Авансовый отчет в 1с 8.3 образец заполнения. Как заполнить авансовый отчет в «1С

В данной статье рассмотрены особенности нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, налоговом учете, а также порядок отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0). Статья подготовлена М.С. Сучковой.

по проезду;
по найму жилого помещения;

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

по проезду;
по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:

на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
на оформление обязательной медицинской страховки;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
иные обязательные платежи и сборы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Отражение командировочных расходов в налоговом учете

В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

С 1 января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008 №158-ФЗ). Моментом признания расходов на командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ).

Суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).

В соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей (2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день, необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В соответствии с п. 2 статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0)

Рассмотрим пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на хозяйственные нужды в программе "1С:Бухгалтерия 8". В рамках примера рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.

Пример 1

01.04.2011 года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего жесткого диска.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей . На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.

Рис. 1. Выдача денежных средств подотчетному лицу

Вариант 1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество - 1 шт., цену, сумму - 9 000 рублей, % НДС - 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически - 1 372,88 рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска - 10.09 и счет учета НДС - 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2. В результате проведения документа формируются проводки:

Дебет 10.09 Кредит 71.01

- 7 627,12 рублей,

Дебет 19.03 Кредит 71.01

- 1 372,88 рублей.

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе "1С:Бухгалтерия 8" с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:

Дебет 50.01 Кредит 71.01

- 1 000 рублей.

Рис. 3. Приходный кассовый ордер

Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис. 4. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову

Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей. Организация возместила сумму превышения.

В данной ситуации в программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.

Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами

Иванов В.Д. представил авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по 07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей. Далее они списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В программе "1С:Бухгалтерия 8" операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются в документе «Операции, введенные вручную». Для данного примера должны быть сформированы следующие поводки:

Дебет 94 Кредит 71.01

- 1 000 рублей - отражение недостачи;

Дебет 73 Кредит 94

- 1 000 рублей - списание задолженности по недостачи на сотрудника;

Дебет 70 Кредит 73

- 1 000 рублей - удержание невозвращенной суммы из зарплаты.

Рис. 5 - Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

Пример 2

Авансовый отчет на командировку

Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2011 по 25.05.2011). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300 рублей.

27.05.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного НДС в документах выделены отдельной строкой.

Порядок отражения операций в программе "1С:Бухгалтерия 8":

1. 20.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу» (рисунок 6). Документ формирует проводку:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

- 30 000 рублей .

Рис. 6. Выдача денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы

2. 27.05.2011 формируется документ «Авансовый отчет». На вкладке «Авансы» указывается документ, по которому был выдан аванс «Расходный кассовый ордер». На вкладке «Прочее» указываются суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд (Рисунок 7). Документ сформирует следующие проводки:

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 2 700 рублей - суточные;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 11 440,68 рублей - расходы по найму жилья;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

- 2 059,32 рублей - НДС с расходов по найму жилья;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 11 864,41 рублей - расходы на проезд;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

- 2 135,59 рублей - НДС с расходов на проезд.

Рис. 7. Отражение командировочных расходов в документе «Авансовый отчет»

3. 27.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» для отражения компенсации перерасхода по авансовому отчету на сумму 200 рублей. Документ формирует проводку:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

- 200 рублей.

4. 31.05.2011 необходимо отразить начисление НДФЛ с суммы превышающей нормы по суточным. Сумма превышения составляет: (900 рублей - 700 рублей)*3 дня = 600 рублей. Сумма НДФЛ составляет: 600*13%=78 рублей. В программе "1С:Бухгалтерия 8" операция начисления суммы НДФЛ отражается следующим образом:

В документе «Операция, введенная вручную» указывается проводка Дебет 70 Кредит 68 на 78 рублей.
Если учет заработной платы ведется в программе "1С:Бухгалтерия 8", то для целей расчета заработной платы и формирования отчетов по НДФЛ, сумму доходов с превышения и сумму НДФЛ необходимо ввести документом "Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ", причем

сумма дохода (600 рублей) указывается на закладке "НДФЛ: доходы и налоги" (рисунок 8),
сумму НДФЛ (78 рублей) необходимо указать на закладках "НДФЛ по ставке 13%", "НДФЛ удержанный" (рисунок 9, рисунок 10).

Рис. 8. Отражение суммы дохода с превышения норм суточных по НДФЛ

Рис. 9. Отражение суммы НДФЛ

Рис. 10. Отражение суммы удержанного НДФЛ

Документ Авансовый отчет в 1С Бухгалтерия – это очень распространенный документ в бухгалтерской работе, и его используют для отражения командировочных и хозяйственных расходов предприятия.

Для заполнения документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия следует зайти во вкладку «Касса» в верхнем или нижнем меню программы. Данный документ также присутствует в нижнем меню «Производство». Порядок формирования документа одинаков для всех восьмых версий программы 1С Бухгалтерия.

Щелкните по элементу «Авансовый отчет» и нажмите на кнопку «Добавить» в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты». В 1С Бухгалтерия версия 8.0 и версия8.1 кнопка имеет следующий вид , а в 1С Бухгалтерия версия 8.2

После нажатия на кнопку «Добавить» открывается новый авансовый отчет, который нужно заполнить. Документ состоит из четырех вкладок: «Авансы», «Товары», «Оплата» и «Прочее».

На первом этапе нужно выбрать подотчетное лицо из справочника «Физические лица» или, если подотчетное лицо еще не внесено, добавить новое. После этого вставляем подотчетное лицо в документ двумя щелчками левой кнопки мыши или кнопкой «Выбрать».

В первой вкладке «Авансы» нужно выбрать документ, которым выдавались деньги в 1С Бухгалтерия. Таким документом может являтьсяРасходный кассовый ордер, если деньги выдавались из кассы, Списание с расчетного счета, если деньги были перечислены со счета предприятия или Выдача денежных документов.

Если деньги авансом не выдавались, данная вкладка не заполняется. Внизу обязательно нужно указать назначение аванса: командировочные или хозяйственные расходы, а также количество документов, которые приложены к авансовому отчету.

Вторая вкладка документа «Авансовый отчет» — это «Товары». На этой вкладкев 1С Бухгалтерия отражаются товары, которые были приобретены подотчетным лицом.

Третья вкладкаавансового отчета в 1С Бухгалтерия— «Оплата» предназначена для отражения тех расходов, которые были оплачены подотчетным лицом, например, услуги связи, Интернет и т.п.

На четвертой вкладке авансового отчета 1С Бухгалтерия«Прочее» отражаются командировочные расходы, если подотчетное лицо ездило в командировку.

После этого можно провести документ в 1С Бухгалтерия, посмотреть проводки документа и его печатную форму, щелкнув по кнопке «Авансовый отчет» внизу документа в 1С Бухгалтерия.

На практике, при заполнении документа вам может не понадобиться заполнять все вкладки документа «Авансовый отчет» в1С Бухгалтерия. Вы будете заполнять одну или две вкладки в зависимости от того, на какие цели были потрачены денежные средства подотчетным лицом. А про заполнение авансового отчета в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 .

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях

Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

В шапке документа нужно указать:

от - дата составление авансового отчета;
Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».

Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отче т автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .

В результате проведения документа Авансовый отче т такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;

оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.

ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);

ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);

квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать - Приходный ордер (М-4) Авансового отчета.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал

14.04.2016

Для примера правильного составления авансового отчета будем использовать конфигурацию .

Для начала вам нужно будет открыть документ под названием «Авансовый отчет». Сделать это можно несколькими способами:

перейдите на одну из вкладок панели функций «производство»/«касса», после этого нажимаете на соответствующую позицию;

найдите в главном меню кнопку «касса» и нажмите на нее.

В журнале документов расположены все записи об этих документах. Именно здесь мы и будем создавать новый файл. Для этого нужно нажать на кнопку «+добавить».

Приступаем к заполнению самого документа. Для начала нужно заполнить все значения и реквизиты, которые находятся в шапке. Вам нужно будет выбрать значения для:

организации;

назначения (при необходимости).

Также нужно будет обязательно выбрать физическое лицо, которое будет отчитываться за аванс. Если вы вдруг обнаружите, что в справочнике отсутствует такая запись, то ее придется создать. Причем, прерывать заполнение авансового отчета в 1С и выходить для этого из процесса заполнения не понадобится.

Чтобы выбрать физическое лицо, найдите на панели инструментов специальную кнопку «…», она находится справа в поле под названием «физ.лицо».

В форме авансового отчета представлено небольшое количество закладок, где каждая из них имеет свое определенное назначение. Сюда относится:

Важно учесть, что в закладке «Авансы» указана информация от тех документах, которые были основанием для выдачи средств. Таковыми считаются такие , как:

платежное поручение;

платежный ордер;

расходный кассовый ордер.

Как только вы нажмете на кнопку «+», в таблице появится дополнительная строка. Выбирайте необходимый тип документа. Например, деньги были выданы через кассу по РКО.

Перед вами откроется журнал кассовых ордеров, где вам нужно будет выбрать нужный документ, после чего таблица автоматически заполнится информацией РКО.

После этого необходимо заполнить следующую вкладку, то есть перечисляете все те товары, которые были куплены за выданный аванс. Например, бланки заявок. Аналогичным способом можно будет добавить товар, нажав на кнопку «+» зеленного цвета.

В том случае, когда товар был уже внесен в справочник, а все его характеристики указаны, то в разделе с авансом все столбцы заполнятся в автоматическом режиме. Далее вам нужно будет указать количество купленных товаров. Если наименований несколько, то все действия нужно будет продублировать.

Если вы развернете форму, то увидите, что есть еще дополнительное место с данными, которые можно заполнить. Например, товар был куплен у известного продавца, то можно указать название организации, внести информацию о договоре и добавить документ с расчетами.

Обратите внимание, что счета в строках устанавливаются в автоматическом режиме. А если нужного документа нет, то вы заводите его без необходимости выходить из окна, закрывать авансовый отчет 8.2 и делать все отдельно.

Если для покупки использовалась еще и тара, то нужно перейти в соответствующее поле и заполнить его. Делается это аналогично тому, как вы заполняли предыдущую закладку.

Еще один важный нюанс: вкладку «оплата» нужно использовать, если товары проходят через 631 счет. Это значит, что аванс ранее выдан не был, а непосредственно сам товар был куплен за деньги ответственного лица. В нашем же примере, заполнять эту вкладку не нужно.

Во вкладке «прочее» указывается вся информация, которая касается дополнительных затрат подотчетного лица:

интернет для рабочих вопросов и прочее.

Еще одна важная статья расходов, которая здесь тоже указывается – командировочные расходы (если они есть). На примере показан уже полностью заполненный авансовый отчет проводки.

Когда вы нажимаете на кнопку «цены и валюта», то можете устанавливать действующую валюту и размерность цен. Когда вы будете вносить изменения в отчет, все значения автоматически пересчитываются.

После этого выводите форму ответа. Для этого нажимайте на кнопку «печать» или же на «авансовый отчет».

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С: