Форма М-17 (код ОКУД – 0315008) применяется для отражения места нахождения и движения материалов (приход, расход, остаток) на складе. Отдельная карточка складского учета материалов заполняется на каждый вид, сорт, размер, профиль каждого из материалов, имеющихся на складе.
Карточки учета материалов ведутся кладовщиком (заведующим складом, иным материально ответственным лицом). Прием или отпуск того или иного материала производится по приходно-расходным документам, о чем в карточку учета материалов вносится соответствующая запись.
Заводит карточку (форму М-17) бухгалтер, в единственном экземпляре.
Каждый материал поступает на склад с сопроводительными документами, сведения из которых и вносятся в карточку учета. Такими документами являются: приходный ордер (форма М-4), акт приемки материалов (форма М-7). Заполненную карточку передают материально ответственному лицу, ведущему складской учет.
Каждая приходная или расходная операция фиксируется кладовщиком (иным материально ответственным лицом) в отдельной строке карточки учета материалов, заверяется его личной подписью. Кладовщик ежемесячно передает заполненные карточки в бухгалтерию. К каждой карточке должны быть приложены все приходно-расходные документы, подтверждающие проведенные операции.
Сроки и порядок сдачи карточек учета определяются графиком документооборота организации.
Правила заполнения
Подчистки в форме М-17 не допускаются. При ошибке в записи, все исправления, внесенные в карточку, должны быть заверены подписями кладовщика (материально ответственного лица) и сотрудника, которому был отпущен материал.
Для заполнения графы «номенклатурный номер» можно использовать коды из Общероссийского классификатора (ОК 004-93) видов экономической деятельности, продукции и услуг. Можно создать собственную кодировку. А можно просто не заполнять эту графу.
Для заполнения графы «единица измерения» (указать — код, наименование) воспользуйтесь Общероссийским классификатором (ОК 015-94) единиц измерения. В классификаторе есть все коды единиц измерения, применяемых в России.
В графе «норма запаса» надо указать необходимое количество материала, которое постоянно должно присутствовать на складе для обеспечения бесперебойной работы производства.
Раздел карточки под названием «Драгоценный материал» заполняется в случае, если материал, на который заполняется данная форма, содержит в себе драгоценный металл или камень. Такие материалы должны иметь специальный паспорт, сведения из которого и заносятся в раздел.
В графе с названием «Учетная единица выпуска продукции» следует указать наименование готовой продукции, для изготовления которой был выдан материал, и единицу, в которой она учитывается (штука, литр, килограмм и др.).
Срок хранения карточек в архиве предприятия – 5 лет.
(Размер: 27,9 KiB | Скачиваний: 7 027)
Книга складского учета материалов - форма М-17 является одним из основных учетных источников на складах. Где можно скачать образец книги складского учета материалов формы М-17 и в чем ее специфика, вы узнаете из нашей статьи.
В каких случаях применяется книга складского учета
Поступающие на склад материалы должны регистрироваться материально ответственным лицом (МОЛ) в книге либо карточке учета соответствующих материалов (п. 54 приказа Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» от 28.12.2001 № 119н). При этом применение книг либо карточек учета материалов равнозначно (п. 274 приказа № 119н).
О том, какие еще функции входят в обязанности МОЛ, работающего на складе, читайте в статье .
Особенность книг складского учета - необходимость нумерации их листов и прошнуровывания. Документ должен быть опечатан и заверен главным бухгалтером либо иным компетентным лицом. Книга также подлежит регистрации в бухгалтерии.
Форма книги складского учета материалов, имевшая номер М-17 (как и карточка складского учета, введенная в применение постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а), была утверждена приказом Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, утратившим свою силу с 01.10.2005 (приказ Минфина РФ от 29.09.2004 № 87н).
Однако ничто не мешает использовать отмененную форму в работе. Следует только утвердить ее применение распоряжением руководителя или закрепить в учетной политике.
Скачать форму книги складского учета, приводившуюся в приказе Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, можно на нашем сайте.
А форму действующей карточки М-17 и правила ее оформления можно найти в статье .
Книга учета по отмененной форме М-17: структура документа
В книге, составленной по отмененной форме М-17, должны быть указаны:
- наименование владельца склада;
- название структурного подразделения, в котором размещаются материалы;
- Ф. И. О. материально ответственного лица, его персональный код по регистрам кадровой службы;
- координаты склада, стеллажа, ячейки, в которых размещаются материалы;
- наименование и код единицы измерения объема размещаемого материала;
- основные сведения о материале - его цена, марка, сорт, величина, профиль, а также норма запаса;
- название материала, его код в соответствии с используемым классификатором;
- дата, порядковый номер внесения записи в книгу;
- дата и номер первичного документа, на основе которого в книгу вносятся сведения;
- сведения о субъектах, являющихся получателями либо отправителями материала;
- показатели прихода и расхода.
Каждая запись в книге заверяется подписью МОЛ.
В структуре документа также присутствует блок, отражающий факт проверки сведений в книге. В нем указывается дата проведения контроля, его результаты, должность проверяющего лица. Каждая запись в данном блоке заверяется подписью проверяющего.
На последней странице книги фиксируется количество ее пронумерованных страниц. Документ должен быть заверен подписью главного бухгалтера, которая проставляется им вместе с датой начала ведения книги - также на ее последней странице.
Где можно скачать образец книги складского учета
Загрузить образец рассматриваемого документа, составленный по отмененной форме М-17, вы можете на нашем сайте.
Итоги
В целях оптимизации складского учета можно задействовать не карточки по действующей форме М-17, а книгу аналогичного назначения. В качестве бланка для ведения такой книги допустимо воспользоваться ныне отмененной формой с таким же номером, как у карточки. Вести книгу придется материально ответственному сотруднику, а заверяется и удостоверяется она бухгалтером компании.
Согласно требованиям законодательства, любое предприятие должно вести учёт материалов и товаров, используемых в производстве. И любые хозяйственные операции требуют документального оформления. Для построения отчётности нужны первичные документы, без которых вообще невозможно организовать нормальную деятельность.
Карточка, для заполнения которой используют форму М-17 – часть первичной документации. Но некоторое время назад было отменено постановление Госкомстата, согласно которому документ вообще был введён.
Карточка нужна для учёта движений материальных ценностей внутри склада. Форму можно применять в любой экономической сфере деятельности. Ведь документ отличается межотраслевым характером.
Наконец, иногда возникает необходимость заполнить третью таблицу. Они нужны для отражения истории, связанной с перемещением ценностей.
Здесь содержится номер сопроводительного документа вместе с датой соответствующей записи. Лицо, заполняющее карточку, ставит подпись в каждой строчке третьей таблицы, после чего заверяет весь документ в полной форме. Под таблицей надо ставить время, когда документ передали в бухгалтерию.
Каких ещё правил стоит придерживаться?
Если в карточке заполняются все листы, то их обязательно надо пронумеровать, брошюровать. При использовании автоматических средств для заполнения допустимо представление информации на специальных магнитных носителях информации.
Что нужно для открытия прибыльного бизнеса и каким он может быть? Прочтите
Главное правило – каждую операцию, проводимую с материалами, нужно записывать отдельно.
Одна запись может быть сделана лишь в том случае, когда за один день совершается сразу несколько операций, разница между которыми отсутствует. В таком случае в соответствующей строке пишут номера всех первичных документов, либо составляют реестр.
Есть ли другие требования к ведению документации?
Итоги оборотов с приходом и расходом, остатками, выводятся в карточках учёта материалов ежемесячно.
Систематически работники бухгалтерии проводят проверку имеющихся по материалам документов. Минимум – один раз в месяц. Но у руководства в каждой организации есть право установить периодичность самостоятельно. Во время проверки обязательно присутствие заведующего складом.
Проверка проводится по нескольким признакам:
- Полнота и своевременность сдачи всех основных документов в службу бухгалтерии.
- Записи по операциям в конкретных карточках учёта.
- Своевременность, правильность заполнения информации.
Каждая из записей сверяется с данными, которые приводятся в первичной документации. Если ошибок нет, бухгалтер ставит свою подпись. Такие проверки используются и в тех случаях, когда на предприятии ведутся оборотные ведомости.
Что такое лицензия на алкоголь и как ее получить – узнайте
Заключение
Действия вроде уценки по причине морального старения и износа оформляются не в карточках, а специальными актами. Об этом говорят правила складского учёта на любых предприятиях. Такие акты подписываются и оформляются в количестве двух экземпляров.
При заполнении самих карточек недопустимо наличие исправлений. Неправильную запись просто зачёркивают, если произошла ошибка. Сверху пишут новую информацию, правильную. Далее ответственное за хранение лицо ставит свою подпись.
На предприятии такие документы хранятся максимум до 5 лет.
Для регистрации движения материальных ценностей так же можно использовать специальные книги. Их тоже часто заполняют по форме М-17. Но книги всегда нумеруются и шнуруются, вне зависимости от объёма заполняемых данных.
Хотите понять, что такое кассовый ордер? Статья вам поможет.
Документ опечатывается, заверяется главным бухгалтером. Либо другим лицом, у которого есть соответствующая компетенция. Книги тоже необходимо регистрировать в бухгалтерской службе, как и сами карточки.
Отдельно в карточках или книгах пишут о проверках, которые проведены успешно. Обязательно указать на должность лица, которое отвечало за процедуру. Количество пронумерованных страниц ставят на последней из них.
Главный бухгалтер заверяет такие документы своей подписью, пишет о времени, когда началось ведение. Для российских компаний такие формы – отличное решение, позволяющее оптимизировать складской учёт.
Как вести складской учет в 1С – узнайте в этом видео:
Государство обязует предприятия вести расход и учет материалов, сырья и иных средств на складе.
Законодательство о бухгалтерском учете требует вести учет хозяйственных операций. Фиксация операций отражается в первичных документах, на которых строится отчетность. Без первичной документации не доказать факт проведения операции наличием иных документов.
Что это за документ?
Карточка М-17 является элементом системы первичного учета, но в то же время постановление органов Госкомстата, на основании которого она введена в действие, отменено. Предприятия имеют право и дальше использовать эту форму в своей деятельности, пока не будет принято решение о введении в действие другой формы. Официально карточка имеет рекомендательный характер .
В ней фиксируется приход и расход материалов и сырья. Она применяется во всех сферах экономики, имеет межотраслевой характер, и правила ее заполнения едины. Хранение осуществляется не менее 5 лет .
Кто и когда её заполняет?
Заполнением документа занимается кладовщик, ответственный за руководство склада. Записи делаются в процессе поступления на склад и отпуска с него материалов и сырья, отражая текущее положение дел.
Сдача документов происходит каждый месяц для формирования бухгалтерской отчетности. В некоторых источниках отмечается, что сдача производится или по заполнению карточки, или согласно графику документооборота, принятого в организации.
Полный порядок учета поступления материалов в организацию вы можете посмотреть на следующем видео:
Порядок заполнения граф документа
Документ должен быть заполнен чисто, нельзя, чтобы какие-то места были затерты. Если есть ошибки, их можно исправлять, но каждое исправление заверяется подписью ответственного за склад лица и росписью работника, получившего материал по исправленной записи.
Заполнение ведется по каждому сорту или виду . Записи делаются на основании документов, фиксирующих приход и расход на складе, отражаются данные этих документов. Все акты или ордера также отражаются в карточке, они прилагаются к ней для подтверждения.
Отдельные карточки заводятся на каждую категорию предметов (например, доски, цемент, гвозди). После каждой операции кладовщик ставит свою роспись.
Записи делаются не только, когда материалы, сырье или товары прибывают или убывают, но и в случае перемещения, учитывая, что подробно указывается и местонахождение предметов (полки, затем ячейки). Все карточки подлежат нумерации, желательно их прошивать
, так проще вести контроль и отыскивать нужные сведения за прошлое время. Вопросы формирования архива решаются самостоятельно в каждой организации.
В разделе «название организации» детально переписываются данные из Устава или учредительных документов. Ставится код ОКПО (регистрационный номер в государственном реестре).
Заполнение граф происходит при наличии соответствующего материала. Если склад не входит в отдельное подразделение, ставится прочерк и т. д.
В первой таблице показывается:
- структурное подразделение;
- вид деятельности — берется из классификатора ОКВЭД;
- конкретное место хранения — склад, стеллаж и ячейка;
- марка, сорт, профиль – данные переписываются из прилагаемых документов;
- размер, номенклатурный номер. Данные по размеру исчисляются на основе общегосударственного классификатора единиц измерения, номенклатурный номер берется также из классификатора, или разрабатывается своя система;
- единицы измерения;
- норма запаса – рекомендуется вписывать объемы, необходимые для нормального функционирования предприятия;
- цена – вписывается из сопроводительной документации;
- срок годности и наименование поставщика.
Вторая таблица аналогична первой, заполняется, если имеется драгоценный материал или камень или материалы его содержащие, обычно на них заводятся паспорта, данные которых указываются в карточке.
Третья таблица показывает процесс расходования и поступления на склад:
- Дата отпуска товара или его поступления.
- На основании каких документов.
- Кто получатель или передающее лицо.
- Учетная единица выпуска (отражается товар или услуга, на реализацию которой выданы материалы, отражаются количественные или иные характеристики).
- Приход, расход, остаток материалов.
- Последняя графа остается для росписи ответственного лица.
Подпись ответственного ставится и внизу документа с расшифровкой (ФИО полностью). Под ней ставится дата сдачи карточки в бухгалтерию.
В организациях различных сфер производственной деятельности бухучёт требует ведения учета товарно-материальных ценностей. В связи с этим компании вынуждены применять карточки учёта материалов. В данной статье расскажем о применении учётных карточек по форме М-17.
Обязанность по заполнению карточки М-17
Как уже было сказано ранее, предприятия вынуждены вести учёт ТМЦ, используя при этом такой документ, как карточка учёта материалов. До 2013 года ведение такого значимого для бухгалтерии документа было строго предусмотрено законодательством – применять для целей складского учета можно было только предусмотренные карточки по форме М-17. На сегодняшний день учетные карточки для ТМЦ могут быть разработаны своими силами. Однако, многие организации не спешат отказываться от традиционных карточек. Это обусловлено тем, что они достаточно удобные для учета и для их применения не требуется вновь придумывать колесо.
Ответственность за ведение карточек возлагается на материально-ответственных лиц, коими обычно являются заведующие складом. МОЛ должно вносить в неё записи каждый раз, когда поступает материал, а так же каждый раз при его потреблении.
Важно ! Возложить обязанность за ведение карточек М-17 можно и на кладовщиков или иных работников складка. Для этого заведующему складского хозяйство необходимо заручиться согласием главного бухгалтера.
Применение карточки учёта М-17 в организациях
Применение карточек учета М-17 необходимо в организациях, где большое количество материалов различающихся по наименованиям, артикулам, сортам, цветам, размерам и так далее. Это обусловлено тем, что применение таких карточек позволяет учитывать ТМЦ как раз по этим самым признакам.
Порядок ведения карточек по форме М-17
Жизненный цикл карточки учёта М-17 начинается с оформления таковой службой закупки и продолжается в течение года. В ней закупщик указывает следующие данные:
- Наименование ТМЦ;
- Склад-получатель;
- Отличительные признаки ТМЦ (размер, артикул и т.п.);
- Номенклатурный номер;
- Единицу измерения.
Все карточки регистрируются в специализированном реестре ответственным работником бухгалтерии. При этом он проставляет свою подпись на каждой из них. Далее все зарегистрированные и подписанные карточки М-17 выдаются заведующему складским хозяйством, который в свою очередь вносит в них информацию о том, где хранится ТМЦ.
Важно ! При этом каждая новая карточка заводится только в случае, если номенклатурный номер разный с уже существующими карточками.
Как было сказано ранее, во время поступление или убытия товарно-материальных ценностей ответственное лицо обязано делать записи в учётных карточках. По окончании каждого месяца проставляются итоги по операциям поступления и отгрузок, так же выводится остаток ТМЦ на складе. Тогда, когда карточка заполняется полностью, заводятся последующие листы (второй, третий и далее). Их так же заверяет главбух при очередной проверке. Все они должны быть пронумерованы и скреплены для удобства их использования и хранения.
В конце года в карточках указывают остаток ТМЦ на первый день нового года – 1 января, после чего заводят новую карточку и переносят эту цифру туда. По прошествии года карточки собирают, закрывают, подшивают в папку и сдают на хранение в архив.
Бланк и образец заполнения карточки учёта М-17
При ведении карточек М-17 в учётных системах, у сотрудников закупочной службы не возникает трудностей с их поиском, поскольку распечатать из можно прямо из системы. Люди же ведущие учёт по-старинке постоянно сталкиваются с необходимостью поиска бланка в интернете или покупкой его в специализированных магазинах. Именно поэтому мы разместили ссылку здесь, по которой можно сказать бланк учётной карточка учета по форме М-17 .
Правила заполнения карточки учёта
Работники склада должны помнить о необходимости соблюдения правил ведения учетных карточек М-17.
Таким образом, следует учитывать, что оформление карточек может осуществляться как вручную, так и с помощью оргтехники. При этом в учётных карточках должна присутствовать живая подпись материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность ТМЦ. При ручном оформлении следует всегда пользоваться шариковой ручкой.
Если необходимо отпустить товар со склада в производство или на другие нужды, то в карточке делается запись о том, что товар отпущен с указанием даты отпуска и реквизитов получателей. На основании этого документа получателю могут выписывать лимитно-заборную ведомость, которая у него и остаётся. Так же допустимый лимит может быть указанная самой карточке. В этих случаях другие документы, подтверждающие движение не оформляются, а получатель проставляет подпись под операцией в карточке.
Записи в учётную карточку N М-17 вносятся на основании следующих документов:
- Приходных ордеров;
- Требований-накладных;
- Накладных Торг-12;
- ТТН и т.д.
При внесении записи об операции указываются следующие данные:
- Дата проведения оприходования и отгрузки со склада;
- Документ-основание для выполнения операции (реквизиты);
- Описание операции в краткой форме.
Оформленные вручную записи не должны содержать помарок. Исправления так же лучше не делать. Однако, если это произошло, то следует аккуратно перечеркнуть неверную информацию и написать вверху верные данные, заверив исправления подписью.
Срок хранения карточек учета М-17
Если говорить о том, сколько требуется хранить карточку учета ТМЦ по форме М-18, то однозначного ответа на этот вопрос нет. Все зависит от нормативных актов, принятых в организации. Тем не менее следует сказать, что в складском хозяйстве карточка заводится, как правило в начале года и используется в течение одного календарного года, собственно в этот период она там хранится. После того, как срок ее действия истёк, ее подшивают в папку с остальными карточками. Затем эту папку передают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов в архиве не должен быть меньше 5 лет.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос N1: Добрый день! Если учётная карточка М-17 оформляется в середине года, то когда ее необходимо переоформлять?
Ответ: Все карточки учёта ТМЦ независимо от даты их открытия подлежат закрытию в конце года. Следовательно карточки, открытые в середине года, переоформляются в общем порядке – в начале следующего года.
