Приказ об изменении фамилии работника. Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Когда сотрудница меняет фамилию, то законодательство требует внести корректировки в трудовую книжку и личную карточку. Однако на практике не обойтись без приказа об изменении фамилии. Как его оформить - читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

На основании каких документов издать приказ об изменении фамилии

Чтобы оформить приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак образец 2018, устного сообщения сотрудницы об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов , которые подтверждают смену личных данных. Такими документами являются:

• паспорт, в котором указана новая фамилия сотрудницы;
• свидетельство о заключении или расторжении брака;
• свидетельство о перемене имени.

Обратите внимание! Не храните в личном деле копии документов, которые представила сотрудница. Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.

Не запрещается взять у работницы заявление об изменении фамилии . По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для издания приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак образец 2018. Попросите работницу указать в заявлении причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Что указать в приказе на изменение фамилии в связи с вступлением в брак (образец)

Издайте приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак (образец ниже). Форма документа произвольная. Документ нужен для бухгалтерии и иных структурных подразделений.

Укажите наименование организации, дату и место составления приказа об изменении фамилии, регистрационный номер документа, старую и новую фамилию работницы.

Обратите внимание! Табельный номер при изменении фамилии сотрудницы остается прежним.

Подписывает приказ об изменении фамилии руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела и иных работников (при необходимости).

В какие документы внести изменения на основании приказа об изменении фамилии

На основании приказа о смене фамилии сотрудника внесите изменения в следующие основные кадровые документы:

• трудовой договор;
• личную карточку;
• трудовую книжку.

Трудовой договор. Вопрос о том, нужно ли вносить поправки в договор , спорный. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).

Важно! Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии, например, три рабочих дня.

Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку. Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения».

Трудовая книжка. На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой. Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Любой гражданин может изменить свое имя, фамилию и отчество, в том числе и кто-то из ваших работников. В статье мы расскажем о том, как правильно внести эти изменения в кадровые и бухгалтерские документы.

Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и другая информация о гражданине относятся к его персональным данным. Это установлено в пункте 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда они меняются, в документы также необходимо вносить изменения.

Гражданин, переменивший имя, должен сам позаботиться о внесении изменений в оформленные на его прежнее имя паспорт, диплом об образовании, военный билет и т. д. (п. 2 ст. 19 ГК РФ). В кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные гражданина (трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка и др.), изменения вносит работодатель. Изменения в ГК РФ .

Изменение фамилии в трудовом договоре

В трудовом договоре должна содержаться информация о фамилии, имени и отчестве работника. Об этом говорится в части 1 статьи 57 Трудового кодекса. Как быть, если эти данные изменились? Существует два мнения: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору или внести изменения в его первоначальный текст.

Соглашение не заключается. В трудовом договоре указываются сведения о сотруднике, а также условия работы и оплаты труда. Фамилия, имя, отчество, данные о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно части 3 статьи 57 Трудового кодекса недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора. В случае изменения персональных сведений поправки следует вносить в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя. Такой вывод подтверждает и статья 72 Трудового кодекса, устанавливающая, что отдельное соглашение оформляется при изменении условий трудового договора.

Соглашение заключать следует. Сторонники этой точки зрения также ссылаются на статью 57 Трудового кодекса, но указывают, что она касается внесения в трудовой договор недостающих сведений, а не измененных. Значит, сведения об изменении персональных данных в трудовой договор вносить нельзя, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Автор придерживается первой точки зрения. Представители Федеральной инспекции труда по этому вопросу свое мнение не высказали. Поэтому многие кадровики вносят изменения и в текст трудового договора, и подписывают с работником дополнительное соглашение.

Независимо от выбранного способа для внесения изменений в трудовой договор необходимы веские документальные основания. Их может предоставить сам работник. Для того чтобы обеспечить достоверность и актуальность персональных данных, во многие трудовые договоры включают пункт об обязанности работника сообщать в кадровую службу обо всех значимых изменениях (смена фамилии, имени, адреса и т. д.).

Заявление об изменении фамилии

Работнику, изменившему фамилию или персональные данные, следует подать заявление о внесении изменений в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению сотрудник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Личная жизнь и свобода совести

При приеме на работу работодатель не вправе требовать от соискателя предоставления информации о его политических и религиозных убеждениях. Сведения о частной жизни (семейных отношениях, состоянии здоровья) могут быть получены только с письменного согласия работника и в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений. Об этом говорится в пункте 4 статьи 86 Трудового кодекса.

Приказ об изменении фамилии

На основании заявления работника необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.

Некорректные формулировки. В приказе не стоит использовать весьма распространенную формулировку: с такого-то числа считать А.Л. Луковкину А.Л. Цветковой в связи с регистрацией брака. Луковкина считается Цветковой на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа работодателя.

Некорректной является и такая формулировка: внести изменения в персональные данные работника. Изменять такие данные могут только специальные государственные органы, а не кадровая служба. Кадровики лишь вносят изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов, выданных уполномоченными органами.

Как оформить приказ правильно. Приведем правильный вариант оформления приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника.

Пример 1

Работница ООО «Елочка» И.И. Шарикова вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно составить приказ о внесении изменений в сведения о персональных данных?

РЕШЕНИЕ. Сотрудница должна написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в кадровые и бухгалтерские документы, на основании которого издается приказ (см. образец на с. 84).

На основании приказа вносятся изменения в документы, содержащие персональные данные работника.

Образец приказа об изменении фамилии (о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные)

Общество с ограниченной ответственностью «Елочка»

(полное наименование работодателя)

ПРИКАЗ № 35

о внесении изменений в документы,

(город, место составления) (дата составления приказа)

Шариковой Ирины Ивановны

В связи с изменением фамилии работника Шариковой И.И.

(фамилии, (фамилия, инициалы

имени, отчества, работника)

даты рождения)

с Шариковой на Снежинкину

(прежние персональные данные (новые персональные

работника) данные работника)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные данные работника

Шариковой Ирины Ивановны Табельный

(фамилия, имя, отчество работника)

кассира

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

бухгалтерии,

(структурное подразделение)

а именно изменить в данных документах фамилию и паспортные данные на новые.

(фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные)

Основание: свидетельство о заключении брака I-РК № 607974 от 22.12.2007, паспорт серии 1804 № 333515, выдан 05.02.2008 Кировским РОВД г. Волгограда.

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить

начальнику отдела кадров Холодову Владимиру Семеновичу.

изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить

главному бухгалтеру Ледовских Наталье Борисовне.

(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести

изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника)

Руководитель генеральный Морозов А.А. Морозов

организации директор

(должность)

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен Снежинкина И.И. Снежинкина

Изменение в трудовой книжке фамилии

Согласно пункту 26 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, изменение записей о персональных данных производится работодателем по последнему месту работы. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен в пунктах 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция № 69). Порядок внесения изменений зависит от того, какие именно сведения меняются. Способы оформления изменений могут быть разными.

Сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения

Исправление сведений о фамилии, имени, отчестве или дате рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, заключении (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Ссылка на их номер и дату обязательна.

Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (другие данные) и вписывается новая. Новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, там, где есть свободное место. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки. Внесенные изменения заверяются подписью сотрудника кадровой службы (п. 2.3 Инструкции № 69). Образец внесения записей об изменении фамилии в связи с вступлением в брак приведен ниже, а в связи с его расторжением - на с. 87.

Образец изменения фамилии на титульном листе трудовой книжки

Образец внесения исправлений на титульном листе трудовой книжки

Сведения об образовании, профессии, специальности

Сведения об образовании, профессии, специальности, уже имеющиеся на титульном листе трудовой книжки, не зачеркиваются, а дополняются новыми (через запятую). Если первоначальных данных не было, заполняются пустые строки. Об этом сказано в пункте 2.4 Инструкции № 69.

Обратите внимание: в Инструкции № 69 не сказано, что при внесении таких изменений следует указывать документы, на основании которых эти сведения меняются. Но кадровики, как правило, делают такие ссылки на внутренней стороне обложки.

Образец внесения записи в трудовую книжку о дополнении сведений об образовании и специальности смотрите на с. 88.

Образец внесения записи о дополнении сведений об образовании и специальности

Изменение фамилии в личной карточке

Изменения в личную карточку можно вносить двумя способами.

Зачеркивание. Прежнюю фамилию можно зачеркнуть одной чертой, а справа указать новую. Именно поэтому фамилию рекомендуется писать ближе к левому краю строки, чтобы осталось место для написания новой фамилии.

Далее нужно указать документ, на основании которого внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Сотрудник кадровой службы проставляет дату внесения изменений и заверяет новую запись своей подписью. Образец внесения изменений в личную карточку работника смотрите на с. 89.

Свидетельство о браке II-МТ № 115116 от 24.12.2007

1. Фамилия Тихомирова Рождественская Имя Ольга Отчество Степановна

Смирнова 15.01.2008

Если справа места нет, новую фамилию можно написать сверху (см. образец на с. 90).

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, могут быть также приведены в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения». Запись заверяется подписью работника кадровой службы.

Распечатка. В этом случае распечатываются те страницы личной карточки, в которые вносились изменения или вводились дополнительные строки под графой для внесения изменений. На прежней странице делается отметка о том, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Куда сообщить об изменении персональных данных работника

Если какие-либо данные работника изменились, то об этом нужно уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96

Фрагмент записи об изменениях в личной карточке работника

Свидетельство о браке II- МТ № 115116 от 24.12.2007

Рождественская

1. Фамилия Тихомирова Имя Ольга Отчество Степановна

Смирнова 15.01.2008

№ 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Пенсионный фонд должен выдать работнику новое страховое свидетельство взамен выданного ранее с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Заявление об обмене страхового свидетельства работодатель обязан подать в территориальный орган ПФР в течение двух недель (п. 24 постановления Правительства РФ от 15.03.97 № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования»).

Обратите внимание: налоговую инспекцию уведомлять об изменении персональных данных обычных работников не надо. Согласно пункту 8 статьи 85 Налогового кодекса это должны делать органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории России.

Если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить в налоговую инспекцию по месту регистрации компании в трехдневный срок. Такое правило установлено подпунктами 1 и 5 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». В противном случае налоговые инспекторы могут наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Для подачи сведений, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, предусмотрена форма № Р14001. Она утверждена постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

ФАЙЛЫ

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Основания

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.

В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

• Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
• ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
• Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Датировка

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

• Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
• Личной карточке работника по форме Т-2.
• В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
• Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
• Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
• Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

Развод

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Рано или поздно, любой специалист кадровой службы сталкивается с вопросом о том, как составить приказ об изменении фамилии. Возможно, одна из сотрудниц выйдет замуж или разведется, либо по другой причине произойдут изменения в персональных данных.

Основания

Согласно нормам Закона 152-ФЗ, к персональным данным относят фамилию, имя, отчество, дату рождения и так далее. Если гражданин изменяет хотя бы какие-то данные о себе, то он обязан позаботиться о том, чтобы во все имеющиеся документы были внесены соответствующие изменения.

Действующим законодательством предусмотрено, что человек, пожелавший изменить свою фамилию после заключения брака или по другой причине, получает соответствующий документ, и на основании его производится смена паспорта и других документов. Для службы по персоналу на предприятии таким документом будет выступать заявление сотрудника, к которому прилагаются копии документов, подтверждающие смену персональных данных.

Заявление

Нормативными актами не предусмотрено специальной формы заявления. Поэтому оно составляется в свободной форме, но должно иметь обязательные реквизиты, предусмотренные для таких типов документов. Помимо этого, в нем должно быть указано желание сотрудника на смену данных о нем. Также к заявлению следует приложить копии документов, дающих основание для издания приказа об изменении фамилии.

В шапке заявления указывается, кому оно адресовано - директору предприятия - и кто его составляет. Фамилия в данном случае указывается, которая подлежит смене. Текст заявления может быть следующим:

«В связи со вступлением в брак прошу внести изменения в учетные данные обо мне, а именно изменить фамилию «…» на «…».

Приложения:

• Копия свидетельства о браке.
• Копия паспорта.
• Копия ИНН.

Заявление следует подписывать старой фамилией. Только на основании копий документов и заявления будут вноситься изменения в документы предприятия.

Структура документа

Приказ об изменении фамилии составляется в свободной форме, с соблюдением всех правил, предусмотренных для распорядительных документов:

• название предприятия;
• название самого документа;
• дата и место составления;
• краткое описание приказа;
• преамбула, где прописываются основания для издания приказа (заявление, реквизиты документов);
• распорядительная часть, где указывается, кто и какие изменения должен внести в документы;
• подпись и Ф. И. О. руководителя;
• подписи и Ф. И. О. лиц, которых следует ознакомить с приказом.

Приказ

Основанием для смены учетных данных сотрудника для отдела кадров является не только заявление, но и документы, подтверждающие личность и изменение фамилии. Соответственно, перед тем как обратиться в отдел кадров, чтобы составили приказ о внесении изменений в фамилию и внесли изменения во все документы по предприятию, сотрудник обязан заменить паспорт.

Унифицированной формы такого приказа на уровне нормативных актов не предусмотрено. Тем не менее Законом 402-ФЗ предусмотрено, что такой документ должен содержать реквизиты первичных документов, которые являются основанием для составления приказа.

Образец приказа на изменение фамилии должен выглядеть следующим образом:

Вначале прописывается полное наименование предприятия. Далее пишется название документа: «ПРИКАЗ», дата и место составления. Затем описывается краткое содержание документа: «О внесении изменений в учетные данные».

Затем описываются мотивы составления документа. То есть прописываются основания: «На основании заявления Ф. И. О. сотрудника, свидетельства о браке серия, номер, паспорта, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в учетных документах предприятия относительно... (должность и Ф. И. О.), а именно изменить фамилию... на фамилию....
2. Все изменения внести до... (дата).
3. Приказ довести до сведения бухгалтерии.

Должность, Ф. И. О. и подпись руководителя предприятия.

С приказом ознакомлены: ….».

Если речь идет о школьном или дошкольном учреждении, то приказ об изменении фамилии учащегося может иметь следующую формулировку: «Внести изменения в учетные данные воспитанника группы с фамилии... на фамилию...». В данном случае основанием для составления приказа будет новое свидетельство о рождении и заявление родителей.

Классный руководитель, воспитатель, ответственный за ведение личных дел детей, на основании приказа должен внести соответствующие изменения в личное дело ребенка, который поменял фамилию.

На что обратить внимание

Независимо от того, расторгается или заключается брак, образец приказа на изменение фамилии должен содержать новую и старую фамилию сотрудника. В обязательном порядке с таким документом следует ознакомить бухгалтерию, которая вносит соответствующие изменения в расчетные документы по предприятию.

Регистрация

Приказ об изменении фамилии является документом по личному составу. Соответственно, его следует зарегистрировать именно в журнале по учету документов по личному составу.

Даты

Прежде всего, приказ в связи с изменением фамилии должен быть составлен не позднее трех дней с момента подачи заявления сотрудником.

Достаточно частый вопрос о том, какую дату указывать, то есть когда произошли изменения, с момента подачи заявления либо с момента получения свидетельства о браке или его расторжении. На самом деле, указывается дата, которой было составлено заявление. Без личного согласия сотрудника отдел кадров не вправе вносить изменения ни в один документ.

В какие документы вносятся изменения

Помимо приказа, сотруднику кадровой службы необходимо внести соответствующие изменения в ряде документов по личному составу:

• В трудовой книжке. Сведения о новой фамилии заносятся на лицевой стороне, аккуратно. Прежняя фамилия зачеркивается тонкой чертой, чтобы запись просматривалась, а выше пишется новая фамилия. Основанием для внесения записи является приказ, реквизиты которого заносятся на обложку, заверяются подписью директора или руководителя кадровой службы, печатью. Также потребуется сделать ссылку на свидетельство о браке или его расторжении. С другой стороны, нет четких требований, где именно должна проставляться ссылка на реквизиты документа, подтверждающего изменение фамилии, поэтому такую отметку ставят на любом свободном месте. Если на второй странице обложки недостаточно места, то запись вносится на третьей странице.
• В карточке Т-2. Запись вносится аналогичным способом, как и в трудовой книжке.
• В трудовом договоре. К документу делается дополнительное соглашение. Можно также внести непосредственно изменения в сам договор, таким же способом, как и в трудовую книжку. В обязательном порядке изменения необходимо внести и в экземпляр договора, который хранится у сотрудника. Дополнительное соглашение можно сформулировать следующим образом: «В пункте 1 трудового договора между «Предприятие» и Ф. И. О., № и дата, заменить фамилию... на фамилию... . Условия, не затронутые настоящим дополнительным соглашением, остаются неизменными».
• В личном деле, в которое необходимо вложить копии документа с новой фамилией (паспорт, свидетельство о заключении брака).

Помимо этого, сотруднику потребуется внести соответствующие изменения в свидетельство о пенсионном страховании и в банке.

Также не стоит забывать, что новую фамилию необходимо внести во всех локальных документах, включая табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу по учету трудовых книжек.

Но, самое главное, что именно сотрудник, у которого изменились персональные данные, должен позаботиться о том, чтобы работодатель внес все соответствующие изменения, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы.

11.01.2018, 20:07

Нередко бывает, что сотрудница организации вышла замуж. Значит, срочно нужен приказ о смене её персональных данных. Ведь теперь она должна проходить по бухгалтерии под новой фамилией. Помимо этого, нужно внести изменения в документы кадрового учета. Рассказываем об этом в статье и приводим образец приказа о смене фамилии после замужества (женитьбы).

Требуем заявление и подтверждающие документы

Чтобы издать рассматриваемый приказ, необходимо получить:

1. Заявление сотрудницы.
2. Копии документов, подтверждающие изменения, произошедшие в ее жизни.

Причем подтверждающие документы нужны обязательно; слова сотрудницы не могут служить основанием для издания приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

На практике предоставить работодателю подтверждающие документы для сотрудницы не составит труда. Ведь все корректировки в Ф.И.О. проходят через ЗАГСы (органы записи актов гражданского состояния) и подлежат оформлению документально (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). По итогам фиксации всех изменений на руки человеку чиновники выдают подтверждающий документ.

В описанной ситуации после замужества от сотрудницы потребуются 2 документа:

• паспорт;
• свидетельство о заключении брака.

Если фамилия изменена после развода, то работница должна принести в отдел кадров свидетельство о расторжении брака и обновлённый паспорт.

Приказ о смене фамилии: пример 2018 года

На уровне закона форма приказа о смене работником фамилии и необходимости внести соответствующие коррективы в документы по кадрам и бухгалтерии законом не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом нужно обязательно учесть обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные законодательством (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ <О бухучёте>).

Чтобы не забыть включить все необходимые реквизиты в бланк рассматриваемого распоряжения, лучше использовать готовый образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак. Понятно, что составить нужный документ удобнее, используя бланк, разработанный специалистами и уже опробованный на практике. Вот он:

ПРИМЕР

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АЛАРМ-СЕРВИС»
(ООО «АЛАРМ-СЕРВИС»)
______________________________________________________________________________

ПРИКАЗ № 24-к/18

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 22.01.2018

На основании свидетельства о браке I-МП № 458158 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

ПРИКАЗЫВАЮ:

изменить в учетных документах фамилию бухгалтера Серафимовой Инны Васильевны на фамилию Стрешнева.

Генеральный директор Збруев /П.Н. Збруев/

Также здесь вы можете с нашего сайта заполненный образец 2018 года этого приказа о смене фамилии после замужества в формате Word. И использовать его, когда работник/работница меняет фамилию в связи с вступлением в брак.