результате суммы ежедневной выручки и суммы сверх лимита должны быть сданы в банк на расчетный счет. Заключенный договора на инкассацию является одним из способов своевременного зачисления денег на расчетный счет предприятия.
Инкассация – это процесс сбора и перевозки наличных денег из одного предприятия в другое, охватывая также их филиальную сеть.
Человек, который занимается инкассацией, занимает должность . Помимо наличных денег в инкассацию могут входить ценные бумаги, облигации, драгоценные металлы, банковские карточки, монеты и тому подобное.
Иными словами, инкассация – это когда деньги и иные ценные блага одной организации перевозятся в ее филиал или подразделение, с целью получения прибыли, или же перевозятся на другое предприятие.
Инкассация должна следовать правилу сохранения перевозимых ценных объектов, а также должна заниматься изыманием и передачей в кассу наличных денег, которые нужны для пополнения открытых расчетных счетов любого физического или юридического лица.
Происхождение инкассаторских служб
В России первые инкассаторские службы были созданы 1 августа 1939 года при поддержке Госбанка Советского Союза. И только ближе к концу ХХ столетия – в 1988 году, правительство объявило о создании Российского инкассаторского объединения, которое официально называлось «Росинкас». Данное объединение имеет законную силу после подписания 10 июля 2002 года Федерального закона «О Центральном банке РФ», после которого оно стало частью главного Банка Российской Федерации.
Инкассаторы – это довольно специфичная специализация, которая требует больших моральных сил, выдержки, ответственности и умений действовать быстро в нестандартных ситуациях. Помимо личностных качеств, у инкассатора должен быть опыт в охранной сфере, как минимум шестой квалификационный разряд и действующая лицензия на осуществление деятельности, связанной с наблюдением за зданиями и сооружениями. Такая лицензия имеет срок всего 6 месяцев, поэтому ее необходимо постоянно продлевать.
Как и у многих представителей разных профессий, у инкассаторов есть собственный праздник – День инкассатора, который празднуется в стране 1 августа.
Инкассаторские организации не имеют большой конкуренции внутри своего рынка, поэтому долго держатся в рамках монополии.
Процесс инкассации денежных средств
Стоит сказать, что процесс инкассации денег, ценных бумаг, драгоценных металлов и прочего – это довольно трудоемкий процесс, который по факту представляет собой операцию с кассой. Именно поэтому, предварительно нужно оформить определенное количество бумаг.
Сначала необходимо заключить договор с предприятием, которое будет выполнять инкассацию, и с предприятием, которому эта процедура нужна. Инкассаторская помощь востребована не только у юридических лиц, она также нужна и обычным гражданам.
Корпорации, занимающиеся услугами инкассации, очень часто тесно работают с банковскими организациями. Последние каждый месяц регистрируют для них номерные карты-явки, где написаны название организации, контакты, адрес главного здания и адреса филиалов, время их работы, номера заверенного багажа и временной промежуток прибытия инкассаторов.
Последние пункты всегда сопоставляются с количеством перевозимых объектов и общей загруженностью. Любая сумка из инкассаторского багажа имеет собственный номер. Также менеджер службы инкассации созванивается с организацией, и они вместе определяют удобное время для организации инкассации на предприятии.
Естественно, инкассаторский процесс должен соблюдаться по установленным правилам: нужно не только эффективно доставить необходимую сумку, но суметь правильно оформить сопутствующую документацию. У инкассатора всегда имеется список, где по пунктам указано наличие перевозимого:
- специальная емкость, которая имеет собственный идентифицируемый номер;
- ключи;
- штамп организации;
- карта-явка;
- заверенная доверенность, которая позволяет перевозить валюту и другие ценные объекты.
Манипуляции, которые должен привести в действия инкассатор при прибытии на предприятие с ценными объектами, подробно описываются в утвержденных нормативных актах.
- Сначала сотрудник кассы должен осуществить проверку паспортных данных инкассатора, наличие доверенности на осуществление перевозки ценностей, карту-явку и принять прием-передачу нужной инкассаторской сумки.
- Также следует показать образец пломбы, которая должна быть на сумке, и заполнить сумку ценными бумагами, приложив сопутствующие накладные бумаги и квитанции.
- Сотрудник кассы должен заполнить документ, в котором должен указать полный список проведенных манипуляций.
- После этого заполненные бумаги идут на проверку для выявления соответствия на запрошенную сумму.
- Когда все сходится, то происходит процесс вложения наличных денег в индивидуальную сумку.
- Далее идет опломбировка сумки: инкассатор при кассире должен осмотреть сумку и пломбу на ней на отсутствие дефектов, и проверить, нет ли возможности доступа к ценному содержимому.
- Работник организации, куда приехал инкассатор, должен заполнить карту-явку и сверить реквизиты и номера с карты, накладных документов и квитанций. Если сотрудник допускает ошибку при заполнении документов, то он должен незамедлительно ее исправить.
- После заполнения всех документов и актов, кассир ставит собственную подпись, которая является критерием правильности проведения процедуры инкассации.
При приеме-передаче инкассаторской сумки с деньгами и соответствующей документацией, инкассатор должен подписать квитанцию, заверить ее штампом и написать дату проведения инкассации. После этого он должен вернуть сумку сотруднику кассы.
Но бывает так, что кассир находит определенные несоответствия в документах. Нарушениями в инкассации могут быть не только отсутствие целостности сумки и пломбы, но и неправильно заполненная инкассаторская ведомость, которая оформляется перед отправлением инкассаторской машины.
Но что делать в данном случае, когда человек, заверявший данные бумаги, находится в другом месте? Решить вопрос положительно можно, если обнаруженные недочеты можно ликвидировать с помощью уполномоченного человека без нарушения его рабочей деятельности. Если устранение проблемы за короткое время невозможно, то процесс приема-передачи инкассаторской сумки не осуществляется. Инкассация денег (к примеру, в супермаркете) осуществляется в следующий раз. В данном случае инкассаторы должны поставить «галочку» в пункте «повторное посещение» в листе-явке.
Инкассация в банках
Инкассация в банковских организациях значительно отличается от инкассации в продуктовых магазинах, например. Такая манипуляция является более сложной и требует определенного порядка. Уполномоченный сотрудник банка должен:
- внимательно перепроверить всю документацию (накладные, квитанции, явочные листы);
- осмотреть инкассаторскую сумку на целостность: на ней не должно быть дырок, разрывов, торчащих узлов и т.д.;
- определить эффективность пломб и замочных швов;
- сверить номера, которые указаны на инкассаторской сумке и в документации.
Если уполномоченный сотрудник банковской организации нашел какие-либо недочеты в документации, то он должен сделать отметку в журнале приема, который впоследствии осматривается обеими сторонами. Если сотрудник находит следы взлома или вскрытия сумки, то ее вскрывают, пересчитывают внутреннее содержимое и составляют акт о вскрытии. При обнаружении недостачи или, наоборот, лишнего в сумке, это количество заносится в данный акт. Также в нем фиксируются данные об организации, дата, время, причина вскрытия, информация о сотрудниках, которые участвовали во вскрытии, а также информация о помещении, где проводилось вскрытие инкассаторской сумки.
Исходя из того, что инкассация является бухгалтерской операцией, то нужно открыть кассовую расходную бумагу, которая будет содержать счет 57 «Переводы в пути». Это очень удобно для предприятий, нуждающихся в инкассации, и для сотрудников инкассаторской службы.
Например, организация должна получить от инкассаторов денежные средства в размере 700 тысяч рублей в банк, которые будут переведены на определенный расчетный счет. Комиссия при проведении данной операции составит 0.2% от полученной суммы.
По имеющимся данным можно составить акт передачи наличных денег в банковскую организацию, где видно как происходит инкассация денег. Это во многом упрощает жизнь всем участникам инкассации.
Рабочая деятельность инкассаторских организаций является очень важной, поскольку по статистическим данным количество нападений и краж постоянно растет, а инкассация – это некий метод борьбы с недобросовестными гражданами.
